Geri ödeme taleplerini düzenleyen düzenlemeleri tam olarak kavramak çok zaman ve çaba gerektirebilir. Harcama iddiaları, harcamaları cepten ödeme, evrak doldurma ve ilgili makbuzları takip etme zorluğu nedeniyle istihdamın en sinir bozucu yönlerinden biridir. Ancak gider raporu verme süreci sadece çalışanlar için değil yönetim için de can sıkıcıdır. İşverenler, saklamaları gereken ödeme belgelerinin yanı sıra bunları nasıl muhafaza edeceklerini, vergi öderken erişilebilir kılacaklarını ve nerede muhafaza edeceklerini dikkate almalıdır. Bu fikir genellikle düzdür. Bir çalışan, istihdamı sırasında hareket ederken bir iş masrafına maruz kalır ve işveren ona geri ödeme yapar. Ancak gider makbuzları tam olarak nasıl yapılmalı ve en iyi gider makbuzları uygulaması nedir? Express ve Quickbooks'ta çevrimiçi gider makbuzlarını nasıl girersiniz?
Daha fazlasını bul….
Harcama Fişi Nedir?
İşletme gider makbuzu, bir şirket için hizmet ifası sırasında bir çalışan veya yüklenici tarafından yapılan bir satın alma makbuzudur. Bir çalışan veya yüklenici, geri ödeme için bir harcama raporu sunduğunda, satın alma kanıtı olarak tüm ilgili makbuzları içermelidir.
İş seyahati, ofis malzemeleri veya bir müşteri toplantısında kullanılacak ekipman gibi işte yapılan herhangi bir satın almanın maliyetini yakalamak veya telafi etmek için temel olarak bir gider makbuzuna ihtiyacınız olacaktır. Çalışanların genellikle bu masraf makbuzlarını, işverenlerin yapılan masrafları tazmin etmesi için düzenli olarak işlenen bir masraf raporuyla birlikte sunmaları beklenir.
Bir kameralı telefon kullanarak makbuzun anlık görüntüsünü almanıza izin veren uygulamaların yardımıyla, daha yeni seyahat ve masraf programları, masraf makbuzlarının işlenmesini önemli ölçüde kolaylaştırıyor. OCR (optik karakter tanıma) teknolojisi, uygulama tarafından görüntüden önemli bilgileri çıkarmak için kullanılabilir. Satıcının adresinin yanı sıra zamanı, tutarı, KDV %'sini ve adını içereceklerdir. Çalışan, fotoğrafı daha az karmaşık çözümlerde kanıt olarak yükleyebilir, ancak yine de dijital formu elle doldurması gerekebilir.
İşverenler, masraf makbuzlarına bakarak talep edilen masrafların izin verilen masraflar için olduğunu doğrular. Kuruluşların sıklıkla hangi çalışanların talep etmeye uygun olduğunu, ne kadar harcama yapmalarına izin verildiğini ve kimin tedarikçilerini kullanmalarına izin verildiğini belirten maliyet politikaları vardır. Bu makbuzlar, uygunluk sağlamak için büyük bir şirketin harcama departmanı tarafından incelenecektir.
Gider Fişleri Nasıl Çalışır?
Finans veya İK ekibi, küçük işletmelerde gider makbuzlarını incelemekten sorumlu olabilir. Bazı önde gelen şirketler, sıkıcı süreci hızlandırmak için, bazı ürünler için otomatik onaylar ve yöneticilerin talepleri çevrimiçi veya mobil uygulamalar aracılığıyla değerlendirip yetkilendirme yeteneği de dahil olmak üzere dijital maliyet yönetimi çözümlerini kullanıyor.
İş giderlerine ilişkin makbuzlar, işverenin gideri geri ödeyeceğinin kanıtı olmaktan daha fazlasını sunar. Ayrıca vergi makamları (HMRC, IRS, vb.) tarafından işletmenin işletme giderlerini düzenleyen tüm vergi yasalarına uyduğunu doğrulamaları gerekir.
İşverenler, makbuzları doğrudan göndermelerini kolaylaştırarak çalışanlarının gider taleplerinin doğruluğunu artırabilir. Örneğin, bir tatil beldesindeki bir kahve salonundaki bir müşteri toplantısında ikramlar için yapılan ödemenin cep telefonu görüntüsünü gönderebilen bir çalışanın makbuzu kaybetmesi, talep edememesi veya aylar sonra talep etmesi daha az olasıdır. içecekleri bekliyorum. En iyi turizm rezervasyonu ve harcama yönetimi yazılımı, kullanıcıların seyahat ve konaklama için bilet planlamasını, rezerve etmesini ve oluşturmasını sağlayan seyahat rezervasyonu işlevini içerir.
İşverenler, harcama makbuzlarının daha hızlı ve doğru bir şekilde işlenmesinden çeşitli şekillerde yararlanabilir. OCR, çalışanın verileri yeniden anahtarlaması yerine rakamları otomatik olarak kaydetmek için kullanıldığında, daha fazla talebin doğru bir şekilde sunulmasına yol açar. Harcama gerçekleşir gerçekleşmez faturaların yüklenmesine olanak tanıyan satır satır gider gönderimi etkinleştirilerek çalışan daha fazla kolaylık elde eder. İşletmeler, yıl sonunda personel birikmiş gider makbuzları yığınına girdiğinde biraz şok yaşamak yerine, harcama ücretlerini gerçek zamanlı olarak takip edebilir.
Harcamalar için Makbuzlara İhtiyacım Var mı?
Tüm işletmeler, Dahili Gelir Servisi'ne sunulmak üzere 75 doların üzerindeki tüm maliyetleri yazılı olarak belgelemelidir. Bu tür masraflar için bir makbuz olmaması genellikle hoş karşılanmaz. Makbuz gerekli olmasa bile, yaptığınız ödemeleri belgelemek her zaman iyi bir fikirdir. Günlük, elektronik tablo veya bilgisayar günlüğü gibi her türlü yazılı belge yeterli olacaktır.
Harcama Raporları İçin Hangi Fişler Gereklidir?
Satın almaların aksine, giderler işinizi yürütmek için harcanan paradır. Parayı meşru iş ihtiyaçları için harcadığınızı kanıtlamak için satın aldığınız ürün veya aldığınız hizmetlerin bir açıklamasını, harcamaları yaptığınız tarihi ve ödediğiniz tutarı belirtin.
4 Tür Harcama Nedir?
Tüm harcamaların finansal kayıtlarınız üzerinde etkisi olsa da, gelir tablonuz üzerinde en fazla etkiye sahip olan harcamalardır. Giderler, gelir tablosunda aşağıdakiler dahil olmak üzere beş kategoriye ayrılır;
- Finansal giderler
- Satılan malın maliyeti
- İşletme masrafları
- Faaliyet Dışı Giderler
- Olağanüstü Giderler
Üç Makbuz Türü Nedir?
Makbuz, bir işlemi onaylayan bir belgedir; diğerlerinin yanı sıra tüccarların bir mal veya hizmet için ödeme yaptıklarında müşterilere sağladıkları satın alma kanıtı olarak hizmet eder. Satın alma türünüze bağlı olarak, çeşitli makbuzlar alabilirsiniz. Elektronik makbuzlar zaten mevcuttur ve e-ticaretin dünya çapında yaygınlaşmasının bir sonucu olarak, kağıt faturalar kadar meşrudurlar.
Makbuz sınıflandırması, aşağıdaki makbuz türlerini içerir:
- orijinal
- Kredi Kartı Fişi
- Fatura
Ne Tür Makbuzlar Tutmalıyım?
Saklamanız gereken satın alma belgelerinin veya makbuzların listesi aşağıdadır:
- İptal edilen çekler veya ödeme kanıtı sağlayan diğer kayıtlar veya
- Elektronik fon transferleri
- Kayıt defterinden teyp makbuzları
- Kredi kartları için ekstreler ve makbuzlar.
Gider Fişleri Uygulaması
Genel olarak, bağımsız bir yüklenici, işletme sahibi veya girişimci olarak doğru finansal kayıtlar tutmalısınız. Ancak, sadece bunu yapmak için makbuzları saklamaya veya kaydetmeye başlamanız gerekmez.
Günümüzde, gider makbuzu uygulamalarını kullanarak telefonunuzda birkaç dokunuşla organize olabilir, mahsuplarınızı alabilir ve hepsini yapabilirsiniz.
Elinizin altındaki bu makbuz uygulamalarıyla, tatsız gider raporlama sürecini geciktirmeyi bırakacak ve hemen bitirmeye başlayacaksınız. İster her hafta harcamaları takip ediyor olun, ister sadece ara sıra iş gezileri yapıyor olun, süreci biraz eğlenceli hale getiren işlevlere sahip uygulamalar var.
Hareket halindeyken bir gideri izlemenizi sağlayacak en iyi mobil makbuz izleme uygulamalarına göz atmaya değer. Bunu çoğu kişisel finansal yönetim uygulamasından daha derinlemesine yapmanıza yardımcı olacaklar. Ne olursa olsun, hangilerinin veri çıkarma, rapor dışa aktarma, makbuz tarama ve diğer hizmetleri sağladığını öğrenmek için zaman ayırın. Bu nedenle, gider fişi izleme uygulamalarında aradığınız şeye sahip olanı seçebilirsiniz.
Ayrıca Oku: GİDER RAPORU: Anlamı, Yazılım ve Nasıl Doldurulur
Gider Makbuzları için En İyi Uygulama
Harcama makbuzları ve harcamaları yönetmek için birçok etkili uygulama vardır. Güçlü bir hepsi bir arada vergi çözümünden yabancı para birimlerini dönüştüren bir uygulamaya kadar değişen gider makbuzları için en iyi uygulamaları burada bulabilirsiniz.
# 1. Hızlı Kitaplar
QuickBooks, büyümek üzere olan küçük firmalara kendi muhasebelerini yapma şansı verir. Yazılım, PayPal, Square, banka hesapları, kredi kartları ve çok daha fazlasını bağlamanıza olanak tanır. Bu hesapların her birindeki tüm satın alımları birleştirir ve bunları da kategorilere ayırır.
Makbuzlarınızın fotoğraflarını çekebilir ve QuickBooks mobil uygulamasının sizin için saklamasını sağlayabilirsiniz. Tüm bilgiler anında hesabınızdaki geçmiş işlemlerle eşleştirilir. Ayrıca, iş için araç kullanıyorsanız, uygulama akıllı telefonunuzdaki GPS'i kullanarak kat ettiğiniz mesafeyi izleyecektir.
Bağımsız yükleniciler veya yeni küçük işletmeler için QuickBooks çok karmaşık olabilir. Ancak, büyüyen bir iş gücünü yönetiyorsanız ve muhasebe gereksinimlerinizin size aşırı yük getirdiğini düşünüyorsanız, bu araç sizin için olabilir.
#2. pahalılaştırmak
Düzenli gezginler arasında favori olan Expensify, hareket halindeyken harcama izlemenizi kolaylaştırmanızı sağlar. Şirketle bağlantılı herhangi bir makbuzun fotoğrafını çekin ve yükleyin. İster iş yemeğinde olun, ister havaalanında sırada olun, hatta Disneyland'ı gezin, yeterince basit.
Rideshare çözümleri kullanıyorsanız ve iş sırasında otellerde kalıyorsanız, satın alımlarınızı içe aktarmak için bu uygulamaları anında Expensify'a bağlayabilirsiniz. Desteklenen hizmetler arasında Uber, Lyft, Airbnb ve HotelTonight bulunur.
İşe giderken araba kullanmayı mı tercih edersiniz? Expensify'ın bununla ilgili bir sorunu yok. Uygulama, mesafenizi takip etmenizi sağlar.
Expensify, Android ve iOS cihazlarla uyumlu olmasının yanı sıra bir web tarayıcısı üzerinden de kullanılabilir. Çok amaçlı bir makbuz izleyici işlevi görse bile, bu uygulamanın kurumsal seyahat endüstrisinde gerçekten bir isim yaptığına şüphe yok. İş için sık sık seyahat etmiyorsanız, Expensify alternatiflerine bakmak isteyebilirsiniz.
#3. TazeKitaplar
Bu mobil makbuz uygulaması, bulut tabanlı muhasebe yazılımının bir parçasıdır. Herhangi bir makbuzun fotoğrafını çekmek için telefonunuzu kullanın, ardından satın alma yeri ve nedeni, ödediğiniz satış vergisi ve ürünün ücretli olup olmadığı gibi vergilerinizi tamamlamak için ihtiyaç duyacağınız bilgileri girin. .
Yazdığınız her makbuz, ilişkili tüm bilgilerle birlikte FreshBooks hesabınıza eklenecektir. Bu, birçok cihazı senkronize etmenin basit olduğu anlamına gelir. Örneğin, dizüstü bilgisayarınızda bir şeyi ayarlarsanız, bir sonraki sefer akıllı telefonunuzda check-in yaptığınızda güncelleme görünür olacaktır.
Faturaları göndermek ve işlemek FreshBooks'un birincil işlevi olmasa da, makbuzları düzenlemektir. Bu nedenle, birkaç müşteriyi yöneten yükleniciler için harika bir seçimdir.
#4. Evernote Makbuzları
Not alma, Evernote'un şöhret iddiasıdır. Bununla birlikte, gider raporlama alanında da sessizce bir isim oluşturuyor. Makbuzlarınızın resimlerini Evernote Makbuzları uygulamasına kaydedebilir ve bunları vergileriniz için harcama raporları oluşturmak üzere kullanabilirsiniz. Bunları görüntülemek için geleneksel not alma uygulamasını kullanın.
Evernote Makbuzları'ndaki görüntü tanımanın yardımıyla belirli faturaları arayabilirsiniz. Kilometrenizi gerçekten takip edebilir ve kişinin kişisel ve ticari harcamalarını düzenleyebilir.
# 5. Abukai
Abukai, iş seyahatlerinizin çoğu sizi yurt dışına götürüyorsa, sizin için makbuz izleyicidir. Bu yazılım gezginler için mükemmeldir ve diğer ülkelerden gelen makbuzları kolayca okuyabilir. En iyi yanı, dolar harcamanızı kesin olarak hesaplayabilmeniz için gerçek zamanlı para birimi dönüştürme sağlamasıdır.
Abukai'yi kullanmak için iPhone, Blackberry veya Android telefonunuzla makbuzunuzun bir fotoğrafını çekmeniz yeterli. Abukai, satın alma işleminizin kategorisi, satıcı, tarih ve diğer bilgilerle birlikte fotoğrafı kaydedecektir.
Abukai'nin ücretsiz planı, yılda 12 adede kadar maliyet raporu oluşturmanıza olanak tanır. Kullanıcı başına yıllık 99 ABD dolarından başlayan premium programlara sınırsız rapor dahildir. Ancak, meslektaşlarınızın ve ekip üyelerinin hesabınıza erişmesine izin vermek size daha pahalıya mal olabilir.
#7. Beceri
Eskiden Receipt Bank olan Dext, makbuzları dijitalleştirmek için üç yöntem sunar: mobil uygulama, e-posta entegrasyonu veya çevrimiçi arayüz.
Bu uygulama aynı zamanda birkaç makbuz içeren tek bir fotoğraf yüklemenizi sağlar. Ayrıca PayPal veya Dropbox hesaplarınızı kredi kartınızla bağlayarak yeni işlemlerin otomatik olarak içe aktarılmasını sağlayabilirsiniz. Dext ayrıca Sage, Quickbooks ve Gusto gibi diğer muhasebe programlarıyla da çalışır.
Dext, denetçilere ve muhasebecilere yardımcı olmak için ideal bir konumdadır. Ayrıca, tonlarca makbuz üreten işletme sahiplerinin organize olmasına ve düzenli kalmasına yardımcı olabilir.
Abonelikler, 20 belge için aylık 300 dolardan başlar. Premium Enterprise planının aylık maliyeti 60 ABD Doları iken, şaşırtıcı bir şekilde 4,000 belge girmenize olanak tanır.
#7. Dalga
Wave, temel muhasebe gereksinimleri olan bir serbest çalışan, işletme kurucusu veya girişimciyseniz fonlarınızı yönetmenin kolay bir yolunu sunar.
Bu kullanıcı dostu araç ile tüm gelir ve giderleriniz tek bir ekranda görüntülenir. Buluta kaydedildiğinden, internet bağlantısı olduğu sürece istediğiniz zaman istediğiniz yerden erişebilirsiniz.
Çevrimdışıyken bile Wave'in makbuz tarama uygulamasını kullanarak resim çekebilirsiniz. Bir sonraki internet erişiminiz olduğunda, işlem ayrıntılarınızı görüp onayladıktan sonra makbuz otomatik olarak yüklenecektir.
Ödemeler, faturalar ve banka bilgileri konusunda güncel kalmak için Wave uygulamasını kullanarak hesaplarınızı takip edebilirsiniz. Uygulama tamamen ücretsizdir; bu, serbest çalışanlar ve yeni başlayan işletme sahipleri için en iyisidir.
Quickbooks Online'da Harcama Makbuzları Nasıl Girilir?
QuickBooks mobil uygulamasını kullanarak, makbuzların resimlerini çekip saklayabilirsiniz ve biz de makbuzdaki tüm verileri anında mevcut bir işlemle eşleştiririz. Bu nedenle, izleme giderlerinin hiç bu kadar kolay olmamıştı kabul edeceksiniz.
QuickBooks, her şeyi düzenli tutmak için harcamaları otomatik olarak kategoriler halinde gruplandırır. Ayrıca, basit harcama takibi, vergi indirimini asla kaçırmamanızı sağlayacaktır.
QuickBooks, tüm yıl boyunca maliyetlerinizi takip ederek nakit akışınızı tahmin etmenize ve kolayca yönetmenize olanak tanır. Yükümlülüklerinizi ödeyecek kadar paranız olduğundan emin olmak için entegre nakit akışı tablosunu kullanarak mevcut fonlarınızı kontrol edin.
Yaptığınız masraflar için müşterilerinize fatura kesiyorsanız, makbuzların anlık görüntüsünü almanız ve faturalandırılabilir masrafları not defterlerinize eklemeniz yeterlidir. Faturalandırılabilir gider daha sonra makbuzla birlikte faturaya eklenmelidir.
Makbuzlarınız, tarih, satıcı, tutar ve ödeme türü gibi gider verilerini çıkarmak için QuickBooks tarafından kullanılır. Daha sonra QuickBooks, izninizle yeni giderler oluşturur veya belki de makbuzlarınızı zaten var olan ücretlerle eşleştirir.
Quickbooks Uygulamasında Harcama Fişlerini Nasıl Takip Edebilirim?
QuickBooks uygulaması, "Projeler" adlı bir araca sahiptir. Bu özellik, ücretlendirilebilir giderlerin takibini ve muhasebesini basitleştirmenize yardımcı olur. Faturalar, giderler, çalışılan süre ve diğer ayrıntılar dahil olmak üzere projeyle ilgili tüm verilerinizi tek bir yerde düzenler. Görev ne olursa olsun, Projeler ile ücretlendirilebilir giderleri doğru bir şekilde takip edebilir ve hesaplayabilirsiniz.
Ekspres Gider Fişleri
ExpressExpense, herhangi bir amaç için makbuz üretmenizi sağlayan bir makbuz oluşturucudur. Uzun zaman önce ortadan kaybolan bir makbuzu yeniden yazdırın, iş arkadaşlarınızı şaşırtmak için bir makbuz oluşturun veya sunduğunuz mallar için bir makbuz oluşturun.
Express Expense'in ücretsiz çevrimiçi makbuz oluşturucusu, gönderdiğiniz verilere bağlı olarak profesyonel kalitede makbuzlar oluşturur. Basitçe bir makbuz şablonu seçin, üretilen makbuzu değiştirin ve ardından indirin veya yazdırın. Hayali veya sahte belgeler üretmek için ExpressExpense hizmetini kullanamazsınız. ExpressExpense.com faturalarının tüm kullanım sorumluluğu kullanıcıya aittir.
Herhangi bir mürekkep püskürtmeli veya lazer yazıcı ile Express'te gider fişleri oluşturabilirsiniz. Makbuzları gerçek termal makbuz kağıdına yazdırmak için "Anında Termal Baskı" adlı yardımcı bir uygulama sağlarlar.
Express, genellikle tüm müşterilerin kullanması için bir Ücretsiz makbuz tasarımı sağlar. Ayrıca, daha fazla makbuz şablonu seçeneğine erişmek istiyorsanız üye olarak kaydolmaya da karar verebilirsiniz. yıllık ve aylık üyelik seçenekleri bulunurken, PRO ve Enterprise planları TÜM fatura şablonlarını içerir.
Express Expense teknolojisi ile herhangi bir mürekkep püskürtmeli veya lazer yazıcıda yazdırabileceğiniz fişler oluşturabilirsiniz. Kendi orijinal makbuzlarınızı yazdırmak için Bluetooth termal yazıcıyı ve ÜCRETSİZ mobil yazılım Quick Thermal Print'i de kullanabilirsiniz.
Harcamaların Kaydı Nasıl Tutulur?
Temel olarak her kategori için kaydetmek istediğiniz makbuzları ve evrakları dosya klasörlerinde veya büyük zarflarda tutabilirsiniz. Ayrıca, gelir vergisi beyannamesi geldiğinde, kolayca bulabilmeniz için aylık maliyet özetlerinizi ayrı bir klasörde saklayabilirsiniz.
Muhasebeciler Neden Makbuzlara İhtiyaç Duyar?
Bir işi yürütürken makbuzları takip etmek önemlidir. Makbuzlar, ödeme kanıtı, vergi indirimlerinin gerekçesi, giderlerin gelir tablosuna kaydedilmesi ve bilançodaki varlıkların mülkiyetinin doğrulanması dahil olmak üzere işletmeler için bir dizi amaca hizmet eder.
Sonuç
Hiç şüphesiz gider raporu verme süreci sadece çalışanlar için değil yönetim için de can sıkıcıdır. Ne olursa olsun, işverenler saklamaları gereken ödeme belgelerini ve bunları nasıl muhafaza edeceklerini, vergi öderken erişilebilir kılacaklarını ve nerede muhafaza edeceklerini dikkate almalıdır.
Bir çalışan veya yüklenici, geri ödeme için bir harcama raporu sunduğunda, satın alma kanıtı olarak tüm ilgili makbuzları içermelidir. İş seyahati, ofis malzemeleri veya bir müşteri toplantısında kullanılacak ekipman gibi işte yapılan herhangi bir satın almanın maliyetini yakalamak veya telafi etmek için temel olarak bir gider makbuzuna ihtiyacınız olacaktır.
Kameralı bir telefon kullanarak makbuzun anlık görüntüsünü almanıza izin veren uygulamaların yardımıyla her şey göz korkutucu görünse de, daha yeni seyahat ve masraf programları, masraf makbuzlarının işlenmesini önemli ölçüde kolaylaştırıyor.
İlgili Makaleler
- SAHTE FİŞ: Tanımı, Nasıl Anlaşılacağı ve Yapılacağı
- GİDER YÖNETİM ARAÇLARI: Adım Adım Kılavuz ve Kullanılacak En İyi Araçlar
- Gider Yönetimi: Tanım ve 13 En İyi Gider Yönetimi Yazılımı
- Para Emri Nasıl Doğru Doldurulur: Adım Adım Kılavuz
- Para Siparişleri Nasıl Çalışır? (+Banka Kartları ile Nasıl Satın Alınır)
Referans
