Faks, onlarca yıldır var olmuştur. Geleneksel olarak, faks makineleri, ofis notları ve mektuplar da dahil olmak üzere iş yazışmalarını göndermek için kullanıldı. O zamanlar, salyangoz postasından daha hızlı oldukları için makineler tercih edildi. Ancak günümüzün dijital dünyasında işletmeler, geleneksel faks işlemlerini çevrimiçi fakslarla değiştirmiştir.
Teknolojilerdeki gelişmeler artık işletmeler e-posta yoluyla faks göndermek ve almak için. İş fakslarını iyileştirdi ve daha özel ve güvenli hale getirdi. Şirketlerin müşterilerle doğrudan bağlantı kurmasını sağlayan mesajlaşma, telefon görüşmeleri ve sosyal medya mesajlaşması gibi çoklu iletişim kanalları ortaya çıkmış olsa da, faks etkinliğini korumuştur.
Ancak çoğu işletme, faksı iş süreçlerine henüz dahil etmedi; bu, günümüzün fakslama süreçlerinin kullanılmasına yol açan bir zorluktur.
Bir işletme sahibiyseniz, şirketinizde ticari faks işlemlerini kolaylaştırmanıza yardımcı olabilecek beş uygulama:
1 numara. Elektronik İmzaları Benimseyin
Faksı kolaylaştırmanın etkili bir yolu, iş süreçlerinizde elektronik imzaları kullanmaktır. Çevrimiçi fakslar, gizli dosyaları göndermeye ihtiyaç duyulduğunda işletmelerin dijital imzalar oluşturmasına olanak tanır. İmza görselleri profesyonel bir görünüme sahip olduğundan, güvenilirlik ve güvenilirliğin gösterilmesini kolaylaştırır.
Elektronik imzaların kullanımı efax işletmelerin zamandan tasarruf etmesini sağlar. Geleneksel olarak, şirketler kendilerine gönderilen herhangi bir belgeyi imzalamadan, taramadan ve yeniden göndermeden önce yazdırmak zorundaydı. Çevrimiçi fakslar tüm bunları değiştirdi.
Faks sunucularının kullanımı, işletmelerin belgeleri yazdırmadan imzalamalarına olanak tanır. Her zaman hareket halinde olan kişiler bu çözümü son derece uygun bulacaktır, çünkü esas olarak tüm süreci telefonlarından üstlenebilirler.
Elektronik imzalar ayrıca son derece hassas ve gizli belgeler için geleneksel basılı belgelere göre daha fazla güvenlik sunar.
2 numara. Faks Hizmeti Uygulamalarını Kullanın
İş faks sürecinizde kolaylaştırabileceğiniz uygulamalardan biri, ekibinizin faks sistemini formlarından çalıştırmasını sağlayan faks hizmeti uygulamalarıdır. Faks hizmeti uygulamaları, kullanıcıların faks makinesine teslim etmeden önce telefonlarına faks gönderip almasına olanak tanır.
Faks hizmeti uygulamalarının kullanımını benimseyen işletmeler, faks gönderme sürecinde zamandan tasarruf edebilir. Tüm bir belgeyi taraması, çevrimiçi yüklemesi ve ardından e-posta ile göndermesi gerekir. Bunun yerine hizmet, belgeleri belge besleyiciye alındığında anında iletir ve alıcının faks numarası girilir.
Büyük dosyaların eklenmesi gerektiğinde, işletmeler büyük dosyaların söz konusu olduğu durumlarda gönderilen veya alınan belgeleri karşıya yüklemeyi düşünmelidir. Bu, işletmeniz iletişimine çevrimiçi faksı entegre ederse, PDF veya görüntü dosyalarının iletilmesine izin veren bulut tabanlı hizmetlerin kullanımını keşfedebileceğiniz anlamına gelir.
#3. Personelinizi Eğitin
Kağıtsız bir teknoloji olarak çevrimiçi faks, herhangi bir işletme için gerekli bir yatırımdır. Bunu düzgün bir şekilde yürütmek için işletmeler, kağıt tabanlı bir ofisten kağıtsız bir ofise geçişe rehberlik edecek net bir yürütme planı hazırlamalıdır.
İyi bir uygulama planı, gerekli ekipmanı edinmenin yanı sıra çalışan eğitimini de içermelidir. Çalışan katılımı, işletmenizin faks sürecini kolaylaştırmanın merkezinde yer alır. Ancak, çevrimiçi faks teknolojisini yalnızca kullanmaya yetkili olduklarını hissettiklerinde benimseyebilirler. Çalışanlarınız, uygulamayı benimseme ihtiyacı konusunda iyi eğitilmeli ve duyarlı hale getirilmelidir.
E-faks göndermenin temellerini ve kullanım için destekleyici araçların nasıl doğru şekilde kullanılacağını anlamalarına yardımcı olacak bir eğitim programı geliştirmeyi düşünün. Onlara nasıl olduğunu göstermeyi düşünün çevrimiçi fakslar iş. Telefonlarını ve e-postalarını, faks gönderip almalarını sağlayacak şekilde de yapılandırabilirsiniz.
Personelinizin çevrimiçi faksı kullanmasını sağlamak, işletmenizin neden kağıtsız teknolojiye geçtiğini iyi anlayarak herkesi teknolojinin arkasında toplamasına olanak tanır.
#4. Çevrimiçi Fakslara Kapak Sayfası Ekleyin
Günümüz dünyasındaki teknolojik gelişmelere rağmen faks mesajlarınız profesyonelliğini korumalıdır. Çevrimiçi fakslar e-posta yoluyla gönderilir ve alınır. E-postalar profesyonel iletişim yolları olarak geçse de, belgelerin bu kanal aracılığıyla aktarılması, alıcı üzerinde çok az etki bırakır veya hiç etkilemez.
Şirketinizin gönderdiği evrakların üzerine bir kapak sayfası ekleyerek online faksladığınız mesajları belirgin hale getirebilirsiniz. İletişiminizin, onu alanlar üzerinde olumlu bir ilk izlenim bırakmasını sağlar. Ayrıca, işletme adı, telefon numarası ve adres dahil olmak üzere işletmenizle ilgili temel ayrıntıları da onlara bırakır.
# 5. İyi Bir İnternet Bağlantısına Yatırım Yapın
İnternet, kullanıcıların dünyanın herhangi bir yerinden belgeleri rahat ve güvenli bir şekilde iletmesine olanak tanır. İşletmeler, çevrimiçi faks göndermek ve almak için iletim sürecini zirveye çıkarmak için iyi bir internet bağlantısına sahip olmalıdır.
Sabit bir bağlantı olmadan işletmeler web tabanlı faks hizmetlerine erişemez veya e-postalara belge ekleyemez. Zayıf bir internet bağlantısı üzerinden acil faks göndermek mümkün olsa da, giden ve gelen ağır dosyaları iletmek için şirketinizin sabit bir bağlantıya ihtiyacı vardır.
#6. Faks Dosyalarını Bulutta Arşivleyin
Çevrimiçi faksların işletmelere sunduğu avantajlardan biri, belge yazdırmayı azaltması veya ortadan kaldırmasıdır. Ancak dijital kağıtların iletilmesine rağmen, şirketlerin gelecekte başvurmak üzere bunları arşivlemeleri gerekiyor. eFax dosyalarını arşivlemenin en iyi yolu, onları bulut tabanlı depolama alanında depolamaktır. Bulut tabanlı depolamayı kullanmanın işletmelere sayısız faydası vardır.
Bunlar, çalışanlara arşivlenmiş belgelere her zaman ve her yerden erişim sağlamayı içerir. Ayrıca arşivde arama yapmalarını ve ihtiyaç duyulduğunda bilgi almalarını sağlar. Bulut depolama, işletmelerin e-posta yoluyla gönderilemeyebilecek büyük dosyaları gönderip almasını da kolaylaştırır.
Son Düşüncelerimiz
Kurumsal faks, şirketlere sunduğu kolaylık nedeniyle popülerlik kazanmıştır. Geleneksel fakslardan farklı olarak, çevrimiçi faks, çalışanların belgeleri her zaman ve her yerden alıp göndermesine olanak tanır. Belge göndermek veya almak için ofise dönene kadar bekleme ihtiyacını etkin bir şekilde ortadan kaldırır. Bu yönler, şirketlerin faks süreçlerini iyileştirmelerini ve daha verimli hale getirmelerini kritik hale getiriyor. İş faks sürecinizi geliştirmek istiyorsanız, yukarıda tartışılan altı uygulamayı uygulayın.
