Konvansiyonel örgütsel yapılar, genellikle yukarıdan aşağıya yönetim ve her bölümün uzmanlaşmış bir konuya odaklandığı hiyerarşik bir yapı içerir. Bu yöntemin avantajları olmakla birlikte, beklenmedik verimsizliklere ve iş için silolu bir yaklaşıma da yol açabilir.
çare? Organizasyon içinde, fonksiyonlar arası ekipler. Çoğu departman yetkinliğe ve amaca göre organize edilmiş olsa da, işlevler arası ekipler, ortak bir hedefe ulaşmak için birlikte çalışan, farklı bakış açılarına ve uzmanlığa sahip insan gruplarıdır. İşlevler arası ekiplerin nasıl çalıştığını ve çeviklik ve hızla gelişmeye çalışan herhangi bir kuruluş için neden çözüm olabileceklerini anlayın.
İşlevler Arası Ekipler nedir?
Fonksiyonlar arası ekipler, firmanın pazarlama, ürün, satış ve müşteri başarısı gibi birçok fonksiyonel alanından bireylerden oluşur. Her üyenin hem kendi işlevsel ekibinin hem de işlevler arası ekibin bir parçası olduğu çalışma grupları olabilir veya kuruluşunuzun temel yapısı olabilirler.
Fonksiyonlar Arası Ekiplerin Amacı Nedir?
Bir şirketle, örneğin bir havayolu şirketi veya sağlık kliniği gibi doğrudan bir soruyla iletişime geçtiyseniz ve kendinizi departmandan departmana aktarılırken bulduysanız, ilk aradığınız andan itibaren yirmi dakika sonra çözümünüze yaklaşamayacaksınız. siloda çalışmak nasıl bir şey.
Bu, müşteri için sinir bozucu bir deneyim ve firmanız için uzun vadeli bir ilişki kurmak için kaçırılmış bir fırsattır. Bir kuruluşun birkaç farklı işlevi olsa da, bu departmanların her biri müşteriye hizmet etmek için vardır, bu nedenle bütünsel, iyi bir müşteri deneyimi sunmak için birlikte çalışmalıdırlar.
Fonksiyonlar arası ekipler, ekipler arasında iyi iletişimi teşvik ederek, firmaların müşterilerini ilk sıraya koymasına yardımcı olur.
Farklı bakış açılarına sahip insanları bir araya getirmek, problem çözmeyi geliştirebilir ve daha bilinçli, uzun vadeli kararlara yol açabilir. Kaynaklar için rekabet etmek yerine, bir kuruluş içindeki işlevler arası ekipler, müşteri memnuniyetini en üst düzeye çıkarırken aynı zamanda kurumsal hedeflere katkıda bulunmak için zamanı, parayı ve çabayı en iyi şekilde kullanmak üzere birlikte çalışırlar.
Fonksiyonlar Arası Bir Ekibin Faydaları
İşlevler arası ekipler, tipik bir organizasyon yapısının "silolarını" yıkarak daha büyük resmi görebilirler. Kolektif ekip, farklı bakış açıları, bilgileri ve geçmişleri olan insanlarla çalışarak zorlukların üstesinden gelebilir ve proje hedeflerine daha verimli bir şekilde ulaşabilir. Ayrıca, bir projenin departmandan departmana gitmesinin aksine, her departmanın süreç boyunca etkisi olduğu için, süreçteki engelleri önceden tahmin edebilirler.
1 numara. Organizasyonun Hedefleri, İşlevler Arası Ekipler Tarafından Geliştirilir
Departmanlar yalnızca kendi uzmanlık alanlarında faaliyet gösterdiğinde, genellikle büyük resmi algılamakta başarısız olurlar. Örneğin, satış ekibi yeni müşteriler kazanmakla ilgilenebilir, ancak aşırı yüklenmiş bir iş gücüyle ilgili insani sorunları gözden kaçırabilir. Finans ekibi, yeni bir ürün hattını piyasaya sürme risklerini üstlenmekten korkacak kadar alt satırla ilgileniyor olabilir. Ve pazarlama ekibi, ürün geliştirme konularını gözden kaçıracak kadar yeni bir marka veya ürün piyasaya sürmeye odaklanmış olabilir.
Görünürde birbiriyle yarışan insanları bir araya getirerek, proje boyunca organizasyonun hedeflerinin ilerlemesini sağlayabilirsiniz.
2 numara. Çeşitli İşlevlere Sahip Ekipler Üretkenliği Artırır
Bir sonrakine geçmeden önce bir departmandan geçen bir proje yerine, fonksiyonlar arası ekipler proje tamamlama verimliliğini artırır. Diğer departmanlardan kişilerle uğraşırken, ekip olası sorunları süreçte fazla ilerlemeden ele alabilir.
Örneğin, ürün geliştirme departmanı heyecan verici yeni bir ürün geliştirir ve satış departmanının ürünü gerçekten satmakla ilgilendiğini keşfederse, proje zamanı boşa gitmiş olur. Ancak, satış departmanı fonksiyonlar arası bir ekipte ürün geliştirme ile işbirliği yaparsa, olası sorunlar daha erken ele alınabilir, kayıp zaman ve batık maliyetler azaltılabilir.
#3. Yaratıcılık, İşlevler Arası Ekipler Tarafından Artırılabilir
Departmanlar, belirli becerilerini geliştirmeye ve belirli hedeflerine ulaşmaya çok fazla odaklanarak büyük resmi sıklıkla gözden kaçırırlar. Silo halindeki departmanlar çıkmaza girebilir. Bununla birlikte, işlevler arası ekipler, farklı bakış açılarını ve bilgileri birleştirerek hem süreçlerin hem de ürünlerin inovasyonunu artırabilir. Farklı işlevlerin perspektiflerini görebildikleri için, organizasyonun ihtiyaçlarını karşılamak için kapsamlı çözümler bulabilirler.
İşlevler Arası Bir Ekibin Dezavantajları
İşlevler arası ekiplerin birkaç dezavantajı vardır. Örneğin bazı uzmanlar, proje hedeflerine ulaşmaya odaklandıkları için bireysel üyelerin mesleki gelişimini engelleyebilecekleri konusunda uyarıyorlar. Bundan kaçınmak için, birkaç şirket, durgunluğu önlemek için diğer departmanlardan kişilerin ekip içinde ve dışında dönüşümlü olarak yer aldığı grup üyeleri için kısıtlı koşullar uygular.
Diğer bir risk ise, bir proje çok genişse veya yetersiz bir şekilde tanımlanmışsa, işlevler arası ekiplerin amaçsızca yüzebilmesidir. Organizasyon uygun ücretlendirme planlarını uygulamazsa ekip üyeleri tatminsiz olabilir. Bununla birlikte, bu potansiyel dezavantajlar, çevik bir proje yönetimi çerçeve çalışmasının uygulanması gibi uygun planlama ile hafifletilebilir.
Verimli Bir İşlevler Arası Ekip Nasıl Oluşturulur
1 numara. Ekip Çeşitliliğini Sağlayın
Çeşitlilik, işlevler arası ekipler için esastır, ancak yeterlilikle sınırlı değildir. Grup ne kadar çeşitli olursa, hedeflerine ulaşmada o kadar etkili ve üretken olacaktır. Buna yaş, statü, geçmiş, bakış açısı, cinsiyet, ırk ve kuruluştaki görev süresi dahildir.
2 numara. Etkileyenler dahil
Ekibin, yalnızca kendi departmanlarında değil, aynı zamanda bir bütün olarak organizasyon içinde etkileyici olan çeşitli departmanlardan kişileri içermesi çok önemlidir. Bir noktada, işlevler arası ekip, kuruluşun ve çeşitli departmanlarının desteğine ihtiyaç duyacaktır, bu nedenle, ekibin çalışmasının nasıllarını ve nedenlerini kuruluştaki diğer kişilere başarılı bir şekilde iletebilecek kişileri dahil etmek çok önemlidir.
#3. İşlevler Arası Ekip İçin Özel Hedefler Belirleyin
Daha önce de belirtildiği gibi, proje çok genişse veya net hedefler yoksa ekip zorlanabilir. Ancak, belirli son tarihler veya kilometre taşları ile açık hedefler tanımlarsanız, ekibin projenin hedeflerine ulaşma olasılığını artırabilirsiniz. Proje yönetimi yazılımını kullanmak, ekibin yolda kalmasına ve ilerlemeyi bildirmesine de yardımcı olabilir.
#4. Hiyerarşileri Teşvik Edin ve Ekip Otoritesini Güçlendirin
Ekibin üretken ve verimli olabilmesi için ekip üyelerinin organizasyon içinde takdir edilmesi gerekir. Proje üzerinde yetkilerini tesis etmeleri ve çalışma boyunca amaçlarını vurgulamaları çok önemlidir.
Benzer şekilde, örgütsel liderlik, grup içinde hiyerarşik bir yaklaşımı caydırmalıdır. Çeşitlilik, işlevler arası bir ekibin önemli bir yönü olsa da, daha az deneyime sahip olanlar, bakış açılarını paylaşırken kendilerini rahat hissetmelidir.
# 5. Yapıcı çatışma çözümünü teşvik edin.
Çatışmalar her koşulda ortaya çıkabilir, ancak görüş, deneyim ve uzmanlık çeşitliliği nedeniyle işlevler arası ekipler çatışmalara daha yatkın olabilir. Liderlik, tüm ekip üyeleri için çatışma çözme eğitimi düzenleyerek ve kişisel düzeyde katılım fırsatlarına sahip olmalarını sağlayarak, anlaşmazlıkların zararlı etkilerini azaltmaya yardımcı olabilir. Bu, ekip üyelerini işyerinde birbirine yaklaştırarak, ekip oluşturma egzersizleri yaparak ve üretken iletişimi teşvik ederek başarılabilir.
İşlevler Arası Ekibinizde Kimler Olmalı?
Takımınızın hedeflerini öğrendikten sonra, kadroda kimlerin yer alması gerektiğine karar verebilirsiniz. Bunlar üzerinde düşünülmesi gereken bazı kriterler:
- Ne tür bilgilere ihtiyacınız var? Kuruluşunuzda bunu verme yetkisine sahip kim var?
- Ekip üyeleri, özel becerilerine ek olarak onları değerli katkı sağlayanlar yapacak kişisel niteliklere sahip olmalıdır. İşlevler arası işbirlikleri konusunda önceden deneyimleri var mı? Serbestçe çalışıp önerilerde bulunabiliyor veya kararlar alabiliyorlar mı?
- Politikanın daha pratik yönlerini gözden kaçırmayın. Ekibiniz bir proje başlatmaya veya karar vermeye odaklanmışsa, paydaşlar kimlerdir? Ekibiniz her paydaş grubundan temsilciler içermelidir.
Bir Lider Seçmek
İşlevler arası ekibinizin bir lidere ihtiyacı yoktur, ancak böyle olursa çok daha iyi çalışacaktır. Peki, o kişi kim olmalı?
İşlevler arası bir ekibin lideri, konuşmaları yönetebilmeli, yetkilendirebilmeli ve diğer ekip üyelerini sorumlu tutabilmelidir. Belirli ekip üyeleri şirket hiyerarşisinde daha üstte olsalar bile bunu yapabilmeleri gerekir. Başka bir deyişle, resmi yetkileri olmasa bile insanları bir şeyler yapmaya ikna edebilirler mi? Başkalarını etkileyebilir ve ikna edebilirler mi?
Çok İşlevli Bir Ekip İçin Temel Kurallar Oluşturma
Bir lider yerine oturduğunda, yapmaları gereken ilk şeylerden biri, işlerin nasıl yapılacağına dair temel kurallar oluşturmak için ekibin geri kalanıyla birlikte çalışmaktır. Yine, bir takım başladığında bu son derece faydalıdır, ancak bunu mevcut bir takıma uygulamak için asla çok geç değildir.
İlk olarak, herkes kendilerinden ne beklendiğini tam olarak anlamalıdır. Her üye, kimsenin aşırı yüklenmiş hissetmemesi için katkıda bulunmalıdır.
Ekibiniz, katkılarla ilgili net beklentilere ek olarak, herkesin nasıl davranması beklendiği konusunda net bir fikre ihtiyaç duyar. Ekip üyeleri, aynı fikirde olmasalar bile, açıkça konuşmak konusunda kendilerini rahat hissetmelidir. İşlevler arası ekipler, daha iyi yanıtlar oluşturmak için farklı insanları bir araya getirmekle ilgilidir. Yine de farklılıklarınızı başarılı bir şekilde müzakere edene kadar oraya varamazsınız.
Son olarak, ekibinizdeki herkes kararların nasıl alınacağını anlamalıdır. Herkesin her konuda bir fikri var mı? Ekip lideri ne zaman tek başına çalışabilir?
Doğru iletişim araçlarını seçmek, başarılı bir fonksiyonlar arası ekip oluşturmanın bir başka kritik adımıdır. Birbirinizi her gün görmeyeceksiniz, bu yüzden bu araçları sık sık kullanacaksınız.
Ayrıca, bölgeler arası konumlarda çalışanlarınız varsa, iletişim araçlarınız işbirliğinin temel aracı olacaktır. Burada kutunun dışında düşünün. Çok sayıda e-posta göndermek yerine, belki de paylaşılan bir blog ekibiniz için daha iyi çalışır.
İletişim yollarınıza ek olarak başka araçlar ve kaynaklar gerekebilir. Aşağıdaki sorguları göz önünde bulundurun:
- Ekipteki herkes birlikte çalışmak için ihtiyaç duydukları donanıma ve yazılıma sahip mi?
- Çalışma araçlarınız ve malzemeleriniz için fiziksel veya sanal depolama alanına mı ihtiyacınız var? Ekipteki herkes bu alanı kullanabilir mi?
- Ekibinizin yüz yüze toplantıları nerede gerçekleşecek?
İşlevler Arası Ekip Toplantıları.
İster işlevler arası yeni bir ekip kuruyor, ister mevcut bir ekipte ince ayar yapıyor olun, bu gönderinin size yeni bir netlik ve ivme kazandırdığını umuyoruz. Bunu devam ettirmek için yapabileceğiniz birkaç şey:
- Ekibinizin gelişimini düzenli olarak takip edin. Bu, iyi tanımlanmış hedeflere sahip olmanın işe yaradığı zamandır. Hedeflerinize ulaşıyor musunuz? Sorunun temeline inmek için ekip sağlığı monitörünü kullanmayı deneyin. Başlamak için Confluence şablonlarını kullanın.
- Uyum yeteneğinizi koruyun. Kilometre taşlarını karşılamıyorsanız neyi farklı yapmalısınız? Diğer değişikliklere göre planlarınızı da ayarlamanız gerekebilir. Örneğin, CEO son teslim tarihinizi değiştirebilir veya beklenmedik işten çıkarmalar ekip üyelerinizden bazılarını etkileyebilir.
- Yalnız gitmeniz gerekmediğini unutmayın. Confluence, hedef belirlemeden toplantılara ve karar vermeye kadar işlevler arası ekiplerin sorunlarını ele almanıza yardımcı olacak kaynaklara sahiptir.
Sonuç
İki kafa her zaman bir kafaya tercih edilir. Benzer şekilde, işlevler arası ekipler her zaman geleneksel hiyerarşik iş yapılarından daha iyi performans gösterir. Bu gönderideki bilgilerin yeni fikirlere ilham vermesini ve başarı şansınızı lehinize tutmasını umuyoruz.
- DEĞİŞİM TEMSİLCİLERİ: Herhangi Bir Organizasyonda Değişim Temsilcileri Nasıl Belirlenir?
- İŞ ANALİSTİ NASIL OLUNUR: Deneyimsiz İş Analisti Nasıl Olunur(2023 Rehberi)
- Satış Etkinleştirme Stratejisi: Etkili Bir Strateji Oluşturmak için Basit Kılavuz
- BAŞARILI HİBRİT EKİPLER KURMAK: Başarılı Hibrit Ekipler Nasıl Oluşturulur
- Sanal Ekipler: Türler, Yararlar, Zorluklar ve Yönetim
Referanslar
