İş dünyasında ve ötesinde, e-posta, yaygın bir yazılı iletişim yöntemidir. Birçok işletme, bunu hedef pazarlarındaki insanlarla iletişim kurmanın bir yolu olarak benimsemiştir. Potansiyel müşteriler ve müşterilerle iletişim kurmak için kullanılan stratejik bir araç olduğu kadar, samimi, açık ve öz olmalıdır. Profesyonel bir e-postanın ayırt edici özelliği budur. Tüm bu standartları karşılayan profesyonel bir e-posta yazma sanatında ustalaşmak zaman alabilir. Bu makale, profesyonel bir e-postanın nasıl yazılacağını bilmenin önemini, bunu yaparken izlenecek adımları, bazı örnek e-postaları, posta imzalarını ve e-postayı ticari amaçlarla kullanma hakkında sık sorulan soruların bazı yanıtlarını ele alacaktır.
Profesyonel E-posta Adresi Nedir?
Hepimizin e-posta hesapları var ve tüm işlerimizi elektronik posta yoluyla yapıyoruz çünkü internet ve bulut bunu gerekli kıldı. E-posta adreslerimiz ayrıca diğer çevrimiçi profillerimizin ve hesaplarımızın (hem kişisel hem de profesyonel) etrafında döndüğü merkezler haline geldi. Bu nedenle, özel ve işle ilgili yazışmalar için ayrı e-posta hesaplarımız veya en azından e-posta adreslerimiz olmalıdır. İş e-posta adresimiz yalnızca ticari yazışmalar ve uygun profesyonel ilişkileri sürdürmek için kullanılmalıdır.
Müşteriler, müşteriler, satıcılar ve diğer iş bağlantıları ile iletişim kurarken, resmi bir "iş" e-posta adresi kullanmak en iyisidir. Bir e-posta adresindeki profesyonellik, ancak şirketin kayıtlı alan adını dahil etmekle sağlanabilir. İş dünyasında, resmi yazışmalar için kişisel alan adına dayalı bir e-posta adresi kullanmak yaygın bir uygulamadır. Yeniden ifade etmek gerekirse, şirket adınız e-posta adresinizin bir parçasıysa (bir alan adı aracılığıyla), o zaman profesyonel bir e-posta adresiniz var demektir.
Profesyonel E-posta Adresinin Faydaları Nelerdir?
Popüler e-posta servis sağlayıcıları genellikle genel alan adları kullanır, bu nedenle bir hesaba kaydolduğunuzda e-posta adresinize akılda kalıcı bir ad veya kısaltma verebilirsiniz. Ancak, siz ve çalışanlarınız resmi iş yazışmaları için kişisel bir e-posta adresi kullanmamalısınız. İşle ilgili bir e-posta adresine sahip olmanın yanı sıra, uygun e-posta görgü kurallarını kullanmak, daha profesyonel görünmenize ve şirketinize veya ürününüze daha fazla dikkat çekmenize yardımcı olabilir.
E-posta adresinizin hem profesyonel hem de etki alanınıza dayalı olduğundan emin olun. İşle ilgili bir e-posta adresi kullanmanın avantajları şunlardır:
- markalaşma
- güven geliştirir
- Gerçeklik
- Güvenilirlik
- Hatırlamanın basitliği
- gelişmiş teslimat ve ayakta durma
Profesyonel E-posta Nasıl Yazılır?
İnsanlara rastgele e-postalar yazmak ve göndermek kolay olsa da, herhangi bir profesyonel e-posta için aynı şeyi söyleyemeyiz. Dostluk, netlik ve profesyonelliğin bir araya getirildiği ifade eden belirli kurallara veya yönergelere uymalıdır. İngilizce e-postalarınızın gösterişli ve profesyonel görünmesini istiyorsanız, aşağıdaki adımları izleyerek yazmalısınız;
1 numara. Bir Selamlama İle Başlayın
Bir e-posta başlatırken daima "Sevgili Lillian" gibi bir selamlama kullanın. Onlarla ilişkiniz daha resmiyse, okuyucunun soyadını (“Sevgili Bayan Fiyat”taki gibi) kullanın. Onunla ilişkiniz daha gayri resmi bir düzeydeyse, "Merhaba Kelly" diyebilirsiniz. Alıcının adını bilmiyorsanız, “İlgili kişiye” veya “Sayın Bay/Bayan” şeklinde bir mektup gönderebilirsiniz.
2 numara. Alıcıya teşekkür et
Müşteri sorularına verilen yanıtlar her zaman bir teşekkür ile başlamalıdır. Örneğin, "ABC Business ile iletişime geçtiğiniz için teşekkür ederiz", işletmenizle ilgili bir soruya yanıt olarak kullanılabilir. Bir e-posta yanıtı aldığınızda, "Hızlı yanıtınız için teşekkür ederiz" veya "Bana geri döndüğünüz için teşekkür ederiz" gibi bir şey söylediğinizden emin olun. Bir okuyucuya teşekkür etmek sadece kibar olmakla kalmaz, aynı zamanda okuyucuyu rahatlatır.
#3. Amacınızı Belirtin
E-posta alışverişini başlatan sizseniz, bir teşekkür notu söz konusu olmayabilir. Doğru yaklaşım, neden yazdığınızı açıklayarak başlamaktır. "Şunun hakkında bilgi almak için yazıyorum..." veya "Hakkında yazıyorum..." gibi kelime ve deyimler buna örnektir.
E-postayı neden hemen yazdığınızı açıklayın ve ardından mesajın özüne inin. Cümlelerinizi kısa ve basit tutun, böylece e-posta alıcıları bunları hızla gözden geçirebilir ve ihtiyaç duydukları bilgileri alabilir. Kendiniz ve işletmeniz için profesyonel bir profil oluşturmak için dil, imla ve noktalama işaretleri gibi ayrıntılara çok dikkat etmeniz gerekir.
#4. Kapanış Konuşmalarınızı Ekleyin
Göndermeden önce bir e-postaya birkaç kapanış notu ve son bir teşekkür eklemek kibarlıktır. Zaman ayırdığınız ve çaba harcadığınız için teşekkür ederiz ve herhangi bir sorunuz veya sorununuz varsa lütfen bizimle iletişime geçin.
# 5. Kapanışla Bitir
Son adım, uygun bir son ve adınızla imzalamaktır. “Saygılarımla”, “içtenlikle” ve “teşekkür ederim” ifadelerinin hepsi profesyonel bir tona sahiptir. Okuyucuya oldukça yakın değilseniz, "En iyi dileklerimle" veya "Şerefe" gibi ifadelerle oturumu kapatmayın. "Gönder"e basmadan önce, kusursuz olduğundan emin olmak için e-postanıza son bir kez bakın.
Profesyonel E-posta İmzası
E-posta imzaları dijital kartvizitlerdir ve yalnızca profesyoneller tarafından kullanılmalıdır. Tam adınız, şirket bilgileriniz ve iletişim bilgileriniz genellikle dahil edilir.
Metin ve bağlantılara ek olarak, e-posta gönderen pazarlamacılar ve iş adamları fotoğraflar, logolar ve etkileşimli bileşenler içerebilir.
Profesyonel Bir E-posta İmzası Neleri İçermelidir?
Bu bölümden edineceğiniz bilgiler, iş arkadaşlarınızı hayrete düşürecek ve kalabalığın arasından sıyrılacak profesyonel bir e-posta imzası oluşturmanıza olanak sağlayacaktır.
Profesyonel bir e-posta imzasının 5 ana bölümü (ve bazı ekstraları) vardır. Makalenin geri kalanı, size her bir bölümü nasıl doğru bir şekilde uygulayacağınızı öğretmeye odaklanacaktır.
1 numara. Kişisel ve İş Bilgilerinizi Nasıl Sunarsınız?
Düğmelerin ve afişlerin yaygın olduğu bir zamanda, profesyonel yaşamınızın her ayrıntısını e-posta imzanıza eklemek cazip gelebilir. Yine de kısalık, etki ararken bir erdemdir. E-posta imzaları için mevcut olan küçük alan nedeniyle, ekstra olan her şey sadece ekstra gürültüdür.
2 numara. İletişim Bilgilerinizi Nasıl Sunarsınız?
İletişim bilgilerinin dahil edilmesi, ilgili taraflarla iletişimi kolaylaştıracaktır. Sizinle iletişim kurmanın ne kadar çok yolu varsa, en iyisi o kadar az belirgin hale gelir. Sonuç olarak, insanlar devam etmeye daha az eğilimlidir.
#3. Kişisel Resim ve Logo ile Profesyonel Bir E-posta İmzası Oluşturun
Bireyler e-postalarınızı okudukça, gördükleri son nesne muhtemelen imza blokunuz olacaktır.
Birisi sizden bir e-posta aldığında, büyük ihtimalle resminizi ve logonuzu hatırlayacaktır. Bununla birlikte, mükemmel olanlardan çok daha kötü görüntü kötüye kullanımı vakaları vardır. Neden bu kadar çok insanın kalitesiz bir ilk izlenime sahip olduğunu anlamıyoruz. Giden e-postanıza şık, işlevsel ve estetik açıdan hoş bir imza eklemek göründüğü kadar kolay değildir.
E-posta imzanıza bir logo eklemek kolay görünebilir, ancak bunu kendi başınıza denediyseniz aksini bilirsiniz. Bir e-posta imza düzenleyicisi kullanmak kalıcı bir çözüm değildir. Yine de, kodun e-posta istemcisi tarafından kullanılan HTML dosyasına yüklenmesini gerektirir.
#4. E-posta İmzanızı Pazarlama Kanalına Dönüştürmek İçin Harekete Geçirici Mesaj (CTA) Kullanın
Kullanıcılarla ilgili en son araştırmamız, e-posta imza pazarlamasının (ESM) iş e-posta imzalarının %77'sinde ve kişisel e-posta imzalarının %67'sinde kullanıldığını gösterdi. Bunu yapmanın yaygın bir yolu, e-posta imzanıza bir harekete geçirici mesaj (CTA) eklemektir.
Bir "harekete geçirici mesaj"ı nasıl tanımlarsınız? Basitçe söylemek gerekirse, potansiyel müşterilere bir teklifi kabul etmeleri için yapılan açık bir çağrıdır. Gerçekte, e-posta imzanıza bir harekete geçirici mesaj eklemelisiniz.
5. Paylaş Butonlarını Dahil Ederek Çalışmanızı Daha Geniş Bir Kitleye Tanıtın
Bu yazıda size verdiğiniz bilgilerle idareli olmanızı söylüyorum. Ancak, sosyal medya paylaşım düğmeleri söz konusu olduğunda, her şeyi yapmaktan çekinmeyin.
Sosyal medya simgeleri çok küçük ve derli toplu olduğundan, hepsini bir arada kullanabilir ve hepsini kullanabilirsiniz ve daha güzel ve daha eksiksiz görünürler (önceden farklı olarak, bu sefer "daha fazlası daha fazladır").
Kariyeriniz için önemliyse, e-posta imzanıza sosyal medya sitelerine aktif bağlantılar koymalısınız.
Eski, aktif olmayan veya amacınıza başka bir şekilde yardımcı olmayan sosyal medya profillerini eklememelisiniz.
Profesyonel Bir E-posta Nasıl Sonlandırılır?
Profesyonel bir e-postayı nasıl sonlandırdığınız, nasıl başladığınız kadar önemlidir. Evet, doğru duydunuz. E-postanızı profesyonel ama arkadaşça bir şekilde sonlandırmalısınız. Bağlama bağlı olarak, e-posta imzanıza daha fazla veya farklı bilgiler eklemek isteyebilirsiniz. Ancak, alıcıyı ne kadar fazla tanımıyorsanız, e-postanızda o kadar fazla bilgi sağlamanız gerekir. Her neyse, bir iş e-postası imzasının standart bileşenleri aşağıdaki gibidir:
1 numara. Kapanış Hattı
Bir e-postayı okurken, ana konudan doğrudan oturumu kapatmaya geçmek rahatsız edici olabilir. Bu, özellikle e-posta uzunsa geçerlidir. Son bir teşekkür veya iyi dilek cümlesi, bu değişimi yumuşatmaya yardımcı olabilir. Girson'a göre, bir e-postanın son satırı, okuyucu yalnızca gözden geçirse bile genellikle okunur, bu nedenle bu fırsatı bir harekete geçirici mesaj eklemek veya okuyucuya ondan neye ihtiyacınız olduğunu hatırlatmak için kullanın.
2 numara. Kapanış (Veya oturumu kapatma)
Buraya yazdığınız şey, adınızdan önce gelir ve kalın olarak görünür. "Saygılarımla", "En iyi dileklerimle", "Teşekkürler" veya "Harika bir hafta sonu geçirin!" gibi ifadeler kullanmayı düşünün. Alıcıya yakın değilseniz veya alıcıyla kısa bir süre içinde çok sayıda e-posta alışverişinde bulunmadıysanız, e-postanız için resmi bir kapanış kullanmalısınız.
#3. İsim
Tam adınızı (adınız ve soyadınız veya genellikle kullandığınız ad) veya ilk adınızı ve ardından birine gönderdiğiniz ilk e-posta ise tam adınızı içeren varsayılan bir e-posta imzasını kullanmak en iyi uygulamadır. Zaten tanıdığı biriyle konuşurken bir kişinin ilk adı genellikle yeterlidir.
#4. zamirler
Bu tamamen size ve konfor seviyenize bağlıdır, özellikle de bir LGBTQ kimliğiniz varsa. Ancak müttefikler, zamir kullanımlarının uygulamanın normalleşmesine ve trans ve nonbinary insanlar için güvenli bir alan yaratılmasına katkıda bulunduğunu unutmamalıdır.
# 5. Ünvan ve Şirket
Kime yazdığınıza ve ne hakkında konuştuğunuza bağlı olarak, bunlardan herhangi biri e-postanızı sonlandırmak için iyi bir yol olabilir. Her ikisini de dahil etmek, kuruluşunuzun dışından bir kişiye e-posta gönderiyorsanız, gönderene ne yaptığınızı ve nerede çalıştığınızı söyler. Bir iş arkadaşınıza e-posta gönderdiğinizde (özellikle bir şirket e-posta adresinden) belirli bir şirkette çalıştığınız varsayılır, bu nedenle bunu dışarıda bırakabilirsiniz; ancak, bu kişiyle daha önce çalışmadıysanız, konumunuzdan bahsetmek yardımcı olabilir. Çoğu zaman, yeni bir iş ararken şu anda nerede çalıştığınızdan bahsetmemelisiniz. Mevcut görevinizden istifa etmeye çalıştığınız için, e-postanızın alıcısı, şirket saatinde iletişim kurmadığınız halde iletişim kurduğunuzu düşünebilir.
#6. İletişim bilgileri
E-postanızın alıcısı adresinize zaten sahip olsa da, sizinle iletişime geçmeleri gerekebileceği ihtimaline karşı iş veya cep telefonu numarası gibi ek iletişim bilgileri vermek isteyebilirsiniz. Açık olmak gerekirse, yalnızca o kanal aracılığıyla size ulaşılmasını istiyorsanız iletişim bilgilerini ekleyin.
- Bir Belgeyi Elektronik Olarak İmzalama: Adım Adım Kılavuz
- KREDİ KARTI YILLIK ÜCRET: En İyi Seyahat Kredi Kartı Yıllık Ücreti Açıklaması
- En İyi E-posta Pazarlama Yazılımı: Küçük İşletmeler İçin En Çok Tercih Edilenler
- AĞIZDAN AĞIZA PAZARLAMA: En İyi 2023 Stratejileri, Örnekler, Anlam
Referanslar
