Çek koçanları bir çalışanın mali kaydının önemli parçalarıdır. Kazançların, kesintilerin ve diğer önemli bilgilerin dökümünü sağlar. Bu makalede çek koçanının ne olduğu, kişisel ve çek bilgileri, kazançlar, kesintiler, stopajlar gibi gerekli bilgilerin toplanmasından gelir belgesi, kayıt tutma, vergi amaçları ve yasal yükümlülükler dahil olmak üzere amaçları ve nasıl çek çek yapılacağı anlatılacaktır. , şirket bilgileri, ödeme dönemi, net ücret ve yılbaşından bugüne bilgiler, doğru şablonun seçilmesi ve ayrıntıların doldurulmasına kadar. Ayrıca, işletmeniz ve çalışanlarınız için çek koçanları hazırlamak için kullanabileceğiniz ücretsiz çevrimiçi araçları da listeler.
Çek Taslakları Nedir?
Maaş makbuzu olarak da adlandırılan çek makbuzu, maaş çekiyle birlikte gelen ve bir çalışana belirli bir süre için ne kadar ödeme yapıldığını gösteren bir kağıt parçasıdır. Kazanılan ücretleri, ödenen vergileri ve çalışanın maaşından yapılan diğer kesintileri listeler. Sonuçta çalışanın net ücretini gösterir.
Maaş çeki taslakları, bireyler ve şirketler için çalışanların maaşlarını takip etmelerine ve kesintileri anlamalarına yardımcı olan önemli belgelerdir. İşverenler bunları anlaşmazlıkları çözmek ve W-2 vergi formlarını doldurmak için kullanıyor. Bazı eyaletlerde zorunludurlar ve elektronik veya kağıt biçiminde sağlanabilirler.
Çek Taslaklarında Neler Var?
Çek taslakları hazırlıyorsanız, bunlar aşağıdaki bilgileri içermelidir:
- Kişisel bilgiler ve çek bilgileri: Bu, kişisel ayrıntıları, başvuru durumunu (bekar veya evli) ve IRS W-4 formuna göre stopaj numarasını içerir. Buna çalışanın adı, adresi ve Sosyal Güvenlik Numarasının son dört hanesi gibi kişisel tanımlayıcı bilgiler dahildir.
- Kazanç: Bu bölüm, varsa fazla mesai dahil olmak üzere döneme ilişkin ücreti gösterir. Ayrıca sağlık sigortası ve emeklilik katkı payları gibi çalışanlara sağlanan faydalar için vergi öncesi kesintileri de listeler.
- Kesintiler: Bu bölüm, vergi sonrası maaş çekinden alınan grup hayat veya maluliyet sigortası gibi ek kesintileri gösterir.
- Stopajlar: İşverenin, çalışan adına maaştan alması gereken parayı ifade eder. Buna federal ve eyalet gelir vergisi ödemeleri, Sosyal Güvenlik, İşsizlik Sigortası ve İşçi Tazminatı dahildir.
- Şirket Bilgisi: Bu genellikle şirketin adını ve adresini içerir.
- Ödeme periyodu: Çalışanın ödeme aldığı ödeme dönemine karşılık gelen tarihler.
- Net ödeme: Çalışanın tüm kesintileri çıkarıldıktan sonra elinde kalan para miktarıdır.
- Yılbaşından Bugüne (YTD) Bilgiler: Bu bölümde çalışanın cari yıldaki toplam kazancı ve kesintileri görüntülenir.
- Ücret oranı: Çalışana saat başı veya maaş gibi ne kadar ve hangi aralıklarla ücret ödendiğini gösterir.
Çek Taslağının Amacı
Maaş koçanları veya maaş çeki koçanları olarak da bilinen çek koçanları aşağıdaki amaçlara hizmet eder:
Gelirin kanıtı
Çek koçanı gelir belgesi olarak kullanılır. Bir çalışanın belirli bir ödeme dönemindeki kazancını ve o yılın toplam kazancını ayrıntılarıyla belirtir. Bir kişinin kredi, ipotek veya diğer kredi türlerine başvururken gelir belgesi sunması gerektiğinde bu çok önemlidir. Ayrıca mülk kiralarken veya büyük satın alımlar yaparken de çok önemli olabilir.
Kayıt tutma
Kayıtların tutulması için çek taslakları önemlidir. Bir çalışanın kazancının, kesintilerinin, vergilerinin ve net ücretinin ayrıntılı bir kaydını sağlarlar. Bu hem çalışan hem de işveren açısından faydalı olabilir. Çalışanların kazançlarını takip etmelerine ve ödemelerinin doğru şekilde yapıldığından emin olmalarına olanak tanır. İşveren için bordro harcamalarının kapsamlı bir kaydını sağlar ve iş kanunları ve düzenlemelerine uygunluğun sağlanmasına yardımcı olur.
Vergi Amaçlı
Çek taslakları vergi açısından çok önemlidir. Borçlu olunan vergileri hesaplamak, vergi kredilerini talep etmek ve vergi beyannamelerini tamamlamak için gerekli bilgileri sağlarlar. Hem çalışanlar hem de işverenler bunları vergi nedeniyle geliri doğrulamak için kullanabilir. Çek koçanları vergi açısından önemlidir. Bir çalışanın kazancı ve kesilen vergi miktarı hakkında ayrıntılı bilgi sağlarlar. Bu bilgiler vergi beyanı sırasında hem çalışanlar hem de işverenler için faydalıdır.
Yasal Yükümlülükler ve Tazminat Talepleri
İş kazası nedeniyle tazminat talebinde bulunulurken maaş bordrosunun gerçek maaş bordrosunu göstermesi zorunludur. Ayrıca yasal yükümlülüklere uymaya ve para cezalarından kaçınmaya da yardımcı olurlar.
Çek Taslağının Yapılışı
Çek taslakları oluşturmak, bir çalışanın maaş bilgilerini ayrıntılandıran bir belge oluşturmayı içerir. Buna brüt ücret, kesintiler ve net ücret dahildir. Çek taslakları oluşturma adımları şunlardır:
- Gerekli bilgileri toplayın: Çalışanın kişisel bilgilerine (isim, adres, sosyal güvenlik numarası), maaş oranına ve çalışılan saat sayısına ihtiyacınız olacak. Ayrıca vergi stopajları, emeklilik katkı payları ve sağlık sigortası primleri gibi kesintiler hakkında da bilgiye ihtiyacınız olacak.
- Bir çek koçanı oluşturucu veya yazılım uygulaması seçin: Çok sayıda çevrimiçi çek koçanı üreticisi ve yazılım uygulaması çek koçanı oluşturabilir. Bu araçların bazıları ücretsizdir, bazıları ise abonelik veya tek seferlik ücret gerektirir. Bir çek koçanı üreticisi seçerken, maaş koçanlarıyla ilgili eyaletinizin yasa ve düzenlemelerine uygun olduğundan emin olun.
- Bilgileri çek koçanı oluşturucuya girin: Çek koçanını hazırlayanı seçtikten sonra, 1. adımda toplanan bilgileri girin. Çek koçanını hazırlayan kişi brüt, kesintileri ve net ücreti otomatik olarak hesaplayacaktır.
- Çek taslaklarını inceleyin ve dağıtın: Oluşturduktan sonra doğruluk açısından inceleyin. Her şey doğruysa çek koçanlarını çalışanlarınıza dağıtın. Bunu elektronik olarak e-posta yoluyla yapabilir veya yazdırıp dağıtabilirsiniz.
Çevrimiçi Araçları Kullanarak İşletmeniz İçin Çek Taslakları Nasıl Yapılır?
Çevrimiçi araçları kullanarak işletmeniz için çek koçanları oluşturmak için Wix, StubCreator, Shopify ve Real Check Stubs gibi çeşitli çevrimiçi ödeme koçanı oluşturucuları kullanabilirsiniz. İşletmeniz ve çalışanlarınız için çek taslakları oluşturmak için aşağıdaki adımları izleyin:
- Bir Ödeme Taslağını Oluşturucu Seçin: İhtiyaçlarınıza uygun bir maaş bordrosu oluşturucu seçin. Farklı jeneratörler farklı özellikler ve şablonlar sunar; bu nedenle kullanımı kolay ve gerekli özellikleri sunan birini seçin.
- Çalışan ve iş bilgilerini girin: Çek taslakları oluşturmak için gerekli tüm çalışan ve işletme ayrıntılarını girin. Buna çalışanın adı, adresi, sosyal güvenlik numarası, işletme adı ve yeri dahildir.
- Maaş ayrıntılarını girin: Maaş numarasını, ödeme tarihini ve ödeme süresini girin. Ayrıca çek koçanının hesap makinesine çalışanın maaşı hakkında bilgi ekleyin.
- Ödeme süresini ve ödeme oranını girin: Çalışanın ödeme dönemi tarihlerini ve ödeme oranını girin. Bazı maaş bordrosu oluşturucuları ayrıca çalışılan saat sayısını da ister.
- Ekleme veya çıkarmalar yapın: Fazla mesai ücreti veya vergi kesintileri gibi maaş eklemelerini ve kesintilerini ekleyin. Çek koçanını oluşturan kişi net ücreti otomatik olarak hesaplayacak ve güncelleyecektir.
- Önizleyin ve ayarlayın: Tüm bilgilerin doğru olduğundan emin olmak için maaş bordrosunu inceleyin. Bazı maaş bordrosu oluşturucuları, şirketin logosunu veya diğer marka unsurlarını eklemenize olanak tanır.
- Oluşturun ve indirin: Maaş bordronuzu oluşturun ve tercih ettiğiniz formatta (PDF, JPG, vb.) kaydedin.
- Dağıt: Son olarak maaş bordrosunu elektronik veya geleneksel posta yoluyla çalışana dağıtın. Çalışan maaş bordrosunu nasıl almak istediğini seçebilir.
İşletmeniz için Çek Taslağını Hazırlamaya Yönelik Çevrimiçi Araçlar
Çek taslakları oluşturmak için çeşitli çevrimiçi araçlar mevcuttur. İşte bazı seçenekler:
Gerçek Çek Taslakları™
Bu araç doğru, profesyonel, özelleştirilebilir maaş taslakları oluşturmanın basit bir yolunu sunar. Gelişmiş, klasik ve modern tasarımlar da dahil olmak üzere 16 ödeme taslak şablonu sunar. Kolayca bir şablon seçebilir, bilgilerinizi girebilir ve ödeme koçanını indirebilirsiniz. Oluşturulan ödeme taslakları PDF olarak e-postayla gönderilebilir veya yazdırılabilir.
Shopify'ın Ödeme Taslağını Oluşturma Aracı
Shopify, gerekli tüm şirket, çalışan, gelir ve kesinti bilgilerini içeren maaş taslakları oluşturan ücretsiz bir çevrimiçi çek koçanı oluşturucu sunar. Bu, gerekli alanları doldurduğunuz dört adımlı basit bir işlemdir ve hemen indirip kullanmanız için ödeme makbuzu size e-postayla gönderilir.
StubCreator
StubCreator, çek taslaklarını çevrimiçi olarak ücretsiz olarak oluşturmanıza olanak tanıyan başka bir ödeme makbuzu oluşturucudur. Minimum ayrıntıları doldurduğunuz, bir ödeme makbuzu şablonu seçtiğiniz ve aracın ödeme makbuzunu anında oluşturduğu hızlı ve kolay bir süreç sunar. Ödeme koçanını önizleyebilir ve indirebilirsiniz.
Wave'in Maaş Taslağı Oluşturucusu
Wave'in maaş makbuzu oluşturucusu, profesyonel çek taslakları oluşturmak için şirketinizin, çalışanınızın, gelirinizin ve kesinti bilgilerinizi girmenizi sağlayan ücretsiz bir çevrimiçi araçtır. Maaş bordronuzu, çalışanınıza e-postayla göndermek veya kayıtlarınız için saklamak üzere PDF olarak kaydedebilirsiniz. Araç hızlı, verimli, hatasız ve uygun maliyetlidir.
Çevrimiçi Araçları Kullanarak Özel Çek Taslakları Yapmanın Avantajları
Çalışanlarınız ve işletmeniz için çek taslakları oluşturmak amacıyla çevrimiçi araçları kullanmanın avantajları şunlardır:
Otomasyon ve Doğruluk
Otomatik bir maaş bordrosu oluşturucu, hesaplamalarda hata olasılığını azaltmaya yardımcı olabilir. Bu jeneratörler genellikle kullanıcı dostudur ve mevcut vergi kanunları ve gereklilikleriyle günceldir. Ayrıca maaş eklemeleri ve kesintileri de dahil olmak üzere net ücreti otomatik olarak hesaplar ve güncellerler.
Uygun Maliyetli
Özel maaş taslakları oluşturmak, bir muhasebeciyi işe almaktan daha uygun maliyetli olabilir. Çoğu çevrimiçi maaş bordrosu oluşturucu, normalde bir muhasebeciye veya bordro şirketine ödediğiniz maliyetin çok altında bir ücret karşılığında maaş bordrosu kayıtları oluşturmanıza olanak tanır.
Veri gizliliği
Maaş koçanları, çalışanın sosyal güvenlik vergileri, numarası, adresi, iş yeri, maaş bilgileri, brüt ücretleri ve diğer kişisel bilgileri gibi hassas bilgileri içerir. Bu nedenle, özel maaş taslakları oluşturmak, bu bilgilerin daha iyi kontrol edilmesini ve korunmasını sağlar.
Artan Verimlilik
Özel maaş taslakları oluşturmak, uzun süreçleri kolaylaştırarak verimliliği artırabilir. Bordro işlemlerini manuel olarak işlemek ve ortak kesinti kodlarını, mevcut vergi yasalarını ve eyalet yasalarını anlamak için çok fazla zaman harcamak yerine, işverenler çevrimiçi çek koçanı oluşturucuyu kullanabilir.
Zaman tasarrufu
Meşru ve güvenilir bir çevrimiçi çek koçanı oluşturucu kullanmak, işletme sahiplerine oluşturulan ödeme koçanlarının orijinal olduğu konusunda güvence verir. Bu onlara, başka iş görevleriyle uğraşmak için başka yerlerde daha iyi harcayabilecekleri zamandan tasarruf sağlar.
Çek Taslağını Özelleştirme Seçenekleri Nelerdir?
Bir çek koçanının özelleştirilmesi, düzen ve tasarımdan özel bilgilere kadar çeşitli hususları içerir. Bir çek koçanını nasıl özelleştireceğiniz aşağıda açıklanmıştır:
- Şablon Seç: Çevrimiçi olarak pek çok ödeme makbuzu şablonu mevcuttur. Real Check Stubs™ gibi bazı platformlar gelişmiş, klasik ve modern maaş bordrosu şablonları da dahil olmak üzere çeşitli tasarımlar sunar. Bu şablonlar %100 özelleştirilebilir olup logonuzu veya diğer marka bileşenlerinizi eklemenize olanak tanır.
- İşletme Bilgilerini Girin: İşletme bilgileri şirketin DBA adını ve adresini içerir. Genellikle maaş bordrosunun üstünde veya altında listelenir.
- Çalışan Bilgilerini Girin: Bu bölüm çalışanın tam yasal adını, kimlik numarasını ve olası sosyal güvenlik bilgilerini içermelidir. Maaş çeklerini çalışanlarınıza postayla gönderiyorsanız, bu bölümde çalışanın adresi de bulunmalıdır.
- Ödeme detayları: Maaş bordrosunun en kapsamlı bileşenidir. Çalışanın geçerli maaş dönemi boyunca ne kadar kazandığını ve bu vergi yılında şu ana kadar ne kadar kazandığını özetlemelidir. Ayrıca, hem normal hem de fazla mesai olarak çalışılan saat sayısını belirtmeli ve her bir gelir türü için kazanılan tutarları belirtmelidir.
- Eklemeleri veya Kesintileri Dahil Et: Fazla mesai ücreti veya vergi kesintileri gibi maaş eklemelerini veya kesintilerini ekleyin. Çek koçanı oluşturucu, net ücreti otomatik olarak hesaplar ve günceller.
- Düzeni Özelleştirin: Çek koçanınızın düzenini tercihlerinize göre özelleştirebilirsiniz. Bu, renk şemasının, yazı tipinin veya alanların düzeninin değiştirilmesini içerebilir.
- Önizleme ve Düzenleme: Tüm bilgileri girdikten ve tasarımı özelleştirdikten sonra son maaş bordrosunu önizleyin ve sonlandırmadan önce gerekli düzenlemeleri yapın.
- Teslimat Yöntemi: Maaş koçanlarını nasıl teslim etmek istediğinize karar verin. Bunları PDF olarak e-postayla gönderebilir, yazdırabilir veya her iki yöntemi de kullanabilirsiniz.
Çek Taslağını Dağıtım Yöntemleri
Çek koçanlarının hazırlanması ve dağıtılması, özellikle çevrimiçi araçların yardımıyla basit bir süreç olabilir. Çek koçanlarının dağıtımı birkaç yolla yapılabilir:
- e-posta: Bordro çek taslakları, bilgisayarınızdan kolayca yazdırılabilen PDF'ler olarak e-postayla gönderilebilir. Bu, kağıt ve posta masraflarından tasarruf etmenin harika bir yoludur.
- Print : Dilerseniz çek koçanlarınızı da yazdırabilirsiniz. Bir yazıcıya erişiminiz yoksa veya maaş çeki taslaklarınızın fiziksel bir kopyasını almayı tercih ediyorsanız, bu harika bir seçenektir.
- Çevrimiçi erişim: İşveren çalışanlara dijital olarak ödeme yapıyorsa, çalışanlar kişisel belgelerinin saklandığı, işveren tarafından sağlanan bordro sistemine giriş yaparak maaş bordrolarına çevrimiçi olarak erişebilirler.
Çek Taslaklarımı Ücretsiz Olarak Nasıl Yaptırabilirim?
Excel, Google E-Tablolar gibi bir e-tablo programını veya ücretsiz bir çevrimiçi çek koçanı oluşturucuyu kullanarak çek koçanlarınızı ücretsiz olarak oluşturabilirsiniz.
#1. Excel veya Google E-Tablolar'ı kullanma
- Yeni bir elektronik tablo oluştur: Excel veya Google E-Tablolar'ı açın ve yeni bir boş e-tablo oluşturun.
- Sütunları ayarlayın: E-tablonuzda maaş çekinin farklı bileşenlerini temsil etmek için birkaç sütuna ihtiyacınız olacak. Bunlar şunları içerebilir: çalışanın adı, ödeme dönemi, çalışılan saatler, saatlik ücret, brüt ücret, kesintiler, net ücret
- Verileri girin: Çalışanlarınızın her biri için ilgili verileri uygun sütunlara girin.
- Brüt ücreti hesaplayın: Her çalışanın Brüt Ücretini hesaplamak için bir formül kullanın. Bu genellikle Excel veya Google E-Tablolar'da =Çalışılan Saat*Saatlik Ücret olur.
- Kesintileri hesapla: Kesintiler kişinin durumuna göre değişiklik gösterecektir. Bunlar vergiler, sigorta primleri ve emeklilik katkı payları gibi şeyleri içerebilir. Net Ücreti elde etmek için bunları Brüt Ücretten çıkarabilirsiniz.
- Net ücreti hesaplayın: Net Ücreti hesaplamak için başka bir formül kullanın. Bu genellikle =Brüt Maaş Kesintileri olur.
- Biçimlendir ve yazdır: Tüm verilere sahip olduğunuzda, e-tabloyu istediğiniz gibi biçimlendirin ve ardından fiziksel bir kontrol taslağı oluşturmak için yazdırın.
#2. Ücretsiz Çevrimiçi Çek Taslağı Oluşturucuyu Kullanma
- Ücretsiz bir maaş bordrosu oluşturucu bulun
- Gerekli bilgileri doldurun
- Maaş bordrosunu oluşturun ve yazdırın
Genel olarak, bir çek koçanı işletmeniz için önemlidir ve bunu yaparken çek koçanındaki tüm bilgilerin doğru olduğundan ve yerel ve federal yasalara uygun olduğundan emin olun.
İlgili Makaleler
- ÖDEME KASALARI NASIL OLUŞTURULUR (2023 Rehberi)
- İpotek Faiz İndirimi: İpotek Faizini Düşürebilir misiniz?
- Çalışanlarınız İçin Paystub Nasıl Oluşturulur: Hangi Bilgileri Eklemelisiniz?
Referanslar
