Bir etkinlik düzenlemek için önerilere mi ihtiyacınız var? Uygun yere geldiniz. Yıllar boyunca, çeşitli grupların ev sahipliği yaptığı çok sayıda etkinliğe katıldık. Ayrıca, göz önünde bulundurmanız gereken tüm özellikleri listeleyemesek de kullanabileceğiniz bir ton en iyi uygulamamız var (bu genellikle etkinliğin türüne bağlıdır!). Bu blog gönderisinde, etkinlik planlamayla ilgili adımlarda size yol göstereceğiz.
Etkinlik Planı Nedir?
Bir etkinlik planı, etkinliğinizin tüm öğeleri için bir yol haritası görevi görür.
Bu bileşenler, SMART (Spesifik, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, İlgili ve Zamana Bağlı) amaç ve hedefleri ve bir zaman çerçevesi izlenerek koordine edilir. Zaman çizelgenizi belirlemek için etkinlik tarihinizden geriye doğru çalışmanızı tavsiye ederiz (bir geri çalışma programı!).
Büyük güne hazırlanırken, etkinlik planlayıcınız sizi doğru yolda tutmak için bir rehber görevi görebilir. Etkinliğiniz ne kadar büyük veya küçük olursa olsun, başarılı bir plan bir sonraki bölümde ele alacağımız aynı önemli unsurları içerir.
Bir Etkinlik Planlamanın Adımları Nelerdir?
Etkinlik yönetimi zahmetlidir. Çok fazla hareketli parça varken tüm küçük detayları takip etmek zor olabilir. Bir yer ve konuşmacı seçmekten, teşekkür notları gönderdiğinizden emin olmaya ve etkinlik sonrası bilgilendirmeye kadar dikkate alınması gereken çok şey var.
Bir etkinlik düzenlemeye ilişkin bazı hazırlık adımları aşağıda verilmiştir.
1 numara. Etkinlik Hedeflerini ve Hedeflerini Geliştirin
Net bir amaç ve hedef belirlemek ilk aşamadır. Bu etkinliği düzenlerken aklınızda hangi hedefler var?
2 numara. Takım Kur
Herhangi bir etkinlik için tüm düzenlemeleri yönetmek için uyumlu bir ekip çalışması gereklidir. Etkinliği yönetmesi için kilit bir komite üyesi seçin ve belirli alt komite başkanlarını belirleyin. Mekan, konuşmacılar, eğlence, tanıtım, sponsorlar, ulaşım, gönüllü yönetimi ve diğer alanların tümü alt komiteler tarafından ele alınabilir.
#3. Gün belirlemek
Etkinliğinizin tarihini kesinleştirmeden önce aşağıdakileri dikkate aldığınızdan emin olun.
Düzenlemek için kendinize bolca zaman ayırın; ideal olarak, etkinliğinizin özelliklerine bağlı olarak bu, dört ila altı ay arasında olmalıdır.
- Tatillere dikkat edin
- Büyük etkinliklerden veya okul tatillerinden kaçının
- Önemli katılımcılarla (açılış konuşmacıları/sunucuları, VIP ziyaretçileri, paydaşları) tarihleri doğrulayın.
#4. Etkinliğinizi Markalayın
Etkinliğinizin öne çıkmasını istiyorsanız hem güncel hem de ayırt edici bir konu seçmelisiniz. Etkinliğiniz için geniş, ilgi çekici bir tema düşünün ve adı ciddi bir şekilde düşünün. Özellikle internet medyasında, büyük bir dikkat çekici olabilir. İsim önerileri bulurken etkinlikle ilgili hedeflerinizi göz önünde bulundurun. Olayı özetleyen özlü, akılda kalıcı bir marka ifadesi olan bir kısa açıklama oluşturun. Etkinliğinizi temsil edecek bir logo oluşturun. Tişörtler, su şişeleri, çantalar ve diğer öğelerin tümü bir logo yardımıyla markalanabilir. Ücretsiz çevrimiçi grafik tasarım aracı Canva.com kullanılarak kolayca bir logo yapılabilir.
# 5. Genel Bir Plan Yapın
Aşağıdakiler dahil olmak üzere etkinliğin tüm unsurları:
- Yer seçimi, planlama ve ikram (sözleşmeler, izinler, sigorta, yemek seçimi, catering şirketi vb.)
- Konuşmacılar/sunum yapanlar (belirleme, doğrulama, lojistik ve yönetim) (belirleme, onaylama, lojistik ve yönetim)
- aktiviteler/eğlence
- Hem offline hem de internet tanıtım ve tanıtımı (web sayfası, online tanıtım, etkinlik takvimleri, basılı programlar, medya ilişkileri, tabela, sosyal medya vb.)
- Sponsorların ve Ortakların Yönetimi
- gönüllülerin yönetimi
- İnsanların bir fark yaratma arzusu, sosyal olarak yeni insanlarla tanışma şansı veya yeni bir şey öğrenme veya deneyimleme arzusu gibi çeşitli nedenlerle (kısayol düğmeleri) gönüllü olduklarını unutmayın. İyi gönüllülük deneyimleri daha fazla gönüllülüğe yol açabilir. Tekrar gönüllü olmayacaklar ve korkunç bir deneyim yaşarlarsa başkalarına anlatacaklar. Gönüllülerinizin bir sıcaklık ve katılım duygusuna sahip olduğundan emin olun. Çabalarının değerli olduğuna ve yardımcı olduklarına inanmaları gerekir.
#6. İdari Süreçleri Belirleyin
Konuşmacı, konuk, bütçe ve kayıt listelerinizi nasıl takip edeceksiniz?
#7. Ortaklıklar ve Sponsorluklar Belirleyin ve Oluşturun
Maliyetlere yardımcı olmak ve katılımı artırmak için işbirliği yapabileceğiniz veya sponsorluk için yaklaşabileceğiniz herhangi bir işletme var mı? Etkinliğinize başka bireyleri veya kuruluşları dahil ettiğinizde, tanıtıma yardımcı olma ve etkinliğin başarısını sağlama konusunda çıkarları vardır.
Şunları düşünmek isteyebilirsiniz:
etkinliğin bazı maliyetlerinin ödenmesine yardımcı olacak iş sponsorları arıyor. Bu, masalar için çiçekler, hediyelik eşyalar vb. gibi mal veya hizmet bağışında bulunabilecek yerel işletmelerden bir yemeğe sponsor olmak, kapıda ödül sunmak veya bir hediye vermek isteyen küresel kuruluşlara kadar her şeyi içerebilir. önemli sessiz müzayede öğesi.
Bir yer sağlayabilen veya etkinliğin planlanması veya personelinin oluşturulmasına yardımcı olabilecek mahalle gruplarıyla güçlerinizi birleştirin.
# 8. Bir Tanıtım Planı Oluşturun
En inanılmaz konuşmacı veya eğlence programında bile, katılımcıları çekmek için yine de PR'a ihtiyacınız var. Etkinlik tanıtımındaki ilk adım, web sitenizde bir duyuru veya sayfa, ardından tarihi kaydetmek için bülteninizde veya e-postanızda bir hatırlatma, ardından kaydı teşvik etmek için çevrimdışı ve çevrimiçi tanıtım, medya ilişkileri ve sürekli iletişimdir. Etkinlik sonrası teşekkür mesajları, sponsor teşekkürleri ve etkinliğin önemli mesajlarını veya bağış toplama başarısını vurgulayan hikayeler olmadan hiçbir strateji tamamlanmış sayılmaz.
#9. Bütçe Oluşturun
Etkinlik ana planınızda yer alan tüm önemli bileşenlerin tahminleri bütçenize dahil edilmelidir. Herhangi bir konuşmacının veya sunucunun seyahat masraflarını hesaba katmayı unutmayın.
# 10. Etkinliği Değerlendir
Etkinliğinizin başarılı olup olmadığını nasıl bileceksiniz? Başarıyı ölçmek için katılım sayılarını kullanıyor musunuz? Ne kadar yükselttin? Mesaj? İzleyicileri veya üyeleri nasıl dahil ettiniz? Amaçlarınızı ve hedeflerinizi ilk tanımladığınızda, başarınızı ölçmek için olayı nasıl değerlendireceğinizi düşünmelisiniz.
Etkinlik Planlamanın Yedi Aşaması Nelerdir?
Bir tatil partisi veya yıllık müşteri yemeği olsun, bir işyeri kutlamasını bir araya getirmek, çok fazla hazırlık ve biraz şans gerektirir. Bu yedi öneri, stresi azaltmanıza ve özel etkinliğinizin gerçekten özel olmasını sağlamanıza yardımcı olabilir.
1 numara. Gerekli olduğunu düşündüğünüzden daha erken başlayın.
Etkinliğinizin tarihi çok uzak gibi görünse de, yolda kalabilmek için yol boyunca pek çok küçük önlem almanız gerekecek. Kuruluşunuz yıllık toplantılar düzenliyorsa, bir önceki toplantı biter bitmez yer ve gündem gibi temel konuları planlamaya başlayabilirsiniz. Bir tatil partisi düzenliyorsanız, mekanın yaz boyunca müsait olduğunu doğrulamak, en iyi seçiminizi yapmanıza yardımcı olabilir ve hatta muhtemelen erken rezervasyon yaptığınız için indirim almaya hak kazanmanıza yardımcı olabilir. Erken başlamak, önemli ayrıntıları kaçırma olasılığını azaltır ve değişiklik yapmanız için size zaman tanır.
2 numara. Bir ana takvim oluşturun.
İşvereninizden ve diğer paydaşlardan ilk geri bildirimi aldıktan sonra atılması gereken adımların bir listesini yapın. Geniş ölçekte bu, potansiyel konumlara bakmayı, yiyecek hazırlamayı, kayıt formlarını göndermeyi ve ulaşımı ayarlamayı içerebilir. Bunların her birinden sonra daha ayrıntılı talimatlar ve son tarihler verin. Örneğin, bir mekan rezervasyonu yapmadan önce (örneğin, AV ekipmanı) olanaklarınıza bakmalı, en iyi seçeneklerinizi ziyaret etmeli ve nelerin sunulup sunulmayacağını öğrenmelisiniz. Her görevi bitirdiğinizde listeden çıkarın ve gerekirse yenilerini ekleyin.
#3. Bir ekip kurun.
Tüm planlamayı kendi başınıza yönetmeye çalışmaktan kaçının. Bunun yerine, her kişinin güçlü yönlerine göre özel görevler verin. Ekibinizden herhangi biri yemek servisi sektöründe çalıştı mı? İkram seçeneklerine bakmasını isteyin. Koridorun sonundaki bir iş arkadaşı, yan taraftaki bir kapak bandında çalıyor. Eğlenceyi organize etmekten sorumlu olmasını isteyin. Açık beklentiler ve son tarihler belirleyin ve ilerlemeyi izlemek için düzenli toplantılar planlayın.
#4. Fiyatlar üzerinden tedarikçilerle pazarlık yapın.
Sürekli olarak aynı satıcıları kullanıyorsanız, indirim almaya hak kazanabileceğiniz için bu adım basit olabilir. Etkinliğinizi yoğun olmayan bir gün veya saatte düzenlemek de maliyet tasarrufu sağlayabilir. Şehir dışından gelen misafirler için birden fazla otel odası talep ettiğinizde ne tür indirimler alabileceğinizi görün; Belirli bir miktarda rezervasyon yaptıysanız, genellikle oteller bir oda ayırır. İhtiyaç duyacağınız hizmetler için birkaç satıcıdan fiyat teklifi alın, çünkü bu, pazarlık yapmanıza yardımcı olabilir: Örneğin, en iyi menüye sahip yemek şirketi, daha ucuz teklifleriniz olduğunu bilirse, fiyatlarını düşürmeye hazır olabilir.
# 5. “Eğer”leri düşünün.
Potansiyel engeller için önceden hazırlanın. Kasabadaki yeni moda restoranın tatil toplantınıza ev sahipliği yapması harika olurdu. Aynı gece için planlanan diğer etkinliklerin sayısını kibarca sormak, grubunuzun gördüğü bakım düzeyini etkileyebileceğinden önemlidir. Veya belki de yakınlardaki bir tema parkına bir aile gezisi düzenliyorsunuz. Tüm çocuklar için etkinlikler olacağını doğrulayın; küçüklerin oyuncaklara binemedikleri için üzülmelerini istemezsiniz.
#6. Yazılı olarak alın.
Etkinlik günü herhangi bir sürprizle karşılaşmamak için satıcı sözleşmelerini dikkatlice okuyunuz. Varsayımlarda bulunma; almayı beklediğiniz her şey açıkça belirtilmelidir. Örneğin, sözleşmenizde satıcının kiraladığınız çadırı ve sandalyeleri söküp sökeceğini açıkça belirttiğinden emin olun. Sözleşmeleriniz, rezerve ettiğiniz DJ hastalanırsa kimin devreye gireceği gibi olasılıkları da kapsamalıdır.
#7. İyi eğlenceler!
Büyük gün geldiğinde ve her şey kurulup sorunsuz çalıştığında, bir adım geri atmanın ve sıkı çalışmanızın karşılığını görmenin zamanı geldi. Anın kıymetini bilin ama aynı zamanda gelecek için yapabileceğiniz potansiyel değişikliklerin de farkında olun. Ve etkinliğin başarısına katkıda bulunan herkese minnettarlığınızı her zaman ifade etmeyi unutmayın.
Etkinlik Planlamanın 6 Aşaması Nelerdir?
Planlama, başarılı bir etkinliğin anahtarıdır. Bunalmış hissetmek kolaydır çünkü hesaba katılması gereken pek çok faktör vardır. Etkinliğinizin başarılı bir şekilde yürütülmesini ve bütçenizi aşmamasını sağlamak için altı adımımızı uygulayın.
1 numara. Amaçlarınızı ve hedeflerinizi belirleyin.
Potansiyel konumlara bakmadan önce oturmanız ve etkinlikle ilgili hedeflerinizi gözden geçirmeniz önemlidir. Bağış toplamaya mı çalışıyorsunuz? veya belirli bir ürünün lansmanının reklamını mı yapıyorsunuz? 40 mı yoksa 400 misafir mi istiyorsunuz?
Kitleniz hakkında özel olmak da çok önemlidir. Ana hedeflerinizin farkındaysanız ve ilerlemeyi ölçmek için somut kriterleriniz varsa, planlama ve bütçeleme sizin için daha kolay olacaktır.
#2. Bir bütçe oluşturun
Burada ve orada biraz daha fazla harcamak, her şeyin kusursuz olmasını istediğinizde basittir. Ancak siz farkına varmadan, bu bütçeyi yüzlerce hatta binlerce doları aşabilir. Hem gerçekçi hem de esnek bir bütçe oluşturarak harcamalarınızı daha iyi kontrol edebilirsiniz.
Bu temel bileşenler bütçenize dahil edilmelidir:
- Mekan kiralama Sigorta gibi diğer masrafları içerir.
- Catering: Mola zamanı atıştırmalıkları ve yemekleri.
- Personel giderleri: Kurulum, koordinasyon ve temizliği kapsar.
- İster bir DJ, ister özel konukları konuşmaya davet edin.
- A/V kiralama: Konuma bağlı olarak ek ekipman kiralamanız gerekebilir. örneğin bir projektör.
- Dekorasyon: Etkinliğin bir teması varsa ekstra dekor satın almanız veya kiralamanız gerekebilir.
- Pazarlama: Paranız varsa, pazarlama için bir bütçe oluşturmak iyi bir fikirdir, çünkü etkinliğinizin tanıtımı başarısı için çok önemlidir.
- Acil Durum: Etkinliğiniz için ne kadar dikkatli hazırlanırsanız hazırlanın, beklenmedik maliyetler kaçınılmaz olarak ortaya çıkacaktır. %10 beklenmedik durum dahil olmak üzere bir güvenlik ağı sağlamak.
#3. Etkinlik ve planlama için zaman çizelgesi
Kendine yeterince zaman ayırmak, hazırlığın en önemli kısmıdır. Zaman için baskı altında olduğunuzda, zaman çok hızlı geçiyor gibi görünüyor. İdeal olarak, daha büyük etkinlikler hazırlamak ve gerçekleştirmek için kendinize 4-6 ay süre vermelisiniz.
Tarih değişken ise olası çakışmaları kontrol edin. Yalnızca etkinliğinizin önemli bir dini bayramla çakıştığını veya çok önemli bir konuk konuşmacının o gün müsait olmayacağını öğrenmek için bir yer ayırtmak istemezsiniz.
Her şeyin sorunsuz ilerlediğinden emin olmak için etkinlik öncesindeki tüm önemli bitiş tarihlerini içeren bir ana plan ve zaman çizelgesi yapmanızı öneririz. Bu aynı zamanda ekibinize görev atamanızı kolaylaştıracaktır. Lisansların sunulması, sigorta poliçeleri, herhangi bir konuk konuşmacının onayı, pazarlama ve reklam için kritik tarihler, gönderilen davetler, LCV son tarihi ve asıl gün için ayrıntılı bir takvim, zaman çizelgenize dahil edilebilir.
#4. Ortaklıklar
Etkinliğinizin niteliğine ve boyutuna bağlı olarak diğer gruplarla sponsorluk için işbirliği yapmayı düşünebilirsiniz. Bu, pazarlama ve tanıtım çabalarınıza yardımcı olurken paradan tasarruf etmenize de yardımcı olabilir.
Etkinliğinize sponsor olmasını istediğiniz şirketlere net bir değer vurguladığınızdan emin olun. Sponsorluk için güçlü bir gerekçe sunabilirseniz, başarı şansınız artacaktır.
#5. Terfi
Hazırlıklar devam ettiğine göre, etkinliğinizi duyurmanın zamanı geldi. En harika konuşmacıları programlamış olsanız bile, etkinlikten habersiz kimse gelmeyecek.
Etkinlik zaman çizelgenize önemli tarihleri dahil edin ve bir halkla ilişkiler ve pazarlama planı oluşturun. Pazarlama stratejiniz şunları içermelidir:
- Etkinlikle ilgili bir web sayfası duyurusu.
- haber bültenleri ve e-posta patlamaları.
- Planlanan sosyal medya paylaşımları.
- Basın bülteniniz dahil olmak üzere basın ve medya.
#6. Olayı belgelemek için fotoğraf ve film çekin.
Tüm hazırlık ve sıkı çalışmanızın ardından etkinliğinizi ve başarısını belgelemek önemlidir. Fotoğraflarınızın en yüksek kalitede ve çözünürlükte olduğundan emin olmak için profesyonel bir fotoğrafçı kiralayın.
Bu fotoğraflar, etkinlik sonrası takibinizde yer alabilir, etkinlikle ilgili bir basın açıklaması ve sponsorlara ve katılımcılara teşekkür notları da içerebilir. Ayrıca, bu resimler yaklaşan etkinliklerin duyurulmasına yardımcı olabilir. Görüntüler ve videolar Vista paketiyle kolayca kaydedilebilir ve paylaşılabilir.
Etkinliğiniz için alanı oluşturduktan sonra ekip üyelerini veya katılımcıları ekleyebilirsiniz. Resimlerinizin tümü, kolayca erişilebilecekleri ve düzenlenebilecekleri tek bir konuma kaydedilir.
Etkinlik Planlamanın 3 Temel Bileşeni Nedir?
Bir etkinlik planlamak, tipik bir partiye ev sahipliği yapmaktan çok farklıdır. Etkinlik ister yüksek profilli ister özel olsun, çok daha fazla hazırlık, geliştirme ve organizasyon buna dahildir. Gecenin sonunda, her etkinlik yöneticisi başarılı bir etkinlik olmasını umar, ancak bu hedefe ulaşmak her zaman kolay değildir. İyi bir etkinlik planlamak aşağıdaki üç faktörü gerektirir:
1 numara. Hedefler ve bütçe ile bir hedef belirleyin.
Bir tema hakkında hayal kurmaya başlamadan önce hedefler, hedefler ve en önemlisi etkinliğin tüm yönlerini kapsayan bir bütçe belirleyin. Etkinlik için hedefleriniz nelerdir? Para toplamaya mı çalışıyorsun? Özel ilgiyi hak eden bir ürün var mı? Müşteri etkinliğin başarısını ne olarak kabul eder? Aklınızda bir hedef olması, etkinliğin geri kalanını organize etmeyi çok daha kolay hale getirecektir.
Bütçe oluşturmak neden önemlidir? Yeni başlayanlar için nerede bir harcama limiti belirleyeceğinizi bilmeniz gerekir. Kısıtlı bir bütçeyle çok şey başarabilseniz bile, müşterinin arzularını ve finansal olanaklarını tatmin etmeyecek bir etkinlik düzenlememelisiniz. Her adımın kaydedilmesi ve harcamalarınızın kabul edilebilir sınırlar içinde kalması için bir kalem bütçesi oluşturun.
2 numara. Bir yer seçin ve satıcı sözleşmeleri yapın
Tüm konuklarınızı ağırlayacak bir mekan olmadan parti düzenleyemeyeceğinizi herkes bilir. Aynısı hem önemli hem de küçük ticari/kurumsal olaylar için geçerlidir. Etkinliğin sahip olmasını istediğiniz genel konsepte, bütçeye ve atmosfere bağlı olarak ideal mekanı bulmak zor olabilir. Ürün lansmanları biraz daha katılımcı ve ilgi çekici olsa da, büyük balo salonları olan kurulu bir tesis seçmek, daha üst sınıf bir ortam için bir zenginlik temasından bahsedecektir. Mekanı aldıktan sonra tasarımın planlanması ciddi bir şekilde başlayabilir.
Satıcı sözleşmelerinin kullanılması, etkinlik hazırlığının önemli bir bileşenidir. Bir yer belirledikten sonra, menüyü ve etkinlik alanının genel görünümünü planlamaya başlamalısınız. İdeal etkinliği yaratmak için yemek, aydınlatma, müzik/DJ'ler, çarşaflar, çiçekler ve hatta pasta tasarımında bağlantılarınızı kullanmalısınız. Müşterinin ihtiyaç duyduğu nihai ürüne bağlı olarak birçok mekan lokasyonu bu hizmetlerden bazılarını sunacak olsa da yine de ilgili kişilerinizi istihdam etmeniz gerekebilir. Müşterilerinize seçim yapmaları için seçenekler sunmak, tüm stratejiye dahil oldukları için bazen en iyi sonuçları verebilir.
#3. markalaşma
Pazarlama etkinlikleri, müşterileriniz için çok önemlidir, çünkü katılımcıların katılacakları zaman ve yerin ayrıntılarının farkında olmaları gerekir. Markalaşma önemlidir, çünkü etkinliğinizin fark edilmesini ve kalabalığın arasından sıyrılmasını istersiniz. Katılımcılara farklı bir tat ve deneyim yaşatmak için farklı etkinlik adları, temalar ve hatta logo tasarımları düşünün. Etkinlik için müşteri hedeflerini birleştiren bir slogan ve orada ne olacağına dair bir ipucu oluşturun.
Konukların takvimlerini işaretlemek için zamanları olması için çok önceden (altı ila on iki ay) bir etkinlik düzenliyorsanız, bir tarihi kaydedin. Etkinlik yaklaştıkça takip amacıyla resmi bir davetiye gönderilebilir. Etkinlik bir ürün lansmanı içinse, davetiyede vurgulamayı unutmayın. Bir davet, etkinliğin genel temasını tanıtmak için de harika bir fırsattır.
Tasarımdan sonuca kadar planlamanın tüm yönlerini ele alabilen bir etkinlik yöneticisini işe almak, bazen başarılı bir etkinlik sağlamak için en iyi yaklaşımdır. Etkinlik planlamasını kendiniz halletmeyi düşünüyorsanız, yapmanız gereken her şeyin bir listesini yapın ve ilerledikçe öğelerin üzerini çizin.
Etkinlik Yönetiminin Beş C'si Nedir?
Etkinlik yönetiminin beş C'si şunlardır: Konsept, Koordinasyon, Kontrol, Doruk Noktası ve Kapanış. Ama ne anlama geliyorlar?
#1. konsept
Konsept önce gelir. Etkinliğinizin kavramsallaştırması, üzerine inşa edileceği temeli oluşturur. Bunu yaparken şunları dikkate almalısınız:
Etkinliğinize kim, ne zaman, nerede katılacak ve ne olacak önemli sorular?
Buradaki ayrıntıları değiştirmeyin. Yukarıda belirtilen konuların her birine derinlemesine gidin ve etkinliğinizin her yönünü anlamak için zaman ayırın. Başlamak için etkinliğinizin ana hedefi nedir? Sonuç nedir? Kitlenizin bu amacı anlaması ve onunla ilişki kurması gerekir. Bunu yaptıktan sonra, izleyicilerinizi, onlarla nasıl iletişim kuracağınızı ve onlarla nasıl etkileşim kuracağınızı düşünmeye başlayabilirsiniz.
'Neden' ve 'Kim'i bilmek, 'Ne Zaman' ve 'Nerede' alanlarına da girmenizi sağlar. Hedef kitleniz o bölgede yoğunlaşmışsa, ikametgah veya iş nedeniyle etkinliğinizin mekanı çok basit olabilir. Veya, nüfusun bir kesitini veya bir işletmeyi temsil ediyorlarsa, katılımı artırmaya yardımcı olacak daha uygun veya daha az meşgul bir yıl olabilir.
#2. Koordinasyon
Konseptinizi oluşturduktan sonra planlamaya başlayabilirsiniz. Muhtemelen ele almanız gereken pek çok öğe olacağı göz önüne alındığında, bu muhtemelen süreçteki en uzun adımlardan biri olacaktır.
Koordinasyon aşamasında aşağıdakileri inceleyeceksiniz:
- Bir tema seçmek
- Güvenilir bir bütçe oluşturmak
- program yapmak
- konum arıyorum
- Catering ve dekoratörlerin organize edilmesi
- Eğlence, öğretim görevlileri veya diğer etkinlikler için düzenleme
- Satın alma ekipmanı
- Ulaşım ve konaklama için düzenleme
- Risk değerlendirmeleri ve güvenlik
- acil durum planları
Yukarıda verilen liste hiçbir şekilde eksiksiz değildir. Etkinliğinizin boyutuna ve niteliğine bağlı olarak daha kısa veya daha uzun olabilir. Ancak kilit nokta, sürecin koordinasyon aşaması boyunca tüm temellerinizin kapsandığından emin olmanız gerektiğidir.
#3. Kontrol
Olay kontrolü tam olarak bunu gerektirir. kontrolü sürdürmek. Her şeyi kontrol altında tutun ve stratejinizi olabildiğince yakından takip edin. Konsept aşamasında yarattığınız “Neden”i desteklemeyen kaynaklara zaman, para ya da her ikisini birden harcamanız, rotanızdan sapar ve yoldan saparsanız mümkündür.
Planlamaya başladığınızda, bir zaman çizelgesi oluşturmak ve neyin, ne zaman ve kim tarafından yapılması gerektiğine dair belirli hedefler belirlemek faydalı olacaktır. Gözünüzü ödülden ayırmayın ve başka bir şey yapmadan önce etkinliğinizin nasıl görüneceğine dair net bir resme sahip olduğunuzdan emin olun çünkü etkinlik yönetimi ile asla fazla kontrol sahibi olamazsınız.
#4. doruk noktası
olayı sonlandırıyoruz. asıl büyük gün Etkinliğiniz başarılı olduğuna göre artık gösteriye başlama zamanı. Ancak etkinlik yöneticisi olarak işiniz etkinlik başladığında bitmez. Aslında, daha yeni başladı.
Tedarikçiler, satıcılar ve personel ile iletişim, zaman çerçevelerine dikkat, güvenlik kontrolleri ve zamanında kurulum, doruk aşamasının birer parçasıdır. Son aşama, kontrol aşaması gibi, gemiyi doğru yöne yönlendirmek ve rotadan sapması durumunda yedek önlemleri devreye almakla ilgilidir.
# 5. Kapanış
Etkinlik bittikten sonra kapanış aşaması başlar. Yerin temiz ve düzenli olduğundan emin olmak, personelle iletişim kurmak ve herhangi bir catering, eğlence vb. ile işleri toparlamak.
Kapanış ayrıca müşterilerden geri bildirim alma, performansınızı değerlendirme, katılanlara ve personele teşekkür etme, bütçeyi inceleme vb. gibi etkinlik sonrası yönetimi de kapsar. Etkinliğinizden sonra uzun bir şekerleme yapmak isteseniz bile, etkinlik sonrası yönetimi hedeflerinize ulaşıp ulaşmadığınızı ve nasıl ulaştığınızı ve ayrıca ivmeyi nasıl ileriye taşıyabileceğinizi değerlendirmenizi sağlayacaktır.
Özet
Etkinlik yönetimi ve planlama başarısı birkaç yetenek gerektirir. Prosedürün çeşitli aşamalarında detaylara dikkat etme, yaratıcılık, dayanıklılık ve stratejik düşünme gibi becerilerin hepsi devreye girer. Bu nedenle, etkinlik yönetimine, (bazen) engebeli yollarda seyahat etmenizi ve diğer taraftan nispeten zarar görmeden çıkmanızı ve başarılı bir etkinliğin görkeminin tadını çıkarmanızı sağlayacak sağlam bir stratejiyle yaklaşmak çok önemlidir.
İlgili Makaleler
- ETKİNLİK PAZARLAMASI: Etkinlik Pazarlaması İçin En İyi Rehber
- Etkinlik Planlama: Etkinlik Planlama Temelleri ve Hizmetleri
- KURUMSAL ETKİNLİK PLANLAMASI: Nedir, İşler, Maaş ve Fikirler
- OLAY YÖNETİM ARAÇLARI: Anlamı, Türleri ve Nasıl Kullanılacağı
- 21+ EN BAŞARILI KÜÇÜK İŞ FİKİRLERİ 2023 (Ayrıntılı Kılavuz)
Referanslar
