Bir organizasyonda çalışanların üretkenlik seviyelerinin iyileştirilmesi, tüm yöneticilerin listesinde olmalıdır ve bunu başarmanın birçok yolundan biri, devamsızlık yönetimi uygulamaktır.
Devamsızlığı azaltmak için etkili bir devamsızlık yönetim sisteminin getirilmesi, özellikle işverenler, devamsızlık yönetimi politikalarını, sağlıkları gerektirdiğinde işten izin almalarını desteklemek ve mümkün olduğunda geri dönmelerini sağlamak için çalışanlarına destek olacaksa, kuruluşa fayda sağlayacaktır.
Peki, devamsızlık yönetimi daha neleri içerir? Devamsızlık yönetimini, politikalarını, faydalarını ve sistemlerini keşfedelim.
Devamsızlık Yönetimi nedir?
Devamsızlık yönetimi, bir iş gücünün ne kadar üretken olduğunun hayati bir parçasıdır. İşverenler, çalışan devamsızlığını azaltmak, çalışanların birbirlerinin yoluna çıkmasını önlemek ve çalışan üretkenliğini artırmak için politikalar, prosedürler veya programlar kullanır.
Ayrıca, hastalık, yaralanma veya kaçınılmaz durumlar nedeniyle işe gidemeyen çalışanları desteklemek ile devamsızlığı şüpheli veya aşırı olanları cezalandırmak arasında bir denge kurulmasını gerektirir.
Devamsızlık Yönetimi Politikası nedir?
Şirketler, çalışanlara işte olmadıklarında haklarını ve sorumluluklarını anlatan açık politikalara sahip olmalıdır. Bu politika aynı zamanda şirketin iş hedeflerini ve kültürünü de desteklemelidir.
İşverenler yasa gereği çalışanlarına hasta olma veya yaralanma ve çalışamama ile ilgili tüm kuralları, hastalık parası ile ilgili kurallar da dahil olmak üzere anlatmakla yükümlüdür.
Politika aşağıdakileri içermelidir:
- Sözleşmeye dayalı hastalık ödemesi koşullarına ve bunların yasal hastalık ödemesi ile nasıl ilişkili olduğuna ilişkin ayrıntılar.
- Çalışanların işe gelemeyecekleri durumlarda kiminle ve ne zaman iletişime geçmeleri gerektiği.
- Çalışanların öz-sertifika formunu doldurmaları için son tarihler.
- Çalışanların doktor uygunluk yazısını ne zaman teslim etmeleri gerektiğine ilişkin bilgiler.
- İşverenin işte kaç tane gözden geçirme veya tetikleme noktası sistemi kullanıyor olabileceği
- İşe dönüş görüşmesi.
- Çalışanlara mümkün olan en kısa sürede işe dönmelerine yardımcı olmak için hangi değişikliklerin gerekli olabileceği hakkında bilgi.
Devamsızlık Yönetiminin Bileşenleri Nelerdir?
Devamsızlık yönetimi, çalışan devamsızlığını azaltmaya, iş gücünün kesintiye uğramasını önlemeye ve üretkenliği en üst düzeye çıkarmaya odaklanan bir kuruluşun insan kaynakları yönetimi için çok önemlidir.
Etkili devamsızlık yönetiminin içerdiği bileşenler ve en iyi uygulamalar şunlardır:
1 numara. Devamsızlık Politikası
İyi tanımlanmış bir devamsızlık politikası, işverenlerin ve çalışanların çalışma iznine ilişkin beklentilerini netleştirmek için gereklidir.
Politika, izin verilen devamsızlık türlerini, izin isteme yöntemini, onay sürecini ve sık sık mazeretsiz devamsızlık veya gecikme için disiplin cezalarını içermelidir.
#2. İletişim
Devamsızlık yönetimi politikaları hakkında çalışanlarla sık iletişim, çalışan devamsızlıklarının daha etkili bir şekilde yönetilmesine yardımcı olur.
Çalışan işe alımı sırasında izin talebi politikalarının paylaşılması ve yönergelerin düzenli olarak güçlendirilmesi farkındalık yaratabilir ve devamsızlığı en aza indirebilir.
3 numara. Yönetim Eğitimi
Yöneticileri şirket politikaları ve federal ve eyalet düzenlemeleri konusunda eğitmek, çalışanların izin taleplerini tutarlı ve doğru bir şekilde ele almalarını sağlar.
Bu eğitim, uyumluluk gerekliliklerini ve kayıt tutma yükümlülüklerini içermelidir.
#4. Gelişmiş İzleme Yetenekleri
Devamsızlık yönetimi yazılımını veya bordroyla entegre dış kaynaklı bir İK çözümünü kullanmak, çalışanların izin taleplerini manuel süreçlerden daha verimli bir şekilde takip etmenize yardımcı olabilir.
İşgücü yönetimi yazılımı ayrıca çalışanların izin isteklerini yönetebilir, devam eğilimlerini takip edebilir ve zamanında müdahaleler sağlayabilir.
# 5. Self Servis Araçları
Çalışanlara izin başvurusunda bulunma, izin takvimlerini görüntüleme, iş korumasını kontrol etme ve mevcut izinlerini yönetme konusunda self servis araçlarla yetki vermek, uyumluluk çabalarını destekleyebilir ve çalışan deneyimini iyileştirebilir
#6. Sağlık Girişimleri
Sağlıklı yaşam programlarının, kurum içi tıbbi hizmetlerin ve esnek çalışma ortamlarının uygulanması, devamsızlığın azaltılmasına ve çalışan bağlılığının, üretkenliğin ve iş-yaşam dengesinin iyileştirilmesine yardımcı olabilir.
Kuruluşlar, bu bileşenleri uygulayarak işgücünü daha iyi yönetebilir, çalışan deneyimini geliştirebilir ve ilgili düzenlemelere uyumu sürdürebilir.
Devamsızlık Yönetiminin Amacı Nedir?
Devamsızlık yönetiminin amacı, bir kuruluş içinde çalışan devamsızlığını yönetmek, federal ve eyalet izin yasalarına uyumu desteklemek ve çalışanların refahını sağlarken üretken ve verimli bir çalışma ortamı sağlamaktır.
Yöneticilerin, devamsızlığı azaltmak ve mümkün olduğunca olmasını önlemek için iyi çalışan ve kullanımı kolay bir devamsızlık yönetim sistemi kurmaları gerekir.
Bu amaca ulaşmak için devamsızlık yönetimi aşağıdakileri içerir:
- Açık ve iyi iletilmiş politikalar ve prosedürler oluşturun
- Yöneticilerin çalışan izinlerini ele almalarına yardımcı olmak için yönetim eğitimi sağlayın
- Veri toplamayı ve analizini basitleştirmek için yazılım aracılığıyla izleme yeteneklerini geliştirin.
- Çalışanlara devamsızlıklarını yönetme ve takip etme yetkisi veren self servis araçları uygulayın.
- Yöneticiler ve çalışanlar arasındaki iletişimi teşvik edin.
- Devamsızlıkları düzenli olarak takip edin ve izleyin, check-in yapın ve çalışanların devamsızlığına katkıda bulunan temel sorunları ele alın.
Devamsızlığı Yönetmenin Faydaları Nelerdir?
Çalışan devamsızlıklarını yönetmek, kuruluşların üretkenliği sürdürmesi, sorunsuz operasyonlar sağlaması ve çalışanların refahını desteklemesi için çok önemlidir.
Devamsızlık yönetiminin faydalarından bazıları şunlardır:
1 numara. Azaltılmış Devamsızlık
Etkili devamsızlık yönetimi politikaları ve prosedürleri, yetkisiz ve plansız devamsızlıkları azaltmaya yardımcı olabilir, daha iyi iş gücü planlaması sağlar ve günlük operasyonlardaki kesintileri en aza indirir.
2 numara. İyileştirilmiş Çalışan Morali ve Bağlılığı
Kuruluşlar çalışanlarını desteklediğinde ve onlara değer verdiğinde, işlerine daha fazla bağlılık gösterirler ve plansız izin almazlar.
#3. Daha İyi İş Yükü Yönetimi
Proaktif devamsızlık yönetimi, iş yüklerinin ekip üyeleri arasında daha iyi planlanmasına ve dağıtılmasına olanak tanıyarak tükenmişlik riskini azaltır ve üretkenlik seviyelerini korur.
#4. Gelişmiş Uyumluluk
Etkili devamsızlık yönetimi, kuruluşların Amerika Birleşik Devletleri'ndeki Aile ve Tıbbi İzin Yasası (FMLA) gibi yasal ve düzenleyici gerekliliklere uymasına yardımcı olabilir.
#5. Tasarruf
Kuruluşlar, devamsızlığı azaltarak ve üretkenliği artırarak, verimlilik kaybı, fazla mesai ücreti ve geçici personel alımı gibi çalışanların devamsızlığıyla ilişkili maliyetlerden tasarruf edebilir.
#6. Kolaylaştırılmış Süreçler
Bir devamsızlık yönetim sistemi, devamsızlıkla ilgili süreçlerin otomatikleştirilmesine ve düzene koyulmasına yardımcı olarak zamandan tasarruf sağlar ve İK ekipleri için idari yükleri azaltır.
#7. Veriye Dayalı Karar Verme
Devamsızlık yönetimi yazılımı, devamsızlık eğilimleri ve kalıpları hakkında değerli veriler ve içgörüler sağlayarak kuruluşların bilinçli kararlar almasını, olası sorunları belirlemesini ve bunları ele almak için stratejiler geliştirmesini sağlayabilir.
Devamsızlık Yönetim Sistemleri Türleri
- Frontline Eğitim Devamsızlık Yönetimi (AESOP)
- Ana Devamsızlık Yönetimi
- Matrix Devamsızlık Yönetimi
Frontline Education Devamsızlık Yönetimi nedir?
Eskiden AESOP olarak adlandırılan Frontline Education Devamsızlık Yönetimi, Amerika Birleşik Devletleri'nde devamsızlıkları yönetmek ve yedek öğretmenler bulmak için en iyi otomatikleştirilmiş sistemdir. 4,000'den fazla okul bölgesi bunu kullanıyor.
Ek olarak, hizmet olarak yazılım (SaaS) olarak Aesop, devamsızlık yönetimi için bölge içinde herhangi bir donanıma, yazılıma veya telefon hattına ihtiyaç duymaz. Bunun yerine, tüm çalışanlar hizmete telefon veya internet üzerinden her zaman ve her yerden erişebilir.
Frontline Education Devamsızlık Yönetimi (eski adıyla AESOP), çalışanların devamsızlıklarını daha iyi yönetmek için kullanılabilecek çok sayıda veri toplar ve manuel alt aramada çok zaman kazandırır. Ayrıca Aesop, diğer programlarla entegre olarak veri girmek için harcanan zamanı azaltır.
Frontline Education Devamsızlık Yönetimi (eski adıyla AESOP) şunları sağlar:
- Nitelikli ikame bulma
- Çalışan katılımını artırmak için eğilimleri belirleme
- Diğer yazılım sağlayıcılarla kolay veri entegrasyonu
- İkame planlamayı yönetme
Frontline Devamsızlık Yönetimi (AESOP) ayrıca yöneticiler, vekiller ve çalışanlar için çeşitli işlevlere sahip bir mobil uygulama sunar.
Ön Cephede Nasıl Devamsızlık Oluşturabilirim?
Frontline'da bir devamsızlık oluşturmak için, Frontline Insights Platformunun geliştirilmiş işlevselliğini kullanan Frontline Absence & Time müşterileri için mevcut olan Frontline mobil uygulamasını kullanabilirsiniz.
İşte mobil uygulamayı kullanarak nasıl devamsızlık oluşturacağınıza dair adım adım bir kılavuz:
Uygulama içerisindeki iki seçenekten biri ile yeni bir devamsızlık oluşturabilirsiniz. Ana sayfada “Bugün Devamsızlıklar”a tıklayın, menüye erişin ve “Devamsızlıklar” seçeneğini seçin. Bu sayfadan “+” düğmesine basın.
2 numara. Devamsızlık Oluşturma Adımları
Bu seçim, devamsızlık oluşturma sürecinin 2. Adımını açar. Buradan bir devamsızlık nedeni seçecek ve devam etmek için sağ alt köşedeki oka basacaksınız.
#3. Tarih
Takvimden bir tarih (veya tarih aralığı) seçin ve devam etmek için sağ alttaki oka basın.
#4. Süre
"Tam Gün", "Yarım Gün AM", "Yarım Gün PM" ve/veya "Özel" gibi zaman dilimleri listesinden seçim yapın. “Özel” seçeneğini seçerseniz, alternatif zaman dilimini belirtmek için başlangıç ve bitiş zamanlarının yanındaki kalem simgesini seçebilirsiniz.
# 5. Yerine geçmek
Bir ikame gerekip gerekmediğini belirlemek için bir bilgi istemi göreceksiniz. Pozisyonunuzun gereksinimlerine göre “Evet” veya “Hayır” seçeneğini seçin ve devam etmek için sağ oka basın.
#6. Özet Sayfası
Son özet sayfası, yaptığınız seçimlere genel bir bakış sağlar. Bu ayrıntılar arasında yer, devamsızlığın nedeni, zaman çerçevesi ve bir yedeğin gerekip gerekmediğine dair teyid yer alır. Devamsızlığı göndermeden önce yöneticiye kişisel bir not da ekleyebilirsiniz.
Hazır olduğunuzda, devamsızlık isteği oluşturmak için "Devamsızlığı Gönder"e basın. "Devamsızlığı Görüntüle" seçeneğini seçerseniz, uygulama devamsızlık ayrıntılarını görüntüler.
Gerektiğinde bu ayrıntıları gözden geçirin ve herhangi bir ayarlama yapılması gerekiyorsa "Düzenle"ye (sol üst köşede) basın. Aksi takdirde, ana sayfaya dönmek için alttaki "Ana Sayfa" düğmesine basın.
Frontline Education'a Nasıl Giriş Yapabilirim?
Frontline Education'da oturum açmak için şu adımları takip edebilirsiniz:
- login.frontlineeducation.com adresindeki Frontline Education oturum açma sayfasını ziyaret edin.
- Ön Cephe Kimliğiniz varsa, kullanıcı adınızı ve şifrenizi girin, ardından "Giriş Yap"ı tıklayın. Kullanıcı adınızı veya şifrenizi unuttuysanız, kimlik bilgilerinizi kurtarmak için “Kullanıcı Adımı Unuttum” veya “Şifremi Unuttum” seçeneğine tıklayın.
- Alternatif olarak, kuruluşunuz Çoklu Oturum Açma (SSO) kullanıyorsa, "Kuruluş SSO'su ile oturum açın"ı tıklayın ve kuruluşunuzun kimlik bilgilerini girmek için istemleri izleyin.
Frontline Education, farklı ürün ve hizmetler sunar ve oturum açma işlemi, kullandığınız belirli ürüne bağlı olarak biraz farklılık gösterebilir.
Devamsızlık Mesajı Nasıl Yazılır?
İşyeri dışında (OOO) mesajı olarak da bilinen ikna edici bir devamsızlık mesajı yazmak için aşağıdaki bileşenleri eklemelisiniz:
- Profesyonel Karşılama: Mesajınıza kibar ve profesyonel bir selamlama ile başlayın.
- Devamsızlık Nedeni: İsteğe bağlı olarak yokluğunuzu belirtebilirsiniz. Kısa ve öz olun ve çok fazla kişisel bilgi paylaşmaktan kaçının.
- Devamsızlık Tarihleri: Ne zaman döneceğiniz de dahil olmak üzere uzakta olacağınız tarihleri açıkça belirtin.
- E-posta Erişimi: Yokluğunuzda e-posta erişiminizin sınırlı olup olmayacağını veya hiç erişiminiz olmayacağını gönderene bildirin.
- Tahmini Tepki Süresi: Gönderenin yanıtınızı bekleyebileceği tahmini bir tarih belirtin.
- Alternatif İletişim: Acil istekler veya yardım için bir irtibat noktası sunun.
Devamsızlık Formu Nasıl Yazılır?
Devamsızlık formu veya izin mektubu yazmak için şu adımları izleyin:
- Adresinizi sayfanın sağ üst köşesine veya sol üst köşeye yazın.
- Antetli kağıdın altına tarihi ekleyin. Talebiniz e-posta yoluyla ise bu kısmı atlayabilirsiniz.
- Talebinizi e-posta ile gönderiyorsanız, "İzin Talebi" gibi uygun bir konu adı kullanın.
- Tarihin birkaç satır altına şirketinizin adresini ekleyin. E-posta yoluylaysa, bu adımı atlayın.
- Resmi bir mektupta patronunuza doğru bir şekilde hitap edin, örneğin, "Sevgili Henry" veya "Sevgili Bayan Hanna"
- Talebinizin nedenini ve işten ayrılacağınız tarihleri belirtiniz.
- Şeffaf olun ve belirtilen izin günlerine neden ihtiyacınız olduğunu açıklayın. Bu, yöneticinizle olabilecek herhangi bir çatışmayı en aza indirecek ve talebinizi anlamalarına yardımcı olacaktır.
- Son paragrafınızda, yokluğunuzda işinizin nasıl karşılanacağını, ayrılmanızı mümkün olduğunca kolaylaştırmayı nasıl planladığınızı ve acil bir durumda size nasıl ulaşılabileceğini açıklayın.
- Mektubunuzu işiniz ve şirketiniz için bir takdirle kapatın ve dikkate aldığı için patronunuza teşekkür edin.
- Basılı bir mektup teslim ediyorsanız, el yazısı imza ekleyin. Bir e-posta gönderiyorsanız, adınızı yazmanız yeterlidir.
- Kişisel kayıtlarınız için bu bilgilere ihtiyaç duyacakları için talebinizin bir kopyasını İK departmanına verin.
- Son olarak, bilgilerin doğru olduğundan ve noktaların net olduğundan emin olmak için talebinizi göndermeden önce gözden geçirin.
- İZİN POLİTİKASI: Bilmeniz Gereken Her Şey
- İŞ İPTALİ NASIL YAPILIR: İzin Talebi
- İŞGÜCÜ YÖNETİMİ (WFM): Tanımı ve Nasıl Çalıştığı
Referanslar
