Kariyer yolları ve istediğimiz işler söz konusu olduğunda, yalnızca birkaç seçenek varmış gibi hissetmek kolaydır. Ancak pek çok farklı türde iş ve rol var ve biz bunları gün ışığına çıkarma ve ne anlama geldiklerini açıklama görevindeyiz. Farklı insanlarla konuşmayı sever misin? Çeşitli ekiplerin hedeflerine ulaşmalarına yardımcı olmak ister misiniz? Bu sorulara evet yanıtı verdiyseniz, ofis asistanı (OA) pozisyonu sizin için uygun olabilir. Bu yazıda, bir ofis asistanının genel özelliklerini ve iş tanımını, ilgili maaşı ve iş için mükemmel özgeçmişi analiz edeceğiz.
Ofis Asistanı nedir?
Bir ofis asistanının yegane sorumluluğu, ofisin olabildiğince sorunsuz ve verimli çalışmasını sağlamaktır. Genel olarak, idari görevler üzerinde çalışıyor olacaksınız, ancak bir bütün olarak ofise fayda sağlıyorsa, her şeyin yolunda olduğunu söyleyebilirsiniz.
Sonuç olarak, bu, bir ofis ortamında deneyim kazanmak isteyen herkes için mükemmel bir giriş seviyesi pozisyonudur. Yönetim, operasyonlar, müşteri hizmetleri vb. gibi çeşitli alanlarda işin püf noktalarını öğreneceksiniz ve umarız hızlı tempolu, bazen zorlu bir ortamda başarılı olursunuz. Birkaç yıllık deneyimin ardından, yönetici asistanı ve yönetici asistanı pozisyonlarına ilerlemek için iyi bir konuma sahip olacaksınız.
Genel Büro Asistanı ne iş yapar?
İdari görevler, bir kuruluş içinde genel büro asistanları tarafından yerine getirilir. Sorumluluklarından bazıları telefonlara cevap vermek, e-postalara cevap vermek, belgeleri dosyalamak ve randevuları planlamaktır. Ayrıca ofis ekipmanı bakımı ve tedarik yönetiminden de sorumlu olabilirler. Bu uzmanların yardımcı olabileceği temel finansal görevler, fatura işleme ve gider raporlarını içerir.
Bir ofis asistanı, güçlü iletişim ve organizasyon becerilerine ek olarak, baskı altında verimli çalışabilmelidir. Ayrıca, Microsoft Office gibi güçlü bilgisayar becerilerinin yanı sıra veri girişi ve kayıt tutma gibi idari görevlerde deneyime sahip olmalıdırlar. Yöneticiler, çalışanlar ve müşteriler dahil olmak üzere çok çeşitli paydaşlarla etkin bir şekilde işbirliği yapmaları da kritik öneme sahiptir.
Ofis Asistanı işi İdeal olarak kimler içindir?
Makul derecede sosyal bir kişiliğe sahip biri, genel ofis asistanı rolü için en uygun olanıdır. Günlük olarak çok çeşitli kişiliklerle uğraşacağınız için, hızla uyum sağlayabilmeli ve her türden insanla çalışabilmelisiniz. İnsanlar dışında, her şeye ve her şeye hazırlıklı olmalısınız. Son dakika işleri mümkündür, bu nedenle strese girmeden anında çalışabilmelisiniz.
Detay odaklı, düzenli ve pratik biriyseniz genel ofis asistanı olarak başarılı olma olasılığınız daha yüksektir. Ayrıca, özellikle yönetici asistanı veya yönetici asistanı pozisyonuna geçmek istiyorsanız, ipleri öğrenmeye istekli olmalısınız.
Bir Ofis Asistanı için Tipik Bir Gün Nasıldır?
Bir ofis asistanının günü asla eskisi gibi olmaz. Sabahları telefonlara bakıp mesaj alıyor olabilirsiniz, öğleden sonra ise postaları sıralıyor, fatura ve yazışmaları hazırlıyor olabilirsiniz.
Genel olarak alacağınız işin türü, sizi işe alan şirkete ve görevinizde size ne kadar sorumluluk vermek istediklerine bağlı olarak değişir. Bunu öğrendikten sonra, genel ofis asistanının iş tanımına bakalım.
Ofis Asistanı İş Tanımı
Ofis asistanları, çeşitli ofis ortamlarında çeşitli büro ve idari görevleri yerine getirmek için eğitilmiştir. Ayrıca idari asistan, büro memuru veya sekreter olarak da bilinebilirler. Genel olarak rolleri, diğer ofis personeline yardımcı olmak ve ofisin sorunsuz çalışmasını sağlamak için gereken çeşitli görevleri yerine getirmektir.
Bu Ofis Asistanı iş tanımı, bir genel ofis asistanının temel niteliklerini, görevlerini ve sorumluluklarını kapsar ve idari pozisyonlar için işe alınırken kuruluşunuza kolayca uyarlanabilir.
1 numara. Büro Asistanı Görev ve Sorumlulukları
Büro asistanlığı görev tanımında görev ve sorumlulukları aşağıdaki şekilde sıralanmıştır:
- Ofisi organize ederek ve çalışanlara yardım ederek prosedürleri optimize edin.
- İletişimleri mümkün olan en kısa sürede sıralayın ve dağıtın.
- Bilgi doğruluğunu ve geçerliliğini sağlamak için kayıtlar oluşturun ve güncelleyin.
- Toplantılar ve randevular programlanmalı ve planlanmalıdır.
- Tedarik seviyelerini izleyin ve eksikliklerle başa çıkın
- Ofisle ilgili sorunları çözün ve taleplere veya endişelere yanıt verin
- Belirlenen politikaların takip edilmesini sağlamak için diğer departmanlarla koordinasyon sağlayın.
- Tedarikçiler, müşteriler ve iş arkadaşlarınızla güvenilir ilişkiler sürdürün.
- Gerektiğinde, resepsiyonist görevlerini yerine getirin.
2 numara. Ofis Asistanı Becerileri
Gördüğümüz gibi, ofis asistanı olmak çok çeşitli görevleri beraberinde getiriyor. Peki, bu rolde başarı için gereken yetkinlikler ve sosyal beceriler nelerdir? Aşılamanız gereken becerilerden bazıları şunlardır:
Esneklik
Bir ofis asistanı olarak rolünüz nispeten esnektir ve çok çeşitli sorumluluklar içerir. İyi bir AE, işe yardımcı olmak için görevleri ortaya çıktıkça üstlenmeye istekli, yapabilirim tutumuna sahip bir takım oyuncusudur.
Genel ofis asistanı olarak, çok az sorumluluğunuz olacak. Daha spesifik bir sorumluluk listesi tercih ediyorsanız, bu rol size göre olmayabilir. Zaman yönetimi, sorunları gerçek zamanlı olarak ele almak ve aynı zamanda zamana duyarlı projeler için son teslim tarihlerini karşılamak için çeşitli iş yüklerini dengelemek zorunda olan ofis asistanları için başka bir temel beceridir.
Mükemmel iletişim becerisi.
Bir AE olarak başarının anahtarı, hem sözlü hem de yazılı bağlamlarda güçlü kişilerarası becerilere sahip olmaktır. Müşterilerin veya potansiyel işe alınanların ofise girdiklerinde göreceği ilk kişi sizsiniz. Şirketin kendileri için uygun olup olmadığını değerlendirdiklerinde, etkileşimleriniz gidişatı belirleyecektir. Aynısı, e-posta veya telefon yoluyla yapılan herhangi bir iletişim için de geçerlidir.
Bir ofis asistanı olarak, şirketin ilk temas noktası ve ilk izlenimi sizsiniz. Ayrıca, ofis ekipmanı tedarikçileriyle güçlü ilişkiler kurmak için iletişim becerilerini kullanmak, şirketinizin daha iyi hizmet almasına, hatta bir veya iki indirim almasına yardımcı olabilir. İşverenler, bir ziyaretçiyi her karşıladığınızda veya telefona cevap verdiğinizde, profesyonelce davranacağınızdan emin olmalıdır.
Bağımsız çalışabilmek.
Yöneticiler bir ofis asistanı tutarken, çok fazla denetime ihtiyaç duymayan ve kendi programlarını ve iş yüklerini yönetme konusunda rahat olan birini ararlar. Ofis asistanları proaktif olmalı, potansiyel sorunları tespit etmeli ve onlarla kendi başlarına ilgilenmelidir. Hiçbir patron veya iş arkadaşı, ofis neredeyse bitmişken daha fazla kahve sipariş edip edemeyeceklerini görmek için bir OA'nın kontrol edilmesini takdir etmez!
İşletmeler inisiyatif alan, zaman ve bütçe kısıtlamaları altında problem çözme konusunda kendine güvenen bir aday ister. Başarılı bir ofis asistanı olmanın en önemli yönlerinden biri, çoklu görev yeteneğidir. Son olarak, bir sürü soru sorarak yenilerini eklemek için değil, diğer ekip üyelerinin yapılacaklar listelerinden görevleri kaldırmak için oradasınız!
Detay odaklı.
Bir AE olarak olağanüstü organizasyon becerilerine ihtiyacınız olacak. Programınızı ve yapılacaklar listenizi yönetmenin yanı sıra ayrıntılara da çok dikkat etmeniz gerekecek. Önemli dahili notlardan müşteri yazışmalarına kadar çeşitli belgelerle ilgileneceksiniz. Mükemmeliyetçilik ve çalışmanızı iki kez kontrol etmek, utanç verici ve potansiyel olarak maliyetli hatalardan kaçınmanıza yardımcı olabilir.
Teknolojik olarak anlayışlı.
Genel kelime işlem ve bilgisayar becerilerine ek olarak, gerçekleştirmeniz istenecek çeşitli büro işleri için çeşitli ofis yönetimi yazılımları bilginizi göstermeniz gerekecektir. Kuruluşlar, teknoloji geliştikçe geleneksel Microsoft Office paketindeki programların birçoğunun yerine geçenleri kullanabilir.
#3. Eğitim ve Diğer Nitelikler
Sahada çalışmaya başlamak için çoğu ofis asistanının yalnızca lise diplomasına veya eşdeğerine ihtiyacı vardır. Öte yandan bazı gelişmiş pozisyonlar, uzun yıllara dayanan iş deneyimi ve/veya uzmanlık eğitimi gerektirebilir.
Genellikle gerekli olmasa da, yönetim pozisyonlarına ilerlemek isteyen ofis asistanları için ofis yönetimi alanında bir dizi çevrimiçi sertifika ve derece programı vardır. Tıbbi ofis yönetimi lisans programları gibi belirli idari alanlardaki diğer derece programları da mevcuttur.
Bir Ofis Asistanının Ortalama Maaşı
Bir ofis asistanının maaşı, deneyime, sektöre, organizasyon büyüklüğüne ve coğrafyaya bağlı olarak değişebilir. Amerika Birleşik Devletleri'nde bir Ofis Asistanının ortalama saatlik maaşı, Nisan 16.32 itibarıyla saat başına 2023 ABD Dolarıdır. ABD'deki Ofis Asistanı maaşlarının çoğu şu anda 12.98 ABD Doları (25. yüzdelik dilim) ile 18.03 ABD Doları (75. yüzdelik dilim) arasında değişmektedir. Bir Ofis Asistanı için ortalama maaş aralığı önemli ölçüde değişir (5.05 ABD dolarına kadar), bu da beceri düzeyine, konuma ve yılların deneyimine bağlı olarak ilerleme ve artan ücret için çok sayıda fırsat olabileceğini ima eder.
Daha İyi Bir Office Asistanı Özgeçmişi Yazmak İçin İpuçları
İşe alım yöneticilerini hızlı bir şekilde çekmek ve genel ofis asistanı pozisyonunu güvence altına almak için, özgeçmişinizin iş tanımında belirtilen gereksinimleri karşılaması ve öne çıkması gerekir. Bu işaretçiler, daha güçlü bir genel ofis asistanı özgeçmişi oluşturmanıza yardımcı olacaktır:
1 numara. Ofis teknolojisi becerilerinizi vurgulayın
Genel ofis asistanı özgeçmişinizi düzenlerken, çevrimiçi planlama, faturalama, proje yönetimi ve müşteri ilişkileri yönetimi ile sahip olduğunuz herhangi bir yazılım deneyimini vurgulamanız gerekir. Tarayıcılar, fotokopi makineleri ve telefon sistemleri gibi donanım bilginizi vurgulayın. Ofis teknolojisi bilginizi vurgulayarak, işe alma yöneticilerine işe ilgili becerileri kazandırdığınızı ve yenilerini hızla öğrenebileceğinizi göstereceksiniz.
2 numara. Ofis asistanı deneyiminizi ölçün
Belirli rakamlar ve sonuçlar sağlarsanız, işe alım yöneticileri işinizin kapsamını ve etkisini daha iyi anlayabilir. “Ne kadar?” Sorularının yanıtlarını ekleyip ekleyemeyeceğinize bakın. Ve kaç tane?" Deneyim bölümünüzün her madde işareti içinde. Kesin sayıyı bilmiyorsanız yaklaşık işareti () simgesi bir tahmini veya ortalamayı belirtmek için kullanılabilir.
#3. Açık sözlü bir ton tutun
Neredeyse tüm normal yazı parçalarında tutarlı bir ton veya "ses" oluşturan ve sürdüren bir dil kullanmak çok önemlidir. Bu kural aynı zamanda resmi ama açık sözlü bir ton gerektiren özgeçmişler için de geçerlidir (LinkedIn profilinin daha rahat tonu ve bir ön yazının hevesli, kendine güvenen sesinin aksine).
Genel ofis asistanı özgeçmişinizde açık sözlü bir ses elde etmek için basit cümleler ve deneyiminizin basit açıklamalarını kullanın. Bu tavsiyeyi, özellikle Profil bölümünüzü yazarken unutmayın, çünkü "Uzmanlık" gibi daha doğrudan, isabetli bir terim tercih edilirken "Üstün" gibi aşırı "tanıtım amaçlı" terimler kullanma eğiliminde olabilirsiniz (veya buna ihtiyacınız olduğuna inanabilirsiniz). .
Özgeçmişinizi İş Tanımı ile Nasıl Uyumlu Hale Getirirsiniz?
İşe alma yöneticileri, gereksinimlerini karşılayan bir aday bulmak için çok sayıda özgeçmişi gözden geçirmelidir. Şirketler bu ihtiyaçları iş tanımlarıyla tanımlar ve becerilerinizi ve deneyiminizi iş tanımında listelenenlerle eşleştirmek, kalabalığın arasından sıyrılmanıza yardımcı olabilir.
Genel ofis asistanı özgeçmişinize neleri dahil edeceğinize karar verirken, genellikle ilk sırada listelenen veya iş tanımlarında birden çok kez bahsedilen en önemli gereksinimlerle başlayın. Vurguladığınız becerilerin ve niteliklerin, işe alım müdürüne şirketin en önemli önceliklerini nasıl karşılayabileceğinizi gösterdiğinden emin olun. Genel özgeçmişler genellikle göz ardı edilir, bu nedenle kopyalayıp yapıştırmaktan kaçının ve bunun yerine işe alma müdürünün dikkatini çekmek için dikkate değer başarılara odaklanın.
Okul Büro Asistanının Görevleri Nelerdir?
Bir okul ofisi asistanı olarak, okulun idari tarafı için büro işlerini yürütürsünüz. Bu rolde katılım verilerini toplayabilir, her özel etkinlik için programı değerlendirebilir, ziyaretçi geçişleri düzenleyebilir, öğrencileri denetleyebilir ve gereken diğer görevleri yerine getirebilirsiniz.
Üç Tür Ofis Asistanı Nedir?
- Yönetimsel destek.
- Veri Girişi Memuru
- Ofis Yöneticisi
Ofis Asistanı olmak için hangi Becerilere ihtiyacınız var?
- Bir Ofis Asistanı İçin Gerekli Beceriler
- Sözlü iletişim kurabilme.
- Yazılı iletişim becerileri.
- Teknoloji bilgisi.
- Organizasyonel yetenekler.
- Zaman yönetimi yetenekleri.
- Problem çözme yetenekleri.
- Planlama yetenekleri.
- beceriklilik.
Ofis Asistanı, Resepsiyonist ile aynı şey midir?
Ofis asistanı belgeleri yazacak, e-posta ve faks gönderecek, randevuları planlayacak ve kendilerine atanan ofisle ilgili diğer görevlerde yardımcı olacaktır. Esasen, bir ofis resepsiyonisti mükemmel müşteri hizmeti sağlamaktan sorumluyken, bir Ofis Asistanı mükemmel ofis desteği sağlamaktan sorumludur.
Office yöneticisi ve Office Yardımcısı aynı mıdır?
Ofis yöneticisinin rolü, bir asistanın rolüyle neredeyse aynıdır. Aradaki fark, daha sağlam bir beceri setine sahip olmanız ve ek sorumlulukları kolayca üstlenebilmenizdir. Bir yönetici genellikle herhangi bir ofis ortamının atan kalbi olarak kabul edilir.
Ofis Asistanı ile Sekreter aynı şey midir?
Bir idari asistanın bir sekreterden daha fazla sorumluluğu vardır. İdari asistanlar, büro işlerinden daha fazlasını yapar. İdari asistan, sekreterden farklı olarak bağımsız kararlar alma yetkisine sahiptir.
Sonuç
Bir ofis asistanı olmak kulağa ideal geliyorsa bu harika! İdari görevlerin hızlı ve doğru bir şekilde tamamlanmasını sağlayarak herhangi bir ofisin önemli bir parçası olacaksınız. Yukarıda verilen bilgileri ve ipuçlarını kendi yararınıza kullanın. Hayalinizdeki kariyere bu şekilde sahip olabilirsiniz. Bunu okumak için zaman ayırdığınız için teşekkür ederiz!
- Şimdi İletişim Becerilerinizi Nasıl Geliştirirsiniz!!! (Faydalı İpuçları)
- OFİS YÖNETİM SİSTEMİ: 202'de En İyi Ücretsiz ve Ücretli Seçenekler3
- SANAL ASİSTAN HİZMETLERİ: En İyi Sanal Yardım Hizmetleri
- PERAKENDE ASİSTANI: Tanım, Görevler, Maaş ve Özgeçmiş
- SANAL ASİSTAN NEDİR: Hizmet ve Maaş Anlamı
- HALKLA İLİŞKİLER: Anlam, Örnekler, Maaş, Pazarlama ve Önem
- HİZMET MASASI ANALİSTİ: Tanım, Görevler, Maaş, Mülakat Sorusu ve Özgeçmiş
- YÖNETİCİ ASİSTANI: Anlamı, Ne Yaptıkları, Maaş ve Gereksinimler
Referanslar
