Bir organizasyon içindeki tüm departmanların faaliyetlerini kontrol etmek, ofis yönetiminin amacıdır. Bir ofisin günlük faaliyetlerini yöneten bir prosedürdür. Diğer departmanların çalışmaları bu departman tarafından desteklenmektedir. Diğer departmanlar için ise merkezi bir çalışma yürütürler. Büro idaresi müdürü bu bölümden sorumludur. Daktilo hizmetini yönetmeleri, evrak işlerini takip etmeleri ve kırtasiye malzemeleri gibi ofis malzemelerini yönetmeleri gerekir. Diğer departmanlar baskı altındayken destek sağlarlar. Ancak bu makale, ofis yönetiminin iş tanımı, maaş ve sosyal güvenlik faydaları hakkında daha fazla bilgi vermektedir.
Ofis Yönetimi
Ofis yönetimi, bir ofis ortamında idari görev ve görevlerin yönetimi ve koordinasyonudur. İşlerin sorunsuz ve iyi çalıştığından emin olmak için ofis faaliyetlerini planlamayı ve denetlemeyi içerir.
Yönetim genellikle bir ofis yöneticisinin veya patronunun işidir. Kuruluşun genel olarak nasıl çalıştığına ve görevlerin ne kadar karmaşık olduğuna bağlı olarak, yönetici veya gözetmen yalnızca birkaç temel görevden veya çok çeşitli işlevlerden sorumlu olabilir.
Ancak büro personelinin yönetimi büro yönetiminin temel sorumluluklarından biridir. Ofis yöneticileri genellikle ofis çalışanlarını yönetmekten ve her çalışanın kendilerine verilen görevleri başarıyla tamamlamak için gerekli araçlara sahip olmasını sağlamaktan sorumludur.
Herhangi bir kuruluşun etkin bir ofis yönetim sistemine sahip olması gerekir, ancak risk sermayesi sektörü buna çoğundan daha fazlasını gerektirir. Ofis yöneticileri, herkesin verimli olması için her şeyin mevcut olmasını ve ofisin sorunsuz çalışmasını sağlamaktan sorumludur. Ayrıca şirketin ortaklarına ve çalışanlarına yardımcı olarak en iyi yaptıkları işe konsantre olmalarını sağlamada önemli bir rol oynarlar.
Ancak, sıklıkla şirketin misafirlerini ve müşterilerini temsil ederler; bu nedenle cilalı ve ulaşılabilir olmaları gerekir.
Sosyal Güvenlik İdaresini (SGK) desteklemeye vurgu yapan ofis yönetimi, sosyal güvenlik ofisi yönetimi olarak bilinir. Sosyal güvenlik yardımlarının idaresi, bu sektördeki ofis yöneticilerinin birçok sorumluluğundan biridir. Bu, alıcıların sorularına yanıt vermeyi, başvuruları işleme koymayı ve itirazlarla destek sunmayı içerir. SGK'nın bilgisayar sistemleri ve veritabanları da sosyal güvenlik dairesi yöneticileri tarafından sağlanmaktadır. Ayrıca temyizleri ele almaktan, dolandırıcılık soruşturmalarını yürütmekten ve denetimleri yürütmekten sorumlu olabilirler. Bu sektördeki ofis yöneticilerinin sosyal güvenlik hukuku ve süreçleri konusunda bilgili olması gerekir.
Bir sosyal güvenlik ofisi yöneticisinin temel sorumluluklarından bazıları şunlardır:
1. Sosyal güvenlik yararlanıcılarına ve başvuru sahiplerine bilgi ve yardım sağlanması.
2. Sosyal güvenlik başvurularının işlenmesi ve yardımlara uygunluğun belirlenmesi.
3. Sosyal güvenlik başvuru sahipleri ile görüşmeler yapmak ve destekleyici belgeleri incelemek.
4. Sosyal güvenlik kararları için temyiz sürecine yardımcı olmak.
5. Sosyal güvenlik kurumunun bilgisayar sistemleri ve ağlarının bakımını yapmak.
Ayrıca Oku: SAĞLIK YÖNETİMİ MAAŞI: Sağlık Yöneticileri 2023'te Ne Kadar Kazanıyor?
Büro Yönetimi İş Tanımları
Defter tutma ve eğitim bürosu yardımcıları, büro yöneticisinin görevleri arasındadır. İdeal başvuru sahibi, öncelikleri belirleyebilecek ve denetimsiz çalışabilecektir. Güvenilir ve kendi kendine hareket edecekler.
Ofis yöneticisi, ticari ofislerimizin verimli çalışmasını denetler ve uzun vadeli genişlemeyi teşvik etmeye yardımcı olur.
Bu işte başarılı olmak için ayrıntılara dikkat etmeli, profesyonel olmalı ve harika yazma ve sözlü iletişim becerilerine sahip olmalısınız.
Bir ofis yöneticisinin sorumlulukları:
- Misafirlerin karşılanması ve doğru ofis veya kişiye gönderilmesi.
- Telefona cevap vermek, e-postaları yanıtlamak ve ofis mektupları, kısa notlar, özgeçmişler ve sunumlar gibi belgeleri bir araya getirmek gibi ofis işleri yapmak.
- Çifte rezervasyon olmaması için randevuları, toplantıları ve konferans odası planını yönetme ve koordine etme.
- Faturalama, alacak hesaplarına göz kulak olma ve bütçeyi takip etme gibi muhasebe işlerini yapmak.
- İş dosyaları, müşteri dosyaları ve işin nasıl çalıştığıyla ilgili diğer dosyalar gibi genel ofis dosyalarını güncel tutmak.
- Ofis için malzeme, alet ve mobilya almak.
- Ortaklar ve çalışanlar için seyahat düzenlemelerini planlar ve koordine eder.
- Basılı kopyalar ve elektronik kayıtlar dahil olmak üzere ofis dosyalarını korur ve günceller.
- Güvenlik ve emniyet: Acil durum prosedürlerinin ve güvenlik düzenlemelerinin takip edildiğinden emin olun.
- Etkinlik planlama: kutlamalar, atölye çalışmaları ve işyeri etkinlikleri düzenlemek.
- Zaman İşleyişi: Mola isteklerini yönetmek ve çalışan katılımını takip etmek
Ayrıca Oku: OFİS ASİSTANI: Tanım, Görevler, Maaş ve Özgeçmiş
Ofis Yönetimi Maaşı
2018 itibariyle, ABD'deki ortalama Ofis Yöneticisi maaşı 45,269 dolardı, ancak normal maaş aralığı 40,510 dolar ile 51,157 dolar arasındaydı. Maaş aralıkları, eğitim, kimlik bilgileri, ek yetenekler ve belirli bir alanda çalıştığınız süre dahil olmak üzere çeşitli önemli hususlara bağlı olarak önemli ölçüde değişebilir. Salary.com, diğer tüm web sitelerinden daha fazla çevrimiçi, gerçek zamanlı ücret verisi sağlayarak kesin ödeme hedefinizi belirlemenize yardımcı olur.
Ayrıca Oku: SALESFORCE YÖNETİCİSİ MAAŞI: 2023 Maaş Rehberi
Ofis Yönetimini Devam Ettir
1 numara. Özet
17+ yıllık ofis yönetimi deneyimi Kendini adamış ve hedef odaklı, öncelikleri belirlemede, çok sayıda aktiviteyi aynı anda yürütmede ve proje hedeflerine ulaşmak için takip etmede mükemmel. daha fazla güç ve kontrole sahip bir pozisyon aramak.
#2. Yetenekler
Grafik tasarım, Microsoft Office Pro, Adobe Creative Cloud, Weblink International Database Software, Online Planroom Service and Upload Software, OnScreen Takeoff Software, Social Media Platforms, QuickBooks, Professional Series ve Type 65 WPM becerileri arasındadır.
#3. Tanım
- Günlük operasyonları yönetmek ve üyelik hizmetlerini oluşturmak, organize etmek ve sürdürmekten sorumlu olmak.
- Sorunları ele alarak, soruları yanıtlayarak ve öneriler alarak üyeleri mutlu etmek.
- Etkinlik broşürleri, davetiyeler, programlar, gündemler, duyurular ve sponsorluklar gibi etkinlik içeriği ve pazarlama malzemeleri üretin. Buna yıllık golf turnuvası, inşaat ödülleri ziyafeti, yıllık tatil partisi, eğitim etkinlikleri, seminerler, sınıflar, ağ oluşturma etkinlikleri ve üyelik toplantıları gibi etkinliklerin geliştirilmesi ve planlanması dahildir.
- düzen, stil, içerik, izin ve plan odası raporları, bagaj kapağı güvenlik konuları ve reklam üzerinde tam bir editoryal kontrole sahip haftalık bir elektronik haber bülteninin oluşturulması.
- Tüm metin, grafik ve reklamları içeren yıllık üyelik dizinini oluşturmak sizin sorumluluğunuzdadır.
- Çevrimiçi plan odasında teklif, planlar ve spesifikasyonlar için günlük yeni iş ilanları.
- genel web tasarımı ve web sitesinin içeriğinin kavramsallaştırılmasından ve planlanmasından sorumludur.
- Tüm AP'leri yönetme, üyelikler için faturalandırma, tahsilatlar, ödeme kartı işlemleri ve çek işlemleri.
- yeni bir şirket web sitesi, özel etkinlikler için bir web sitesi ve şirketin ilk üyelik veritabanını oluşturmak ve yönetmek.
- Hizmet üretimi, teklif fiyatı ve/veya hizmet dağıtımı ile ilgili kurumsal veya departman faaliyetlerini yönlendirin ve koordine edin.
- İşletmeler ve kuruluşlar, gerekli hizmetleri uygun maliyetli ve verimli bir şekilde sunduklarından emin olmak için yakından izlenmelidir.
- Dernek için önem arz eden çeşitli talep ve konuların düzenlenmesi, yönetilmesi ve sonuçlandırılmasında politika çerçevesinde yönetim kuruluna ve yönetime yardımcı olmak.
- Dosyalama, telefonlara cevap verme ve rutin yazışmaları yürütme gibi genel ofis görevlerini yerine getirin.
- Kasiyerlerden, çek ve bakiye makbuzlarından bilgi toplayın ve banka mevduatlarını hazırlamak için bankalara nakit, çek veya diğer ödeme yöntemlerini gönderin.
- Muhasebe yazılımı tarafından desteklenen veritabanları ve elektronik tablolardaki borç, alacak ve toplam hesaplar.
- Maaş çeklerinin işlenmesi ve gönderilmesinin yanı sıra zaman tutma verilerinin korunmasını içeren bordro görevlerini gerçekleştirin.
Bir Yöneticinin CV'deki İş Tanımı Nedir?
Evrak işleri, veri girişi, tarama, fotokopi, baskı ve faks gibi genel ofis görevlerinde yardımcı olmak. Dosyalama ve kayıt tutma yöntemimizi yönetmek ve ayarlamak. Ofis malzemelerine göz kulak olmak ve gerektiğinde yenilerini satın almak ve koymak.
Büro Yöneticisinin En Yüksek Maaşı Ne Kadardır?
Yıllık Maaş ve Haftalık Açısından En Çok Kazananlar sırasıyla 57,000 $ ve 1,096 $ kazanıyor.
Ayrıca Oku: BAŞ YÖNETİCİ: Anlamı, İş Tanımı, Görevleri ve Maaşı
Referans
