Belge havuzu, kullanıcıların belgeleri saklayabileceği ve alabileceği bir dosya depolama sistemidir. Konum veya departmandan bağımsız olarak tüm çalışanlar tarafından iş bilgilerine kolay erişim sağlar. Belge havuzları, kuruluşların her türlü veriyi kolayca erişilebilir bir şekilde yakalamasına, yönetmesine ve paylaşmasına olanak tanır. Şimdi öğrenci belgesi ve ev belge deposu yazılımlarına bir göz atalım.
Belge Depoları Nedir?
Belge havuzu, belgeleri depolamak ve yönetmek için bir sistemdir. Belgelerin depolandığı, yönetildiği ve yetkili kullanıcılar tarafından erişildiği bir yerdir.
Tipik bir belge deposu örneği, dosyaları yerel sürücünüz veya Dropbox gibi yüksek sesli depolama hizmeti gibi bir veya daha fazla konumda depolayan herhangi bir sistem olabilir. Bu tür bir uygulama, büyük kuruluşlar tarafından kullanılabilir, çünkü iş akışlarını yalnızca tek tek dosyaları kişiden kişiye e-postayla göndermeye güvenmek zorunda kalmalarından daha kolay yönetmelerini sağlar.
İki temel belge havuzu türü vardır: merkezileştirilmiş (tek konumlu) ve dağıtılmış (birden çok konumlu). Merkezi sistemler daha büyük şirketler için daha kolay olma eğilimindedir; bununla birlikte, dağıtılmış sistemler, aynı anda birden fazla konumun mevcut olması nedeniyle daha hızlı erişim sürelerine izin verir ve bu, bir kuruluş içinde yeni departmanlar kurarken artan karmaşıklık pahasına gelir, çünkü her departman özelleştirilmiş pano arayüzüne (UI) ihtiyaç duyacaktır.
SharePoint bir belge deposudur, yani belgeleri depolamak, yönetmek ve paylaşmak için kullanılır. SharePoint başlangıçta bir DMS (belge yönetim sistemi) olarak oluşturulmuştur. Ancak, bundan çok daha fazlasına dönüştü.
İşte SharePoint'i kullanmanın ana yollarından biri:
- Kurumsal içerik yönetimi (ECM) sistemi, bir kuruluş tarafından verilerini Microsoft Office 365 veya Google Drive gibi birden çok platformda depolamak, yönetmek ve paylaşmak için kullanılan tüm farklı araç ve uygulamaları ifade eder. Buna Gmail veya Outlook gibi e-posta sistemleri; Box gibi dosya depolama çözümleri; Slack gibi iletişim uygulamaları; Skype Kurumsal gibi video konferans araçları; Facebook Messenger vb. sosyal medya platformları.
Belge Deposu Yazılımı
İşletmelerin ve diğer kuruluşların amaçları doğrultusunda, "belge havuzu yazılımı", belgeleri yönetmek ve paylaşmak için bir dizi araç anlamına gelir.
Şirketler, belgeleri tek bir merkezi konumda depolamak için belge havuzlarını kullanır, böylece birden fazla kişi aynı anda bunlara erişebilir. Bir belge deposu kullanmanın avantajı, masanızda kimin hangi kağıt veya dosyanın bulunduğunu takip etme konusunda endişelenmenize gerek olmamasıdır - sistem bunu sizin için yapacaktır!
Öğrenci Belge Deposu
Öğrenci Belge Deposu, öğrencilerin belgelerini depolamak ve yönetmek için kullanılan bir yazılımdır. Bunu, öğrencilerin ödevleri, projeleri ve testleri gibi belgelerini yönetmek için kullanabilirsiniz. Öğrenci Belgesi Deposu ayrıca, gerektiğinde geri başvurabilmeniz için notlarınızı içine koymanıza izin veren bir seçeneğe sahiptir.
Bu programı satın almadan önce bilgisayarınızda denemelisiniz çünkü düzgün yapılmazsa kurulum işleminde bazı aksaklıklar olabilir.
Neden Bir Belge Deposuna İhtiyacımız Var?
Belge havuzu, belgeleri depolamanıza, düzenlemenize ve yönetmenize izin veren bir sistemdir. İş akışlarınızı depolamak ve yönetmek, hatta çevrimiçi bir portföy oluşturmak gibi farklı amaçlar için kullanabilirsiniz. Aşağıdakiler gibi belge deposu yazılımlarını kullanmanın birçok faydası vardır:
- Kullanımı kolay
- Esnek seçenekler
- Ölçek
Merkezi Belge Deposu Nedir?
Merkezi bir belge deposu, belgeleri depolayan bir veritabanıdır. Tüm önemli dosyalarınızı saklayabileceğiniz merkezi bir dosya dolabına eşdeğerdir.
Bu tür bir sistemin arkasındaki fikir, belgelerinize herhangi bir yerden herhangi bir cihazdan erişebilmenizdir ve bunların yerel olarak bilgisayarınızda mı yoksa Dropbox veya Google Drive gibi bazı bulut tabanlı depolama sistemlerinde mi depolandığı önemli değildir. Alfabeye aittir).
Ev Belge Deposu
House Document Repository (HDR), kullanıcıların belgelerini depolamasına, düzenlemesine ve paylaşmasına olanak tanıyan çevrimiçi bir platformdur. Çalışmalarının kaydını tutması gereken herkes yazılımı kullanabilir.
House Document Repository'nin en iyi yanı, kendi arama motoruna sahip olmasıdır, bu nedenle aradığınızı bulmadan önce tüm dosyalarınıza manuel olarak bakmanız gerekmez. Kelimeyi veya tümceciği yazıp enter tuşuna basmanız yeterlidir; sistem, bilgisayarınızdaki herhangi bir belgede bunun tüm örneklerini bulacaktır!
Belge Kitaplığı Nedir?
Belge kitaplığı, merkezi bir konumda depolanan bir belge koleksiyonudur. Word belgeleri, PDF'ler veya resimler dahil her tür dosyayı saklamak için belge kitaplıklarını kullanabilirsiniz.
Belge kitaplığı, dosyalarınızı birden çok cihazdan ve konumdan erişilebilecek şekilde sakladığınız çevrimiçi dosya dolabına benzer.
Bilgisayarda Dms Nedir?
Belge yönetimi dünyasında yeniyseniz, bir DMS'nin ne olduğunu anlamak önemlidir. Bir belge yönetim sistemi (DMS) yazılımı, belgeleri verimli bir şekilde depolar, alır ve dağıtır.
Üst yönetimde bir değişiklik olduğunda veya şirketinizin faaliyetleri ile ilgili herhangi bir şey olduğunda kaybolacakları dışında, her türlü iş tarafından gündem, toplantı tutanağı vb. belgeleri saklamak için kullanılabilir.
7 En İyi Belge Deposu Aracı
Dijital bir dönüşümün ortasındayız. İşletmeler verilerini yönetmenin ve güvenliğini sağlamanın yeni yollarını aradıkça, bilgilerinin nasıl saklandığını ve paylaşıldığını anlamalarına yardımcı olan bir dizi araca giderek daha fazla yöneliyor. Popüler bir seçenek, belgelenmiş depo yazılımıdır (DR). İşte bugün piyasadaki en iyi 7 DR aracı hakkında bilmeniz gerekenler:
#1. Açık havada
Alfresco, kuruluşunuzun tüm bilgi ve belgeleri için tek, birleşik bir platform sağlayan açık kaynaklı bir kurumsal içerik yönetimi (ECM) platformudur.
Alfresco ile büyük miktarda veriyi güvenli ve kolay bir şekilde depolayabilir ve yönetebilirsiniz. Aynı şirket veya farklı sektörlerdeki kuruluşlar içindeki ekipler arasında içerik paylaşmayı da kolaylaştırır.
SharePoint, belgelerin depolanması için kullanılabilecek bir belge yönetim sistemi, işbirliği platformu, içerik yönetim sistemi ve kurumsal arama motorudur. Şirketinizin verilerini tek bir yerde depolamak için etkili bir araçtır.
SharePoint'in en iyi yanı, tüm önemli dosyalarınız için tek bir havuz oluşturduğundan, birden çok sistemin bakımı konusunda endişelenmenize gerek olmamasıdır. İkinci en iyi yanı ise extranet veya intranet portalları gibi servisler aracılığıyla diğer kullanıcılarla veya iş arkadaşlarıyla bilgi paylaşma yeteneğidir, bu da paylaşımı her zamankinden daha kolay hale getirir!
# 3. Nuxeo
Nuxeo, özel çözümler oluşturmanıza olanak tanıyan bir belge yönetim yazılımıdır. Açık kaynaklı bir çözüm olduğu için kullanmak isteyen herkes yapabilir.
Nuxeo web tabanlı bir uygulamadır ve bu nedenle bilgisayarınıza veya sunucunuza kurulum gerektirmez. Platformun düzgün çalışması için sadece internet erişimine ihtiyacınız olacak.
#4. WebXtender
WebXtender, belgeleri merkezi bir havuzda oluşturmanıza, yönetmenize ve saklamanıza olanak tanıyan bulut tabanlı bir belge yönetim yazılımıdır. Belgelerden görüntülere ve videolara kadar her tür dosyayı depolamak için kullanabilir ve ardından WebXtender mobil uygulamasını kullanarak bunlara herhangi bir cihazdan veya konumdan erişebilirsiniz. Bu, onu sık seyahat eden veya yedekleme depolama giderleri konusunda endişelenmeden verilerini her zaman el altında tutmak isteyen uzak çalışanları olan kuruluşlar için ideal hale getirir.
Uygulama, sürüm oluşturma (kullanıcıların başkaları tarafından yapılan değişiklikleri görmelerini sağlayan bir özellik), meta veriler (bağımsız içerik parçaları hakkındaki veriler), güvenlik (kullanıcıların yalnızca özel öğeleri yayınlayabilmesi için) ve iş akışı dahil olmak üzere belge yönetimi ve işbirliği için gelişmiş özellikler sunar. belirli kriterler karşılandığında (bir onay süreci oluşturmak gibi) görevlerin otomatik olarak tamamlanması için otomasyon.
# 5. OCR
OCR (Optik Karakter Tanıma), metin görüntülerini düzenlenebilir metne dönüştüren bir teknolojidir. OCR ile belgelerin, fotoğrafların ve diğer şeylerin görüntüleri kullanılabilecek metne dönüştürülebilir.
OCR yazılımı, belgeleri arşivlemek, aramak ve paylaşmak için çok kullanışlıdır. Bir görüntüdeki veya belgedeki kelimeleri düzenlenebilir metne dönüştürmek için optik karakter tanıma (OCR) kullanır.
#6. CustomShow – İş Sunum Yazılımı
CustomShow, sunumlar, slayt gösterileri ve diğer içerikleri oluşturmanıza ve düzenlemenize olanak tanıyan bir iş sunumu aracıdır.
Hem ücretsiz hem de ücretli sürümlerde mevcuttur Ücretsiz sürüm sınırlı özelliklerle gelir ancak programa başlamak için yeterli teklif sunar. birçok müşteri tarafından sunumlarını internette veya yerel olarak bilgisayarlarında/dizüstü bilgisayarlarında/tabletlerinde oluşturmaya yeni başlayan yeni başlayanlar için en iyi seçenek olarak görülmüştür. . Ücretsiz sürümde mevcut olandan daha fazla işlevsellik isteyenler için, tüm özelliklere erişmeden önce abonelik planınızın ne kadar süre (2 yıla kadar) sürmesini istediğinize bağlı olarak farklı fiyatlarla birkaç farklı paket satın alınabilir. süresi dolduğunda tekrar (yine de o zamana kadar erişiminiz olacak).
#7. Clearslide (Eski adıyla SlideRocket)
çevrimiçi sunumlar oluşturmak ve paylaşmak için sunum aracı. 2018 yılında ClearSlide adlı bir sunum yazılımı çözümü sunan Clearslide tarafından satın alındı.
Clearslide, kullanıcıların doğrudan tarayıcı pencerelerinde anketler, testler, anketler, formlar ve panolar oluşturmasına olanak tanıyan bulut tabanlı bir sunum yazılımı çözümüdür. Bu, web sitelerinin ana sunucusuna herhangi bir ek eklenti veya eklenti yüklemek zorunda kalmadan web sayfalarında veya açılış sayfalarında ilgi çekici içerik oluşturarak ziyaretçilerinden daha fazlasını elde etmek isteyen işletmelerin işini kolaylaştırır.
Özet
En iyi ev ve öğrenci belge içerik deposu yazılımı, süreçlerinizi düzenlemenize yardımcı olacak ve ekibinizin işbirliği yapmasını kolaylaştıracaktır. Ayrıca, sürekli güncellenmesi gereken yeni bir şey oluştururken çok yararlı olabilecek, uygulama içinden yeni belgeler oluşturmanıza olanak tanır. Ayrıca, bugün incelediğimiz her bir yazılım parçasında, işbirliği yetenekleri veya sürüm oluşturma sistemleri gibi birçok farklı özellik mevcuttur, böylece ekibinizdeki herkes her zaman tam olarak neler olduğunu bilir!
En İyi Belge Deposu Yazılımı SSS'leri
Neden bir belge deposuna ihtiyacımız var?
Belge havuzu kullanmak, verilerinizi şifreleyerek bilgilerinizin ve dosyalarınızın korunmasına yardımcı olur.
Elektronik kayıt yönetimi ERM nedir?
Formattan bağımsız olarak kayıtları yönetmek için otomatik teknikler kullanıyor.
Hangi DMS en iyisidir?
Aşağıda en iyi 5 Belge Yönetim Yazılımı bulunmaktadır:
- M Dosyaları
- şablon
- eFileCabinet
- şimdi imzala.
- Yousendıt
Referanslar
