Yönetim kurulu üyesi misiniz ve yönetim kurulu toplantı tutanaklarının ne olduğunu merak mı ediyorsunuz? Dakika tutmanın neleri kapsadığı hakkında hiçbir fikrin yok mu? Ya da belki kurumsal yönetişim dünyasında yenisiniz ve kurumsal tutanakların nasıl çalıştığı konusunda hızlanmak istiyorsunuz.
Tutanaklar bir toplantının resmi kaydıdır ve karar alma sürecinin önemli bir parçasıdır. Toplantılarınızda neler olduğunu öğrenmek isteyip hepsini yapamayan bir yönetim kurulu üyesiyseniz veya kendi toplantı tutanaklarınızı hazırlamak için yardıma ihtiyacınız varsa bu yazı tam size göre!
Yönetim Kurulu Toplantı Tutanağı Nedir?
Kurul toplantı tutanakları, bir şirketin yönetim kurulu işlemlerinin ayrıntılı bir kaydıdır. Yönetim kurulu tarafından gerçekleştirilen tüm eylemleri içerirler ve yönetim, yatırımcılar ve düzenleyici kurumlar tarafından bir referans aracı olarak kullanılırlar.
Tutanaklar genellikle her toplantı öncesinde, sırasında ve sonrasında yazılır ve toplantıda bulunan tüm üyeler tarafından imzalanır. Tutanaklar toplantıda konuşulanları ve alınan kararları yansıtmalıdır. Dakikalar ayrıca şu şekilde de ifade edilebilir: "muhakeme tutanakları" ya da sadece "dakika."
Kurul toplantı tutanakları, başarılı bir iş yürütmenin önemli bir parçasıdır. Toplantı sırasında olup bitenlerin yazılı bir kaydıdır ve toplantının tarihini, saatini ve yerini, ayrıca katılanların listesini ve unvanlarını içerir.
Süre yönetim kurulu toplantısında tutanak tutmak gereksiz bir angarya gibi görünseler de birçok yönden son derece yararlı olabilirler. Örneğin:
- Toplantıda neler olduğunun yazılı bir kaydını sunarlar. Bu, katılamayan herkesin - tatilde olan veya başka taahhütleri olan üyeler dahil - yokluklarında tam olarak ne olduğunu görmesini kolaylaştırır.
- Yönetim kurulu tarafından alınan önemli kararlar konusunda herkesin aynı fikirde olmasını sağlamaya yardımcı olurlar. Bu kayıt olmadan, dahil olan herkesin bir şeyin tam olarak nasıl kararlaştırıldığını veya çözüldüğünü hatırlaması zor olabilir.
- Yönetim kurulu tarafından alınan her kararı belgeleyerek kuruluşunuzdaki şeffaflığı artırmaya yardımcı olurlar, böylece tüm paydaşlar herhangi bir anda işlerin tam olarak nerede olduğunu bilir.
- Kuruluşunuzun yönetim kurulu tarafından zaman içinde alınan kararları izlemek için kullanılabilirler. Ayrıca, kuruluşunuzun başarılarını raporlarda veya hibe başvurularında sunma zamanı geldiğinde kanıt olarak kullanılabilirler.
Dakikalarınıza Neleri Dahil Etmelisiniz?
Tutanak, herhangi bir yönetim kurulu üyesinin en önemli işlerinden biridir. Yönetim kurulu toplantısında gerçekleşen her kararı, eylemi ve tartışmayı kaydetmek sizin sorumluluğunuzdadır. Topladığınız bilgiler, diğer üyeleri bilgilendirmek ve eğitmek ve ayrıca toplantıda neler olduğuna dair resmi bir kayıt sağlamak için kullanılacaktır.
Tutanaklar genellikle toplantı sırasında söylenenlere veya yapılanlara göre kaydedilir. Bu kararları kimin aldığı ve neden alındığı da dahil olmak üzere, toplantı sırasında alınan her karar hakkında bilmeniz gereken tüm bilgileri ekleyin.
Mümkün olan en iyi toplantı tutanaklarını oluşturmak için toplantı sırasında ayrıntılı notlar almak isteyeceksiniz. Bu, söylenenleri ve yapılanları gerçek zamanlı olarak yakalamanıza olanak tanır, böylece notlarınız daha sonra tutanakları yazarken referans olarak kullanılabilir. İşte notlarınızda olması gerekenler:
1 numara. Toplantıya Giriş
Bu, toplantının nedenini ve hedeflerini içermelidir. Alışılmadık bir zamanda veya yerde yapılıyor olması gibi özel durumları vurgulamak da iyi bir fikirdir. Orada kimlerin olduğunu ve neler tartıştıklarını kısaca özetleyin.
2 numara. Katılımcı Listesi ve Devamsızlıktan Dolayı Özür
İş unvanları ve temsil ettikleri kuruluşlar da dahil olmak üzere katılımcıların bir listesini ekleyin. Ayrıca, herhangi birinin yokluğu için önceden bir özür gönderip göndermediğini veya bu vesileyle katılmak isteyip de katılamayan başka kişiler olup olmadığını not etmekte fayda var.
#3. Toplantının Doğru Tarihi, Saati ve Yeri
Dakika tutmaya başlamadan önce saatinizi kontrol edin, böylece tam olarak ne zaman başladığını ve bittiğini yazabilirsiniz. Bir toplantı sırasında olanları yazmaya başlamadan önce tüm ayrıntıların doğru olduğundan emin olun. Bu, daha sonra orada bulunan başka birinden bir şey öğrenmeye çalıştığınızda kafa karışıklığını önlemeye yardımcı olacaktır.
#4. Gündem Maddelerinin Başlığı
Etraflarındaki herhangi bir tartışmayı açıklamadan önce gündemdeki her bir maddenin ne hakkında olduğunu açıklayın; bunu, bir gündemi veya benzer konularda önceki toplantılardan alınan notları okuyarak yapabilirsiniz. Bu, okuyuculara daha ayrıntılı bir şekilde dalmadan önce kısa bir açıklama veya başlık vererek gündemlerindeki her bir maddenin ne hakkında olduğunu hızlı bir şekilde belirlemelerine yardımcı olacaktır.
# 5. Toplantı Sırasında Konuşanların Doğru Listesi
Tutanak sadece toplantıda neler olup bittiğini takip etmekle ilgili değildir; aynı zamanda kimin ne söylediğini kaydetmekle de ilgili. Bir toplantıda not alıyorsanız ve kimin konuştuğunu bilmiyorsanız, onların katkılarını doğru bir şekilde kaydedemezsiniz. Bu, daha sonra onlarla iletişime geçmeniz gerekirse onları tekrar bulmanızı kolaylaştırabilir.
#6. Gündem Maddelerine İlişkin Temel Tartışmalar
Toplantı tutanaklarınızın doğru ve kullanışlı olduğundan emin olmak istiyorsanız, her gündem maddesiyle ilgili önemli tartışmaları tutanaklara kaydetmeniz önemlidir. Bu şekilde, herhangi bir personel daha sonra tutanakları okumak isterse, gündemdeki her bir madde ile ilgili olarak nelerin tartışıldığını ve üzerinde anlaşmaya varıldığını kolayca öğrenebilir.
#7. Kararlaştırılan Eylemler ve Son Tarihler
Herkesin ne yapılması gerektiğini ve ne zaman yapılması gerektiğini görebilmesi için üzerinde anlaşmaya varılan eylemleri ve son teslim tarihlerini kaydetmek önemlidir. Bu bilgi, departmanınız veya ekibiniz içindeki görevlerle ilgili beklentileri yönetmenin yanı sıra herkesin ileriye dönük iş görevleri ve projeler açısından neyden sorumlu olduğunu bilmesini sağlamak için hayati önem taşır.
# 8. Bir Sonraki Toplantının Tarihi ve Adı
Ayrıca tutanak tutanların bir sonraki toplantının tarihini ve başlığını not etmesi de yararlıdır. Bu, katılımcıların gelecekteki toplantılar hakkında bilgi edinmelerini kolaylaştıracak ve önceki toplantıların tutanakları için bir referans noktası sağlayarak yenileriyle karşılaştırılabilmelerini sağlayacaktır.
Sonuç
Tutanak, yönetim kurulu toplantı sürecinin önemli bir parçasıdır. Bir toplantıda, toplantı sırasında olanlar hakkında notlar alan bir veya daha fazla kişi tarafından tutanak tutulur. Tutanak tutmanın amacı, bir toplantıda alınan kararları, eylemleri ve tartışmaları kaydetmektir. Tutanaklar söylenenlerin doğru bir kaydı olmalıdır.
Sohbetin yolunda gitmesine yardımcı olur ve herkesin neyin tartışıldığını net bir şekilde anlamasını sağlar. Tutanağı tutan kişi tarafsız ve objektif olmalıdır. Herhangi bir kararın veya tartışmanın sonucunu etkilemeye çalışmamalıdırlar. Unutmayın: İyi bir tutanak tutan kişi, eksiksiz, doğru ve düzenli olan ancak aynı zamanda daha sonra tutanaklar tekrar okunduğunda anlam ifade edecek şekilde notlar alacak kadar yaratıcı olan kişidir.
