Herhangi bir firmadaki çalışanlar, kendi ceplerinden ödemeleri gereken işletme giderlerine maruz kalabilirler. Buna seyahat ücretleri ve müşteri öğle yemeklerinden ofis malzemeleri ve teknolojik donanıma kadar her şey dahildir. Bu giderler şirket adına yapıldığından, çalışanlar ödedikleri tutarın geri ödenmesini talep etmek için bir gider raporu hazırlayacaklardır. Bu makale, gider özet raporları hakkında bilmeniz gereken her şeyi, bunların neler içerdiğini, neden gerekli olduklarını ve en önemlisi bu raporu yazılım ve bir şablon kullanarak nasıl dolduracağınızı öğretecektir.
Harcama raporu, kuruluş adına yapılan harcamaların sınıflandırılmış ve ayrıntılı bir listesidir. Bu rapor, işverene veya finans ekibine ne kadar para harcandığını, nelerin satın alındığını ve maliyetin ne kadarının geri ödendiğini belirlemede yardımcı olur. Bununla birlikte, gider raporlarının faydaları, geri ödeme talepleriyle sınırlı değildir. Ayrıca, firmaların vergi beyannamelerini vermelerini, vergi indirimlerini talep etmelerini ve denetimleri tamamlamalarını kolaylaştırırlar.
Gider Raporu nedir?
Bir çalışan, kendi parasıyla ödediği şirket masrafları için geri ödeme talep ettiğinde, bu masraflar, masraf raporu adı verilen bir kağıt veya dijital belge üzerinde özetlenir. Bu giderler genellikle ofis malzemeleri, öğle yemekleri veya kilometre gibi kategorilere göre düzenlenir. Ek olarak, çeşitli kuruluşlar ve ücretlerinin listelenmesi için listelenirler. Bu, onay sürecinde yapılan toplam harcama miktarını basitçe belirtmek yerine daha ayrıntılı denetimlere olanak tanır. Maddelere ayrılmış her işlem için ilişkili makbuzlar genellikle gider raporuna dahil edilir.
Harcama Özeti Raporuna Neler Dahildir?
Gider raporları çeşitli biçimlerde gelir. Birçoğu kümülatiftir ve bir firma veya departman için belirli bir dönem (örneğin bir ay, üç aylık dönem veya yıl) boyunca yapılan toplam harcamayı gösterir. Harcama raporları, belirli bir çalışan veya proje için bireysel harcamaları özetleyerek daha ayrıntılı olabilir. Bu raporlar şunlardan oluşur:
- Masrafın ödendiği tarih
- Masrafın belirli bir müşteriye veya projeye atfedilip atfedilemeyeceği.
Paranın gittiği alacaklı veya satıcı - Vergiler, komisyonlar ve ücretler dahil olmak üzere ödenen tutarın tamamı
- Gider kategorisi veya türü
Raporlar, bu yüzeysel ayrıntılara ek olarak, ödenen toplam tutar veya maliyetin neden yapıldığı veya aynı müşteri veya projeyle bağlantılı müteakip öngörülen maliyetler gibi belirli kalemlerle ilgili notlar içerebilir.
Harcama Raporları Neden Gereklidir?
Harcama raporları önemlidir, çünkü yöneticilerin şirketin veya belirli bir departmanın veya ekibin harcamalarını, özellikle de belirli bir müşteri veya projeyle ilişkili maliyetleri izlemesine olanak tanır.
Gider raporları, yönetime yardımcı olmanın yanı sıra, çalışanların seyahat veya müşterileri veya potansiyel müşterileri ağırlamak gibi cepten yaptıkları iş harcamaları için tazmin edilmesine olanak tanır.
Gider raporları sıklıkla aşağıdaki amaçlar için kullanılır:
- Departman ve iş harcamalarının yanı sıra genel nakit akışının izlenmesi
- Kârı hesaplamak için brüt gelirden giderlerin düşülmesi
- Meşru iş harcamaları için çalışanlara ödeme yapmak
- Bir ürün hattı, belirli bir proje veya bir müşteri ile ilgili giderlerin takibi
Harcama raporları, farklı işletmeler tarafından çeşitli amaçlar için kullanılır. Örneğin, danışmanlar ve avukatlar, belirli bir müşteriye bağlı harcamaları izlemek için bu raporları sıklıkla kullanırken, üretim kuruluşları belirli ürün hatlarıyla ilgili harcamaları yönetir. Satış temsilcileri tarafından seyahat ve eğlence masraflarını bildirmek ve geri almak için kullanılırlar.
Aylık Gider Raporu Nedir?
Gider raporları genellikle aylık, üç aylık veya yıllık olarak düzenlenir. Aylık gider raporu, bir şirket tarafından ay boyunca yapılan tüm gerekli satın alımları listeler.
Giderleri bir şirketin vergilerinden düşebilmek için sıklıkla yıllık gider raporu kullanılır. Bu nedenle, bir şirketin harcamalarının bütçesi dahilinde olup olmadığını belirlemek gibi ek amaçlar için aylık bir gider raporu kullanılacaktır. Mali sıkıntı zamanlarında karı artırmak için maliyetlerin nasıl azaltılabileceğini veya ortadan kaldırılabileceğini belirlemek için aylık bir gider raporu kullanılabilir.
Neler Harcama Olarak Değerlendirilir?
Bir iş temsilcisinin ticari bir amaç için para harcadığı her zaman, bu bir masraf olarak kabul edilir. Ekipman, hizmet veya başka bir şey elde etmek olabilir. Bununla birlikte, harcama, özellikle geri ödeme isteyen çalışanlar söz konusu olduğunda, meşru bir şirket gideri olmalıdır. Bazı firmaların bu konuda güçlü yasaları vardır, bu nedenle çalışanların harcamaları göndermeden önce bu politikalardan haberdar olmaları gerekir.
Harcama Raporu Yazılımı
Şirketler, gider raporu yazılımını kullanarak "T&E" veya "iş seyahati ve harcamalarını" daha kolay yönetebilir ve takip edebilir. Harcama yönetimi yazılımı, kurumsal harcama standartlarına bağlılığı artırabilir ve çalışanların harcamalarının görünürlüğünü artırarak firmaların bütçeleme ve gelecekteki harcamaları tahmin etmelerine yardımcı olabilir.
Aşağıda, en iyi gider özeti raporu yazılımının bir listesi bulunmaktadır:
#1. TazeKitaplar
FreshBooks, küçük işletmeler için tasarlanmış web tabanlı bir muhasebe aracıdır. Ayrıca FreshBooks, pazarlama, hukuk ve iş danışmanlığı, ticaret ve ev hizmetleri ve bilgi teknolojisi (BT) dahil olmak üzere çok çeşitli işletmelere hizmet vermektedir.
Faturalama, gider takibi, zaman takibi, raporlama ve ödeme yönetimi, FreshBooks'un en önemli işlevlerinden bazılarıdır. Kullanıcılar faturalarını kişiselleştirebilir, çevrimiçi ödeme alabilir ve otomatik ödeme hatırlatıcıları ayarlayabilir. Giderler, makbuzları faturalara bağlayarak, yinelenen giderleri ayarlayarak ve makbuzları fotoğraflayarak izlenebilir.
#2. SAP Anlaşması
Concur, yöneticilerin seyahat maliyetlerini yönetmelerine yardımcı olan bulut tabanlı bir gider ve seyahat yönetimi yazılım uygulamasıdır. Finans yöneticileri seyahatle ilgili harcamaları ve nakit akışlarını takip edebilir.
Concur'un seyahat ve masraflar aracı seyahatlerin rezervasyonu, onaylanması ve ödenmesine yardımcı olur. Ayrıca, yazılım makbuz resmi verilerinin toplanmasını otomatikleştirir ve onay için harcama raporlarını yükler.
#3 Xero
Xero, küçük ve gelişmekte olan işletmeler için bulut tabanlı bir muhasebe sistemidir. Ayrıca Xero, küçük işletmeleri güvenilir danışmanlarla buluşturur ve sahiplerine mali durumlarına hızlı erişim sağlar. Web tabanlı bir çözüm olduğu için Xero'ya aktif internet bağlantısı olan herhangi bir cihazdan erişilebilir.
Küçük işletmeler, Xero'nun gelişmiş muhasebe yetenekleri sayesinde nakit akışlarını, işlemlerini ve hesap ayrıntılarını her yerden inceleyebilir. Banka işlemlerinin tümü otomatik olarak içe aktarılır ve kodlanır. Çevrimiçi fatura ödeme, harcamaları takip etmeye ve vadesi gelen faturaları takip etmeye yardımcı olurken aynı zamanda hayati iş ürünleri sağlayan satıcılarla bağlantıları güçlendirir. Xero ile kişisel harcamalar, her bir faturanın mobil olarak görüntülenmesi ve onaylanması ile de kontrol edilebilir.
#4. Çabuk Kitaplar Çevrimiçi
QuickBooks Online kullanıcıları, kredi kartı işlemlerini indirebilir ve uzlaştırabilir, bu da işletmelerin haftalık zaman çizelgelerini yönetmesine ve banka mevduatlarını takip etmesine olanak tanır.
Ayrıca Quickbooks Online, bir şirketin mali durumunu tüm yönleriyle yöneten web tabanlı bir muhasebe yazılımıdır. Defter tutma, bordro, fatura yönetimi, banka mutabakatı, gider takibi, finansal raporlama, vergi yönetimi ve diğer görevlerin tümü yazılım yardımıyla yapılabilir.
Harcama Raporu Nasıl Doldurulur
Bir gider raporu doldurmanın temel amacı, dahil edilecek gideri/giderleri belirlemektir. Bu, alacaklıya, harcama kategorisine (harcama türü) veya giderin bağlı olduğu projeye veya müşteriye bağlı olabilir. Veya gideri yapan çalışana dayalı olabilir.
Bir gider raporu birkaç farklı şekilde oluşturulabilir.
- Raporunuza dahil etmek istediğiniz harcamaları belirleyin.
- Yukarıdaki bilgileri, kriterlerinizi karşılayan harcamalar listenize ekleyin.
- Raporunuzun tüm masraflarını toplayın.
- Yapılan harcamalar veya ödenen toplamlarla ilgili notlar ekleyin.
- Raporun tarihi, numarası ve başlığı içeriğine bağlıdır.
Harcama Raporu Nasıl Oluşturulur
QuickBooks Online, Xero veya FreshBooks gibi küçük işletme muhasebe yazılımları kullanıyorsanız, muhtemelen bu ve benzeri sistemlerde gider raporu oluşturamayacağınızı veya dolduramayacağınızı biliyorsunuzdur.
Bunun yerine, küçük işletme muhasebe yazılım paketlerinin çoğu, özellikle harcamaları izlemek ve gider raporları oluşturmak için tasarlanmış üçüncü taraf gider raporu uygulamalarıyla birlikte çalışmaktadır. Ayrıca bir Microsoft Excel şablonu veya internette bulunan ücretsiz şablonlardan birini de kullanabilirsiniz.
İşletmenize, kullandığınız muhasebe yazılımına ve sürecin ne kadar otomatik olmasını istediğinize bağlı olarak, bir gider raporu hazırlamanın veya doldurmanın çeşitli yolları vardır. Kullandığınız araçlardan bağımsız olarak, en önemli şey bir tane oluşturmanızdır.
1 numara. Çevrimiçi bir şablondan yararlanın.
Excel tarafından sağlanana benzer standart bir gider raporu şablonu birçok küçük firma tarafından kullanılmaktadır. Excel şablonları kolayca indirilir ve satır öğesi verilerini otomatik olarak hesaplanacağı uygun sütunlara girmenize olanak tanır.
Bu Excel elektronik tablosu, ek yazılımlara para harcamadan harcamaları takip etmek isteyen küçük firmalar için çok kullanışlıdır.
Şablondaki varsayılan işletme gideri kategorileri kullanışlıdır ve gerekirse kolayca değiştirilebilir. Bu kategorilere uymayan ekstra harcamalarınız varsa, her zaman başka bir sütun ekleyebilirsiniz.
Elbette, çalışanların geri ödemelerini işlemek ve iş harcamalarınızın doğru ve güncel olmasını garanti etmek için elektronik tablodaki bilgiler muhasebe yazılımınıza girilmelidir.
2 numara. Muhasebe programlarından yararlanın.
Gider yönetimi sürecinde muhasebe yazılımı önemli olmakla birlikte, bugün piyasadaki çoğu küçük işletme muhasebe yazılımı ürünü, kullanıcıların gider raporları yapmasına olanak tanıyan bir özellik içermez. Bunun yerine, özellikle bu amaç için oluşturulmuş çeşitli üçüncü taraf gider yönetimi uygulamalarından birini kullanabilirsiniz.
#3. Gider yönetimi yazılımından yararlanın.
Certify, QuickBooks Online ile doğrudan entegre olurken Abacus, QuickBooks Online, Sage ve Xero ile etkileşime girer.
ReceiptBank, tüm rapor oluşturma sürecini otomatikleştiren bir başka düşük maliyetli gider yönetimi yazılımıdır. Zoho'nun bile Zoho Books ile birlikte çalışan bir Harcama Yönetimi uygulaması vardır.
Bu üçüncü taraf yazılımı kullanmanın avantajı, gider raporu hazırlama sürecinde sağladıkları otomasyondur.
Bu programlar aşağıdaki görevleri gerçekleştirmek için tasarlanmıştır:
- Fotoğraf makbuzları
- Maliyetleri finansal kurumlarla uzlaştırmak
- Gider raporlarını otomatik olarak üretin
- Onay için uygun kişi(ler)e yönlendirin
Şablon Gider Raporu
Harcamaları takip etmenin kolay bir yolu, bir gider raporu şablonu kullanmaktır. Ancak kuruluşunuzda gider miktarı arttığında zaman kazandıran gider takip yazılımına geçmek isteyeceksiniz.
- Ücretsiz bir Excel gider raporu şablonu Microsoft Office'ten edinilebilir.
- Excel için bu kilometre günlüğü, kilometrenizi izlemenize ve geri ödemenize yardımcı olur.
- Seyahat masraflarınız, bu basit yazdırılabilir masraf raporu şablonu kullanılarak izlenir ve toplanır.
- Kullanımı kolay bir Word ve PDF gider raporu şablonu
Temel Harcama Raporu Nasıl Yazılır?
Gider tablosu nasıl oluşturulur?
- Bir gider izleme şablonu veya yazılımı seçin.
- Gerektiğinde, sütunları ve kategorileri (kira veya kilometre gibi) düzenleyin.
- Harcamaları ve ayrıntılı ücretleri dahil edin.
- Her şeyi topla.
- İlgili makbuzlarınızı ekleyin veya kaydedin.
- Raporu e-posta ile gönderin veya yazdırın.
Harcama Raporlarının Süreci Nedir?
Küçük şirketiniz için gider raporları nasıl hazırlanır?
- Bir politika oluşturun.
- Bir gider izleme şablonu oluşturun.
- Makbuzları ayrı bir yerde saklayın.
- Harcamalarınızı iki kez doğrulayın.
- Harcamalarınızı ve makbuzlarınızı özetleyin.
- Raporları hızla onaylayın ve geri ödemeleri yönetin.
- Şirketinizde Harcama Raporlaması için En İyi 5 Uygulama.
Günlük Gider Raporu nedir?
Çalışanlar gün sonunda yaptıkları harcamaları günlük gider raporu formu ile takip edebilirler. İster küçük bir ekibi yönetin ister büyük bir ofisi yönetin, web sitenizde Günlük Gider Raporu Formu zamandan ve paradan tasarruf etmenize yardımcı olacaktır.
Harcama Raporuna Ne Diyorsunuz?
Harcama raporu olarak bilinen form, bir firmanın işletilmesiyle ilgili maliyetlerin ayrıntılarını verir. Küçük bir işletme, gaz veya yiyecek gibi işle ilgili harcamaları telafi etmek için çalışanlarından gider raporları talep edebilir.
Harcama raporlarının amacı nedir?
Bu rapor, işverene veya finans ekibine ne kadar para harcandığını, nelerin satın alındığını ve maliyetin ne kadarının geri ödendiğini belirlemede yardımcı olur.
Harcama Raporunun Önemi Nedir?
Harcama raporları, şirketinizin mali durumunu anlamak için gereklidir. Harcama raporları, tüm firmada, bir departmanda veya bir projede ne kadar para harcandığını gösterir. Çalışanlar ayrıca işle ilgili masrafların geri ödenmesini sağlamak için bunları kullanabilir.
Sonuç
Şirketinizin mali durumunu tam olarak anlamak için önce paranızın nasıl harcandığını anlamalısınız. Harcama raporları, gelen tüm fonların izlenmesine yardımcı olur. Bu raporlar, firmanızda ne kadar para harcandığına dair doğru bir görüş sağlayabilir. Kayıtlarınızın doğru olduğundan emin olmak için öncelikle gider raporlarının ne olduğunu, nasıl kullanıldığını, içinde nelerin olduğunu ve neden önemli olduğunu anlamalısınız.
İlgili Makaleler
- GİDER YÖNETİM ARAÇLARI: Adım Adım Kılavuz ve Kullanılacak En İyi Araçlar
- XERO KARŞI KİTAPLAR: En İyi 2023 İnceleme Kılavuzu ve İhtiyacınız Olan Her Şey (+ücretsiz ipuçları)
- İŞ GİDERLERİ KATEGORİLERİ: Dikkate Alınacak En İyi 2023 İş Gider Kategorileri
- GİDER ORANI NEDİR VE NASIL ÇALIŞIR?
- KONUT GİDER ORANI: Nedir & Nasıl Hesaplanır
Referanslar
