Hiç tekliflerin sunulduğu bir iş toplantısına gittiniz mi? Sunumların çoğunlukla çizelgeler ve diyagramlarla yapıldığını fark edeceksiniz. Bir organizasyon içinde, çoğu fikir ve süreç diyagramlar ve çizelgeler şeklinde sunulur. Genel olarak, sürecin veya fikrin çeşitli aşamalarda neyle ilgili olduğunun net bir resmini çizer. İş süreci modelleme, bir iş sürecinde yer alan faaliyetlerin ve adımların görsel temsillerini oluşturma sürecidir. Kuruluşların, nasıl çalıştıklarına dair net ve ayrıntılı bir resim sunarak süreçlerini analiz etmeleri ve iyileştirmeleri için bir yoldur. Bu makale boyunca, çeşitli iş süreci modelleme tekniklerinden, yazılım araçlarından ve örneklerden bazılarını ele alacağız.
İş Süreci Modellemesini Anlamak
İş süreci modellemesi tipik olarak, farklı departmanlar veya paydaşlar arasındaki faaliyetlerin akışını, karar noktalarını ve el değiştirmeleri gösteren diyagramlar oluşturmayı içerir. Akış şemaları, kulvar diyagramları, BPMN ve daha fazlası dahil olmak üzere iş süreci modellemede kullanılan birkaç farklı teknik ve notasyon vardır.
İş süreci modellemenin amacı, kuruluşların süreçlerinin nasıl çalıştığını anlamalarına, iyileştirme alanlarını belirlemelerine ve verimliliği artırmak, maliyetleri azaltmak ve müşteri memnuniyetini iyileştirmek için değişiklikleri uygulamalarına yardımcı olmaktır. Ayrıca kuruluşların riskleri belirlemesine ve azaltmasına ve düzenleyici gerekliliklere uymasına yardımcı olabilir.
Bir iş süreci modeli oluşturulduktan sonra, sürecin yeniden tasarlanması, otomasyon veya optimizasyon gibi süreç iyileştirme girişimleri için bir temel olarak kullanılabilir. Farklı departmanlar ve paydaşlar arasında iletişim ve işbirliği için bir araç olarak da kullanılabilir. Genel olarak, iş süreci modellemesi, süreçlerini maksimum verimlilik ve etkinlik için anlamak ve optimize etmek isteyen herhangi bir kuruluş için değerli bir araçtır.
İş Süreci Modellemesinin Dört Aşaması Nelerdir?
İş süreci modellemenin dört aşaması keşif, analiz, tasarım ve uygulamadır. Bunların her birini aşağıda görelim;
#1. keşif
Bu aşamada, iş süreci modelleyicisi, görüşmeler, belgeler ve gözlemler gibi çeşitli kaynaklardan bilgi toplayarak mevcut süreci tanımlar ve anlar. Temel amaç, süreci ayrıntılı olarak belgelemek ve güçlü, zayıf yönlerini, fırsatlarını ve tehditlerini belirlemektir.
#2. analiz
Bu aşamada, iş süreci modelleyicisi, iyileştirme alanlarını belirlemek için keşif aşamasında toplanan bilgileri analiz eder. Genel olarak temel amaç, mevcut süreçteki sorunlu alanları, verimsizlikleri ve darboğazları tespit etmek ve belgelemektir.
# 3. Tasarım
Bu aşamada, iş süreci modelleyicisi, analiz aşamasında tanımlanan sorunları ele alan yeni bir süreç tasarlar. Temel amaç, daha verimli, etkili ve iş gereksinimlerini karşılayan yeni bir süreç geliştirmektir.
#4. uygulama
Bu aşamada, iş süreci modelleyicisi, çalışanları eğitmeyi, yeni süreci belgelemeyi ve etkinliğini izlemeyi içeren yeni süreci uygular. Temel amaç, yeni sürecin başarılı olmasını ve istenen sonuçlara ulaşmasını sağlamaktır.
Proje Yönetiminde İş Süreçleri Modellemesi Nedir?
Proje yönetiminde iş süreci modelleme, bir projede yer alan süreçlerin görsel sunumlarını oluşturmayı içerir. Proje süreçlerindeki verimsizlikleri ve iyileştirme fırsatlarını belirleyerek proje yönetimini iyileştirmek için kullanılan bir tekniktir.
Proje yönetiminde iş süreci modelleme süreci tipik olarak aşağıdaki adımları içerir:
1 numara. Proje Süreçlerinin Belirlenmesi
Bu, projede yer alan kilit süreçlerin belirlenmesini ve sınırlarının tanımlanmasını içerir.
2 numara. Süreçleri Haritalamak
Bu, diyagramlar veya akış şemaları kullanarak proje süreçlerinin görsel bir temsilini oluşturmayı içerir. Bu adım, her süreçte yer alan faaliyetlerin sırasını ve bunların birbirleriyle olan ilişkilerini belirlemeye yardımcı olur.
2 numara. Süreçleri Analiz Etmek
Bu, proje performansını etkileyebilecek verimsizlikleri veya darboğazları belirlemek için haritalanmış süreçlerin gözden geçirilmesini içerir. Bu adım, proje süreçlerinin iyileştirilmesi ve optimizasyonu için fırsatların belirlenmesine yardımcı olur.
#3. Tasarım İyileştirmeleri
Bu, proje süreçlerinde performansı iyileştirebilecek değişikliklerin belirlenmesini ve bu değişiklikleri içeren yeni bir model oluşturulmasını içerir.
#4. Yeni Modeli Uygulamak
Bu, proje ekibi üyelerini ve paydaşları güncellenmiş süreçler hakkında eğiterek ve değişikliklerin etkisini izleyerek yeni modeli uygulamayı içerir.
BPM'nin 5 Adımı Nelerdir?
BPM'nin beş adımı
- Dizayn
- Modelleme
- infaz
- İzleme
- Optimizasyon
BPM Yaşam Döngüsü nedir?
BPM (İş Süreçleri Yönetimi) yaşam döngüsü, iş süreçlerini yönetme ve optimize etme ile ilgili çeşitli aşamaları özetleyen bir çerçevedir.
BPM Yaşam Döngüsü
BPM (İş Süreçleri Yönetimi) yaşam döngüsü, iş süreçlerini yönetme ve optimize etme ile ilgili çeşitli aşamaları özetleyen bir çerçevedir. Kuruluşlar, BPM yaşam döngüsünü takip ederek süreçlerini sürekli olarak iyileştirebilir, verimliliği artırabilir, maliyetleri azaltabilir ve stratejik amaç ve hedeflerine ulaşabilir.
BPM yaşam döngüsü tipik olarak aşağıdaki aşamalardan oluşur:
1 numara. Süreç Tanımlaması
Bu aşamada, süreç tanımlanır, tanımlanır ve belgelenir. Bu, süreci ve sınırlarını tanımlamayı, amaçlarını ve gereksinimlerini anlamayı ve onu bir süreç modeli veya akış şemasında belgelemeyi içerir.
2 numara. Süreç Keşfi
Bu aşamada, iyileştirme fırsatlarını belirlemek için süreç analiz edilir. Bu, verimsizlikleri, darboğazları ve iyileştirilecek diğer alanları belirlemek için süreç modelinin veya akış şemasının incelenmesini içerir.
#3. Süreç analizi
Bu aşamada, performansını anlamak ve optimizasyon fırsatlarını belirlemek için süreç ayrıntılı olarak analiz edilir. Bu, süreç hakkında fikir edinmek için süreç simülasyonları, veri analizi ve paydaş görüşmeleri gibi araçların kullanılmasını içerir.
#4. Süreç Yeniden Tasarımı
Bu aşamada, analiz aşamasında belirlenen sorunları ele almak için süreç yeniden tasarlanır veya iyileştirilir. Bu, işlemi optimize etmek ve istenen sonuçları elde etmek için süreç modelinde veya akış şemasında değişiklikler yapmayı içerir.
# 5. Süreç Uygulaması
Bu aşamada, yeniden tasarlanan süreç kuruluşun operasyonlarında uygulanır. Bu, çalışanları yeni süreç hakkında eğitmeyi, geçiş sırasında destek sağlamayı ve sürecin performansını izlemeyi içerir.
#6. Süreç İzleme
Bu aşamada, hedeflere ulaşıldığından emin olmak için sürecin performansı izlenir. Bu, süreç metriklerinin izlenmesini, sorunların veya sorunların belirlenmesini ve gerekirse düzeltici önlemlerin alınmasını içerir.
#7. Süreç Optimizasyonu
Bu aşamada, daha iyi performans ve verimlilik elde etmek için süreç sürekli olarak optimize edilir. Bu, iyileştirme fırsatlarının belirlenmesini, süreç modelinde veya akış şemasında değişiklik yapılmasını ve değişikliklerin uygulanmasını içerir.
Modellemenin 6 İlkesi Nelerdir?
İş süreci modellemesi, veri modellemesi ve sistem modellemesi dahil olmak üzere farklı modelleme türlerine uygulanabilecek çeşitli modelleme ilkeleri vardır. Bunlar; soyutlama, ayrıştırma, kompozisyon, formalite, izlenebilirlik, ayrıca doğrulama ve geçerli kılmadır.
İş Sürecinin 7 Adımı Nelerdir?
Bir iş sürecinin adımları, analiz edilen veya modellenen belirli sürece bağlı olarak değişebilir, ancak aşağıdakiler yaygın olarak kullanılan yedi genel adımdır:
- Süreci tanımlayın:
- Süreci haritalayın
- Süreci analiz edin
- İyileştirilmiş süreci tasarlayın
- Yeni süreci uygula
- Süreci izleyin
- Süreci optimize edin
İş Süreci Modelleme Kursu
Çeşitli konuları ve uzmanlık düzeylerini kapsayan iş süreci modellemesi için pek çok çevrimiçi kurs bulunmaktadır. Udemy, Coursera ve LinkedIn Learning gibi platformlarda kurslar bulabilir veya Association for Business Process Management Professionals (ABPMP) gibi profesyonel kuruluşlardan eğitim alabilirsiniz. Aşağıdakiler, mevcut popüler iş süreci modelleme kurslarından bazılarıdır:
1 numara. İş Süreci Modelleme Temelleri
İş, süreç modelleme kursları listemizdeki ilk ders, iş süreci modelleme temelleridir. Bu ders, diyagramlar ve akış şemaları kullanarak süreçleri modelleme teknikleri de dahil olmak üzere iş süreci modellemenin temellerini kapsar. Ayrıca öğrendiklerinizi uygulamanıza yardımcı olacak pratik alıştırmalar ve vaka çalışmaları içerir.
2 numara. Gelişmiş İş Süreci Modellemesi
İş süreci modelleme kursları listesinde ele alacağımız bir sonraki ders, ileri iş süreci modellemedir. Halihazırda süreç modelleme konusunda biraz deneyiminiz varsa, bu kurs becerilerinizi bir sonraki seviyeye taşımanıza yardımcı olabilir. Süreç ayrıştırma ve simülasyon gibi daha karmaşık modelleme tekniklerini kapsar ve gerçek dünya projeleri üzerinde çalışma fırsatları sunar.
#3. BPMN (Business Process Model and Notation) Sertifikasyon Eğitimi
BPMN, iş süreci modelleme kurslarından bahsederken göz önünde bulundurmamız gereken başka bir kurstur. süreç modelleme için yaygın olarak kullanılan bir standarttır ve bu kurs, bu konuda uzmanlaşmanıza yardımcı olmak için tasarlanmıştır. BPMN gösterimi ve sözdiziminin temellerinin yanı sıra gelişmiş modelleme tekniklerini kapsar.
#4. Yalın Altı Sigma Yeşil Kuşak Eğitimi
İş süreci modelleme kursları listemiz, Yalın Altı Sigma yeşil kuşak eğitimi olmadan tamamlanmayacaktır. Bu ders, Yalın Altı Sigma metodolojisini kullanarak süreç iyileştirme ve optimizasyona odaklanır. Süreç haritalama, istatistiksel analiz ve proje yönetimi dahil olmak üzere çeşitli konuları kapsar.
# 5. Süreç Madenciliği
İş süreci modelleme kursları listemizdeki son ders süreç madenciliğidir. Bu ders, iş süreçlerini analiz etmek ve iyileştirmek için bilgi sistemlerinden gelen verileri kullanan, gelişmekte olan süreç madenciliği alanını kapsar. Veri çıkarma, süreç keşfi ve süreç iyileştirme gibi konuları kapsar.
İş Süreci Modelleme Teknikleri
Kuruluşların süreçlerini analiz etmek ve optimize etmek için kullanabilecekleri çeşitli iş süreci modelleme teknikleri vardır. Teknik seçimi, organizasyonun özel amaçlarına ve zorluklarına bağlı olacaktır. İşte en yaygın tekniklerden bazıları:
1 numara. Akış şemaları
Akış şemaları, ilgili çeşitli adımları belirtmek için şekiller ve semboller kullanan bir süreci temsil eden diyagramlardır. Faaliyet akışını görselleştirmeye ve bir süreçteki potansiyel darboğazları veya verimsizlikleri belirlemeye yardımcı olabilirler.
2 numara. kulvar diyagramları
Kulvar diyagramları, farklı departmanları veya paydaşları temsil etmek için süreç adımlarını şeritler halinde düzenleyen bir tür akış şemasıdır. Bu, farklı gruplar arasındaki sorumlulukların ve devirlerin açıklığa kavuşturulmasına yardımcı olabilir.
#3. Değer akışı haritalama
Değer akışı haritalaması, israfı ve verimsizlikleri belirlemek için bir süreç aracılığıyla malzeme ve bilgi akışına bakan bir tekniktir. Kuruluşların süreçlerini kolaylaştırmasına ve maliyetleri düşürmesine yardımcı olabilir.
#4. İş Süreci Modelleme Gösterimi (BPMN)
BPMN, süreç adımlarını, karar noktalarını ve diğer öğeleri temsil etmek için bir dizi sembol ve notasyon kullanan süreç modelleme için standartlaştırılmış bir notasyondur. Farklı kuruluşlar ve endüstriler arasında kullanılabilecek süreç modelleme için ortak bir dil sağlar.
# 5. İş Süreci Yeniden Mühendisliği (BPR)
BPR, verimliliğini ve etkililiğini artırmak için bir süreci temelde yeniden tasarlamayı içeren bir tekniktir. Gereksiz adımları ortadan kaldırmayı, belirli faaliyetleri otomatikleştirmeyi veya süreci daha iyi desteklemek için organizasyonu yeniden yapılandırmayı içerebilir.
#6. Altı Sigma
Altı Sigma, bir süreçteki kusurları ve varyasyonu azaltmak için istatistiksel analiz ve süreç iyileştirme tekniklerini kullanan bir metodolojidir. Kuruluşların daha yüksek kalite ve müşteri memnuniyeti seviyelerine ulaşmasına yardımcı olabilir.
İş Süreci Modelleme Araçları
Kuruluşların süreç modelleri oluşturmasına ve yönetmesine yardımcı olabilecek birçok iş süreci modelleme aracı mevcuttur. Aracın seçimi, kullanıcıların uzmanlık seviyesinin yanı sıra kuruluşun özel ihtiyaçlarına ve bütçesine bağlı olacaktır. İşte bazı popüler araçlar:
#1. Microsoft Visio'su
İş süreci modelleme araçları listemizdeki ilk araç Microsoft Visio'dur. Visio, akış çizelgeleri, kulvar diyagramları ve diğer süreç modelleri oluşturmak için bir dizi şablon ve şekil içeren popüler bir diyagram oluşturma aracıdır. SharePoint ve Microsoft Teams gibi diğer Microsoft ürünleriyle bütünleşir.
2 numara. Lucidchart
Lucidchart, süreç modelleme için şablonlar ve şekiller içeren bulut tabanlı bir diyagram oluşturma aracıdır. Ekip üyeleri ve paydaşlarla işbirliğine ve diyagramların paylaşılmasına olanak tanır.
#3. bizagi
Bizagi, bir süreç modelleme aracının yanı sıra süreç otomasyonu ve analizi için yetenekler içeren bir iş süreci yönetimi paketidir. Önceden oluşturulmuş şablonlar içerir ve Salesforce ve SharePoint gibi diğer kurumsal yazılımlarla entegre olur.
Signavio, bir süreç modelleme aracının yanı sıra süreç otomasyonu, işbirliği ve analiz için yetenekler içeren bulut tabanlı bir iş süreci yönetim platformudur. BPMN gösterimini destekler ve önceden oluşturulmuş şablonlar içerir.
# 5. IBM Blueworks Canlı
Blueworks Live, bir süreç modelleme aracının yanı sıra süreç otomasyonu ve işbirliği için yetenekler içeren bulut tabanlı bir iş süreci yönetimi platformudur. BPMN gösterimini destekler ve önceden oluşturulmuş şablonlar içerir.
#6. ARIS
ARIS, kurumsal düzeyde modelleme için tasarlanmış bir iş süreci modelleme ve analiz aracıdır. Bir dizi modelleme tekniği içerir ve BPMN ve EPC dahil olmak üzere çeşitli gösterimleri destekler.
İş Süreci Modelleme Örnekleri
Kuruluşların süreçlerini analiz etmek ve optimize etmek için kullanabilecekleri bazı iş süreci modelleme örnekleri aşağıda verilmiştir:
1 numara. Siparişten Nakite Süreci
Bu süreç, sipariş girişinden ödeme tahsilatına kadar bir müşteri siparişinin yerine getirilmesiyle ilgili tüm adımları içerir. Kuruluşlar, bu süreci modelleyerek verimsizlik veya darboğaz alanlarını belirleyebilir ve döngü sürelerini azaltmak ve müşteri memnuniyetini artırmak için iyileştirmeler yapabilir.
2 numara. Tedarik-Ödeme Süreci
Bu süreç, talepten ödemeye kadar mal veya hizmet satın alma ile ilgili tüm adımları içerir. Kuruluşlar, bu süreci modelleyerek, tedarikçileri konsolide etmek veya envanter seviyelerini optimize etmek gibi satın alma sürecini kolaylaştırma ve maliyetleri düşürme fırsatlarını belirleyebilir.
#3. Müşteri Katılım Süreci
Bu süreç, hesap kurulumu, ürün yapılandırması ve eğitim gibi yeni müşteriler kazanmayla ilgili tüm adımları içerir. Kuruluşlar, bu süreci modelleyerek, işe alım sürecini tamamlama süresini kısaltmak veya daha iyi eğitim kaynakları sağlamak gibi müşteri memnuniyetinin iyileştirilebileceği alanları belirleyebilir.
#4. İşe alma süreci
Bu süreç, iş ilanından işe alıma kadar yeni çalışanları işe alma ve işe alma ile ilgili tüm adımları içerir. Kuruluşlar, bu süreci modelleyerek, açık pozisyonları doldurma süresini kısaltmak veya aday deneyimini iyileştirmek gibi işe alım sürecinin kolaylaştırılabileceği alanları belirleyebilir.
# 5. Olay Yönetim Süreci
Bu süreç, BT sistemi arızaları veya güvenlik ihlalleri gibi olaylara yanıt vermeyle ilgili tüm adımları içerir. Kuruluşlar, bu süreci modelleyerek, olayları algılama ve yanıt verme süresini kısaltmak veya yanıt ekipleri arasındaki iletişimi geliştirmek gibi, olay yanıtının iyileştirilebileceği alanları belirleyebilir.
İlgili Makaleler
- SÜREÇ YÖNETİM ARAÇLARI: Anlam, Ücretsiz ve En İyi Süreç Yönetim Araçları
- Proje Kalite Yönetimi Planlama Rehberi (Araçlar ve Yazılım)
- İŞ SÜRECİ YÖNETİMİ (BPM): Tanım ve Adım Adım Kılavuz
- VERİ MODELLEME: Tanım, Türler ve Teknikler
- İŞ SÜRECİ HARİTALAMA ARAÇLARI: Kullanımlar, Ücretsiz Araçlar ve Kılavuz
- İŞ SÜRECİ MODELLEME: Tanım, En İyi Yazılım, Kurs ve Sertifikasyon
Referanslar
