Proje kapsamı, projenin sınırları kadar ilgili tüm görevler, malzemeler, teslim tarihleri ve teslimat kalemleri dahil olmak üzere bir projenin tüm yönlerinin kapsamlı bir dökümüdür. Projenizin hedefi iyi tanımlandığında başarı şansı artar. Bu, paydaş beklentilerini yönetmenize yardımcı olacak ve projenin tüm bileşenlerinin hedeflerle uyumlu olmasını garanti edecektir. Proje kapsamı tanımı, nasıl yazılacağı ve yönetimi ile beyanının önemi hakkında bazı önemli ayrıntılar burada verilmiştir.
Proje kapsamı
Proje kapsamı, kesin proje hedeflerinin, teslimatların, görevlerin, maliyetlerin ve son teslim tarihlerinin bir listesini yapmayı içeren bir proje planlamanın bir parçasıdır. Kapsam bildirimi veya görev tanımı, bir projenin parametrelerini açıklayan bir belgedir. Proje için kuralları belirler, her ekip üyesine bir iş verir ve bitmiş işi doğrulamak ve onaylamak için kurallar koyar.
Proje Kapsam Bildirimi
Proje kapsam bildirimi, projenin ana hedeflerini özetleyen ve başlama motivasyonunu açıklayan önemli bir belgedir. Genellikle proje hedef beyanlarına dahil edilirler.
- Bir projenin çalışma bildirimi (SoW), bir proje ekibi tarafından yapılacak tüm işlerin ve sonuca etki edebilecek önemli faktörlerin kapsamlı bir özetidir.
- Kaynaklar, satın alma zorlukları, zamanlama ve bilgi eksikliği, projenin sonuçlarını sınırlayabilecek veya zarar verebilecek kısıtlamalardan bazılarıdır.
- Projenin kapsamından ve teslimatlarından hariç tutulan tüm kalemler, kapsam dışında tutulanlar olarak bilinir.
- Kesin teslimat veya tamamlanma tarihi, kilometre taşları aracılığıyla belirtilir.
- Bir rapor, yazılım özelliği, süreç içgörüleri veya analizi veya bir müşteri ürünü veya hizmeti gibi projenin nihai çıktıları.
- Başarının nasıl ölçüleceğine dair net tanımlar içeren kabul standartları
- Müşterinin kapsam bildiriminin doğru ve kapsamlı olduğunu ve tüm kriterlerin dikkate alındığını imzalayarak onayladığı nihai onay.
Proje Kapsamınızı Tanımlamak İçin Temel Adımlar
Başarılı bir proje yönetimi, bir projenin amacının doğru bir şekilde belirlenmesine bağlıdır. Proje kapsamınızı tanımlama prosedürleri aşağıda listelenmiştir.
- Neyin kapsandığını tanımlamak için kilit paydaşlarla bir kapsam bildirimi oluşturun. Paydaş katılımı, önemli ayrıntıların kaçırılmamasına yardımcı olur.
- Varsayımları belirleyin, kaydedin ve paylaşın. Varsayımlar, projenin altında yatan gerçeklerdir. Bir projenin planlama aşamasında, varsayımlar, projenin hedefini tamamlamak için fiyat ve zaman için bir beysbol sahası rakamı vermektir.
- Herkesin aynı fikirde olduğundan emin olmak için kapsam bildiriminden en çok etkilenecek olan paydaşların desteğini alın.
Proje Kapsamı Örneği
Bir içerik pazarlama projesinin parametrelerini ayarlayan bir proje yöneticisi olduğunuzu düşünelim. Bu, çok temel bir proje hedef bildiriminin bir örneğidir.
- Giriiş. XYZ firmasının web sitesi için markalarının bilinirliğini artırmak amacıyla, bir makale yazmak amacıyla bu içerik pazarlama projesi yürütülmektedir.
- Proje parametreleri. Araştırma, içerik planlaması, makalenin yazılması ve XYZ web sitesinde XYZ blogu altında yayınlanması bu projenin bir parçasıdır. Nisan 2020 ayı için, parçayı sosyal medyada yayınlamayı da gerektirecek. ABC şirketinden Joe Smith tüm operasyonları denetleyecek.
- Proje çıktıları. Bir proje teslimatı, teslim edilecek 1,000 kelimelik eksiksiz bir parçadan oluşur. [e-posta korumalı] son tarihe kadar.
- Projeler için kabul standartları. Son parça yayınlanmadan önce, XYZ Company'den Jane bunu değerlendirecek ve onaylayacaktır.
- Proje hariç. Bu projede, dış satıcıların araştırmaları veya sözleşmeli hizmetleri için yapılan ödemeler kullanılmayacaktır.
- Projedeki kısıtlamalar. İletişim aksaklıkları, kapsam değişiklikleri ve teknik sorunlar kısıtlamalara birkaç örnektir.
Proje Kapsam Yönetimi Nedir?
Planlama sürecinin bir parçası olarak, proje kapsam yönetimi, projenin tüm hedeflerinin, çıktılarının, teslim tarihlerinin ve bütçelerinin bir listesinin tanımlanmasına ve kaydedilmesine yardımcı olan bir yöntemdir. Büyük projeler, proje yönetiminden geçerken sık sık değişikliklere uğrar.
Proje ekipleri bir hedefle başladığında, yönetmek ve değişiklik yapmak daha kolaydır.
Proje Kapsam Yönetiminin Önemi
Bir proje yöneticisi için en zor görevlerden biri, müşterilerin ve paydaşların beklentilerini yönetmektir. ayrıca, proje amacı net olduğunda, yöneticiler yolda kalabilir ve tüm son teslim tarihlerini karşılayabilir.
- Uyarlanabilir gereksinimler
- Başladıktan sonra projenin gidişatını değiştirmek
- Sonucun beklediği gibi olmadığını anlayınca
- Tartışılan bütçeyi aşmak
- Proje teslim tarihlerini kaçırmak
Etkili proje hedefi yönetimi size projenin zaman, işçilik ve maliyet ihtiyaçlarının tam bir resmini verir. Ayrıca gerekli olan ve olmayan ayrımının yapılması projenin tamamlanmasına yardımcı olur. Ayrıca, proje yönetimindeki projenin amacı, projenin yaşam döngüsü boyunca değişebilecek bileşenleri ele almak için projenin kontrol faktörlerini de oluşturur.
Proje Kapsam Yönetimi Süreci
Proje kapsamının kesin olarak belirlenmesinde yer alan altı prosedürden bahsedelim:
1 numara. Kapsam Yönetiminin Planlanması
İlk olarak, proje kapsam yönetiminin ilk aşamasında daha sonra kullanabileceğiniz bir kapsam planı belgesi oluşturursunuz. Belge öncelikle projenin kapsamının oluşturulmasına, yönetilmesine, doğrulanmasına ve düzenlenmesine yardımcı olur.
2 numara. Toplama gereksinimleri
Bir sonraki aşama, paydaşların talep ve beklentilerinin belirlenmesidir. Röportajlar, anketler ve odak grupları ile projenin gereksinimlerini, hedeflerini, bütçelerini ve çıktılarını kaydedeceksiniz.
3 numara. Kapsamın Belirlenmesi
Ayrıca, artık projenin ürün veya hizmetini ayrıntılı olarak açıklamanız gerekir. Bundan sonra, proje boyunca kullanabileceğiniz bir proje hedef bildiriminiz olacak.
#4. Proje Kırılım Yapısı Oluşturma
Proje kırılım yapıları, proje görevlerini koordine eder ve ekip üyelerine atar. Gerekli çıktıların bir listesini ve bunlara karşılık gelen vade tarihlerini içerir.
# 5. Kapsamın Doğrulanması
Bu adımda, proje yöneticilerine ve paydaşlara, yazdığınız hedef ve çıktılar hakkında bilgi vereceksiniz. Ayrıca bu, ihtiyacınız olan onayları almanıza yardımcı olacaktır. Sorunları derhal belirlemek için projeye başlamadan önce hedef doğrulama yapılmalıdır.
#6. Kapsamı Yönetme
Proje yöneticileri, projenin başladığı andan itibaren her zaman tanımlanan kapsamın sınırları içinde kaldığından emin olmalıdır. Yapılması gereken herhangi bir değişiklik varsa, uygun değişiklik kontrol prosedürü kullanılmalıdır.
Proje Kapsamının 3 Unsuru Nelerdir?
1 numara. Kapsam tanımı
Proje ekipleri, bir projenin kapsamına ilk karar veren kişilerdir. Ayrıca, kapsam içi tüm kalemler teslim edilmeden proje başarılı ve tamamlanmış sayılmaz. Ek olarak, genel hedefleri anlayabildiğiniz ve zamanlama için gereksinimleri daha yönetilebilir bileşenlere ayırmaya başlayabileceğiniz için, kapsam açıklaması planlama için yararlıdır.
2 numara. İş Ayrışımı/WBS.
İşin ayrıştırılması, proje kapsam yönetiminin bir sonraki önemli bileşenidir. Ayrıca bu, proje ekibinin proje kapsamı bileşenlerini daha yönetilebilir birimlere bölmesinin bir sonucu olarak ortaya çıkar. İş paketleri bu bölümleri ifade eder.
3 numara. Kapsam Yönetimi.
Son adım olarak kapsamın da aktif olarak yönetilmesi gerekir. Diğer ekip üyeleri ve proje sponsoru ile birlikte, proje yöneticisi genellikle bunu halleder. Kapsam değişiklikleri, kapsam yönetimi süreci boyunca incelenir, anlaşılır ve hazırlanır. Bir proje boyunca, hedefin değişmesi normaldir.
Bir Proje Kapsam Planının 5 Bölümü Nelerdir?
Bir projenin proje kapsamı veya “et ve patates”, tüm girişimin koşullarının bir özetidir. Etkili bir proje kapsam bildiriminin beş bölümü; hedefler, hedefler, çıktılar, iş planı, maliyetler ve son tarihlerdir. Ayrıca, görev ve sorumlulukları delege etti.
Kapsamın Altı Unsuru Nedir?
İyi bir kapsam bildiriminin altı temel unsuru, bir ürün kapsam tanımı, kabul kriterleri, teslimatlar, proje istisnaları, kısıtlamalar ve varsayımlardır. Başarılı bir proje için iyi yazılmış bir kapsam bildirimi şarttır.
İki Proje Yönetimi Türü Nelerdir?
İki farklı proje yönetimi yaklaşımı vardır:
1 numara. Ürün Kapsamı
Bir ürün veya hizmetin kapsamı, özelliklerini ve yeteneklerini tanımlar. Bu kriterler boyut, malzeme ve işlevi içerir. Amaç ve kullanım işlevsel faktörlerdir.
Gerçek sonuç veya teklif, ürün kapsamının vurgulanmasıdır. İşte nihai ürün. Bir "ürün", istemci tarafından kullanılan bir hizmet veya nesnedir. Daha da önemlisi, bir nesnenin ilerlemesi ve sonucu değerlendirilirken ürün kapsamı genellikle dikkate alınır.
2 numara. Proje kapsamı
Ancak, proje kapsamı ürün veya hizmet sağlama çabalarını içerir. Proje kapsamı, görevin nasıl tamamlanacağını açıklar. Projenin hedeflerini, çıktılarını, görevlerini, katılımcılarını, teslim tarihlerini ve kilometre taşlarını belgeleyin.
Proje kapsamı, plan kapsamının neleri içermediğini ana hatlarıyla belirtir ve böylece projenin sınırlarını oluşturur. Proje için mevcut olan bütçe veya kaynaklar dahil edilebilir. Proje kapsamı, proje zaman çerçevesi ve görev atamaları ile ilgili ayrıntıları içerebilir.
Sonuç
Sonuç olarak, projenin kapsamının net bir şekilde anlaşılması, yeni bir proje veya ürünün etkili bir şekilde piyasaya sürülmesi için çok önemlidir. Ayrıca hedef, proje yöneticileri ve bir bütün olarak kuruluşlar için çok önemli bir fikir çünkü bir şirketin faaliyetlerine ve varlıklarına kapsamlı bir bakış sunuyor.
İlgili Makaleler
- Proje Kapsam Yönetimi: Tanım ve Kapsam Yönetim Planı Örnekleri
- Proje Kalite Yönetimi Planlama Rehberi (Araçlar ve Yazılım)
- Pazarlama Yönetimi: Bilmeniz Gereken Her Şey
- Proje Kalite Yönetimi Planlama Rehberi (Araçlar ve Yazılım)
Referans
