Başka bir deyişle, başarı asla tesadüf değildir. Tutarlı başarı, kasıtlı çaba, kapsamlı hazırlık ve kaliteye odaklanmanın ürünüdür. Kendini geliştirme konusunda uluslararası alanda tanınan bir otorite olan Paul J. Meyer bunu şöyle ifade etmiştir. Ayrıca, ofis üretkenlik araçlarının insanların günlük yaşamlarında daha verimli hale gelmelerinde önemli bir faktör olduğuna inanıyorum. Mevcut rekabet düzeyiyle, birçok erişilebilir üretkenlik çözümünden yalnızca birini kullanmak mantıklıdır. Küçük girişimleriniz için en iyi ücretsiz iş üretkenliği araçlarını öğrenmek için okumaya devam edin.
Verimlilik Araçları Nelerdir?
Verimlilik araçları bilgisayar programları daha kısa sürede daha fazlasını yapmanıza yardımcı olur. Belgeleri daha hızlı bulmanıza, çalışmanızı daha iyi görselleştirmek için çizelgeler ve grafikler oluşturmanıza ve bir projede başkalarıyla işbirliği yapmanıza yardımcı olan özellikler içerebilirler.
3 Tür Ofis Verimlilik Aracı Nelerdir?
İşi halletmek için her zaman üç tür ofis üretkenliği aracı kullandık.
- Yetkili kişi
- Takvimler için uygulama
- Kim not aldı
Metodolojiler birçok farklı şekil ve boyutta olabilir, ancak David Allen'ın “Getting Things Done” (GTD) gibi sistemler işleri basit ve eve yakın tutmayı teşvik eder.
İşyeri Verimlilik Araçları nelerdir?
Workplace platformu, günlük görevlerinizi yerine getirme yönteminizi tamamen yenileyebilen entegre kurumsal üretkenlik çözümlerinden oluşan bir ekosistemdir. İş yeri, ekibinizin üretkenliklerinin önünde duran tüm engellerin üstesinden gelmesine yardımcı olabilecek hepsi bir arada bir çözümdür. İş yerinin yenilikçi iletişim ve işbirliği uygulamaları bunun merkezinde yer alır.
Küçük İşletme Verimlilik Araçları Neden Önemlidir?
Ofiste üretkenliği artırmak ve geliştirmek için küçük işletme üretkenlik araçlarını kullanmanın faydalarına bir göz atalım.
#1. İş Kalitesini İyileştirin
Verimliliğe ve verimliliğe öncelik veren şirketler, daha mutlu çalışanlara ve daha memnun tüketicilere sahip olma eğilimindedir. Hedefler belirlenebilir, görevler atanabilir ve izlenebilir, raporlar oluşturulabilir ve üretkenlik araçlarının yardımıyla personeli gerçek zamanlı olarak döngüde tutabiliriz.
#2. Daha Etkili İşbirliği
Çoğu küçük firma aynı anda birden fazla proje ve sorumluluğu takip etmekte güçlük çeker. Çıktıyı artırmak için verimli ekip çalışmasını ve kişisel sorumluluğu kolaylaştıran uygulamalara ihtiyaçları var. Patron olarak, kimin neyden ve ne zaman sorumlu olduğunu takip etmeli ve herkesin işini doğru sırayla yaptığından emin olmalısınız.
#3. Daha İyi İletişim
Günümüzde birçok şirket, e-posta çok fazla zorlayıcı hale geldiği için daha az zaman alan iletişim araçları bulmaya çalışıyor. Neyse ki, yardımcı olabilecek sohbet araçları var.
Örneğin Slack'te her tartışma için ayrı bir kanal oluşturabilirsiniz. Kullanıcı, e-posta dizilerinin aksine, istediği zaman bir kanaldan ayrılma veya bir kanala katılma özgürlüğüne sahiptir. Etkileşimler kendi konularına ayrılabilir ve bireyler doğrudan mesajlaşma yoluyla diğer ekip üyeleriyle bire bir sohbet edebilir.
#4. Kolay Performans Takibi
Yöneticiler, projelerin ana hatlarını çizmek ve ofisteki ekipleri için hedefler belirlemek için iş üretkenliği araçlarını kullanabilir. Ayrıca personelin hedeflerine karşı ne durumda olduğunu gerçek zamanlı olarak görebilirsiniz.
Hataların düzeltilmesi veya önemli bir dönüm noktasının tamamlanması gibi bir kuruluşun performansının hem olumlu hem de olumsuz yönlerini duyurmak için yararlıdır. Diğer ekip üyelerini daha fazla çalışmaya teşvik ettiği ve sisteminizde görünürlüğü ve hesap verebilirliği artırdığı için çıktıyı artırır. Son teslim tarihini kaçırmadığınızdan emin olmanın tek yolu, mevcut durumunuzu sürekli kontrol etmektir.
Yeni Başlayanlar için Ücretsiz En İyi Küçük İşletme Verimlilik Araçları
Aşağıdakiler, yeni başlayanlar için dikkate değer ücretsiz küçük işletme üretkenlik araçlarıdır.
#1. Özgürlük
Web sitesi analizlerini izlemek ve sosyal medyaya göz atmak gibi dikkat dağıtıcı şeyler, son teslim tarihlerine ulaşmayı zorlaştırabilir. Eldeki göreve odaklanmak için Freedom uygulaması belirli web sitelerine, bildirimlere ve diğer çevrimiçi kesintilere erişimi devre dışı bırakmak için kullanılabilir.
Bu program diğerlerinden daha üstündür, çünkü web sitelerini tüm cihazlarınızda aynı anda kısıtlar, yani masaüstü bilgisayarınızdaki engellemeyi atlamak için yalnızca mobil cihazınızı kullanamazsınız.
Takım arkadaşlarınıza, mesajlarına tepki vermediğinizi anlamaları için "dikkat dağıtmayan bir bölgeye" girdiğinizi söyleyin.
#2. kalendly
Calendly, toplantıları planlama ve işe gitmek için zaman ayırma gibi sıkıcı görevleri üstlendiği için girişimciler ve pazarlamacılar için vazgeçilmez bir araçtır. Bu program, normal takviminizden etkinlikleri içe aktarmanıza ve çakışmaları planlamanıza olanak tanır. Birinin sizinle bir toplantı planlaması gerekiyorsa, bunu size bir takvim isteği veya e-postalar göndermek yerine Calendly aracılığıyla yapabilir.
Bu araçtaki arabellekler, özellikle yararlı olmasını sağlar. Kullanıcılar, son dakika toplantıları için sınırlar belirleyebilir ve seyahat süresi veya uzatma için 10 dakikalık aralıklar gibi toplantılar arasındaki ara zamanları belirleyebilir. Bu politikayı uygularsanız, hiç kimse sadece bir saat önceden haber vererek gününüze bir sürü şey sığdıramaz veya son dakikada bir şey ekleyemez.
#3. Gürültülü
Konsantre olmakta güçlük çekiyorsanız, arka plan gürültüsünü kapatmanız gerekiyorsa veya sadece uzun bir günün ardından dinlenmek istiyorsanız Noisli size yardımcı olabilir. Bundan standart bir beyaz gürültü makinesi beklememelisiniz. Doğru ses kombinasyonu, konsantre olmanıza ve işleri halletmenize yardımcı olabilir.
Çocuklarla veya oda arkadaşlarıyla bir evde çalışmak, tüm gürültü nedeniyle zor olabilir. Odaklanmada sorun yaşıyorsanız, biraz Noisli oynamayı deneyin.
#4. itme mermisi
Muhtemelen gün boyunca gadget'lar arasında sürekli hareket ediyorsunuz. Masaüstü bilgisayarlardan iPad ve iPhone gibi mobil cihazlara ve tekrar geri dönün. Gün içinde ne kadar çok zıplarsanız, dikkatiniz dağıldıktan sonra olayların akışına geri dönmek o kadar zor olacaktır. Tüm gadget'larınız birlikte çalışırsa, zamandan tasarruf edersiniz ve dikkatiniz daha az dağılır. Bu yüzden gerçekten Pushbullet kullanmalısınız.
#5. 1Şifre
Her biriniz için güçlü, benzersiz bir parola kullanma ihtiyacını yeterince vurgulayamıyoruz. çevrimiçi hesaplar. Hepsini hatırlamak imkansız hale geliyor ve bunları yazmak da güvenli bir seçenek değil. Bu, evde veya ofiste özel, şifreli ağınız yerine bir kafe veya kütüphane tarafından sağlanan gibi bir genel ağda oturum açarken çok önemlidir.
Bu sorun şurada ele alınmaktadır: 1Password, tüm parolalarınızı sizden başka kimsenin erişemeyeceği şifreli bir kasada saklar. Peki ya bir şeye giriş yapmanız gerektiğinde? Tek bir ana parola yeterlidir.
#6. Uyku Döngüsü Çalar Saat
Hiç yatağa gittiğinizden daha yorgun hissederek uyandınız mı, çarpıntı bir kafa ve bulutlu bir zihinle? Çoğu durumda, bu istenmeyen üçlü, bir uyku döngüsünün ortasında (veya en derin kısmında) uyanmayla ortaya çıkar.
Her gece yeterince uyursanız ve vücudunuz doğal olarak uyandığında kalkarsanız, uyandığınızda çok daha dinlenmiş hissedeceksiniz. Ama bu en hareketli aşamayı nasıl tanırsınız? Sleep Cycle adlı bir uygulama, uyku düzeninizi izleyebilir ve sizi en uygun zamanda uyandırabilir. Kendinizi gençleşmiş ve günü karşılamaya hazır hissederek, zihinsel sis veya uyku dürtüsü sizi yoldan çıkarmaz.
#7. Skoro
Scoro, bir şirketin operasyonlarını yönetmek için kapsamlı bir programdır. Amacı, gerçekten önemli olan şeye daha fazla dikkat edebilmeniz için sıradan işlemleri otomatikleştirmektir: tüketicileri tatmin etmek. Scoro ile ekibinizi kolayca yönetebilir, fatura oluşturup gönderebilir, zamanı takip edebilirsiniz.
En kullanışlı parçalardan biri ekip kontrol panelidir. Gelirden bütçe durumuna ve sonraki eylemlere kadar projelerdeki ilerlemeyi izlemek için ihtiyaç duyduğunuz tüm bilgileri uygun bir yerde bulacaksınız. Ekipteki herkes bu verilere gerçek zamanlı olarak erişebildiğinde, son teslim tarihlerine ve daha da önemlisi belirlenen bütçeye bağlı kalmak çok daha kolaydır.
#8. Yörüngeye göre Cyfe
Büyük olasılıkla, aşağıdaki gibi şeyleri halletmek için çok çeşitli programlar, sistemler ve kaynaklar kullanıyorsunuz: sosyal medya reklam, analitik, müşteri hizmetleri vb. Cyfe, pazarlama ekibinizin birçok araçla uğraşmak yerine her şeyi tek bir merkezi konumda halletmesine olanak tanır. Freshbooks, Alexa, Basecamp, Instagram ve diğerleri entegre edilebilecek hizmetlerden sadece birkaçıdır.
#9. Daha iyi takım
İşe alma süreci zorlu ve yorucu olabilir. Birçok sitede pozisyon yayınlamak, başvuruları sıralamak ve mülakat yapmak zaman alıcı bir süreçtir. Bu prosedürün küçük bir bölümünü basitleştirmek bile çok büyük bir yardım olacaktır.
İlk adım olan mevcut rollerin reklamını yapmak Betterteam ile basitleştirilmiştir. İş ilanlarınızı en önde gelen 100'den fazla iş ilanı panosuna dağıtmak yalnızca birkaç dakikanızı alır ve bu, kendi başınıza başarabileceğinizden çok daha fazladır. On binlerce daha ilgili ve kalifiye kişiye ulaşabilecek ve aynı zamanda kendinize bir ton zaman kazandırabileceksiniz. Potansiyel müşteriler ve müşterilerle daha fazla ağ kurma becerisini içeren uzaktan çalışmanın avantajlarından yararlanın.
10 numara. GoCo
GoCo'nun entegre çalışan platformu sayesinde tüm çalışanlarınızın verilerini tek bir yerde merkezileştirebilirsiniz. İK yönetimi, fayda yönetimi ve bordro işleme, tek bir kullanıcı dostu uygulamada. Ayrıca, uygulama bordro sisteminize entegre edilebilir, böylece yasalara uyup uymadığınız konusunda asla endişelenmenize gerek kalmaz. Son olarak, çalışanların sosyal yardım talepleri, tatil talepleri ve diğer idari görevleri göndermeleri için kolaylaştırılmış bir yöntem sunarak gereksiz e-postalara olan ihtiyacı azaltır.
#11. dosya aşaması
Çok fazla ekip liderinin yorum yapması ve çok sayıda yineleme üretmesi nedeniyle projeler revizyon ve onayda sık sık duraklıyorsa, yeni bir prosedür gereklidir. Filestage, bu tür işbirliğine sıklıkla katılan ekipler için hayati bir kaynaktır. Hem yönetimin hem de sanatçıların geri bildirim ve değişiklik talepleri bırakabileceği, yaratıcı çalışmaları gözden geçirmek ve revize etmek için merkezi bir platformdur. Filestage'in çok yönlülüğü, birden fazla dosya türünü işleyebildiğinden, herhangi bir sanatsal çaba için uygun olmasını sağlar.
#12. Bağlantı
Uzak ekibiniz genişledikçe, üyelerin birbirlerini tanıma veya meslektaşlarıyla bir zamanlar olduğu gibi aynı yakın bağları kurma fırsatına sahip olmaması olasıdır. İşte Connecteam'in işe yarayacağı an. Yazılım, şirketinizin personeli için, aralarında iletişimi ve ekip çalışmasını kolaylaştıran bir iç ağ olarak düşünülebilir.
Çalışanlar, işbirliği yapmak için organizasyondaki diğer ekip üyelerini arayabilir, yöneticiler tüm personele mesajlar gönderebilir ve herkes, firmanın hivemind'i hakkında bir fikir edinmek için anketlere ve anketlere katılabilir. Şirketiniz COVID-19 pandemisine yanıt olarak işgücünü genişlettiyse, bu, uzaktaki çalışanlarınızın ofislerindeki kişilerle bağlantı kurmasına yardımcı olmanın eğlenceli bir yoludur.
#13. Hubget'lar
Frontpage, Ağustos 2020'de, iş e-posta hesaplarının özel hesaplardan daha sıkışık olma eğiliminde olduğunu belirten bir anketin sonuçlarını yayınladı. Çalışma saatleri içinde ortalama bir kişi her altı dakikada bir (nüfusun yüzde 10'u) bir e-posta alır. Uygun bir yapı olmadan, bu iletişimler, yanıt gerektiren girişimlerin ilerlemesini geciktirebilecek şekilde yanlış yerleştirilmeye veya karıştırılmaya eğilimlidir.
# 14. Nextiva
Nextiva, iletişimi kolaylaştırarak ve daha hızlı proje tamamlamayı kolaylaştırarak verimliliği artırır. Ekipler telefonda konuşabilir, birbirlerine kısa mesaj gönderebilir, görüntülü görüşme yapabilir veya e-posta gönderebilir ve tüm bu konuşmalar tek bir yerde arşivlenebilir. Artık sadece üzerinde çalıştığınız son konuyu keşfetmek için mesaj yığınlarını gözden geçirmenize veya bir e-posta arama motoruna geniş anahtar kelimeler girmenize gerek yok. Konuşmalarınızla ilgili her şey tek bir noktada bulunabilir.
#15. kano
Sadık müşterileri elde tutmak için harika bir strateji nedir? Hem hızlı hem de bireyin ihtiyaçlarına göre uyarlanmış yardım. Yardım masası yazılımı Kayako bu amaç için kullanılabilir ve hatta siz yokken gerçek bir kişiyle konuşmayı simüle eder.
Kayako, ekibinizin e-posta, sosyal medya ve canlı sohbet gibi destek kanallarını tek bir yerde birleştirmesiyle benzer ürünler arasında benzersizdir. Çalışanlar ayrıca, verimliliği ve üretkenliği artıran şirket içi bir destek merkezine de erişebilir.
#16. iş akışı
Bu post-it notları, not defterleri ve kağıt artıkları geride kalabilir. Bunun yerine, ekibinizdeki herkesin paylaşılan yapılacaklar listelerini oluşturmak ve yönetmek için Workflowy kullanmasını sağlayın. Bunun uzun ve düzensiz bir listeyle sonuçlanacağından endişelenmeyin.
Bazı dikkatli yerleşimlerin yardımıyla, ilgili listeler birbirinden hızlı ve kolay bir şekilde ayırt edilebilir. Benzer şekilde, #tags işlevi, öğeleri belirli konularla etiketleyerek liste yönetimini ve ekip çalışmasını kolaylaştırır. Basit bir program olmasına rağmen, mevcut en etkili işbirliği araçlarından biridir.
#17. izci
Eğer pazarlama stratejisi Influencerları kullanmayı içerir, o zaman pazarlama ekibinin tüm üyelerinin en başarılı kampanyalardan hangi influencer’ların sorumlu olduğu ve hangilerinin yetersiz kaldığına ilişkin bilgilere erişmesi çok önemlidir. Traackr ile herkes bu bilgileri takip edebilir ve etkileyicileri yönetme sorumluluğunu üstlenebilir. Ayrıca, denetçilerin her an check-in yapabilmelerini ve çalışanların ilerlemesini izlemelerini kolaylaştırır.
#18. nGörev
Bir projede çok fazla hareketli parça varken meşgul olmak zor olabilir, ancak nTask gibi yazılımlar yükü hafifletmeye yardımcı olur.
Hepsi bir arada bir proje yönetimi ve görev yönetimi yazılımı olan nTask'ın yardımıyla proje görevlerini takip etmek, ilerlemenizi görselleştirmek, durum güncellemelerini almak ve daha fazlası çocuk oyuncağı.
# 19. Gantt Pro
Herhangi bir projenin en önemli yönlerinden biri, herkesin aynı sayfada olduğundan emin olmaktır. Siz ve ekibiniz, bir kez şaşırdığınızda neler olduğunu anlamaya çalışırken zaman kaybedeceksiniz ve bu da çıktınız üzerinde olumsuz bir etki yaratacaktır.
Web tabanlı Gantt şeması yazılımı olan GanttPRO'nun yardımıyla tüm ekip üyeleriniz aynı sayfada olacaktır. Bir projedeki katılımcılar, görsel olarak çekici bir Gantt şeması zaman çizelgesi sayesinde planın durumunun hızlı bir görüntüsünü alabilir. Birlikte çalışma yeteneği, hiçbir bilginin gözden kaçırılmamasını garanti eder.
#20 Gevşek
Grup projeleri için en iyi yazılımdır çünkü pano genelinde iletişimi kolaylaştırır. Google Drive, Dropbox ve Box dahil olmak üzere halihazırda güvendiğiniz programlarla çalışır.
Hangi Üretkenlik Aracı Sizin İçin En İyisidir?
Daha gelişmiş yeteneklere ihtiyacınız varsa, bir abonelik platformu daha değerli olabilir, ancak hangi üretkenlik aracını indirip kullanacağınızı seçmeden önce taleplerinizi dikkatlice tartmalısınız. Ücretsiz ve bütçeye uygun yazılım çözümleri, sunulan araç yelpazesi açısından genellikle kısıtlayıcı olabildiğinden, üst düzey yazılımlar aslında her talebi karşılayabildiğinden, ihtiyaç duyabileceğinizi düşündüğünüz özellikler hakkında da sağlam bir fikre sahip olmalısınız.
Microsoft Excel, Başlangıçlar İçin Ücretsiz Bir Küçük İşletme Üretkenlik Aracı mı?
Verimliliği artırmak için tasarlanan yazılımlar, yukarıda belirtilen elektronik tablolar ve kelime işlemcilerin yanı sıra PowerPoint gibi sunum programları, Kid Pix gibi sunum grafik düzenleyicileri ve Microsoft Publisher gibi yayıncılık programlarını içerir. Bu araçların kullanımıyla, eğitimciler derslerini zenginleştirebilir ve geleneksel ders verme yöntemleriyle elde edilebileceklerin çok ötesine geçen anlamlı yollarla öğrencilerin ilgisini çekebilir. Ücretsiz bir küçük işletme üretkenlik aracı örneği olarak Excel, matematik ve fen sınıflarında çok kullanışlıdır.
Excel, sayısal bilgileri anında grafiksel bir sunuma dönüştürebilir. Bu yöntem, eğitmenin bir deney veya anketin sonuçlarındaki varyasyonu göstermek için bir çizelge veya grafik kullanmasına izin verir. Bu görsel temsil, temeldeki sayılar kadar önemlidir. Bazı çocuklar için verileri bir çizelge veya grafikte görselleştirmek, farklılıkları anlamak için çok önemlidir.
Verimliliği Ölçmenin Yolları Nelerdir?
Aşağıdaki ipuçları, verimliliğinizi ölçmenize yardımcı olabilir;
- Tüm işi halletmek.
- Mükemmel zaman yönetimi
- Kazanca odaklanmak
- Geri bildirim ve akran değerlendirmesi.
- Emek süresinin üretilen mallarla karşılaştırılması.
- Çalışan ilerlemesini izleme.
- Müşteri memnuniyeti.
İş Verimliliği Nasıl Belirlenir?
Toplam çıktıyı toplam girdiye bölerek, çalışan üretkenliğini hesaplamak için işgücü verimliliği denklemi kullanılabilir. Diyelim ki işletmeniz 1,500 $ değerinde mal veya hizmet (girdi) üretmek için 80,000 çalışma saati harcadı. İşletmenizin işgücü verimliliğini belirlemek için 80,000'i 1,500'e bölün, sonuçta 53 sayısı elde edilir.
Hızlı Erişim Araçlarının Yaygın Kullanım Alanları Nelerdir?
İşletmeler, artan üretkenlik ve verimlilik yoluyla tekliflerini ve müşterilerinin memnuniyetini artırabilir. Gerçek zamanlı iletişim ve üretkenlik yazılımının mümkün kıldığı diğer özellikler sayesinde hedefler belirlenebilir, görevler atanabilir, ilerleme izlenebilir, raporlar oluşturulabilir ve çalışanlar döngüde tutulabilir.
Verimliliği Arttıran Faktörler Nelerdir?
Verimliliği artırmanıza yardımcı olabilecek en önemli faktörler şunlardır;
- Yönetimin olumlu tutumu ve katılımı,
- Proaktif çalışanlar,
- İyi çalışma koşulları
- Verimliliği artırmak için araç ve gereçler
- Su, güç ve diğer girdi kaynaklarının mevcudiyeti”
Sonuç
Yeni başlayanlar için bu ücretsiz ve ofis tabanlı iş üretkenliği araçlarını kullanmanın birçok faydası olduğu açıktır. Sıradan işleri otomatikleştirerek, zamanınızı ve enerjinizi projeler arasında eşit olarak bölerek, mevcut zamanınızdan en iyi şekilde yararlanarak ve genel olarak yüksek bir çıktı düzeyini koruyarak verimliliğinizi en üst düzeye çıkarmanıza yardımcı olabilirler. İşinizi daha iyi organize edebilir, yoldan çıkmaktan kaçınabilir ve onların yardımıyla işinizi zamanında bitirebilirsiniz.
FAQs
Neden üretkenlik araçları olarak adlandırılıyor?
Kökenleri, yeni başlayanlar için ücretsiz iş üretkenlik araçlarının, mevcut uygulaması çok daha geniş olmasına rağmen, özellikle ofisteki daktilolar ve bilgi çalışanları arasında, ofisteki kapasiteyi artırdığı gerçeğine kadar uzanabilir.
Google Dokümanlar bir üretkenlik yazılımı mı?
Google Dokümanlar, bir dizi ücretsiz, web tabanlı ofis üretkenlik aracıdır. Bu nedenle, hepsi iş dünyasında standart ücret olan makalelerin, elektronik tabloların ve sunumların oluşturulmasını kolaylaştırmak için tasarlanmış bir program paketidir.
İş dünyasında hangi teknoloji kullanılıyor?
Çalışanların bilgisayarları, ağları, yazıcıları, mobil cihazları ve yazılım uygulamalarını kullanmalarının tümü, üretkenliği artırma ve israfı azaltma genel hedefine katkıda bulunur.
İlgili Makaleler
- KLASİK MARKALAR YATAK: Genel Bakış, İncelemeler ve Bilmeniz Gerekenler
- Çalışan Planlama Yazılımını Kullanmanın Beş Faydası
- Çalışan Programı: Türler ve En İyi 5 Çalışan Çalışma Programı Uygulaması
Referans
