İşletme giderleri, kaynaklarınız üzerinde büyük bir yük olabilir. Harcamalarınızı dikkatli bir şekilde takip etmezseniz, fazla harcama yapabilir ve para kaybedebilirsiniz. Bu yazıda, işletme giderlerini takip etmenin önemini tartışacağız ve bunu etkili bir şekilde nasıl yapacağımıza dair ipuçları vereceğiz.
İş Giderleri Nedir?
Firmanızın işletilmesiyle ilgili maliyetler işletme giderleri olarak bilinir. Ticari kesintiler olarak da anılan olağan ve gerekli işletme giderleri, kârınızı, zararınızı ve vergiye tabi gelirinizi belirlemek için gelirinizden düşülür. Bu harcamalar kilometre, banka ücretleri ve komisyonları, yazılım ve kamu hizmetleri, büro malzemeleri, baskı, posta ve teslimat ve reklam ve pazarlama ücretlerini içerir.
Şirketinizin harcamalarını takip ettiğinizde, tahminde yardımcı olması için kazançları ve kayıpları izleyebilir ve endüstri modellerini araştırabilirsiniz. Mali durumunuzun farkında olduğunuz için finansmanın uygun kullanımını planlayabilirsiniz.
İşletme Giderlerini İzleme Adımları
Ticari işlemler için ayrı bir hesap oluşturmak, muhasebe yazılımınızı finansal kurumlarla entegre etmek, makbuzlarınızı düzenli olarak dosyalamak ve ara sıra verileri incelemek gibi işletme harcamalarını takip etmek için birkaç adım söz konusudur. İş harcamalarınızı doğru bir şekilde takip etmek için aşağıdaki talimatlara uyun.
1 numara. Bir İşletme Hesabı Oluşturun
Ticari faaliyetleriniz için özel olarak bir ticari finans hesabı oluşturmak, işletme harcamalarını takip etmenin ilk adımıdır. Müşterilerden kredi kartı ödemeleri almak için bir tüccar hizmetleri hesabı, bir ticari çek hesabı ve bir ticari tasarruf hesabı açmalısınız. İşletmeniz için ayrı bir hesabınız olsaydı, mali durumunuzu yönetmek kolay olurdu. Tüm işletme giderlerinizi tek bir yerde alacaksınız, bu da vergi indirimlerini talep etmeyi kolaylaştıracaktır.
2 numara. Bir Muhasebe Programı Seçin
İş kayıtlarınızı otomatikleştirebilen ve her bir harcamayı takip edebilen muhasebe yazılımını seçmek, iş harcamalarını takip etmenin bir sonraki adımıdır. İşletme harcamalarınızı izlemek ve düzenlemek, muhasebe yazılımı kullanılarak basitleştirilir. En iyi muhasebe yazılımı, şirketinizin zaman içindeki harcamalarını karşılaştırmanıza izin veren raporlama özelliklerine sahiptir. İşletmeler için pek çok ücretsiz muhasebe yazılımı platformu bulunduğundan, doğru kayıtlara sahip olmak için karşılayabileceğinizden fazlasını harcamanız gerekmez.
#3. Finansal Kurumlarınızı Bağlayın
Muhasebe yazılımınızı bankalarınıza bağlamanız işletme harcamalarınızı takip etmenizi kolaylaştıracaktır. Harcamalarınızı kategorilere ayırabilir ve tüm banka işlemlerinin otomatik olarak indirilmesini sağlayabilir. Ayrıca, günlük işlemlerinizi girerek ve banka hesap özetlerini indirerek hesap özetlerini mutabık kılmayı kolaylaştıran daha fazla özellik entegre edebilirsiniz.
Ayrıca banka hesaplarınızı muhasebe sisteminize bağlayarak banka hesabınıza girmeden programınızdaki finansal işlemleri gerçekleştirebilirsiniz. Bu senkronizasyon sayesinde maliyetlerinizi takip etmek için daha az zaman harcayabilirsiniz. Ayrıca hiçbir işlemi unutmayacağınız için gelir ve gider kayıtlarınızın doğru olduğundan emin olabilirsiniz.
#4. Makbuzlarınızı Dosyalayın
Harcamaların kesin takibini sürdürmek için işlerinizi yürütürken makbuzlarınızı dosyalamaya dikkat edin. IRS, tüm kağıt makbuzları ve diğer kayıtları en az üç yıl süreyle saklamanızı zorunlu kılar. Bu nedenle, kağıt makbuzları klasörlerde saklayın ve her işlemin nedenini makbuzların üzerine not ettiğinizden emin olun. Klasörler, altına düştükleri tarihlere veya kategorilere göre de etiketlenebilir ve düzenlenebilir.
# 5. İş Giderlerinizi İnceleyin
Harcamalarınızı zaman zaman gözden geçirmek, işletme giderlerini takip etmekten en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olacaktır. Raporları inceleyin, verilere bakın ve bir analiz yapın. Farklı kategorilerde ne kadar harcadığınızı ve maliyetlerin nasıl toplandığını gözlemlemek için kalıpları not edin. Ayrıca, tüm hataları ve eksiklikleri düzeltin.
İşletme Gider Takipçilerinin Çalışması Nedir?
Çevrimiçi veya bir mobil uygulama aracılığıyla, işletme maliyeti monitörleri genellikle mevcuttur. Bir sağlayıcıya katıldığınızda size belirli sayıda çalışana erişim hakkı verilecektir.
Kayıt prosedürleri üründen ürüne farklılık gösterse de, izleyicilerin çoğu nispeten basit finansal ve şirket ayrıntıları gerektirir. En iyi şekilde yararlanmak için yazılımı ticari çek hesabınıza veya ticari kredi kartınıza bağlamanız gerekir. Ek olarak, personelinize, izin verilen işle ilgili harcamalar için makbuzların ibraz edilmesinin ardından geri ödeme alabilmeleri için kişisel banka hesaplarını bağlama seçeneği sunulacaktır.
Harcamalarınızın en pahalı alanları, harcamalarınızı kategorilere ayıran iş harcaması izleyicileri tarafından vurgulanır. Harcamalarınızı sınırlandırmanıza da yardımcı olabilirler. Örneğin, her satır öğesi için bütçenizin altında kalıp kalmadığınızı kontrol etmek için tüm envanter veya pazarlamayla ilgili giderleri toplayabilirsiniz. Nakit akışının sürdürülmesi bu içgörülerle daha basit hale getirildi.
Küçük İşletmemin Defterleri Nasıl Saklanmalı?
Küçük işletmeniz için muhasebe kayıtları ayarlamak üzere aşağıdaki adımları tamamlamanız gerekir:
1 numara. Bir Muhasebe Programı Seçin
Tek girişli veya çift girişli muhasebe, işletmelerin finansal işlemleri izlemek için kullandıkları iki yöntemdir. Basitliği nedeniyle, tek girişli defter tutma, küçük firmalar için ilk başladıklarında tercih edilen yöntemdir.
Nakit bazlı muhasebe, tek girişli defter tutmada kullanılır. Bu yöntemle, işletme gelirini alırken ve giderleri gerçekleştikçe takip edersiniz. Defter tutma işleminiz için elektronik tabloları kullandığınızda bu yaklaşım en kolay olanıdır.
2 numara. Bir Kayıt Tekniği Seçin
Hem işlemleri manuel olarak girmek hem de özelleştirilmiş bir elektronik tablo oluşturmak seçeneklerdir. Ancak, hataları azaltmak için hesaplamaları sizin yerinize yapan muhasebe yazılımı kullanın. Küçük işletme muhasebe yazılımını kullanarak, tüm mali verilerinizi doğru ve güncel olarak koruyabilirsiniz, bu da gelecekteki görevleri sizin için kolaylaştırır.
#3. Bir Kuruluş Banka Hesabı Oluşturun
Ayrı kişisel ve şirket banka hesaplarına sahip olmak vergi sezonunda avantajlıdır. Kurumsal hesaplarınızı muhasebe yazılımınıza bağladığınızda kişisel Netflix üyeliğinizi istemeden içe aktarma konusunda endişelenmenize gerek yok.
Defterlerinizi aylık olarak banka ekstrenizle mutabık kıldığınızdan emin olun. Bu, banka ekstrelerinizdeki verilerin muhasebe yazılımınızdaki girişlerle karşılaştırılmasını gerektirir.
#4. Fatura Şablonu Oluşturun
ister çevrimiçi ister muhasebe programınızda yapın. Hizmet sağlayan küçük firmaların çoğu bunu krediyle yapıyor; bu, bir proje bittiğinde bir fatura göndermeyi ve müşterinin daha sonra ödemesine izin vermeyi gerektiriyor.
Her faturada ödeme koşulları belirtilmelidir. Bu, iletişim bilgilerinizi, ödeme talimatlarını ve faturanın vade tarihini içermelidir. Ödeme işlemiyle ilgili bilgiler, daha sonra hiçbir şeyin ters gitmemesini ve paranın hesabınıza doğru miktarda ulaşmasını sağlar.
Küçük İşletme Giderleri Takibi
#1. Rampa
Rampa, küçük işletmelere otomasyonu kolaylaştırma ve maliyetleri düşürme konusunda yardımcı olmak için tasarlanmış, ticari kredi kartlarını ve harcamaları yönetmek için bir platformdur. Bu 5'i 1 arada harcama yönetimi yazılımı kurumsal kartları, maliyet yönetimini, fatura ödemelerini, muhasebeyi ve raporlamayı yöneterek değerli zamandan tasarruf sağlar.
Otomatik mutabakat, gider takibini otomatikleştirmenin yanı sıra muhasebe yönetimini kolaylaştırır. dahil olmak üzere 100'den fazla uygulama
- Gevşeklik
- Okta
- Xero
- Oracle NetSuite
- QuickBooks
- Ve Sage, işletmeler tarafından Ramp ile entegre edilebilir.
2 numara. rydoo
Rydoo, finansal tahminleri ve analizleri geliştirirken finans personelinize harcama kontrolü konusunda yardımcı olur. Bu küçük işletme finans yönetimi uygulamasını kullanarak nakliye maliyetlerini takip edebilir, günlük harcırahları takip edebilir ve personel makbuzlarını merkezileştirebilirsiniz.
#3. sirküler
Gelişmiş bir çalışan finansmanı platformu olan Circula ile çalışan harcamalarını ve şirket avantajlarını yönetebilirsiniz. Bu program, basit bir kullanıcı arabirimi sağlamak, süreç maliyetinin düşürülmesine yardımcı olmak ve küçük işletmenizin uyumlu kalmasını sağlamak için yapılmıştır.
Circula'nın sunduğu AI çözümleri, poliçeleri otomatikleştirmek ve giderleri yönetmek için oldukça faydalıdır. Ek olarak, İK ve bordro programları, TravelPerk gibi seyahat rezervasyonu web siteleri ve ERP programları ile bağlantı kurabilirsiniz.
#4. Payhawk
Payhawk, bankacılık ve muhasebe gereksinimlerinizi otomatikleştirmenize ve yönetmenize yardımcı olan kapsamlı bir finansal yazılım parçasıdır. Ayrıca her büyüklükteki işletme için harcama yönetimi, fatura ödeme ve muhasebe otomasyonu dahil olmak üzere her şeyi sağlar.
Ek olarak, aşağıdakiler de dahil olmak üzere çok çeşitli ERP programları ile uyumludur:
- Oracle NetSuite
- Xero
- QuickBooks
- Microsoft Dynamics
- Adaçayı
- Tam
- Ve Datev.
#5. pahalılaştırmak
Expensify, seyahat rezervasyonu, kurumsal kartlar, faturalama, ödemeler ve gider izleme gibi bir dizi ücretsiz özellik sunan bir maliyet izleme hizmetidir. Ayrıca, ayırt edici tek tıkla makbuz ve harcama izleme özelliği, şahıs şirketlerinden Fortune 500 şirketlerine kadar her türden kuruluş tarafından çok sevilmesine yardımcı oldu.
İşletme Harcamaları Takip Uygulaması
Şirketinizin büyümesine yardımcı olabilecek daha karmaşık muhasebe tekniklerini kullanmanın ilk adımı harcamalarınızı takip etmektir.
#1. Kişisel Sermaye
Personal Capital gibi tam özellikli bir yatırım yöneticisini işe alın. Kredi veya banka kartınız ile yaptığınız tüm alışverişler takip edilmekte ve kategorize edilmektedir. Uygulama, aylık nakit akışınızı ve aylık harcamalarınızın dökümünü kullanarak grafikler oluşturur. Servet yönetimi hizmeti ve ücretsiz mali kontrol paneli iki çeşittir.
Canlı destek sunarken robo-danışman olarak hareket eden servet yönetimi seçeneği ile bir yatırım yönetimi seçeneği sunulur. Ücretsiz finansal kontrol paneli, nakit akışı analizi ve bütçeleme araçları sunar. Yatırımlarınızı kontrol etmek ve emekliliğinizi planlamak için uygulamayı kullanabilirsiniz.
#2. pahalılaştırmak
Bu, hareket halindeyken harcama raporları oluşturmak için mükemmel bir uygulamadır ve iOS ve Android akıllı telefonlar için mevcuttur. Masrafları manuel olarak takip etmenizi ve fiş resimlerini çekmenizi sağlayan Expensify, sık sık iş seyahatine çıkanların olmazsa olmazı. Expensify, fotoğraflarını çektiğinizde fişleri otomatik olarak yorumlar ve bunları belgelenmiş harcamalara dönüştürür. Ayrıca kilometre, seyahat ve yemek gibi harcamalarınızı da kategorilere ayırabilirsiniz. En iyi yanı, Expensify'ın bireyler için hiçbir maliyeti olmaması ve ekipler için aylık 5 ABD Doları olmasıdır.
#3. SAP Anlaşması
SAP Concur, yerleşik (ve genişleyen) küçük ve orta ölçekli kuruluşlar için ideal gider raporlama aracıdır. Harcamaları izleme yeteneğine ek olarak çalışan geri ödemesi, gönderimler ve onaylar, fatura takibi, satıcı ödemeleri, seyahat rezervasyonu ve daha fazlası için yerleşik iş akışları sunar. SAP Concur'un en iyi yanı, onu istediğiniz şekilde özelleştirebilmeniz ve size uygun şekilde fatura vermesidir (özelliklere ve kullanıcı sayısına bağlı olarak). SAP Concur'un harika bir seçenek olmasının bir başka nedeni de, küçük kuruluşlar için bir ürün yelpazesi sunarak gerektiğinde daha fazla kapasite eklemenize olanak sağlamasıdır. Mevcut Concur kullanıcıları, uygulamayı iOS veya Android uygulama mağazalarından ücretsiz olarak indirebilir.
4 numara. Wally
Wally, tonlarca yararlı gider izleme özelliğine sahip canlı bir yazılımdır. Bu, kullanabileceğiniz bir iOS yazılımıdır ve temel sürüm ücretsizdir. Diğer gider izleme uygulamalarına benzer şekilde, giderleri manuel olarak girmenize ve bunlara kategoriler atamanıza veya makbuzların düz görüntülerini almanıza olanak tanır. Bu uygulama aynı zamanda sizin için gelirinizi takip edebilir ve tasarruflarınızın aylık projeksiyonlarını sağlayabilir. Son olarak, işletme finansmanından çok kişisel finansa odaklandığından, mikro işletmeler veya yan işler yürüten kişiler için harika bir seçimdir.
5 numara. Zarflar
Mvelopes, önerilen bir harcama stratejisini benimser. Sizi çok fazla harcamaktan alıkoyar ve kullanıcılara yalnızca 15 dakikada bütçe oluşturmalarında yardımcı olabildiğini iddia eder. Program, birkaç sanal "zarf" içine para yatırmanızı sağlayarak, üzerine çıkmanıza izin verilmeyen aylık bir bütçe oluşturarak çalışır. Hem Android hem de iOS bunu destekliyor.
İşletme Giderleri Takip E-tablosu
İş harcamalarına yönelik bir elektronik tablo, bir şirketin giderlerini takip eden ve günlüğe kaydeden standartlaştırılmış bir şablondur. Kurumsal fonların kullanılmasıyla ilgili "ne", "neden", "kim" ve "nasıl" konuları özellikle ele alınmıştır, örneğin:
- Para neye harcandı?
- Neden tükendi?
- Kim harcadı?
- Maliyeti neydi?
Bu e-tablolardan bazıları, belirli iş harcamalarını takip ederken, diğerleri size geçmiş harcamalarınıza ilişkin hızlı, üst düzey bir genel bakış sunar. Örneğin, barınma ve yemek gibi seyahatle ilgili maliyetleri izlemek için bir elektronik tablo. Aylık harcama toplamlarınız, harcamalar için bir elektronik tabloda görülebilir.
İş Harcamaları için bir Excel Elektronik Tablosu kullanın
İş harcamalarınızı bir Microsoft Excel elektronik tablosuyla takip etmenin bazı önemli avantajlarını inceleyelim.
1 numara. Finansal Kararlarınız Daha Akıllı Olacak
Şirketinizin harcamalarının daha fazla farkında olduğunuzda daha akıllı finansal kararlar vermek mümkündür. Önemli bir adım, gider verilerini anlaşılır bir elektronik tabloya yoğunlaştırmaktır. Örnek olarak, bir fırın işlettiğinizi ve ürünlerinizi yerel olarak satın almanın uygun maliyetli olup olmadığına karar vermeye çalıştığınızı hayal edin.
2 numara. Zamandan ve Paradan Tasarruf Edilecek
Harcamalarınızı takip etmek için standartlaştırılmış bir elektronik tablo kullandığınızda, yerleşik formülleri kullanarak toplamları ve ortalamaları hesaplayarak zaman kazanabilirsiniz. Sonuç olarak, matematik yapmak yerine finansal hedeflerinize odaklanabilirsiniz.
#3. Düzensiz veya Hileli Harcamaları Tespit Etmek Daha Kolay
Harcamalarınızı takip ederek tek değişiklikleri tespit edebilirsiniz. Örneğin, bir gider e-tablosu, harcamalardaki değişiklikleri görmeyi kolaylaştırır; örneğin, ofis malzemeleri için genellikle ayda 100 ABD Doları harcar, bunun yerine sonraki ay 500 ABD Doları harcarsanız. Bu "kırmızı bayrakların" erken tespit edilmesi, hileli veya yasa dışı harcamaların tespit edilmesini ve soruşturulmasını mümkün kılar.
Küçük İşletmeler Harcamalarını Nasıl Takip Ediyor?
Harcamaların kesin takibini sürdürmek için işlerinizi yürütürken makbuzlarınızı dosyalamaya dikkat edin. IRS, tüm kağıt makbuzları ve diğer kayıtları en az üç yıl süreyle saklamanızı zorunlu kılar.
Bir İşletmenin Giderlerini Takip Etmenin En İyi Yolu Nedir?
- Bir işletme hesabı açın
- Bir muhasebe programı seçin.
- Finansal Kurumlarınızı Bağlayın
- Makbuzlarınızı dosyalayın
- İş Giderlerinizi İnceleyin
İşletme Giderlerimi Otomatik Olarak Nasıl Takip Edebilirim?
İşletme giderlerinizi takip etmenin yolları şunlardır:
- Bir şirket banka hesabı oluşturun.
- Uygun bir muhasebe sistemi seçin.
- Tahakkuk veya nakit muhasebesini seçin.
- Finans kuruluşlarına katılın.
- Makbuzları doğru bir şekilde işlemeye başlayın.
- Tüm masrafları hızlıca kaydedin.
- Bütçeleme yazılımı kullanmayı düşünün.
Serbest Meslek Masraflarını Nasıl Takip Edebilirim?
Bazen "vergi defteri" olarak da bilinen serbest meslek defteri, işletmenizin tüm kazançlarını ve harcamalarını kaydettiğiniz süslü bir terimdir. Bilgileri el yazısıyla yazılmış bir "defter defterine", çevrimiçi bir elektronik tabloya veya muhasebe yazılımına kaydedebilirsiniz.
Neden Harcamaları Takip Etmeliyim?
Harcama takibinin temel amacı, finansal hayatınızdaki verimsiz harcama kalıplarını bulup ortadan kaldırmaktır. Ek olarak, mali durumunuz üzerinde kontrol sahibi olmak ve tasarruf ve yatırım gibi daha iyi mali uygulamaları teşvik etmek, maliyetlerinizi sürekli olarak takip etmekten gelir.
Sonuç
İşletme giderlerinizi takip etmek, mali durumunuzu anlamanıza yardımcı olacaktır. Bu nedenle, bir masrafın gözden kaçmamasını sağlamak için uygun önlemleri alın. Daha akıllı mali kararlar almak ve vergi indirimleri ile diğer ticari mali yardımlardan yararlanmaya hak kazanmak, organize bir gider günlüğü tutularak mümkün olur.
İlgili Makaleler
- GİDER FİŞLERİ: Nedir, Nasıl Yapılır ve En İyi Uygulamalar
- Gider Yönetimi: Tanım ve 13 En İyi Gider Yönetimi Yazılımı
- KİŞİSEL FİNANSAL TABLO: Anlamı, Önemi ve Örnekler
- İŞ GİDERLERİ KATEGORİLERİ: Dikkate Alınacak En İyi 2023 İş Gider Kategorileri
- OKUMA BİLGİLERİ: Anlamı, Kapatma Kılavuzu, Gmail, Whatsapp ve iPhone
- GİDER YÖNETİM ARAÇLARI: Adım Adım Kılavuz ve Kullanılacak En İyi Araçlar
Referanslar
