başlıklı yazımızda telekomünikasyon faydaları, verimliliği artırmanın faydalarından biri olduğunu belirtmiştik. Verimliliği artırmak için, zamanın nasıl yönetilebileceğini anlamak gerekir. Bu makale, zamanı ve verimliliği artıran iş zaman yönetimi stratejilerini tartışacaktır.
Bazen, belirli bir zaman dilimi içinde bir şeyi veya diğerini başarmaya çalışırken stresli hissederiz. Buna nasıl bir son verebiliriz? En iyi yol, görevleri organize etmek ve zamanı akıllıca kullanmaktır. Unutmayın, işiniz artık hayatınızın bir parçası. Üretken olması için, bunu yapmak için elinizden gelenin en iyisini yapmalısınız.
İşinizle ilgili tüm beklentilerinizi yerine getirmek için çok uğraşırken, işinizin etkinliğini ve verimliliğini belirlediği için süreçten taviz vermemelisiniz.
Yakında belirtilecek stratejiler, onları nasıl kullandığınıza bağlı olarak işinizi yapabilir veya bozabilir.
İşinizi Güzelleştiren veya Çürüten 7 En İyi Zaman Yönetimi Stratejisi
1. Kendiniz için son tarihler belirleyerek zamanınızı kontrol edin:
Herhangi bir şey için, son tarihler sizi kontrol altında ve yolda tutmak için önemlidir. Zamanla ilgili bir şey, iş adamlarının ve kadınların yeterince zamanı olmamasıdır. Görevlerin tamamlanması için asla yeterli zaman yoktur.
Bir kaç soru sorayım; Size gereğinden fazla zaman verilseydi, neyi başarabilirdiniz? Ne kadar etkili olurdunuz? Zamanını kontrol etmeyi öğrenmelisin. Siz işinizin başısınız. Kimse size zamanınızı nasıl kullanacağınızı söylememeli.
Araya giren rastgele şeylerden kaçınılamaz, ancak bunların kontrolü sizde olabilir. Örneğin, sabah 10'dan önce buluşmak için bir son tarihiniz var, sonra aniden, bir müşteriyle ilgilenmenizi isteyen önemli bir telefon geldi.
Müşteriyi askıda bırakmaya mı karar verirsiniz yoksa müşteriyle ilgilenmeyi bitirmemenin sonuçlarına lanet mi ederdiniz? Cevabınız, işinizin ne kadar üretken ve karlı olmasını istediğinizi belirleyecektir.
Zamanınızın kontrolünü nasıl ele alırsınız?
Rastgele ama önemli şeyleri halledebileceğiniz günleri belirleyin, tercihen hafta, çarşamba ve perşembe günleri arasında. Bu aynı zamanda müşterilerinize anlayış verir ve siz farkına bile varmadan, tercih ettiğiniz programa uyum sağlayabilirsiniz.
2. Takviminizdeki her boş alanı temizleyin:
Zaman yönetimi için 1 numaralı aracınız takviminizdir. Takviminize ne kadar katı olduğunuz, ne kadar başarılı olduğunuzu belirler. Takviminizi yönetmek kolay bir iş değil, güven bana. Peki, bu sorunu nasıl çözersiniz? Günlerinizin kasıtlı olarak planlandığından ve boş zaman olmadığından emin olun.
Ama nasıl?
- Öncelikle cep telefonunuzla ve web uygulamalarınızla uyumlu olması için online bir takvim kullanmanızı tavsiye ederim.
- Haftalık olarak yaptığınız giriş görevleri, yani yinelenen görevler. Aylık veya yıllık yapılabilecek görevler için de aynısını yapın. Boş alanları kapatmak için büyük iş yüklerini daha küçük parçalara ayırın. Takviminizdeki her şeyin sizi başarıya götürdüğünden emin olun.
Eksiklikler olmadığından ve kontrolün tamamen sizde olduğundan emin olmak için programlarınızı her gün iki kez kontrol edin.
3. İş yaparken bildirimler ve uyarılar ertelenmelidir:
Bunlar gereksiz yere dikkat dağıtıcı olabilir. Çalışma masanızda olduğunuzu ve her dakika telefonunuzda bir bip sesi geldiğini hayal edin; bir bildirim, bir mail, bir Instagram gönderisi vs. inan bana, konsantre olmana imkan yok.
Hız oranı düşecek ve o gün yapmaya karar verdiğiniz şeyi başaramayacaksınız. Ayrıca bu bildirimleri almak yanlış değil, zihinsel olarak yardımcı oluyor ama her dakika kontrol edilmesi onu bir bağımlılığa dönüştürebilir.
Bu, iş zaman yönetimi stratejilerinden bir diğeridir.
Ayrıca Oku: İş Planı Arşivleri | İş planı
4. ertelemeyin:
Belirli bir gün ve saatte bitecek bir görev belirledikten sonra, ona bağlı kaldığınızdan emin olun. İş biriktikçe, bir tanesine bile başlamanın çok zor olduğunu göreceksiniz. Kafa karışıklığı ortaya çıkacaktır. Zamanınızı bir işe başlamaya ve başka bir işe girişmeden önce bitirmenizi sağlamaya ayırın. “İş yükü stres yüküdür”.
Bir soru soruldu; ertelemek tembellik mi demek? Cevabım olurdu YOK HAYIR. Ertelediğinizde aktivite içindesiniz ama sizden bekleneni yapmıyorsunuz; başka bir şey yapıyorsun, doğru olanı daha sonraki bir tarihte bırakıyorsun. Tembellik sadece etrafta yatıp, hiçbir şey yapmamaktır.
Erteleme, moralinizi bozabilir ve hayal kırıklığına neden olabilir, bu da depresyona ve işinizin çöküşüne yol açar.
Ertelemeden kurtulmanın belli başlı yolları vardır ve bunlardan bazıları;
- Ertelediğiniz gerçeğini kabul edin. Bazen, işler gerçek nedenlerle ertelenir, ancak yine de diğer işlerin durmasına yol açar. Bir işletmenin gelişmesi için, kişinin bir işe söz konusu zamanda başlayıp bitirebilmesi gerekir.
- Görevine ada.
- Bir işi bitirdikten sonra kendinize bir ziyafet verin.
- Sizi kontrol altında tutan birinin olduğundan emin olun. Patron olmanız, denetlendiğiniz anlamına gelmez.
- Önce zor görevlerden kurtulun.
- Çalışma alanınızı düzenli tutun: Birini çalışmaktan vazgeçirebilecek önemli bir şey var ve o da karışıklık. Düzensiz bir çalışma ortamına sahip olmak, işyerinde geçirmeniz gereken zamanı artırır ve sizi zihinsel olarak da etkiler. Dağınıklık bazen öfke ve zayıflığa neden olabilir. Bu nedenle, temiz, iyi organize edilmiş bir masa üstü, alfabetik olarak düzgün yığınlar halinde istiflenmiş belgelere sahip olmanız önerilir. Tarama ayrıca, bilgileri sıralamak için kağıt sayfalarını karıştırma zahmetinden sizi kurtarmak için de etkilidir.
Zaman Yönetiminde 80/20 Kuralı Ne Anlama Geliyor?
İş yerine, çabalarınızın kabaca %20'sinin sonuçların %80'ini vermesi olarak tercüme edilir. Zamanınızı olabildiğince verimli kullanmanın sırrı, bu yüzde 20'yi belirleme ve sonra konsantre olma becerisini geliştirmektir.
İş Pareto İlkesi Ne Anlama Geliyor?
Genel olarak 80/20 kuralı olarak adlandırılan Pareto ilkesi, girdinin %20'sinin, belirli bir senaryo veya sistemin sonucunun %80'ini belirlediğini savunan bir hipotezdir. İlke, her koşulun belirli bir yüzdeyi sergilemesini zorunlu kılmak yerine tipik bir dağılıma atıfta bulunur.
Zaman Yönetimi Matrisi Nedir?
Zaman yönetimi matrisi, işlerinizi önceliklerine ve tamamlanma tarihlerine göre düzenlemenin bir yoludur, böylece onları zamanında tamamlayabilirsiniz. Ev işlerinizi dört kadranda düzenleyebilir ve mutlu ve tatmin edici bir kişisel ve profesyonel yaşam için planlama pratiği yapabilirsiniz.
Pareto Altı Sigma mı Yalın mı?
Pareto gerçekten yalın bir araçtır. Yalın üretimde, Pareto şeması, mallar ve süreçlerle ilgili sorunların nedenleri ve etkileri arasındaki bağlantıyı incelemek için kullanılır. Yalın Altı Sigma da Pareto'yu kullanır ve buradaki son grafik Pareto Şeması olarak bilinir.
Bu makalenin bir sonraki bölümünde, takip edilirse işinizi artıracak veya parçalanmasına izin verecek kalan beş zaman yönetimi iş stratejisine bakacağız.
