Resmi bir e-posta yazmayı öğrenmek, özellikle ilk kez iseniz, zor görünebilir. Resmi bir e-postanın profesyonel bir tonu olmalıdır ve bu nedenle birçok kişi bir e-posta oluşturmakta zorlanır. Ancak, adım adım ayrıntılı bir kılavuzunuz varsa, resmi bir e-posta yazmak basit bir işlem olacaktır. Aşağıda, takip edilmesi gereken adımların bir dökümü ve resmi bir e-posta yazarken bilmeniz gereken her şey yer almaktadır.
Resmi E-posta Nasıl Yazılır?
Resmi bir e-posta yazmayı düzgün bir şekilde öğrenebilmeniz için, tam olarak ne hakkında olduğunu bilmeniz gerekir. Peki, resmi bir e-posta nedir? Resmi bir e-posta, profesyonel bir e-posta ile aynı şeydir. Yetkili kişilere, ticari kuruluşlara, akademik kurumlara veya aşina olmadığınız kişilere yazılır.
Resmi bir e-posta yazarken dil seçiminiz en önemli şeylerden biridir. Tanıdık birine yazmadığınız için profesyonel bir üslup kullanmak çok önemlidir. Bu otomatik olarak bir saygı işareti gösterir. Ayrıca dikkat etmeniz gereken bir diğer nokta da noktalama işaretlerinizdir çünkü bu e-postanın yapısına büyük katkı sağlar.
Resmi E-posta Yazarken İzlenecek Adımlar
Resmi bir e-postayı düzgün bir şekilde nasıl yazacağınızı öğrenmek istiyorsanız, izlemeniz gereken belirli bir biçim vardır. Aşağıda, resmi bir e-posta yazarken izlemeniz gereken adım adım kılavuzların bir listesi bulunmaktadır. Onlar içerir:
- Profesyonel bir e-posta adresiyle başlayın
- Bir konu satırı yazın
- Paragrafa resmi bir selamlama ile başlayın
- Uygun bir giriş yapın
- Vücut
- E-postayı takdirle resmi olarak sonlandırın
#1 Profesyonel bir e-posta adresiyle başlayın
Resmi bir e-posta başlatmadan önce, e-posta adresinin profesyonel olup olmadığını onaylamanız gerekir. Profesyonel bir e-posta adresi, yalnızca ticari ilişkiler için kullanılan bir e-postadır. Bu, çoğu kişinin şirketler ve ticari kuruluşlarla etkileşim kurma şeklidir. Profesyonel bir e-posta adresinin yardımıyla, insanlar kişisel mesajlarını işle ilgili olanlardan ayırt edebilirler.
Ayrıca, profesyonel bir e-posta işletmenizin adını içerir. Bu, bireylerin ve diğer işletmelerin sizi tanımasını kolaylaştırır.
#2 Bir konu satırı yazın
Resmi bir e-posta yazarken konu satırınızın içeriğine dikkat etmek çok önemlidir. Bir kişi gelen kutusunu açtığında görülen ilk şeydir. Bu, kişinin e-postanızın içeriğinin ne hakkında olduğunu bilmesine yardımcı olmak için yapılır. Bir konu satırı, e-postanın amacını açıkça belirtmelidir. Kısa ve akılda kalıcı olmalı, aynı zamanda yanıltıcı olmamalıdır. Bir alıcıyı e-postanızı okuması için kandırmaya çalışmayın, aksi halde e-postanız taslak haline gelebilir veya yanıtlanmayabilir.
#3 Paragrafa resmi bir selamlama ile başlayın
Bir konu satırı girdikten sonra, bir sonraki adım e-postayı resmi bir selamlama ile başlatmaktır. Selamlamaya dikkat etmek de önemlidir çünkü doğrudan e-postayı gönderdiğiniz kişiye hitap eder. Selamlama örneklerinden bazıları şunlardır:
- Selamlar
- Sayın
- Merhaba
- İlgili makama
Çoğu zaman, bir e-postada gönderilen kişinin adı bilinmiyor. Alıcının adı yoksa “kime ilgili” veya “Dear bay/ma” kullanabilirsiniz. Ayrıca, kişinin departmanına veya pozisyonuna hitap edebilirsiniz. Örneğin: Sayın İK Müdürü, Sayın İK Departmanı.
Ancak, alıcının adını biliyorsanız, kişinin adının ardından “Sevgili”yi kullanın. Örneğin, Sevgili Profesör Williams veya Selamlar Profesör Williams (soyadından sonra).
#4 Uygun bir giriş yapın
Selamlamadan hemen sonra bir tanışma gelir. Resmi e-postalar söz konusu olduğunda, tanınmadığınız için her zaman bir tanıtıma ihtiyaç vardır. Alıcı sizi tanıyor olsa bile, yine de kendinizi tanıtmanıza ihtiyaç vardır.
Giriş, adınızı belirtmenizle başlar, ardından amacınız ve alaka düzeyiniz gelir. Örneğin, bir öğretmen veya öğretim görevlisi, sınıfın, bölümün veya fakültenin bir üyesi olarak yazıp yazmadığınızı bilmek isteyecektir. Bundan sonra yazma nedeninizi belirtiniz.
#5 Vücut
Resmi bir e-postanın gövdesi, temel olarak, yazma nedeninizi ayrıntılı olarak açıkladığınız yerdir. Detaylandırma önemlidir, ancak abartılmamalıdır. Bir e-postanın gövdesi en az bir veya iki paragraf içermelidir (e-postanın amacına bağlı olarak).
#6 E-postayı resmi olarak takdirle bitirin
Bir e-postayı nasıl sonlandırdığınız, onu başlatma şekliniz kadar önemlidir. Resmi olarak başladığına göre, sonu da resmi olmak zorundadır. Bu son paragraftır ve kapanış paragrafı olarak da adlandırılır.
Bu paragrafta, e-postanızı okumak için harcadığınız zamanı takdir ettiğinizi göstermeli ve ardından resmi bir kapanışla bitirmelisiniz. Bu resmi kapanışlardan bazıları şunlardır:
- İçtenlikle
- Sadakatle
- seninki
- Saygıyla
- En iyi
- Saygılarımızla
Resmi bir kapanış seçtikten sonra adınız ve imzanız gelmelidir.
Resmi bir E-postayı Nasıl Başlatırsınız?
Bir iş sözleşmesi yapmaya, maaş zammı istemeye veya yeni bir iş bulmaya çalışıyor olun, resmi bir e-postayı nasıl başlatacağınızı öğrenmek size üstünlük sağlayacaktır. Resmi bir e-posta, profesyonel bir e-posta adresiyle başlar. Resmi bir e-posta yazarken profesyonel bir e-posta adresi kullanmanız tavsiye edilir, çünkü bu daha fazla tanınırlık sağlar ve onu önemli gösterir. Profesyonel bir e-posta, adınızı ve soyadınızı veya işletmenizin adını içermelidir. Alıcı önemli görebileceğinden, bu e-postanın değerine katkıda bulunur.
E-posta adresini profesyonel olarak onayladıktan sonra dikkat etmeniz gereken bir sonraki konu konu satırınızdır. E-postanızın konu satırı, e-postayı yazma nedeninizi cesurca belirtmelidir. Örneğin, bir özür mektubu, maaş zammı istemek, ara vermek için izin almak vb. Kısa ve akılda kalıcı olmalı, aynı zamanda profesyonel olmalıdır.
Resmi bir e-posta başlatmanın eşit derecede önemli bir parçası da selamlamadır (dostça bir selamlama). Uygun bir selamlama e-postanızı açar ve doğru adım atmanızı sağlar. ''Kimi ilgilendirebilir'' ile başlayabilirsiniz, ancak bu sadece muhatap olduğunuz kişinin adını bilmediğiniz durumlarda kullanılır. Sevgili ve merhaba da kullanılan popüler bir selamlamadır ve ardından alıcının adı veya konumu gelir.
Resmi Bir E-posta Paragrafına Nasıl Başlarsınız?
Resmi bir e-postanın ilk paragrafı, bir selamlama ve hitap ettiğiniz kişinin adını içermelidir. ''Sevgili veya Merhaba'' kullanabilirsiniz. Bunlar en yaygın selamlamalardır. Ayrıca, alıcının adını bilmediğiniz zamanlar da olabilir. Bu gibi durumlarda, kullanılacak uygun selamlama “İlgili olana” şeklindedir. Bir sonraki adım, adınızı, kim olduğunuzu ve neden yazdığınızı belirterek kendinizi doğru bir şekilde tanıtmaktır.
Bir E-posta İçin İyi Bir Açılış Cümlesi Nedir?
Bir e-postaya iyi bir açılış cümlesiyle başlamak, okuyucunuzun devam etmesini sağlayan şeydir, bu nedenle kelime seçiminize dikkat etmeniz önerilir. Selamlamadan sonra açılış cümlesi gelir. Resmi olarak, bir açılış cümlesi uygun bir giriş (adınızı ve kim olduğunuzu belirterek) ve neden yazdığınızı içermelidir. Gayri resmi olarak, bir açılış cümlesi selamları ve esenliği içerecektir. Örneğin, ''Umarım bu e-posta sizi iyi bulur'', ''umarım iyi bir gün geçirmişsinizdir'' vb. ve adınızı ve yazma nedeninizi belirten bir giriş.
Resmi Bir E-posta Örneği Nasıl Yazılır?
Resmi bir e-posta örneği yazmaya çalışmak, temelde sadece resmi bir e-postanın nasıl yazılacağını öğrenmektir. Bunu yapabilmeniz için izlemeniz gereken adımlar bulunmaktadır. Aşağıda, resmi bir e-posta örneği yazarken ne yapmanız gerektiğini açıklayan bir kılavuz bulunmaktadır. Bunlar:
- E-posta konunuz: kısa olmalı ve e-postanızın nedenini açıkça belirtmelidir.
- Selamlama: Sevgili ( hitap ettiğiniz kişi veya kişilerin adı) örn. Sevgili Öğrenciler grubu için Sevgili Profesör Williams. Alıcının adını bilmiyorsanız, ''İlgili kişi için'' seçeneğini kullanın.
- Giriş paragrafı: Kendinizi (kim olduğunuzu belirterek) ve yazma nedeninizi tanıtmak için bu paragrafı kullanın.
- E-posta gövdesi: E-postanın bu kısmı, neden yazdığınızı açıklayan ayrıntıları içermelidir.
- Kapanış paragrafı: Kapanış paragrafı resmi olarak, örneğin içtenlikle, sadakatle, en iyi dileklerimle vb. sona ermelidir.
Resmi bir E-postanın Beş (5) Parçası Nelerdir?
Bir kişinin resmi bir e-posta yazmayı düzgün bir şekilde öğrenmeden önce, belirli bir yapıyı ve formatı izlemeniz gerekir. Bu biçim, resmi bir e-postanın beş (5) öğesini içerir. Bu unsurlar:
- konu satırı
- Selamlama
- giriş paragrafı
- E-posta gövdesi
- Kapanış paragrafı
Bunlar resmi bir e-postayı oluşturan beş unsurdur. Bu unsurları uygulayarak, düzgün bir şekilde resmi bir e-posta yazabileceksiniz.
Bir İstek İçin Resmi E-posta Nasıl Yazılır
Resmi bir e-postada nasıl istek yazılacağını öğrenmek her birey için çok önemlidir. Rica, bir şey istemek demektir. Bunu düzgün bir şekilde yapabilmeniz için belirli bir yapıya bağlı kalmanız gerekir. Aşağıda, bir istek için resmi bir e-postanın nasıl yazılacağına ilişkin ayrıntılı bir kılavuz bulunmaktadır. Onlar içerir:
#1 Selamlama ve giriş paragrafı
Bir istek yazma sürecinde, hemen ona atlayamazsınız. Yine de resmi bir e-posta yazma biçimini izlemeniz gerekecek. Daha önce de belirtildiği gibi, bir selamlama ile başlamalısınız. ''Sevgili veya Merhaba'' kullanabilirsiniz. Kulağa daha resmi geldiği için sevgili kullanılması tavsiye edilir. Selamdan hemen sonra alıcının adı gelir. Örneğin, Sevgili Bayan Smith. Alıcının adını bilmiyorsanız, ''İlgili kişi için'' seçeneğini kullanın.
Ayrıca, giriş paragrafı adınızı, alıcıyla aranızdaki bağa ilişkin bir referansı ve yazma nedeninizi içermelidir. Örneğin, Sayın İK Direktörü, adım *****, yeni işe alınan yazarlardan biriyim ve **** istemek için yazıyorum. Tüm bunları belirterek, alıcı sizin kim olduğunuzu ve neden yazdığınızı bilir.
#2 Vücut
Resmi bir talebin metni, talebin ne olduğunu ve neden verilmesi gerektiğini ayrıntılı olarak açıklamalıdır. Talebin acil olup olmadığı da belirtilmelidir. Bu, alıcının talebinizi kabul etmeyi düşünmesi için bir hareket alanı oluşturur.
# 3 Kapanış paragrafı
Resmi bir talebin bu kısmı çok önemlidir. Kapanış paragrafında, e-postanızı okumak için zaman ayırdığı için alıcınıza teşekkür ederek takdirinizi göstermelisiniz. Bunu yaptıktan sonra, saygılarımla, sadakatle, içtenlikle vb. Kullanarak resmi olarak sonlandırın.
Sonuç
Resmi bir e-posta yazmayı öğrenmek, özellikle hiç deneyiminiz yoksa zor görünebilir. Ancak, belirli bir yapıya veya formata bağlı kalırsanız, resmi bir e-posta yazmak çok kolay olacaktır. Tek yapmanız gereken öğeleri uygulamak ve bu size nasıl düzgün bir şekilde resmi bir e-posta yazacağınızı öğretecek.
İlgili Makaleler
EPOSTA YÖNETİMİ: Anlam, Yazılım, Strateji ve Beceriler
GİRİŞ E-POSTA ÖRNEĞİ: Başlamanın ve Bitirmenin En İyi Yolu
PROFESYONEL E-POSTA: Anlamı, Nasıl Yazılacağı ve Bilinmesi Gereken Önemli İpuçları
