Yönetici asistanları, ofisin sorunsuz çalışmasını ve şirket ile dış paydaşları arasındaki tüm ilişkilerin başarısını sağlamak için çok çeşitli sorumlulukları yerine getirerek yöneticilere, diğer çalışanlara ve ziyaretçilere yardımcı olur. Bu makale, bir yönetici asistanının görevlerini, becerilerini ve Maaşını açıklamaktadır. Ayrıca yönetici asistanı mülakat sorularının nasıl göründüğüne dair bazı ipuçları verir, böylece böyle bir mülakata nasıl hazırlanacağınızı bilirsiniz. Birlikte okumak!
Yönetici Asistanı Kimdir?
Bir idari profesyonel, daha karmaşık görevlerin üstesinden gelmek için zamanlarını serbest bırakan işleri organize etmek ve bitirmek için bir idari asistanın desteğine ihtiyaç duyar. Yöneticiler için toplantılar ayarlamaktan, ziyaretçileri karşılamaktan ve onlar adına evrak hazırlamaktan sorumludurlar. Bir yönetici asistanından beklenen bazı şeyler şunlardır:
- Üst düzey yöneticilerin idari taleplerinin ve sorularının ele alınması
- Yönetim yazılımını kullanarak randevu alma ve tutma
- Toplantıların organize edilmesi ve kapsamlı tutanakların kaydedilmesi
Yönetici Asistanı İş Tanımı
Pozitif enerjisini ve güçlü iletişim becerilerini korurken aynı anda birden fazla görevi aynı anda yürütebilen birine ihtiyacımız var. Başvuru sahipleri ofis faaliyetlerini yürütebilmeli, telefon, posta ve e-posta yoluyla kibar ve profesyonel yardım sağlayabilmeli, rezervasyon veya seyahat düzenlemeleri yapabilmeli ve yönetim ve tüm ziyaretçiler için işyerinde hoş bir varlık gösterebilmelidir.
Adaylar, bir yönetici asistanı olarak başarılı olmak için nazik, profesyonel ve özenli olurken aynı zamanda doğru olmalıdır. Her zaman hazırlıklı, duyarlı ve herhangi bir zorluğun üstesinden gelmeye hazır olmalıdırlar. Yetkili bir idari asistan, yazma ve konuşma konusunda güçlü iletişim becerilerine sahip olacaktır. Her şeyden önce, iyi bir yönetici asistanı başkalarının ihtiyaçlarını önemser.
Yönetici Asistanı Görevleri
Bir idari asistanın temel sorumlulukları ve görevleri diğer insanlara yardım etmeye odaklanır. Aynı istihdam içinde bile sorumlulukları günden güne önemli ölçüde değişebilir. Herhangi bir günde birkaç iş yapabilirler, örneğin:
- Telefon aramalarını yanıtlayın ve yönlendirin
- Planlar ve randevular yapın.
- Toplantıları planlayın ve kapsamlı dakikaları kaydedin
- E-postalar, notlar, mektuplar, fakslar, formlar ve iletişimler gönderin.
- Düzenli olarak teslim edilmesi gereken raporların oluşturulmasında yardım
- Bir dosya sistemi oluşturun ve saklayın
- Ofisin kural ve düzenlemelerini gözden geçirin ve koruyun.
- Ofis malzemeleri siparişi verin ve yeni satıcılar arayın ve anlaşma yapın
- Kişi listelerinin bakımı
- Seyahat rezervasyonları yapın.
- Harcama raporlarını uzlaştırın ve gönderin
- Ziyaretçilere genel yardım sağlanması
- Hem dahili hem de harici müşteriler için iletişim noktası olarak hizmet edin.
- Yönetici ve üst düzey yönetici asistanları ile koordinasyon sağlayarak üst düzey yöneticilerden gelen istek ve soruları yönetin.
Yönetici Asistanı Becerileri
Bir yönetici asistanının birçok sorumluluğunu yerine getirebilmesi için çok çeşitli yetenekler ve sertifikalar gerekir. Yönetici Asistanı bir destek rolü olurken etkin iletişim kurabilmeli ve sağlıklı kararlar verebilmelidir. Her yönetici asistanı, diğerleri arasında aşağıdaki benzersiz becerilere sahip olmalıdır:
# 1. Yazılı iletişim
Hemen hemen her meslek, güçlü iletişim becerileri gerektirir. Bu yetenekler, e-posta göndermekten şirkete özel sosyal medya gönderileri oluşturmaya kadar her şeyi kapsar. Bir yönetici için mektup, konuşma veya not yazarken, güçlü yazılı iletişim becerilerine sahip olmak, ofis yazışmalarının kalitesini artırmaya yardımcı olur. Diğer biçimlerin yanı sıra e-posta ve iş mesajları yazmak, yazılı iletişim becerilerine örnek olarak iyi dilbilgisi ve profesyonel bir üslup gerektirir.
# 2. Sözel iletişim
İdari asistanlar tam bir ofis için destek sağlayabilir ve iş arkadaşları ve yöneticilerle günlük olarak iletişim kurabilmelidir. Müşterilerle konuşurken, toplantılara katılırken veya telefonla veya yüz yüze sohbet ederken sözlü yetenekler işe yarar. Sözlü iletişim becerileri örnekleri, dikkat etmeyi, etkili tepki vermeyi ve duruma uygun tonu kullanmayı içerir.
3.. organizasyon
Ofis asistanları için iyi organizasyon becerilerine sahip olmak çok önemlidir. İdari asistanlar çoğu zaman birçok sorumluluğu ve bilgiyi aynı anda üstlenirler. Yöneticilere doğrudan destek veren yönetici asistanları, takvimlerini de yönetebilmelidir. Dosyaları hızlı ve verimli bir şekilde organize etme ve bulma yeteneği, veriler ister fiziksel bir dosya dolabında ister bir bilgisayarda saklansın, birçok idari asistan pozisyonu için bir zorunluluktur.
# 4. Zaman yönetimi
Zamanında olmak ve size verilen görevleri bitirebilmek için zamanınızı düzenlemek, zaman yönetiminin örnekleridir. İdari asistanların genellikle uzun yapılacaklar listeleri vardır, bu nedenle işlerini son teslim tarihine kadar yapmak istiyorlarsa iyi zaman yöneticileri olmaları gerekir. Zaman yönetimi uzmanları zamanında gelir, son teslim tarihlerini yerine getirir, beklenmedik sorunlar ortaya çıktığında öncelikleri yeniden düzenler ve günlerini üretken olacak şekilde planlar.
#5. Detaylara dikkat
Ayrıntılara dikkat ederseniz, kaybolan imzaları yakalayabilir, görevleri zamanında bitirebilir ve hatasız iş iletişimleri oluşturabilirsiniz. Ofiste iletişim kurarken, e-posta adresleri ve diğer ayrıntıların dikkatle değerlendirilmesi gerekir. İdari asistanlar, veri girişi görevlerini yerine getirirken doğru verileri tekrar tekrar girebilmelidir. Mektupları incelerken, raporlar hazırlarken ve düzenli görevleri yerine getirirken bir idari asistan tarafından detaylara gösterilen dikkat kullanılabilir.
#6. Problem çözme
Sorunları çözme kapasitesi, planlar değiştiğinde veya yeni zorluklar ortaya çıktığında çok işe yarar. Meşgul bir yönetici asistanının öngörülemeyen zorluklarla karşılaşması muhtemeldir. Hızlı, uyum sağlayabilen ve yaratıcı düşünme becerilerine sahiplerse zorlukları kolaylıkla çözebilirler. Akıllı bir problem çözücü, yardım istemeye ve sorunlara çözüm bulmak için ekip arkadaşlarıyla birlikte çalışmaya da isteklidir. Tartışma, uzlaşma ve dayanıklılık problem çözmeye büyük ölçüde yardımcı olur.
#7. teknoloji
Birincil üretim aracı bilgisayar olan birinin, teknolojik ilke ve uygulamalara dayalı bir temeli olmalıdır. Kelime işlemciler, elektronik tablolar ve yayımlama araçları içeren Microsoft Office gibi ofis paketleri yönetici asistanlarına aşina olmalıdır. Ayrıca, faksları iletmeleri, kağıtları taramaları veya bir CRM sistemine veri girmeleri gerekebilir. İşletim sistemlerine, yazılımlara ve tarayıcılara aşina olmak, ofiste yönetici asistanı olarak başarılı olmanıza yardımcı olacaktır.
#8. Bağımsızlık
Bağımsız çalışabilme yeteneği, bu becerinin başka bir adıdır. Bilgileri sindirebilmeli, yönergelere bağlı kalabilmeli ve işleri çok az gözetimle bitirebilmelisiniz. Kendi kendine yetmek, idari asistanlar için bir varlıktır çünkü genellikle bir ofiste tek destek personeli olarak görev yaparlar.
Yönetici Asistanı Gereksinimleri
Yönetici asistanı pozisyonuna uygun olup olmadığınızı görmek için kontrol edebileceğiniz yönetici asistanı gereksinimleri aşağıdadır:
- Benzer bir alanda önlisans derecesine sahip olmak.
- Önceki yöneticilik deneyimi.
- İyi yazma ve bilgisayar becerileri.
- Ayrıntılara çok dikkat edin.
- İki dilli olmak gerekli veya tercih edilebilir olabilir.
- Proaktif olmayı ve insanların iyi vakit geçirmelerine yardımcı olmayı arzulayın.
Yönetici Asistanı Maaşı
Kişinin kariyeri ilerledikçe, bir yönetici asistanı rahat bir hayat kazanabilir. Sekreter düzeyinde yeni bir İdari Asistan için başlangıç ücreti saat başına 7.25 ABD doları kadar düşük olabilse de, bir İdari Asistanın ABD'deki saatlik ücreti genellikle 15.42 ABD doları civarındadır. Kapsamlı eğitim ve deneyime sahip yönetici asistanları saatte 30.25 ABD dolarına kadar kazanabilir.
Yönetici Asistanı Mülakat Soruları
Mükemmel bir yönetici asistanı, yalnızca işe alma yöneticisi, gerekli bilgi, deneyim ve karakter özelliklerinin farkındaysa ve olası başvuru sahiplerinde tanıyabiliyorsa işe alınabilir. Yeterince kolay görünüyor. Yine de, herhangi bir insan kaynakları yöneticisinin size söyleyeceği gibi, bu göründüğünden çok daha zor. İş görüşmesi, denklemin ikinci bileşeni olan adayı değerlendirmek için en etkili yöntemdir. Yönetici asistanları için mülakat soruları, pozisyonun çok yönlü doğasını ve organizasyonun ihtiyaçlarını karşılamak için hem sert hem de yumuşak yeteneklere verilen önemi yansıtmalıdır. İşte kontrol edebileceğiniz bazı yönetici asistanı mülakat soruları:
1 numara. Yönetici Asistanı İş Yeri Kültürü Hakkında Mülakat Soruları
Kurum kültürünüze uyum sağlayacak kişileri istihdam etmek, yetkinlik gerektirir. Kuruluşunuzun kültürünü net bir şekilde ifade ettiğinizden emin olun ve bir potansiyel müşterinin sizinkine benzer bir ortamda çalışmakla ilgilenip ilgilenmediğini ortaya çıkaracak sorular sorun.
- Şirketimiz hakkında düşündüğünüzde ne hayal ediyorsunuz? Burada çalışmak istiyorsun, neden?
- Neden yönetimde çalışmak istiyorsun?
- Bir kuruluşta bir yönetici asistanı için ne gibi potansiyel faydalar görüyorsunuz?
- Başarınız için en elverişli bulduğunuz iş yeri türü hangisidir?
- Neden önceki şirketinizde yönetici asistanı olarak çalışmayı bırakmaya karar verdiniz?
2 numara. Spesifik Beceri ve Deneyimin İncelenmesi
Muhtemelen atalarının yaptığı gibi yazıp telefona cevap vermekten başka bir şey yapmayan sekreterler ve resepsiyonistler aramıyorsunuzdur. İster belirli bir sektörde deneyim arıyor olun, ister planlama, iletişim, satın alma veya müşteri hizmetleri becerilerinin yararlı olup olmayacağını, bir yönetici asistanında ihtiyaç duyduğunuz Word işleme ve Excel'de yeterlilik gibi teknik becerileri düşünmek için biraz zaman ayırın. bu pozisyonda.
- Neden iyi bir idari asistan olacağınızı düşünüyorsunuz ve neden bu belirli pozisyon için uygun olacağınızı düşünüyorsunuz?
- İşinizde başarılı olmanıza yardımcı olabilecek hangi benzersiz yeteneklere sahipsiniz?
- (Bu uygulamayı) kullanma becerinize ne kadar güveniyorsunuz?
- Lütfen uygulamayı işle ilgili olarak kullandığınız örnekleri sağlayın. Hangi üstün özelliklere aşinasınız?
- Bugüne kadarki en büyük mesleki başarınız ne oldu sizce? En büyük iş hatanız neydi?
#3. İlişkiler ve Kişilikler Üzerine Düşünceler
İdari asistanlar, size ve ekibin geri kalanına yardımcı olmak için çalışırken, çok çeşitli kişilikler ve rekabet halindeki taleplerle karşılaşabilir. Rahat birini mi yoksa daha iddialı birini bulmaya değer veriyor musunuz? Saygılı? Problem çözme? Diplomatik? Başvuranın bir çalışanda aradığınız niteliklere sahip olup olmadığını öğrenmek için sorular sorun.
- Ne tür bir yönetici en iyi performansınızı teşvik eder?
- Bir yöneticiden aldığınız yararlı eleştirilere bir örnek verebilir misiniz? Varsa, bu eleştiriye cevaben hangi değişiklikleri yaptınız?
- Hiç aynı anda birden fazla amirinize rapor gönderdiniz mi? Bu durumda, herkesin önceliklerini nasıl dengelediniz?
- İdari asistan olarak ele aldığınız bir çatışma örneğini benimle paylaşır mısınız?
- Başa çıkmak zorunda kaldığın en zor iş arkadaşın kimdi? O ilişkide hangi adımları attınız?
#4. Çalışma Tarzlarına Daha Derin Dalış
Yöneticiler genellikle bir adayın çalışma tarzını onlar için çalışmaya başlayana kadar bilmezler, ancak nasıl yön aldıklarını, nasıl iletişim kurduklarını, günlerini nasıl organize etmekten hoşlandıklarını ve uyum sağlayıp sağlamadıklarını öğrenmek yine de önemlidir. güvenilir, verimli, çoklu görevde iyi vb.
- Şu anki veya önceki konumunuzdaki tipik bir günü tarif edebilir misiniz?
- Hiç aynı anda birden fazla amirinize rapor gönderdiniz mi? Bu durumda, herkesin önceliklerini nasıl dengelediniz?
- Yönetmeniz için büyük bir proje verildiğinde, ilk olarak ne yaparsınız? Ne şekilde düzenlersiniz?
- Geçmişte üzerinde çalıştığınız zor bir projeyi ve onu nasıl ele aldığınızı açıklayabilir misiniz?
- En son veya şu anki işinizde herhangi bir araç, gereç veya uygulamayı değiştirir miydiniz? Varsa hangi değişiklikleri yapardınız ve neden?
İyi Bir Yönetici Asistanı Yapan Nedir?
Yetkin bir yönetici asistanı, arayanları karşılarken net, hoş bir sese ve dostça bir tavır sergileyecektir. Müşteriler veya iş arkadaşlarıyla telefonda veya özel olarak sohbet ederken naziktirler ve iyi bir dilbilgisi kullanırlar.
Yönetici Asistanı Kimlerle Çalışır?
Bir yönetici asistanı doğrudan CEO'ya veya başka bir yöneticiye rapor vermiyorsa, genellikle bir genel müdüre rapor verir. Daha küçük işletmelerde, yönetici asistanlarının çoğunluğu, tüm ofis personelinin yanı sıra çeşitli departmanların yönetici ve çalışanlarına da hizmet vermektedir.
Yönetici Asistanı Eğitimi ve Eğitim Gereksinimleri
Bir Yönetici Asistanının en az lise diplomasına veya Genel Denklik Diplomasına sahip olması gerekir. Bu alanlardaki eğitim geçici ajanslar aracılığıyla da sunulabilir. Meslek okullarında ve kolejlerde kelime işlem ve genel ofis işlemleri kursları mevcuttur ve liseden yeni çıkmış öğrenciler için oldukça yardımcı olabilir. Bir lisans derecesi, yönetici asistanlarını daha pazarlanabilir kılar çünkü bu, yazma ve matematik kurslarını içeren çok yönlü bir eğitim aldıklarını gösterir.
Yönetici Asistanı Yüksek Bir Pozisyon mu?
O yönetici asistanından çok daha üst düzey yönetici pozisyonları var. Yönetici asistanları ve bazı durumlarda kişisel asistanlar, totem direğinde idari asistanların üzerinde oturan iki tip asistan pozisyonudur.
Yönetici Asistanı İçin Gereken 3 Beceri Nedir?
İşte bir yönetici asistanının gerektirdiği 3 beceri:
- Yazılı iletişim.
- Sözel iletişim.
- Örgütü.
Yönetici Asistanının Diğer Adı Nedir?
Ofis Yöneticisi, Program Koordinatörü, Büro Yardımcısı, Program Asistanı, Müşteri Hizmetleri Uzmanı, Resepsiyonist, Müşteri Hizmetleri Temsilcisi ve Satış Temsilcisi, bir yönetici asistanınınkine benzer meslekler ve iş unvanlarıdır.
4 Yönetici Türü Nedir?
İşte 4 tür yönetici:
- Ağ Yöneticileri.
- Veritabanı Yöneticileri.
- Sunucu/Web Yöneticileri.
- Güvenlik Sistemleri Yöneticileri.
Son Düşüncelerimiz
Bir idari asistanın işi öncelikle destekleyicidir. Bilgileri düzenlemek ve iş arkadaşlarıyla paylaşmaktan, ayrıca telefon görüşmeleri yapmaktan ve diğer idari görevleri yerine getirmekten sorumludurlar. Bu çok kazançlı bir iş, öyleyse neden onun peşinden gitmiyorsun?
İlgili Makaleler
- SALESFORCE NEDİR: Anlamı, Yazılım, Eğitim ve Yönetim
- Sanal İdari Asistan: İşler, Hizmetler, Şirketler, Gereksinimler ve İhtiyacınız Olan Her Şey.
- SANAL ASİSTAN HİZMETLERİ: En İyi Sanal Yardım Hizmetleri
- SANAL ASİSTAN NEDİR: Hizmet ve Maaş Anlamı
- YÖNETİCİ ASİSTANI NE YAPAR? İş Tanımı, Roller ve Maaş (Güncelleme 2023)
Referanslar
