Hem ofis içinde hem de ofis dışında en popüler metin iletişim yöntemlerinden biri e-postadır. İyi yazılmış bir profesyonel e-postanın alıcısına nazik, açık, özlü ve eyleme geçirilebilir bir mesaj iletilir. Bu standartların tümüne uyan e-postalar yazma konusunda uzmanlaşmak biraz çaba gerektirebilir. Bu yazıda, bir iş için profesyonel bir e-posta adresi nasıl yazılır, profesyonel bir yazar kimdir ve profesyonel e-posta iletişiminin ne olduğunu öğreneceğiz.
Profesyonel E-posta Nasıl Yazılır?
İş arkadaşları, bir yönetici ve bir çalışan, bir öğrenci ve profesörü veya bir iş başvurusunda bulunan ve bir işe alım yöneticisi gibi profesyonel bir durumda yazılan bir e-postaya profesyonel bir e-posta denir. Profesyonel e-postaların belirgin ve faydalı bir mesajı vardır.
Profesyonel bir e-posta çeşitli şekillerde yazılabilir. Bu bir teşekkür mektubu, şirketinize bir istifa mektubu veya bir iş başvurusu için özgeçmişle birlikte gönderilen bir ön yazı olabilir. E-postanızın nedeni ne olursa olsun, başarı şansınızı artırmak için profesyonelce yazmalısınız.
Profesyonel Bir E-posta Oluşturmak İçin 8 İpucu
E-postanızın konusu ne olursa olsun, aynı temel bölümlere ayrılabilir. Her zaman tüm bu bileşenleri kullanmanız gerekmeyebilir, ancak her birini her zaman dikkatli bir şekilde düşünmelisiniz.
1 numara. Konu satırının konuyu içerdiğinden emin olun.
E-postanızın konu satırı, alıcınızın onu gelen kutusunda açtığında gördüğü ilk şeydir. Bir pazarlama e-postasının konu satırı, alıcının e-postayı açıp açmayacağını belirleyebilir. Konu satırınız özlü, çekici ve alakalı olmalıdır.
E-postanızın konu satırında mümkün olduğunca spesifik olun. Alıcı, bu şekilde e-postanızdan ne bekleyeceğini bilecektir. Alıcı, e-postanızı okumalarını ve yanıtlamalarını kolaylaştıran kısa ve öz bir konu satırından memnun kalacaktır; burada yaratıcı olmaya veya tıklama tuzağına gerek yok.
2 numara. Muhatabına düzgün hitap et
Bir iş e-postasının alıcısına hitap etmenin en iyi yöntemi, "Sayın", kişinin adı veya soyadı ve uygun saygı ifadesidir. Emin değilseniz, ya adlarını ya da adlarını ve soyadlarını saygı ifadesi olarak kullanın.
"Merhaba" veya "Merhaba" yerine e-postayı alıcının adıyla başlatabilirsiniz. Bu genellikle yalnızca iş arkadaşınız veya yöneticiniz gibi zaten bir ilişkiniz olan kişiler için geçerlidir.
#3. Konsantre kalın
Bir iş e-postası yalnızca bir konuyu ele almalıdır. Bu bir soru, talep, yanıt veya açıklama olabilir. E-postanın gövdesi, her ne olursa olsun, bu konuya odaklanmalıdır. E-postanızı kısa tutun, ancak önemli ayrıntıları atlamayın. Bunun kısaltması “sadece olması gerektiği sürece” dir.
#4. Oturumu kapatmayı unutmayın.
Bir harekete geçirici mesaj veya etkin bir görev içermesi gereken e-postanın kapanış satırını hazırladıktan sonra uygun bir oturum açma ve imzanızı ekleyin. Unvanınız, telefon numaranız ve dahili numaranız ve e-posta adresiniz gibi alıcının sizinle uygun şekilde iletişim kurmak için isteyebileceği tüm ayrıntılar profesyonel bir imzaya dahil edilmelidir. Birisinin yanıtlamak için yanıtla'ya basabileceğinin farkında olsak da, e-posta adresinizi vermeniz sizinle nasıl iletişim kuracağımız konusunda herhangi bir belirsizliği önler.
5.. Düzeltme yapmak
E-postanızı göndermeden önce hata olup olmadığını kontrol edin. Yazım hatası, imla hatası veya dilbilgisi hatası olmadığından emin olmak için hızlıca kontrol edin. E-posta hataları tüm mesajınızı mahvedebilir ve size profesyonel olmayan bir görünüm verebilir.
#6. Rahat bir ton kullanmaktan kaçının.
Bu genellikle emoji kullanımından kaçınmayı gerektirir.
E-posta yazarken profesyonel bir ton kullanılmalıdır. Argo ve günlük konuşmalar da dahil olmak üzere, bir metin mesajında yer alacak kadar rahat görünen herhangi bir dilden uzak durun. Benzer şekilde, takip yaparken “sadece geri dönüyorum” gibi klişeleri kullanmaktan kaçının.
#7. diline dikkat et
Lütfen herkesin e-postanızı başka birine iletebileceğini unutmayın. Herkesin e-postanızı nasıl yazdırabileceğine, ekran görüntüsünü alabileceğine veya indirebileceğine benzer. Bir konuşmanın yazılı kaydını istemiyorsanız, bunu bir e-postada söylemeyin, çünkü e-postalar konuşmaların yazılı kayıtlarıdır.
# 8. Talimatlarınızda spesifik olun
Alıcının belirli bir dosyanın konumunun veya yakın tarihli bir makalede savlarınızı desteklemek için kullandığınız referansların farkında olduğunu asla varsaymayın. Alıcınızın söylediğiniz her şeyi anladığından emin olun ve uygun olduğunda hızlı bir şekilde bulabilmeleri için bağlantılar sunun.
Bir İş İçin Profesyonel E-posta Nasıl Yazılır?
Mesajınızı taramak 7 saniyeden fazla (ayakkabılarınızı bağlamak için geçen süre kadar).
Farklı olmak başarı için çok önemlidir. Profesyonel olmak, iş başvuruları için tüm takip e-postalarında uygulamanız gereken yaklaşımla aynıdır; bu zeki ya da çirkin olmaya çalışmak anlamına gelmez.
Bir iş için profesyonel bir e-posta yazmak için ne gereklidir?
Önce bir iş e-postası tanımlayalım. Bir ön yazı veya özgeçmiş yerine onları sunmak için bir araç görevi görür.
İşveren, üzerinde fazla zaman harcamazsanız veya yanlışsa, özgeçmişinizi inceleme veya başvuru mektubunuzu açma zahmetine bile girmez. Bunu siz yapmayın, çünkü 250 yanıtla uğraşıyorlarsa, başvuruları reddetmek için aktif olarak gerekçe arıyorlar.
Her işe alım görevlisinin benzersiz bir başvuru prosedürü olmasına rağmen, her zaman aşağıdakiler gibi birkaç çok tipik bileşen eklemelisiniz:
#1. Ön yazı
Kapak mektubunuz, başvuru sürecinin resmi bir bileşenidir; burada kendinizi tanıtabilir, niteliklerinizi ana hatlarıyla belirtebilir, pozisyona neden başvurduğunuzu açıklayabilir ve şirkete getirebileceğiniz değeri tartışabilirsiniz.
Ön yazı yazma sürecinde size yol göstermeyeceğiz. Ancak mevcut olan inanılmaz çevrimiçi kaynaklarla başlayın.
Kapak mektubunuz bir Word veya PDF dosyası olarak eklenebilir. İndirilebilen, yazdırılabilen ve paylaşılabilen bir dosya kullanın; Google Dokümanlar gibi bulut hizmetlerini kullanmayın.
2 numara. Özgeçmiş (özgeçmiş)
Özgeçmişiniz, başarılarınızı sergilemek, profesyonel kariyerinizin öyküsünü anlatmak ve becerilerinize hızlı bir genel bakış sağlamak için bir fırsattır. Yine, çekici bir özgeçmişin nasıl yazılacağı konusunda ayrıntılara girmeyeceğiz, ancak basit ve anlaşılır bir yapı benimsemenizi öneriyoruz.
Süslü dosya türlerini kullanmaya çalışmak yerine indirilebilen, yazdırılabilen ve paylaşılabilen bir belge oluşturun.
#3. Çalışma örnekleri (isteğe bağlı)
Profesyonellerin tavsiye ettiği gibi göster, söyleme. Başvuru e-postanızda yeteneklerinizi ve önceki başarılarınızı vurgulayabilirsiniz. E-postanızda web sitenize veya sosyal ağ hesaplarınıza bağlantı verebilir, bir portföy ekleyebilir veya resimler veya videolar ekleyebilirsiniz.
İşte bizden bazı ipuçları: örnekler verin ve etkiyi tanımlayın. Afiş tasarımınızın güzel olması kimin umurunda? Ancak aynı poster satışları %50 artırdıysa durum farklıdır.
İkinci tavsiye, sınırlı sayıda örnek kullanmaktır - üç müthiş bir sayıdır. Çok fazla insan umutsuz görünüyor.
Üçüncüsü, yalnızca orijinal içeriği dağıtın. Birlikte çalıştığınız herhangi bir ekip veya kuruluştaki rolünüzü netleştirin. Asla bir başkasının yaratımını kendinizinmiş gibi geçirmeyin.
Profesyonel E-posta Adresi
İnternet kimliğinizin en temel yönü e-posta adresinizdir. Herhangi biriyle e-posta gönderip almanızı, farklı web sitelerinde veya mobil uygulamalarda hesaplar oluşturmanızı, büyüleyici kaynaklardan e-posta bültenlerine abone olmanızı, önemli bildirimleri kabul etmenizi, iş başvuruları göndermenizi ve daha fazlasını sağlar.
İster bir iş arıyor, ister bir iş yürütüyor veya ağınızı genişletiyor olun, bir iş e-posta adresine ihtiyacınız var.
Sağlam bir profesyonel e-posta adresi, bir özgeçmişte veya kartvizitte göze batan bir şey olarak göze çarpmadan olumlu bir izlenim bırakır. Lise e-posta adresinizi kullanmanıza karşı yasal bir yasak olmamasına rağmen, bu neredeyse kesinlikle aleyhinize çalışacak ve sizi işe alım uzmanları ve işe alma müdürleri için çekici olmaktan çıkaracaktır.
Profesyonel Bir E-posta Adresi Oluşturmanın İpuçları
Profesyonel bir e-posta adresi oluşturmak zor olmasa da akılda tutulması gereken birkaç faktör vardır:
- Kısa Tutun – İş yazışmalarınız için uzun bir e-posta adresi kullanmaktan kaçının. Benim durumumda olduğu gibi adınız uzunsa daha akılda kalıcı, daha kısa bir versiyon kullanın.
- Telaffuz Edilebilir Hale Getirin – Bir noktada e-posta adresinizi yüz yüze veya telefonda birine okumanız gerekebilir, bu nedenle söylenmesi mümkün olduğunca kolay hale getirmek için çalışmalısınız. Soyadımı kimsenin anlaması imkansız, bu yüzden e-posta hesaplarımdan birinde "DRK" olarak kısalttım.
- Başka yerlerde adınız tam olarak yazılmış olsa bile, e-posta adresinizde aksan veya aksan işaretleri kullanmaktan kaçının.
Profesyonel E-posta Adresi Formatı
Tabii ki, [e-posta korumalı] bir iş e-posta adresi için en geleneksel ve önerilen biçimdir. Ancak, bir iş e-posta adresi almanın aşağıdakiler gibi bazı ek yolları vardır:
- [e-posta korumalı]
- [e-posta korumalı]
- [e-posta korumalı]
- [e-posta korumalı]
- [e-posta korumalı]
- [e-posta korumalı]
Nokta artık daha sık kullanılsa da, alternatif olarak adları ayırmak için alt çizgi kullanabilirsiniz. Durum gerektiriyorsa, profesyonel e-posta adresinizde sayısal karakterler kullanabilirsiniz, ancak genellikle bunlardan kaçınmak daha iyidir. Bazı web sitelerinde, e-posta adresinize şehrinizi, kariyerinizi veya becerilerinizi eklemeniz de önerilir. Bu, onayladığımız bir şey değildir ve genellikle önerilmez. Beceri setiniz zamanla gelişecek ve profesyonel kariyeriniz sizi farklı konumlara, dolayısıyla e-posta adreslerine yönlendirebilir. [e-posta korumalı] ve [e-posta korumalı] hızla çekiciliğini yitirecektir.
Profesyonel E-posta Yazarı
Çeşitli amaçlar için gösterişli ve başarılı e-postalar yazma konusunda uzmanlaşmış bir kişi, profesyonel bir e-posta yazarı olarak bilinir. Mesajlarını belirli kitlelere ve hedeflere uyacak şekilde değiştirme konusunda yetkindirler ve harika yazma becerilerine sahiptirler.
Profesyonel bir e-posta yazarı, e-postaları profesyonelce organize etmekte ustadır ve kısa ve net iletişimin değerinin farkındadır. Uygun dilbilgisi, noktalama işaretleri ve ton kullanarak anlatmak istediklerini başarılı bir şekilde nasıl ileteceklerini anlarlar.
Profesyonel e-posta yazarları, e-postayı oluştururken hedefini, hedef kitlesini ve amaçlanan sonucu dikkate alır. İş başvuruları, şirket sorguları, müşteri iletişimi, satış ve pazarlama, müşteri hizmetleri ve daha fazlası gibi çeşitli nedenlerle e-posta yazabilirler.
Etkileyici, ilginç ve yüksek kalitede e-postalar üretmeyi amaçlarlar. Ek olarak, hatasız olduklarından ve amaçlanan içeriği doğru bir şekilde yansıttıklarından emin olmak için e-postaları düzenlemekten ve redaksiyondan sorumlu olabilirler.
Genel olarak, profesyonel bir e-posta yazarı, insanlara ve işletmelere e-posta yoluyla verimli bir şekilde iletişim kurmalarında, profesyonel imajlarını güçlendirmelerinde ve hedeflerine ulaşmada başarılı olma ihtimallerini artırmalarında yardımcı olur.
Profesyonel E-posta İletişimi
Resmi veya ticari bir bağlam için saygılı, özlü ve uygun bir şekilde e-posta yazma ve gönderme eylemi, profesyonel e-posta iletişimi olarak bilinir. Mesajınızı düzgün bir şekilde iletmek ve profesyonelliği sürdürmek için kesin dilbilgisi, noktalama işaretleri ve profesyonel dil kullanmayı gerektirir.
Profesyonel e-posta iletişiminin bazı temel özellikleri şunlardır:
1 numara. Kısa ve net
Özlü, iyi odaklanmış e-postalar gönderin. İletişim kurarken, basit, net bir dil kullanarak belirsizlikten ve konu dışı ayrıntılardan kaçının.
2 numara. Uygun biçimlendirme
Açık bir konu satırı, açılış, gelişme paragrafları ve kapanış kullanarak iletişim sırasında profesyonel bir e-posta tonu koruyun. Gerektiğinde paragraflar veya madde işaretleri kullanarak e-postanızı mantıklı ve okunması kolay hale getirin.
#3. Sağduyulu ve kibar ses
E-postanızın üslubunu her zaman kibar ve saygılı tutun. Profesyonelliği ve saygıyı iletmek için "Sevgili Bay/Bayan" gibi resmi selamlama ve selamlamalar kullanın. veya "Merhaba [Alıcının Adı]" ve kibar bir dil.
#4. Uygun kelime bilgisi ve dil
İşe uygun, profesyonel bir terminoloji kullanın. Jargon, argo veya çok gündelik bir dil kullanmaktan kaçının. Kültürel farklılıkların farkında olun ve üslubunuzu alıcının ihtiyaçlarına göre ayarlayın.
# 5. Profesyonel e-posta imzası ve adresi
Adınızı veya yakın bir varyasyonunu içeren resmi bir e-posta adresi kullanın. E-postanızı, tam adınızı, iş unvanınızı (varsa), iletişim bilgilerinizi ve ilgili bağlantıları veya ek bilgileri içeren profesyonel bir imzayla tamamlayın.
#6. Hızlı ve uygun reaksiyonlar
Her e-postayı mümkün olan en kısa sürede yanıtlayın, alındığını onaylayın ve tüm soruları veya endişeleri ortaya çıkar çıkmaz çözün. İletişiminizi profesyonel tutun ve gereksiz gecikmelerden kaçının.
Profesyonelliğinizin, ayrıntılara gösterdiğiniz özenin ve diğer insanlara saygınızın profesyonel e-posta yazışmalarınıza yansıdığını unutmayın. Bu kurallara bağlı kalarak çeşitli iş senaryolarında verimli ve uzman e-posta etkileşimleri oluşturabilirsiniz.
Beş E-posta Görgü Kuralı Nedir?
- Buna göre, alıcınıza hitap edin. Alıcının adının ve ilişkili başlığın iki, üç kez doğru yazıldığından emin olun.
- Uygun açılış ve kapanış açıklamalarını kullanın.
- Uygun formatı girin.
- TÜMÜ BÜYÜK BÜYÜK kullanmaktan kaçının.
- Büyük dosyaları birleştirin.
Bir E-posta İçin İyi Bir Açılış Cümlesi Nedir?
İyi günler [Alıcının Adı] Umarım iyisinizdir ve e-postamı okuyorsunuzdur. Umarım gününüz şu ana kadar iyi geçmiştir, [Alıcının Adı] Günaydın [sabah/öğleden sonra/akşam]. Beni [şirketinizin adı]'nda [iş rolünüz] olarak sunmak için benim adım [adınız]. [E-posta konusu] nedeniyle size e-posta gönderiyorum.
Profesyonel Bir E-postanın Dört Temel Parçası Nelerdir?
- E-postanın muhtemelen en önemli kısmı olan konu satırı, okunup okunmayacağını veya silineceğini belirler.
- selamlama
- orta bölüm
- Sonuç
Özet
Kazandıran bir e-posta yazmak zor olabilir, ancak bu makaledeki tavsiyeleri bir rehber olarak kullanırsanız, doğru yolda olacaksınız. Tüm e-postalar yanıtlanmayacak olsa da potansiyel müşterilerinizi takip etmek yatırım getirinizi artıracaktır.
Alıcılarınızın gelen kutularında öne çıkmak için iş e-postalarınızın her bir bileşenini iki kez kontrol etmeyi, kısa tutmayı ve bazı kişisel dokunuşlar eklemeyi unutmayın. E-postalarınızı göndermeden önce düzeltin ve ardından herhangi bir takip mesajı göndermeden önce üç ila beş gün bekleyin.
İlgili Makaleler
- EĞLENCELİ E-POSTA İŞARETLERİ: Denenecek 27+ Komik E-posta İmzalama
- ÖN MEKTUP E-POSTASI: Örnek, Formatlar ve Nasıl Yazılır
- Outlook'ta Bir E-postayı Geri Çağırma (Ayrıntılı Kılavuz)
- İŞE ALMA MÜDÜRÜNE MESAJ: Bir İşe Alma Müdürüne E-posta Gönderme Örnekleri ve Kılavuzu
- OFİS DIŞI E-POSTA: Ofis Dışı Mesajı Yazmanın En İyi Yolları ve Örnekler
Referanslar
