Tedarik harcamalarını kontrol altına almak zor bir iştir. Rekabet ortamı sürekli gelişiyor ve üçüncü taraf satıcı riski daha yaygın hale geliyor. En iyi fiyatı veya en iyi deneyimi elde etmek her zaman en düşük fiyatı almak anlamına gelmez. Şirketinizin ihtiyaç duyduğu şeyleri, kaliteden ödün vermeden veya şirketinizi sorumluluğa maruz bırakmadan uygun fiyata almanızı nasıl sağlayabilirsiniz? Stratejik kaynak bulma cevaptır. Bu kapsamlı yöntem, işletmelerin seçilmiş tedarikçilerle iş ortaklığı yapmanın faydalarını gerçekleştirirken dibe doğru fiyatlandırma sorunlarından kaçınmasına yardımcı olur.
Bu gönderi, satın alma işleminizde stratejik bir kaynak yönetimi süreci benimsemek için ihtiyaç duyduğunuz bilgileri size verecektir.
Tedarik nedir?
Stratejik kaynak bulmanın nasıl çalıştığını anlamak için, satın alma sürecine ve genel olarak kaynak bulma kavramına aşina olmanız gerekir.
Tedarik ve satın alma eşanlamlıdır ve bu departmanın kurumsal sorumlulukları zaman içinde gelişmiştir. Daha 1980'lerde satın alma departmanları, çok fazla stratejik planlama gerektirmeyen görece basit bir göreve sahip "sipariş verenler" olarak görülüyordu. Hiçbir şekilde beyinsel bir süreç değildi.
Tedarik, şirket hedeflerine ulaşılmasına bakılmaksızın satın alma emirlerinin verilmesiyle başladı. Satın alma tekniği artık işleme yönelik bir işlev ve satın almanın bir alt kümesi olarak tanımlanmaktadır.
Tedarik, aşağıdakiler de dahil olmak üzere bir dizi konuyu içeren bir kurumsal yönetim rolü olarak kabul edilir:
- Potansiyel tedarikçileri seçmek
- Sözleşmeler ve ödeme düzenlemeleri müzakere edilir.
- Mevzuata uygunluk yükümlülüklerinin uygulanması
- Sözleşme yürütme
Edinme sürecinin iki ana unsuru olan satın alma ve kaynak bulmanın şemsiye sözcüğüdür.
Kaynak Bulmak Nedir?
Satın alma, tıpkı satın alma gibi, satın alma kapsamına girer. Bu, mal ve hizmetleriniz için bir “kaynak” bulma sürecidir. Basit bir kaynak bulma stratejisi, kalemlerin en uygun maliyetli tedarikçisinin bulunmasını gerektirir. Çeşitli alanlarda ve çeşitli iş amaçları için gerçekleştirilir. Tedarik zinciri yönetimi, kaynak sağlamanın en yaygın yollarından biridir.
Stratejik Kaynak Bulma nedir?
Stratejik kaynak bulma, ürün veya hizmet tedarik ederken çeşitli taktikler kullanmayı gerektiren bir kaynak bulma türüdür. Stratejiler, her satın alımın gerçek zamanlı koşullarına bağlı olarak seçilir ve harcama değeri, kategori riski ve arz piyasası karakteri gibi kriterler tarafından belirlenir.
Çeşitli kaynak bulma taktikleri arasında kitle kaynak kullanımı, dış kaynak kullanımı, küresel kaynak kullanımı ve düşük maliyetli ulus kaynak kullanımı yer alır.
Stratejik Kaynak Kullanımı Neden Önemlidir?
Stratejik kaynak kullanımı, işletmelerin mümkün olan en düşük maliyetle çok az risk oluştururken standartları karşılayan tedarikçileri keşfetmelerini sağlar. Şirketler ayrıca potansiyel tedarikçilerin kapsamlı profillerini oluşturabilir ve gerektiğinde bunları karşılaştırabilir.
Tedarikçiler, stratejik kaynak bulmada değerli ortaklar olarak görülür. İşletmelerin uzun vadeli tedarikçi ilişkilerini sürdürmelerine yardımcı olur.
Bu yöntem, işletmelerin satın alma güçlerini bir araya getirmelerine olanak tanır. İşletmeler böylece daha düşük bir sahip olma maliyeti elde edebilir ve tedarik zincirlerindeki risk unsurlarını sınırlayarak tedarik zincirini daha sürdürülebilir hale getirebilir.
Stratejik Kaynak Kullanımının Faydaları Nelerdir?
1 numara. Artan Tasarruf
Daha fazla maliyet indirimi, stratejik kaynak sağlamanın acil pratik faydasıdır.
2 numara. Değişen Kaynaklar ve İş Hedefleri
Bir kuruluşun kaynak bulma stratejileri/faaliyetleri, kuruluşun amaç ve hedefleri ile uyumlu hale getirildiğinde, iş performansı ve risk azaltma yetenekleri gelişir.
3 numara. Tedarikçi Geliştirme
Bir şirket, yüksek değerli tedarikçilerini belirleyebildiğinde, ürün veya hizmet kalitesini korurken anında önemli maliyet düşüşleri elde eder.
#4. Uzun Vadeli Tedarikçi İlişkileri
Bu yöntem, işletmelerin tedarikçileriyle uzun vadeli ticari ilişkiler geliştirmelerine yardımcı olur. Uzun vadeli bir ilişki yalnızca zamandan ve kaynaklardan tasarruf sağlamakla kalmaz, aynı zamanda tedarikçi performansının artmasına da yol açar.
Stratejik Tedarik için En İyi Uygulamalar
- eRFX etkinliklerini ve eAuction'ları kullanın – Kaynak bulma, alıcıların kaynak bulma olaylarının oluşturulmasını, dağıtımını, toplanmasını ve depolanmasını otomatikleştirmesini ve standartlaştırmasını sağlayarak manuel olay yönetimine kıyasla daha iyi verimlilik sağlar.
- kullanım sözleşme yönetimi yazılımı – Sözleşme yönetimi yazılımı, sözleşmeye özgü verileri yakalamak için eSourcing olaylarından tercih edilen tedarikçi ayrıntılarını özel alanların kullanımıyla birleştirerek herhangi bir sayıda sözleşmeyi yönetmenize yardımcı olabilir. Gerekli yönetim araçlarına sahip değilseniz tedarikçi sözleşmeleri bir sonraki yıla devredebilir ve bu da sizi standartların altında fiyatlandırma ve hizmet koşullarının tuzağına düşürebilir.
- Harcamaları ve tasarrufları takip edin – Tasarrufları ölçmek ve raporlamak için elektronik tablolara bağlı kalmak yerine, bir tasarruf izleme sistemi tasarruf projeksiyonları ve takip kağıtları oluşturmanıza ve çıktılarınızı ve değerinizi gösteren raporlar sunmanıza yardımcı olabilir.
Stratejik Kaynak Bulma Sürecinin Adımları Nasıldır?
1. Adım: Kategorinin profilini çıkarın
Harcama kategorisini ve ürünlerini tanımlayın. Şu anda kullanımda olan miktar nedir? Kullanıcılar kimler ve nerede bulunabilirler? Hangi süreçler kullanılıyor ve tedarik zincirine kimler dahil oluyor?
Adım 2: Muhtemel küresel ve yerel sağlayıcıları belirlemek için tedarik piyasasını analiz edin.
Ürün veya hizmetin maliyet bileşenlerini ve tedarikçinin piyasasını riskler ve olasılıklar açısından inceleyin. Ana hammadde fiyatlandırması, işçilik, nakliye gibi değişkenlerin yanı sıra tedarikçilerin maliyet unsurları da fiyatlandırılmalıdır.
3. Adım: Bir strateji oluşturun
Bir sonraki adım, riski ve maliyeti azaltırken nereden satın alacağınıza karar vermektir. Alternatif tedarikçiler ve pazar rekabet gücü, paydaşlarla birlikte değerlendirilmelidir.
Adım #4: Tedarik sürecini belirleyin
Ardından, bir şirketin bir kaynak bulma stratejisi geliştirmesi gerekir. Teklif almak için en olağan süreç, ürün/hizmet spesifikasyonlarını, teslimat ve hizmet kriterlerini, fiyatlandırma dökümlerini ve yasal ve finansal parametreleri içeren bir Teklif Talebidir.
Adım #5: Pazarlık yapın ve tedarikçileri seçin
Görüşmeler başladıkça ve uygun teklifler seçildikçe, tedarikçiler gerektiğinde açıklama ve daha fazla bilgi talep edeceklerdir. Tedarikçilerinizi şirketinizin onay sürecine göre seçmeden önce onlarla çok sayıda görüşme yapın.
Adım #6: Uygulayın ve entegre edin
Başarılı tedarikçileri bilgilendirin ve onları uygulama sürecine dahil edin. Spesifikasyonlar veya süreçlerdeki iyileştirmeler ile teslimat veya hizmet gereksinimlerindeki değişiklikler, kaynak bulma planınızın bir parçası olacaktır.
7. Adım: Kıyaslama ve sonuçların izlenmesi
Son aşama, emtia veya kategorinin mevcut durumunu kıyaslama, sonuçları izleme ve tam değerin elde edilmesini sağlama ile başlayan sürekli bir döngünün başlangıcıdır. Bir şirket daha sonra tedarik piyasasını yeniden değerlendirmek ve süreci yeniden başlatmak için Adım 1'e geri döner.
Stratejik Tedarik ve Tedarik Arasındaki Fark Nedir?
Stratejik ve düzenli kaynak bulma arasındaki temel ayrım, stratejik kaynak sağlamanın dinamik bir sürece dönüşmesi, buna karşılık genel kaynak bulmanın basit kalmasıdır. Sadece tedarikçi fiyatlarını dikkate alır. Fikir, en düşük toplam sahip olma maliyetine sahip bir şey bulmaktır.
Maliyet, stratejik kaynak sağlamada denklemin bir unsurudur. Kurumsal ihtiyaçlar hiyerarşisinin bir bileşenidir. Bir kaynak bulma ekibi, "kaynak", yani tedarikçi ile bağlantınızı etkileyebilecek bir dizi farklı faktörü dikkate alır. Bu, aşağıdaki gibi faktörlerin güvencesini içerir:
- Kalite
- Arz
- Hizmet
- Yenilikçilik
- Yönetmeliklere uygunluk
Bunların hiçbiri sadece maliyet uğruna teslim edilmemelidir. Stratejik kaynak sağlamanın temelini oluşturan genel kavramsal süreç budur.
Tedarik ve Stratejik Tedarik
Tedarik, stratejik kaynak bulma ile aynı şey değildir. Tedarik operasyonları, satıcılara satınalma siparişlerinin verilmesi gibi taktiksel, günlük işlemlerden oluşur. Öte yandan stratejik kaynak bulma, aşağıdakiler gibi çok çeşitli kaynak bulma faaliyetlerini kapsar:
- Tedarikçi genişlemesi
- Stratejik düşünce
- Sözleşme pazarlığı
- dış kaynak modelleri
- Tedarik zinciri yönetimi için altyapı
Tedarik Terminolojisinin Nüansları
Tedarik jargonu kafa karıştırıcı olabilir. Adlandırma kuralının inceliklerini kavramak zordur. "Tedarik" ve "sourcing" terimleri arasında önemli farklılıklar vardır.
Örneğin, çoğu işletme, satın almanın taktiksel olmaktan çok stratejik olduğunu düşünür. Oysa kaynak bulma uzun bir süreç olarak kabul edilir. Bu ayrım, bir satın alma faaliyeti için KPI'ların (temel performans göstergeleri) tedarik için olanlardan çok farklı olması gerçeğiyle vurgulanmaktadır.
Bu ayrımlar, "stratejik kaynak bulma" ve "tedarik zinciri yönetimi" gibi satın almayla ilgili diğer terminolojiler için de geçerlidir; bunların tümü aynı süreç sürekliliğindeki yerlere atıfta bulunurken asla birbirinin yerine kullanılmamalıdır. Teknikler, dinamikler ve uygulamaların tümü önemli ölçüde farklılık gösterir.
Tüm bu faaliyetler, bir şirketin olası ve mevcut tedarikçi ağıyla ilgili, birbirine bağlı kurumsal görevlerdir.
Tedarik Zinciri Yönetimi ve Stratejik Kaynak Kullanımı
Tedarik ve tedarik zinciri yönetimi, tıpkı stratejik kaynak kullanımı gibi ayrılmaz bir şekilde bağlantılıdır. Tedarik, bir firmanın ihtiyaç duyduğu mal ve hizmetleri elde etme süreci iken, tedarik zinciri yönetimi, bu kalemleri elde etmek için gereken altyapı ve hizmetlerin yönetimidir. Tedarik zinciri, bir ürünü veya hizmeti bir tüketicinin eline teslim etmeye dahil olan herkesi (dahili veya harici) içerir.
Genel olarak, "tedarik zinciri" kelimesi, satın alma sürecinin sözleşme sonrası aşamasını ifade eder. Bu, lojistik kaygıların yanı sıra Tier 1'den Tier 3'e kadar tüm tedarikçilerle ilgili konuları kapsar.
Tedarik, sözleşmenin başlamasından önceki tüm sözleşme öncesi analizler ve tedarikçi görüşmeleriyle ilgilenirken, tedarik zinciri yönetimi sözleşme imzalandıktan SONRA ne olduğuyla ilgilenir.
Öyleyse, nasıl bağlantılı olduklarını ancak aynı olmadıklarını görebiliyor musunuz?
Tedarik uzmanları artık rekabet avantajı elde etmek için tedarik zinciri yönetimi kararlarını optimize etmek üzere stratejik kaynak bulmayı düşünüyor.
Stratejik kaynak bulmanın önemli bir amacı, alıcı-tedarikçi ilişkisini geliştirmektir. Fikir, bir tedarikçinin gerçek yeteneklerini ve şirketinize neler sunabileceğini daha iyi anlamak için bu karşılaşmaları kullanmaktır. Bir kuruluş bunu, temel yeteneklerini birden fazla tedarik zinciri ortağıyla birleştirerek ve tamamlayarak başarır.
Büyük işletmelerin stratejik kaynak sağlamaya geçişi, tedarik zinciri büyük filo yönetiminde önemli bir değişim aracı olmuştur. Aşağıdaki gibi alanlarda bir dönüşümü zorunlu kılar:
- Araç tedariki
- Sözleşme görüşmeleri
- Tedarikçi Seçimi
- Hizmet düzeyi sözleşmeleri (SLA'lar)
- Filo tedarikçisi değerlendirmeleri
- Tedarik zinciri yönetiminin ince ayarı
Bu süreçleri iyi anlamak, satın alma fonksiyonuna ve filo yönetimine ortak bir amaca ulaşmada yardımcı olacaktır. Bu, paydaşlar ve saha operasyonları tarafından keyfi ve alışılmış satın almadır. Varlıklardan en iyi değeri elde etmek için gereken yeniliği teşvik eder.
Stratejik Kaynak Kullanımı Ne Zaman Yararlıdır?
Stratejik kaynak kullanımının birçok avantajı olsa da, her satın alma projesi için uygun değildir. Ne de olsa, karmaşık ve zaman alıcı bir süreçtir. Bazı görevler bu düzeyde ayrıntı gerektirmez. Sonuç olarak, edinilen öğenin değeri ile stratejik bir kaynak bulma projesini tamamlamak için gereken zaman taahhüdü arasında bir denge kurmak çok önemlidir.
Stratejik kaynak kullanımı aşağıdaki projeler için uygundur:
- Yüksek değerli, uygun şekilde tanımlanmış ve şirket için kritik
- Son derece uzmanlaşmış ve karmaşık
- Riskler yüksek ve bu bir organizasyonel yeniden yapılanma projesinin bir parçası.
Stratejik kaynak bulmayı içeren durumlar aşağıdakileri içerir:
- Müşteri ilişkileri yönetimi yazılım seçimi
- Mali hizmet veya çalışanlara sağlanan fayda değerlendirmesi
- Yeni bir inşaat projesi için mimar seçimi
Alternatif satın alma yöntemlerine daha uygun senaryolar
Stratejik kaynak bulma için gereken ayrıntı düzeyi ve zaman nedeniyle, bazı koşullar süreç için pek uygun olmayacaktır. İşte bu tür birkaç örnek.
- Tek bir departman için bir proje yönetimi çözümü bulmak, düşük değerli, düşük riskli bir tedarik örneğidir.
- Belirli bir sağlayıcı için halihazırda güçlü bir tercih olduğunda, politika gerekliliklerini karşılamak için teklif toplama
- Ofis malzemelerinin normal, işlemsel satın alımı için bir RFP ışığını deneyin.
- Fikir toplarken, fiyatlandırma yaparken ve gelecekteki bir satın alma işlemini ayarlarken bir bilgi talebini (RFI) göz önünde bulundurun.
- Bir pazarlama çabasında danışılacak en iyi uzmanı bulmak için bir yeterlilik talebi (RFQ) kullanmak.
- Basit bir işlemde en iyi anlaşmayı elde etmek – Bir teklif talebi (RFQ) düşünün.
Stratejik Kaynak Bulma Sürecinde Kimler Yer Alır?
Firmanızdaki çeşitli çalışanlar ve departmanlar, stratejik kaynak bulma girişimlerinize dahil olacaktır. Tipik olarak, satın alma departmanı sürecin sahibidir ve süreci yönetir. Bu alanda uzmanlaşmayı teşvik etmek için, birçok firma son zamanlarda stratejik kaynak bulma yöneticisi işleri geliştirmiştir.
Çoğu satın alma projesinde olduğu gibi, diğer taraflar da kaçınılmaz olarak dahil olacaktır. Örneğin, bir CRM tedarik projesi söz konusu olduğunda, satış, pazarlama ve operasyonlardan paydaşlar dahil olacaktır. Ek olarak, yasal, finansal ve bilgi teknolojisi sıklıkla devreye girer.
Son olarak, pratik olarak her stratejik kaynak bulma çabası, yönetici onayı ve değerlendirmesi gerektirecektir.
Stratejik Kaynak Kullanımı: Geçiş Nasıl Yapılır?
Her seferinde bir satın alma girişimi, stratejik kaynak kullanımı uygulanır. İlk başta önemli bir değişiklik gibi gelebilir, ancak sürecin unsurları tanıdık gelecektir. Gerçekten de, stratejik kaynak sağlama ve geleneksel satın alma bir dizi ilkeyi paylaşır.
Yaklaşıma uygun satın almaları veya mevcut satıcı ilişkilerini buldukça, harcama analizi ile başlayan, ardından tedarikçi seçimi ve nihayetinde devam eden katılım ile stratejik kaynak bulma döngüsü boyunca ilerleyeceksiniz.
Stratejik Kaynak Araçları
Tedarik tasarrufuna öncelik veren şirketler için stratejik kaynak bulma yazılımı çok önemlidir. Genellikle bulut tabanlı ve işbirlikçi olan bu sistemler, verimliliği ve etkinliği artırarak stratejik kaynak sağlamayı merkezileştirmek ve otomatikleştirmek için tasarlanmıştır.
Stratejik kaynak bulma yazılımının özellikleri şunları içerebilir:
- Proje Yönetimi
- Birikimlerinizi takip etme
- Dijital RFP dağıtımı ve değerlendirmesi
- RFP şablon deposu
- Veri toplama ve analiz
- Hem dahili hem de harici işbirliği
- Bayi ilişkilerinin yönetimi
- Kategorilerin yönetimi
- Tedarikçiler için pazar yeri
Sonuç
Son olarak, stratejik kaynak bulma, bilgi toplama, en iyi sağlayıcılarla işbirliği yapma ve sürekli tedarik değeri ve verimliliği sağlama sürecidir. Basit işlemsel satın almaların ötesine geçer ve büyük resme, yani firmanın hedeflerine ulaşmasına nasıl yardımcı olacağına odaklanır.
Benzer şekilde, stratejik kaynak kullanımının bir sonucu olarak oluşturulan satıcı ittifakları, sonuçları artırırken ve maliyetleri düşürürken ortaya çıkan engellerde gezinmeye yardımcı olur.
Stratejik kaynak bulmanın incelikleri elbette bir firmadan diğerine farklılık gösterecektir. Ancak sürecin temeli ve amaçları değişmeden kalır. Neyse ki, stratejik kaynak bulma çabalarınıza her seferinde bir proje ile başlayabilirsiniz.
İlgili Makaleler
- KAYNAK KULLANIMI: Tanım, Örnekler, Dış Kaynak Kullanımı ve Eksiksiz Kılavuz
- TEDARİK YÖNETİM SİSTEMİ: En İyi Yazılım Seçeneklerinin Türleri ve Listesi
- STRATEJİK KAYNAK BULMA SÜRECİ: Stratejik Kaynak Belirlemeye Yönelik Ayrıntılı Adımlar
- Proje Tedarik Yönetimi: Tedarik Süreçlerine İlişkin Ayrıntılı Kılavuz
- Dış Kaynak Kullanımı: Dış Kaynak Kullanımı Firmalarının Tanımı, Faydaları ve Örnekleri
Referanslar
