Şirket yönetim kurulları, şirketin iyiliği ve işletme sahiplerinin çıkarlarını korumak için toplu kararlar alır. Geleneksel yönetim kurulu ortamlarında, yönetim kurulu üyeleri acil durum yönetim kurulu toplantılarında veya AGM'lerde bir araya gelirdi. Bu, günümüzün kurumsal dünyasında önemli ölçüde değişti ve yönetim daha düzenli iletişim kuruyor.
İşletmelerin, yöneticiler ve diğer yönetim kurulu üyeleri için daha fazla fiziksel toplantı düzenlemesi zordur. Bu nedenle sanal veri odaları gibi çevrimiçi iletişim platformlarına olan talepte büyük bir artış var.
Panolar, pano iletişimi için sanal veya çevrimiçi veri odası yazılımını nasıl kullanır? Pano iletişim yönetimi için veri odası yazılımı hakkında ayrıntılı bir kılavuz.
Sanal Veri Odası Yazılımı Nedir?
Sanal veri odası (VDR) veya elektronik veri odası, gelişmiş proje yönetimi ve çevrimiçi iletişim araçları içeren bir dijital belge deposudur. Başka bir deyişle, sanal veri odaları, verileri depolayabileceğiniz, paylaşabileceğiniz, dağıtabileceğiniz ve farklı şekilde iletişim kurabileceğiniz sanal veri yönetim platformlarıdır.
Toplantı yönetimi çözümlerinden farklı olarak veri odaları, toplantıları otomatikleştiren ve gerektiğinde paylaşılabilen veya erişilebilen bilgileri güvenli bir şekilde depolayan çok amaçlı iş araçlarıdır.
Bu nedenle sanal veri odaları yatırım yönetimi, şirket birleşmeleri, satın almalar, klinik deneyler, bağış toplama, gayrimenkul ve yönetim kurulu belge yönetiminde kullanılmaktadır.
| Diğer pek çok kullanım durumu arasında pano iletişimleri, veri odalarının en popüler kullanımlarından biridir. Sanal veri odalarının pano yönetimini nasıl kolaylaştırdığını buradan öğrenebilirsiniz: https://www.idealsvdr.com/board-communications/. |
Sanal Veri Odaları Kurumsal Yönetim Kurulları İçin Neden Önemlidir?
1 numara. Daha İyi ve Daha Hızlı Kurul Toplantıları
Yönetim kurulu toplantılarını etkili bir şekilde yönetmek, yönetim için bir zorluk olmaya devam ediyor. Sesli ve görüntülü konferans, veri depolama, görev yönetimi ve tahta defteri hazırlama için birden çok yazılım kullanmak zorundalar.
Dijital veri odaları, yönetime her şeyi tek bir yerden yönetme lüksünü verir. Veri odası yazılımı yönetim kurulu toplantılarının yönetilmesine şu şekilde yardımcı olur:
- VDR'ler var özelleştirilebilir şablonlar toplantı gündemlerini hazırlamak ve ardından bunları beklenen her katılımcıya göndermek için.
- Toplantı katılımcıları şunları yapabilir: herhangi bir belgeye erişin hemen VDR deposundan.
- Kullanıcılar sunucu modu sunumlarını görsel destekle yapmaları.
- yönetim yapabilir toplantıyı kaydet gelecekteki kullanım için.
- VDR'ler otomatikleştirmenize izin verir. not alma proses.
- Katılımcılar şunları yapabilir: oy vermek ve belgeleri imzalamak VDR'lerde elektronik olarak
- Soru-Cevap aracı VDR'lerde gerçek zamanlı Soru-Cevap oturumları için yararlıdır.
- Görev yöneticisi kullanıcıların performansını atamaya, yönetmeye ve izlemeye yardımcı olur.
- Toplantı tutanağı oluşturucu tutanak hazırlama ve dağıtımını otomatikleştirir.
2 numara. Merkezi Veri Yönetimi
Çevrimiçi veri odası yazılımı bulut tabanlı bir teknoloji olduğundan, kurullar onu merkezi bir belge deposu olarak kullanır. Merkezi veri yönetimi yönetişim için gereken tüm belgelerin tek bir yerde olmasını sağlar. Yönetim kurulu defterleri, politika kılavuzları, toplantı tutanakları ve gündemleri, mali tablolar, birleşme ve satın alma teklifleri vb. yönetim kurulu üyeleri için tek bir yerde saklanabilir.
Ayrıca, yönetim şunları yapabilir: verileri kategorilere ayırın tercih edilen herhangi bir şekilde ve VDR kullanıcıları ona her yerden, her zaman erişebilir. Piyasadaki en iyi sanal veri odası sağlayıcıları, özel mobil uygulamalar 24/7 erişim için. Hatta birçok veri odası sağlayıcısı çevrimdışı erişim VDR belgelerine.
#3. Doküman Kontrolü
Belgeler üzerinde %100 kontrol, sanal veri odalarını diğer toplantı yönetimi platformlarından ayıran bir başka faktördür. VDR yönetimi ayarlayabilir dosya erişim izinleri buna göre yönetim kurulu üyeleri, yatırımcılar veya komite üyeleri için.
Örneğin, çok gizli veya çok hassas materyallerin yetkisiz kullanımı önlenebilir. çit görünümü özellik. Kullanıcıların belgeyi görüntülemesini sınırlar; o dosyayı tarayamaz, düzenleyemez, kontrol edemez, kaydedemez, silemez, yazdıramaz veya fotoğrafını çekemezler. Belge koruma özellikleri şunları içerir: dijital filigranlar, belge parçalama, veri şifreleme ve belge erişim iptali.
#4. Gerçek Zamanlı Veri Paylaşımı ve İletişim
Yönetim kurulu toplantıları dışında, sanal veri odalarında veri paylaşımı çok daha hızlı ve güvenlidir. Yönetim kurulu üyeleri, veri odalarında astlarıyla bile işbirliği yapabilir. Dosyaları gerçek zamanlı olarak paylaşabilir, düzenleyebilir, açıklama ekleyebilir ve dağıtabilirler.
VDR'ler ayrıca izin verir toplu belge yükleme ve paylaşma; kullanıcılar ayrıca Paylaşılacak belgeleri planlayın gelecekteki bir tarihte.
Veri odaları var sohbet habercileri kullanıcıların bire bir konuşmalar ve grup sohbetleri için kullanabileceği. Diğer iletişim araçları şunları içerir: canlı anketler ve özel e-posta.
# 5. Platform Güvenliği ve Şeffaflığı
Belge kontrolüne ek olarak, sanal veri odası platformu güvenliği rakipsizdir. Gibi özellikler iki faktörlü yetkilendirme VDR'ye yetkisiz girişlerin olasılığını ortadan kaldırın. Veri odası yönetimi hemen VDR'den herhangi bir cihazı silin ve platformdan kaydedilen veya indirilen herhangi bir dosya.
Günümüzün veri odası hizmetleri, her şeyi şeffaf tutar. denetim günlükleri. Bunlar, veri odası faaliyetleri hakkında tüm ayrıntıları sağlayan ayrıntılı denetim raporlarıdır.
Final Kelimeler
Sanal veri odaları, kurullar için toplantılarını yönetebilecekleri, belgeleri sorunsuz ve güvenli bir şekilde paylaşabilecekleri ve depolayabilecekleri, gerçek zamanlı iletişim kurabilecekleri ve önemli verilerini veri sızıntılarından veya hırsızlıklardan koruyabilecekleri merkezi bir platform oluşturur.
