Bir şirket zamanını iyi yönettiğinde, teslim tarihlerini başarılı bir şekilde yerine getirebilir, bütçe içinde kalabilir ve başarılı olabilir. Bunu başarmak için doğru kayıtları tutabilmelisiniz. Bu nedenle, zaman çizelgeleri herhangi bir karlı iş için çok önemlidir. Bir zaman çizelgesi şablonunun şirketiniz için neler başarabileceğini bilmek ister misiniz? Başlamak için ihtiyacınız olan her şey burada.
Zaman Levhalar
Bir işveren, bir veri tablosu olan bir zaman çizelgesi kullanarak belirli bir çalışanın belirli bir süre boyunca çalıştığı saatleri takip edebilir. Zaman çizelgeleri, kağıt, elektronik tablo yazılımı ve internet zaman izleme araçları dahil olmak üzere çeşitli teknikler kullanılarak kaydedilmiştir. Dijital zaman çizelgeleri son yıllarda kağıt tabanlı olanların yerini almıştır.
Zaman Çizelgeleri Başvuruları
Zaman çizelgeleri için başvurular şunları içerir:
1 numara. Bordro İşleme
İşverenler, çalışan saatlerini, tatil zamanını, tahakkuklarını ve değişikliklerini takip etmek için zaman çizelgelerini kullanarak maaş bordrosunu işleyebilir. İşverenler, zaman çizelgesi yazılım sistemlerini kullanarak bordro onayı için bir iş akışını izleyebilir. Bordro sorunlarına çoğunlukla yanlış veri girişi neden olur.
2 numara. Hukuk Firmaları için Zaman Çizelgeleri
Hukuk bürolarının müvekkil saatlerinin ve müşterilere sağladıkları hizmetler hakkında bilgilerin doğru kayıtlarını tutmaları çok önemlidir. Zaman çizelgeleri, yasal firmaların müşteri hizmet saatlerine göre faturaları takip etmelerine yardımcı olur.
#3. Serbest Çalışanlar için Zaman Çizelgeleri
Bağımsız yükleniciler için vakit nakittir. Birçok bağımsız yüklenici, müşterileri saat bazında faturalandırdığından, titiz zaman kayıtları tutmak çok önemlidir. Müşterilerinden ayrı bir yerde çalışan insanlar için projelere harcanan zamanı bilmek zorlaşıyor.
#4. Muhasebeciler için zaman çizelgeleri
Çalışanların müşterilerle zamanlarını kullanmadaki verimlilik, muhasebe firmalarının ne kadar karlı olduğunu belirler. Yüksek kazançlar, yüksek kullanım ve faturalandırılabilirliğin bir sonucudur. Muhasebe firmaları, zaman çizelgeleri ve zaman takip yazılımları yardımıyla hem zamanlarını hem de faturalarını takip edebilirler.
Zaman Çizelgelerinin Avantajları
Aşağıdakiler, zaman çizelgelerinin faydalarıdır:
1 numara. Harcanan Zamanı En Aza İndirin
Zaman çizelgeleri size emeği nerede israf ettiğinizi gösterebilir. Hangi görevlerin olması gerekenden daha uzun sürdüğünü ve işinizden en iyi şekilde nasıl yararlanabileceğinizi anlamanıza yardımcı olurlar.
2 numara. Doğru fatura
Zaman çizelgelerini kullanarak müşterileri uygun şekilde faturalandırabilirsiniz. Müşterilerinize, projelerini etkili bir şekilde yönettiğinizi ve paralarını boşa harcamadığınızı göstermenin bir yolu olarak hizmet ederler. Zaman çizelgeleri, müşterilerinizin projelerinin durumunu kontrol etmek zorunda kalmamasını sağlayacaktır.
#3. Faturalandırmanızı Otomatikleştirin.
İşletmeler, faturalandırılabilir saatlere dayalı olarak sunulan hizmetler için müşterileri faturalandırmak için zaman çizelgelerini kullanır. Faturalama ve faturalamayı otomatikleştirerek maliyetlerinizi düşürebilirsiniz. Gelir, otomatik faturalandırmanın bir sonucu olarak da artabilir.
#4. Proje yönetimini geliştirin
Zaman çizelgeleri, aşağıdaki açılardan şaşırtıcı derecede önemli proje yönetimi araçlarıdır:
- Bir projede harcanan zamanı takip ederek, performansa dayalı olarak bir kişinin yeni bir proje, rol veya iş için uygun olup olmadığını belirlemeye yardımcı olurlar.
- Bir işçinin tahsis edilenden daha fazla zaman kullandığı ve fazladan eğitime ihtiyaç duyduğu yerlerin belirlenmesine yardımcı olurlar.
- Çabalarınızın genel etkinliğini ölçmede yararlıdırlar.
- Bir projeye atanan çalışanların uygunluğunun belirlenmesine yardımcı olarak iş yükünü grup üyeleri arasında paylaştırmayı kolaylaştırırlar.
- Proje yöneticilerinin gelişimi takip etmelerini ve gecikmeleri öngörmelerini mümkün kılar.
# 5. Şirketiniz için tasarruf edin.
Zaman çizelgeleri sayesinde personelinizin tam olarak ne üzerinde çalıştığını öğrenebilirsiniz. Buna karşılık, çalışanların ortaya koydukları sonuçlara kıyasla harcadıkları zaman sayısı, çalışan verimliliğini izlemek için kullanılabilir.
Zaman Çizelgeleri Neden Kullanılır?
Zaman çizelgeleri aşağıdaki nedenlerle kullanılır:
1 numara. Doğru Bordro Sağlayın
Kesin maaş bordrosunun hesaplanması, çalışan zaman çizelgelerinin en temel uygulamasıdır. Bunu yapmak için, bir hafta boyunca çalışılan toplam saat sayısını çalışanın saatlik ücretiyle çarpın.
2 numara. Nitelikleri inceleyin
Personelinizin ne kadar iyi performans gösterdiğini takip etmek için bir proje içindeki görevleri izleyen zaman çizelgelerinden (proje yönetimi olarak da bilinir) yararlanabilirsiniz. Bu, belirli bir kişinin yeni bir görev, pozisyon veya iş için kalifiye olup olmadığını belirlemenize yardımcı olur.
#3. Niteliklere öncelik verin
Proje yönetiminde zaman çizelgeleri, bir çalışanın yaklaşan projeler için yararlı olabilecek bir alanda yetkinlik kazanıp kazanmadığını da gösterebilir.
#4. Müşteri Faturalarını Gönder
Zaman çizelgelerini kullanmanın en önemli nedenlerinden biri, hizmetlerinizi kullanan müşterilere kaç saat çalıştığınızı ve buna bağlı olarak ne kadar para kazandığınızı söylemektir.
# 5. Eğitim İhtiyaçlarını Değerlendirin
Zaman çizelgeleri genellikle bir çalışanın beklenenden daha uzun sürdüğünü veya belirli bir görevi yapması için tahsis edildiğini gösterir. Bu bilgilerle, gerektiğinde talimat verebilirsiniz.
#6. İş yüklerini düzenleyin
Tamamlanan zaman çizelgelerine bakarak çalışanlarınızın en çok nerede çaba sarf ettiğini görebilirsiniz. Bunu yaparak, iş yükünü daha adil bir şekilde dağıtabilir ve üretkenliği artırabilirsiniz.
#7. Etkinliği Değerlendirin
Zaman çizelgeleri, hangi görevlerinizin diğerlerinden daha az verimli olduğunu öğrenmenin harika bir yoludur. Elinizdeki bu bilgilerle, prosedürlerinizi ayarlamaya ve geliştirmeye odaklanabilirsiniz.
# 8. Bir Geçmiş Veritabanı Oluşturun
Zaman çizelgeleri, gelecekteki projeler için bir kılavuz olarak kullanılabilecek ortak görevler için kesin sayılar verir. Örneğin, son üç projede, test personeliniz ortalama dört gün sürdü. Daha sonra, müşteri iletişimini geliştirmek için bu bilgiyi kullanabilirsiniz.
Çalışan Zaman Çizelgeleri Nasıl Kontrol Edilir
Aşağıdaki süreç, çalışanların zaman çizelgesinin nasıl kontrol edileceğine ilişkin adımlardır.
1 numara. Zaman Çizelgelerinin önemini açıklayın.
Firmanız zaman çizelgeleri olmadan çalışamaz. Personelinizin ne kadar önemli olduklarını anlamaları gerekir. Aşağıda, müşterilerimizden aldığımız en yaygın soruların bir listesi bulunmaktadır.
2 numara. Yönergeler ve Kısıtlamalar Belirleyin
Şansa veya sürecin kendi kendine çözüleceği fikrine güvenmeyin. Çalışanların zaman çizelgelerini baştan sona nasıl dolduracaklarını bilmeleri için net kurallar ve yönergeler verin. Bu kural ve düzenlemeler söz konusu olduğunda, yeterince dikkatli olmamaktansa çok dikkatli olmak daha iyidir.
#3. Takımına Öğret
Çalışanlarınıza zaman çizelgelerinin neden önemli olduğunu anlattıktan ve kuralları ve yönergeleri belirledikten sonra, onlara bunları nasıl kullanacaklarını öğretmek için zaman ayırın. Yine mümkün olan en kısa sürede başlamak en iyisidir, bu nedenle katılım prosedürünüze bir zaman çizelgesi öğreticisi eklemeyi düşünün.
#4. Sıralama zamanı
Bazı şirketlerde zaman işleyişi, iş gününün başında ve sonunda giriş ve çıkış yapmaktan daha fazlasını gerektirir. Tipik iş günleri veya vardiyaları olan daha geniş zaman aralığında, personelinizin çeşitli görevler üzerinde harcadıkları süreyi takip etmesi gerekebilir.
# 5. Zaman çizelgelerini otomatikleştirin.
Ekibinizin zamanını kategorize etmek, maaş bordrosu prosedüründe çok önemli bir adım olsa da, başka bir karmaşıklık düzeyi de ekler.
Çok fazla kategori varsa, personeliniz her bir zaman dilimini nasıl adlandıracakları konusunda kafaları karışabilir veya bunu yapmayı hiç unutabilirler.
#6. Zaman Çizelgeleri için E-posta Hatırlatıcıları
Personeliniz zamanlarını takip etme ve kategorize etme konusunda harika bir iş çıkarsa bile, zaman çizelgelerini teslim tarihine kadar teslim etmeyi unuturlarsa, bordro sürecini ciddi şekilde yavaşlatabilir.
Bunun önemli bir sorun haline gelmesini önlemek için teslim tarihinden birkaç gün önce zaman çizelgesi hatırlatıcıları gönderin. E-posta, metin mesajları ve push bildirimleri, bunu yapmanın en popüler yöntemleridir.
#7. Zaman Çizelgelerini Kabul Edin
Günümüzün bilgisayar çözümlerinde bile çalışanların zaman çizelgelerini doldurmaları hala zor olabilir. Hata yapacaklar. Ya yanlışlıkla olması gerekenden daha fazla zaman eklerler ya da gerçekten çalıştıkları zamandan bahsetmezler.
Zaman Çizelgeleri Şablonu
Herhangi bir işletme, personelinin çalışma saatlerini takip etmek için dijital veya kağıt bir zaman çizelgesi şablonu kullanabilir. Şablon kullanmak, her ödeme dönemi için doğru verileri toplamanızı sağlamak için mükemmel bir yaklaşımdır. Birçok işletme, zaman tutma yazılımı veya üçüncü taraf bir hizmet yerine zaman çizelgeleri şablonunu kullanmayı tercih eder.
Zaman çizelgeleri Şablonları Nasıl Kullanılır?
Zaman çizelgesi şablonlarının kullanıcı dostu ve kullanım kolaylığı önceliklerdir. Aşağıdakileri yaparak bir zaman çizelgesi şablonu kullanarak çalışma saatlerini izlemeye başlayın:
1 numara. Bir Şablona Karar Verin
Önce ihtiyaçlarınızı en iyi karşılayan şablon türünü seçin. Ödeme dönemlerinizin ne kadar uzun olduğu, ne kadar ayrıntıya ihtiyacınız olduğu ve kaydettiğiniz istihdam türü gibi şeyleri düşünün.
2 numara. Bir Gündem Oluşturun.
Sizin veya diğer çalışanlarınızın zaman çizelgelerinizi tamamlayacağı belirli bir gün veya saat seçin. Birçok işletme, çalışanlarından her gün işe geldiklerinde ve ayrıldıklarında zaman çizelgeleri şablonlarını doldurmalarını ister.
#3. Ayrıntıları Doğrulayın.
Bir çalışan olarak zaman çizelgesi şablonunuzu doldururken bilgilerinizi uygun alana yazdığınızdan emin olun. Zaman çizelgesi şablonunuzu doldururken kesin olmak, daha sonra hata yapmaktan kaçınmanıza yardımcı olabilir. Bu tür zaman çizelgeleri genellikle standart 9-5 çalışma haftasında çalışan maaşlı işçilerin zamanını takip etmek için kullanılır. Bu tür bir zaman çizelgesi genellikle standart 9-5 çalışma haftasında çalışan maaşlı işçilerin zamanını takip etmek için kullanılır.
#4. Haftalık Zaman Çizelgeleri Şablonu
Bir hafta boyunca çalışılan saat sayısı, haftalık bir zaman çizelgesine kaydedilir. Bu tür bir şablon genellikle öngörülemeyen programları olan vardiyalı çalışanlar veya çok çeşitli müşteriler için çalışan bağımsız yükleniciler tarafından kullanılır.
Excel'i Zaman Çizelgeleri için Kullanabilir miyim?
Evet, zaman çizelgeleri için Excel kullanılabilir. Excel'de bir zaman çizelgesi oluşturmak için şu adımları izleyin:
- 1. Adım: E-tablonuzu biçimlendirin.
- 2. Adım: Zaman çizelgesi başlığını ekleyin
- 3. Adım: Gerekli etiketleri ekleyin
- 4. Adım: Zaman için etiketler ekleyin
- 5. Adım: Son rötuşları ekleyin
Bir Zaman Çizelgesi Neleri İçermelidir?
Kağıt üzerinde veya yazılımda olsun, standart bir zaman çizelgesi, her gün çeşitli görevler ve/veya projeler için ne kadar zaman harcandığını gösteren bir tablo kullanır. Genel olarak, zaman çizelgeleri aşağıdaki ayrıntıları içerir:
- işçinin adı
- Tamamını ödemek
- çalışma tarihi
- Çalışılan günlük saat
- Toplam haftalık çalışma saatleri
Ancak personelden kimlik numaraları (eğer ilgiliyse), saat ücreti, fazla mesai saatleri, öğle yemeği molaları, kilometre, tatil zamanı ve daha fazlası gibi diğer bilgileri de göndermelerini isteyebilirsiniz.
Sonuç
Bir işi etkili bir şekilde yürütmek, bir ödeme döneminde her bir kişinin kaç saat çalıştığını takip etmeyi gerektirir. Bir zaman çizelgesi şablonu, maaş bordrosunu tutarlı ve kullanımı kolay bir şekilde ayarlamanıza yardımcı olabilir. Saatlik ücret alan işçiler, kazançlarını takip etmek için sıklıkla zaman çizelgelerine güvenirler. İster saatlik çalışan, ister bir insan kaynakları departmanında bordro uzmanı olun, ister her ikisi de olun, zaman çizelgelerinin ne olduğunu ve nasıl kullanılacağını bilmek yararlıdır.
İlgili Makaleler
- ZAMAN TABLOSU: Nasıl Çalışır, Şablon ve Fark
- Bordro Raporu: Bordro Raporu için Ayrıntılı Kılavuz
- EN İYİ CÜZDAN: 2023'ün En Rahat ve Şık Cüzdanı
- MADDİ OLMAYAN VARLIKLAR: Maddi Olmayan Duran Varlıklar Nelerdir? (+ Muhasebe Örnekleri)
Referans
