Yüzlerce ve binlerce belge düzenli olarak paylaşıldığında, gözden geçirildiğinde ve işaretlendiğinde veri güvenliğini sağlamak zordur. Bir belge birden fazla elden geçtiğinde, esas olarak insan hatası ve zayıf siber güvenlik sistemleri nedeniyle bir veri güvenliği ihlali olasılığı artar. Bu sonuçta bir kuruluştaki hukuk ve uyum departmanları için zorluklar ortaya çıkarır.
Sanal veri odalarının kullanılması, uyumluluk sorunlarını çözmenin en etkili yollarından biridir. Bunun temel nedeni, sertifikalı sanal veri odası sağlayıcılarının uluslararası ve yerel veri koruma ve siber güvenlik standartlarına sıkı sıkıya uymasıdır.
Bugünkü tartışma, çevrimiçi veri odası yazılımının uyumluluk sürecinize nasıl yardımcı olduğu hakkındadır. İşte veri odası yazılımına kısa bir giriş.
Veri Odası Yazılımı Nedir?
Elektronik veri odası olarak da bilinen veri odası yazılımı, yasal, finansal ve kurumsal belgeleri depolamak ve yönetmek için sertifikalı bir çevrimiçi veri havuzudur. Sanal veri odaları daha geniş terimlerle tanımlanırsa, bunlar üç ana iş alanına hitap eden çoklu teknolojilerin bir karışımıdır.
#1. Veri depolama
Tüm sanal veri odası hizmetleri, esasen her türden profesyonelin ve işletmenin verilerini geçici veya kalıcı kullanım için depolayabileceği belge havuzlarıdır. Ancak, veri odası yazılımı sadece veri depolama ile ilgili değildir; teknoloji, eksiksiz veri yönetimi çözümü. Bununla birlikte, veri odasındaki diğer kullanıcılarla belgeleri paylaşabilir, ihtiyaçlarınıza göre verileri düzenleyebilir ve veri akışı üzerinde tam kontrole sahip olabilirsiniz. veri room.
#2. Çevrimiçi İşbirliği
Çevrimiçi veri havuzları genellikle çevrimiçi işbirliği araçları sunmaz, ancak sanal bir veri odası sunar. Üst düzey bir elektronik veri odası yazılımı, sohbet habercileri, sesli ve görüntülü konferans araçları, özel veya genel açıklamalar, grup sohbetleri, Soru-Cevap modülleri, paylaşılan belgeler ve canlı anketler dahil olmak üzere birden çok işbirliği aracına sahiptir.
#3. Proje Yönetimi ve Anlaşma Yapma
Sanal veri odası kullanımının büyük bir yüzdesi anlaşmalardan gelir. Şirketler, kuruluşlar ve diğer işletmeler, dava açma, bağış toplama, emlak alım satımları, durum tespiti, ilk halka arzlar, stratejik ortaklıklar ve birleşme ve satın almalar gibi faaliyetler için düzenli olarak çevrimiçi veri odası yazılımını kullanır.
Başarılı Uyum İçin 5 İpucu
#1. Neyin saklanacağını, saklanacağını ve ne kadar süreyle saklanacağını tanımlayın
Neyin depolanacağını, ne kadar süreyle tutulacağını ve verilerin nasıl depolanacağını bilmek, işletmeler için ilk büyük zorluktur. Bunun nedeni, verileri gereksiz yere depolamanın ek yük getirmesi ve küçük bir hatanın çok maliyetli olabileceğini kanıtlayabilmesidir.
Bu sorunu çözmenin en etkili yolu, dijital ve kağıt veriler için resmi ve savunulabilir bir veri saklama politikası geliştirirken hukuk danışmanlığı yapmaktır. Politikanın, ne tür verilerin ne kadar süreyle saklanması gerektiğini belirttiğinden emin olun. Kulağa çok basit gelebilir, ancak başarısız denetimlerin ve gizli verilerin yanlışlıkla ifşa edilmesi olasılığını azaltabilir.
Sanal veri odaları yalnızca dijital veri yönetimine yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda kağıt belge ihtiyacını da en aza indirir.
#2. Dijital çözümleri veri yönetimi politikanıza dahil edin
Hala kağıt belgelere bağlı kalıyorsanız, zaten risklere maruz kalıyorsunuz. Kağıt belgelerin çalınması kolaydır ve doğal afetlere karşı daha savunmasızdırlar. Ayrıca, dijital bir yedeğiniz varsa, kârınıza daha fazla masraf eklemiş olursunuz.
Bu durumda, veri yönetim sisteminizde sanal veri odaları gibi dijital çözümler kullanmak, iki büyük zorluğun üstesinden gelmenize yardımcı olabilir:
- Kağıt belge ihtiyacını ortadan kaldırın veya en aza indirin.
- Veri yedekleme için yapılan gereksiz harcamaları azaltın.
Bunun nedeni, VDR'lere cep telefonlarınızdan veya diğer taşınabilir cihazlarınızdan kolayca erişilebilmesi ve veri odası satıcılarının tüm verilerinizi ücretsiz olarak yedeklemesidir.
#3. Baştan sona bir veri güvenliği geliştirin
Veri güvenliği, özellikle hassas müşteri verileriyle ilgilenen kamu kuruluşları ve finans kurumları için ayrılmaz bir bileşen ve düzenleyici bir gerekliliktir. Uyumluluk için baştan sona bir veri güvenlik sistemi gereklidir. Bununla birlikte, veri koruma süreci veri kaydından başlamalı ve veri paylaşımından elden çıkarmaya kadar devam etmelidir.
Veri odası yazılımı, baştan sona en yüksek güvenlik düzeylerini korumanıza yardımcı olur. Örneğin, çok faktörlü yetkilendirme ile bilgisayar korsanlarının veri odasına erişmesini engelleyebilir ve belge erişim kontrolü yardımıyla veri akışını kontrol edebilirsiniz. Bunun ötesinde, veri odaları çeşitli belge, erişim ve altyapı güvenlik önlemleri sunar. En önemlileri uçtan uca şifreleme, çit görünümü, redaksiyon, ayrıntılı izinler, dijital filigranlar ve daha fazlasını içerir.
#4. Yeni düzenlemelere ve politikalara ayak uydurun
İş uygulamaları gelişiyor ve uyum ve düzenleyici politikalar da değişiyor. Değişen uyum dinamiklerine ayak uyduramazsanız, olumsuz sonuçlarla karşılaşabilirsiniz.
Dahili ve yerel siber güvenlik ve veri yönetimi standartlarına sıkı bir şekilde uymaları nedeniyle sanal veri odalarının en iyi olduğu yer burasıdır. En yaygın olanları ISO 27081, ISO 27001, FINRA, GDPR, SOC2 ve daha fazlasını içerir.
#5. Gerektiğinde durum tespiti kontrol listesi hazırlayın
Birleşme, satın alma, denetim, kaynak yaratma veya ilk halka arz durumlarında durum tespiti kontrol listesi hazırlamak çok önemlidir. Denetim (halka açık şirketler için zorunlu) veya yasal veya mali durum tespiti olsun, durum tespiti kontrol listesi hiçbir şeyi atlamamanızı ve denetçiler veya hukuk ekipleri için işleri kolaylaştırmanızı sağlar.
Durum tespiti için en iyi veri odası sağlayıcılarından bazıları, hazır durum tespiti kontrol listeleri sunar. Özel ihtiyaçlarınıza göre ayarlanabilir veya oldukları gibi kullanılabilirler. Kullanıma hazır durum tespiti kontrol listeleri sunan şirketler arasında iDeals, DealRoom, Merrill Data sitesi ve diğerleri yer alır.
Final Kelimeler
Üst düzey veri yönetimi çözümlerini benimsemek, baştan sona bir veri güvenliği mekanizması geliştirmek ve yasal değişikliklere ayak uydurmak, yasal uyumluluğu kolaylaştırabilir. Bir sanal veri odası, yukarıda belirtilen tüm prosedürlerde size yardımcı olabilir. Sanal veri odası yazılımını başarılı bir şekilde uygulamaya yönelik ipuçlarımızı takip edin ve uyumluluk süreciniz için bu teknolojinin avantajlarından yararlanın!
