Bir işletme sahibi olarak, bir müşteriden gelen her aramanın bir şirketin başarısı için ne kadar hayati olduğunu kimsenin size söylemesine ihtiyacınız yok. Gerçek bir kişiyle hemen konuşabilen müşterilerin, telesekreter kullanıp yanıt beklemek zorunda olanlardan daha memnun olma olasılığı daha yüksektir. Tüketicilerinizi beklemeye almaktan korumak için profesyonel telesekreter hizmetlerini kullanmak iyi bir fikirdir. Profesyonel telesekreter hizmetleri, ister tam zamanlı bir resepsiyon görevlisine ihtiyacınız olsun, ister telefon hatlarınızdan bir molaya ihtiyacınız olsun, şirketinizin iletişim kurmasına yardımcı olur. Şirketinizin önemli iletişimlerini yönetmek için profesyonel yanıtlama hizmetlerini kullanıp kullanmayacağınızı tartışıyorsanız, bu makale her şeyi açıklığa kavuşturmalı ve bilinçli bir karar vermenize yardımcı olmalıdır.
Genel Bakış
İş telefonu cevapsız kaldığında potansiyel müşterileri kaybetme riski yüksektir. Telefonu açsanız bile, avukatların zamanınızı boşa harcaması için iyi bir şans var. Bu nedenle, birçok küçük işletme, telefonu açmanın yüksek maliyeti ile telefonu açmamanın benzer şekilde yüksek maliyetli maliyeti arasında sıkışıp kalmış hissediyor. Profesyonel yanıtlama hizmetleri bu çıkmazdan kaçınmanıza yardımcı olabilir. Telefonu sen açmak yerine, onlar senin için yapacaklar. Profesyonel telesekreter hizmetleri, aramalarınızı alacak ve mesajlarınızı size iletecektir. Genelde, her arayandan ilgili tüm bilgileri toplamak için eğitilmiş operatörleri vardır. Profesyonel cevaplama hizmetleri olarak görevlerinin bir parçası olarak;
- Can sıkıcı avukatlarla başa çıkabilirler.
- Zamana duyarlı iletişimleri anında göndermek için donatılmıştır.
- İhtiyacınız olursa, sizin adınıza müşteri destek temsilcilerinden randevu bile alacaklar.
Profesyonel telesekreter servislerinin aramalarınızı cevaplaması daha verimlidir. Size zaman kazandırmanın yanı sıra, potansiyel yeni tüketicileri kaybetme riskinden de kaçınabilirsiniz. Bu nedenle, bir iş yürütürken, yalnızca profesyonel bir telesekreter hizmetinden yararlanmak mantıklıdır.
Profesyonel Yanıtlama Hizmetleri nelerdir?
Kısacası, profesyonel yanıtlama hizmetleri birden fazla işletme için çağrıların ve diğer mesajların iletilmesinden sorumlu uzmanlardır. Birçok şirket, gelen ve giden aramalarını bir yanıtlama hizmetinin yönetmesini yararlı bulmaktadır, ancak modern profesyonel yanıtlama hizmetleri aynı zamanda e-postayı, kısa mesaj yanıtını ve soğuk aramayı da yönetir.
Bununla birlikte, bir tanesi için piyasadaysanız, o zaman profesyonel telesekreter hizmetlerinin özel tekliflerine bağlı olarak çeşitli isimlerle bilindiğini bilmelisiniz:
İletişim veya Çağrı Merkezleri
Çağrı merkezlerinin varlığı sır değil. Onlar hakkında olumlu ya da olumsuz duygularınız olsun, müşteri destek sorunlarını ve yüksek çağrı hacmini ele almak için harici canlı operatörlere güvenen işletmeler için gerekli bir hizmeti sağlarlar. Çağrı merkezleri, çoğu insanın terimi duyduklarında hayal ettiğinin aksine, yalnızca telefonla pazarlama değil, çeşitli görevler yürütür. Bu kuruluşların ortak amaçlarından biri, bir şirketin müşterileriyle ilk temas noktası olarak hareket etmek veya müşteri kitlesine teknik destek sağlamaktır.
İnternet Yanıtlama Hizmeti
Çoğu çevrimiçi yanıtlama hizmetleri geleneksel olanlarla aynı değildir. Temel olarak hizmetlerini ve desteğini e-posta, canlı sohbet ve diğer dijital ortamlar aracılığıyla sunarlar. Canlı temsilci desteği, internet yanıtlama hizmetleri arasında da nadirdir.
Sanal Resepsiyonist
Bu firma tarafından sağlanan hizmetler, standart bir ofis resepsiyonistine eşdeğerdir. Aramaları cevaplamalı, uygun kişiye aktarmalı ve arayanlara çalışma saatleri ve konum gibi ilgili bilgileri sağlamalıdır.
Sanal Ofis Ofisi
Sanal ofis ajansı, size gerçek bir konum sağlamaları ve orada kısa süreli toplantılara ev sahipliği yapabilmeleri dışında, sanal bir resepsiyon görevlisine sahip olmak gibidir. Yeni işletmeler veya mobil işgücüne sahip olanlar için bu mükemmel bir seçim olabilir.
Otomatik Yanıtlama Hizmeti
Sesli yanıt sistemi, insan aracılarından ziyade otomatik hizmetin temelidir. Eski moda bir yanıtlama servisi olmamasına rağmen, bu firma arayanların mesaj bırakmaları veya uygun departmana ulaşmak için bir dizi sesli uyarıyı takip etmeleri için bir yol sağlar. Müşteri hizmetlerini daha önce aradıysanız ve size 1 veya 2'ye basma seçeneği sunulduysa, bu tür hizmetlere kesinlikle aşinasınızdır.
Yanıtlama Hizmetleri Hala Var mı?
Kesinlikle! Her zamankinden daha fazla insan telesekreter hizmetlerini kullanıyor. Telesekreter hizmetlerinin hala var olduğu gerçeği, artan yapay zeka ve teknolojik ilerleme çağında hala gerekli olup olmadığını merak edenler için sürpriz olabilir.
Çağrı Merkezi ile Yanıtlama Hizmeti Arasındaki Fark Nedir?
Profesyonel yanıtlama hizmetlerinden bahsetmişken, bir firma, çağrılarını ve mesajlarını onlar adına almak ve iletmek için üçüncü taraf bir yanıtlama hizmeti ile sözleşme yapabilir. Öte yandan bir çağrı merkezi aynı işlevi yerine getirir, ancak sorguları, telefon siparişlerini, müşteri adaylığını ve elektronik yazışmaları işlemek için karmaşık komut dosyaları kullanma becerisine sahiptir.
Cevaplama Hizmetleri Ne Yapar?
Temel olarak, başka bir kuruluş adına telefon görüşmelerine cevap verirler. Şirketinizin bir resepsiyon görevlisine ihtiyacı varsa veya aramalara ara vermek istiyorsanız, Profesyonel Yanıtlama Hizmeti size yardımcı olabilir. Canlı operatörler, işletmenizin erişilebilirliğini artırmanıza ve ofisinizin halka açık olduğu süreyi uzatmanıza olanak tanıyan XNUMX saat hizmet vermektedir.
Tüketicileriniz, sorularına anında yanıt verebilecek gerçek kişilere her zaman erişebilecek. Ayrıca canlı sohbet sunarak sitenizin kullanılabilirliğini artırmaya ve daha fazla ziyaretçi çekmeye yardımcı olurlar.
Telesekreter Hizmeti ile Telesekreter Makinesi Arasındaki Fark Nedir?
Bir telesekreter temsilcisi şüphesiz bir anlaşmayı kapatabilir; telesekreter yapamaz. Operatörler, gelen aramaları yanıtlamanın yanı sıra giden aramalar da yapabilir: Potansiyel müşterileri geri aramada sorun yaşıyorsanız, bir telesekreter servisi de size yardımcı olabilir.
Telesekreterler Eski mi?
Bu sesli posta ve diğer mesajlaşma servisleri çağında, telesekreterler artık büyük ölçüde kullanılmamaktadır. Hem ilk satın alma fiyatı hem de telesekreter bakımının devam eden maliyeti hızla artabilir. Sesli posta, başkalarıyla iletişim kurmanın daha zaman ve maliyet etkin bir yoludur ve hemen hemen her telefonla kullanılabilir.
Sesli posta, herhangi bir telefondan gelen mesajları kontrol etmenizi sağlar ve başka hiç kimse onları duymaz. Telesekreterlerle karşılaştırıldığında, sesli posta daha güvenlidir çünkü mesajlar dinlendikten sonra kalıcı olarak silinir. Gizliliğiniz de tehlikede çünkü telesekreterlerin hacklenmesi kolaydır.
Sesli Posta Yerine Telesekreter Kullanabilir miyim?
Sesli posta kullanmak istemiyor ancak telesekreter kullanmak istiyorsanız, 4 zilden daha kısa bir süre sonra aramaları yanıtlayacak şekilde ayarladığınızdan emin olun.
Temel olarak, her ikisi de aynı işlevleri yerine getirir. Arama yapabilecek kimse olmadığında, arayanlar telesekreter veya sesli mesaja mesaj bırakabilir.
Ne yazık ki, çoğu telesekreter, hat meşgulse veya arayanın hattan bağlantısı kesilmişse, arayandan gelen bir mesajı kaydedemez.
Öte yandan, çoğu sesli posta sistemi aramayı sesli posta sunucusuna yönlendirir. Bu, arayan kişinin mesajı o anda alamasa bile mesaj bırakabilmesini sağlar.
Profesyonel Yanıtlama Hizmetleri: En İyi 2022 Seçenekleri
En iyi yanıtlama hizmetlerinde profesyonel çağrı alıcıları, resepsiyon görevlileri ve randevu ve sipariş alan kişiler bulunur. En iyi seçenek, işletmeniz için uygun maliyetli ve diğer sistemlerinizle kullanımı kolay olacaktır. Çağrı yönetim sistemini geliştirirler ve ayrıca kişiselleştirilmiş komut dosyası oluşturma, birden fazla dil konuşan operatörler ve esnek çağrı yönlendirme gibi şeyler ekleyerek müşterilerle konuşmayı kolaylaştırırlar.
En iyi profesyonel yanıtlama hizmetleri için pazar arayışındaysanız, göz önünde bulundurabileceğiniz birkaç seçenek şunlardır;
#1. yakut
Giderek yaygınlaşan bir canlı yanıtlama hizmeti biçimi olan Ruby (veya Ruby Resepsiyonistleri), XNUMX saat boyunca sanal resepsiyon görevlileri ve yerleşik çevrimiçi sohbet sağlar. Bugün mevcut olan herhangi bir telesekreter servisinin en fazla özelliğine ve seçeneğine sahiptir. Bu, randevuları planlama, gerektiğinde aramaları yönlendirme ve hatta potansiyel müşterileri otomatik olarak toplama ve bu listede en üst sıralarda yer alma yeteneğini içerir.
Platform, gelen aramalar ve mesajlar için anında bildirim almanızı sağlayan tamamen işlevsel bir mobil uygulama sağlar. Ruby şu anda Grasshopper, Clio, Nextiva, MyCase ve Rocket Matter gibi çok sayıda popüler iş uygulamasıyla uyumludur. Ruby'nin otomatik operatörü, üstün müşteri hizmeti sunmak için hem sesli arama hem de mavna özelliklerine sahiptir.
Sanal resepsiyonistler ve canlı sohbet ihtiyaç halinde tek bir pakette birlikte kullanılabilir. Tek dezavantajı, Ruby'nin yalnızca yanıtlama hizmetleri ve canlı sohbet sunmasıdır. Bu nedenle, rutin ofis görevlerinde size yardımcı olacak bir canlı yanıtlama hizmetine ihtiyacınız varsa Davinci Virtual'a göz atabilirsiniz. Davinci'nin Premium planlarından birine yükselterek, standart bir asistanın kapsamının ötesinde herhangi bir sayıda idari görevi yerine getirmek için gerekli becerilere sahip sanal asistanlara erişim kazanacaksınız.
Ana Özellikler
- Ruby mobil uygulaması
- Lead'leri mekanik olarak yakalama
Artıları
- Ne ilk kurulum ne de mesai sonrası arama işlemleri için ücret alınmaz.
- Ticari VoIP platformlarına bağlanır
- Yönlendirme ve canlı transferler gibi sezgisel çağrı yönetimi seçenekleri
EKSİLERİNİ
- Sadece mesai saatleri içinde iki dil bilen bir resepsiyonistle konuşabilirsiniz.
- Diğer servis sağlayıcılarla karşılaştırıldığında, en pahalı seçenektir.
- Önemli ölçüde daha yüksek dakika başına fiyatlar
#2. HARİTA İletişimi
Talep üzerine dakika başına fiyatlandırma söz konusu olduğunda, MAP Communications bu listedeki tek canlı resepsiyonist hizmetidir. Standart planı kullanmak için yalnızca gerçekten kullandığınız dakikalar için ödeme yaparsınız (düşük aylık abonelik ücretine ek olarak). Haftanın yedi günü, günün ve gecenin her saati, hiçbir ekstra ücret ödemeden, temelde resepsiyonist hizmetleri sunmaktadır. İstemci portalına erişim, komut dosyası özelleştirme, metin ve e-posta teslimi ve yerel veya ücretsiz numara seçimi, tüm hizmet katmanlarında standart özelliklerdir.
MAP Communications, en ucuz aylık üyelik oranlarına sahiptir, ancak 60 saniyelik aralıklarla faturalandırılır. Bir aramanın 110 saniye sürmesi, ancak 120 olarak faturalandırılması durumunda, sizden 120 olarak ücretlendirilirsiniz. Temel planı ayda 43 ABD Doları ve ayrıca fiilen kullanılan dakikanın maliyeti olarak makul bir fiyatla sunulur, bu da onu yeni başlayanlar için iyi bir seçenek haline getirir. ve tek kişilik operasyonlar.
MAP Communications ucuz bir seçenektir, ancak bir mobil uygulamadan yoksundur. Bunun yerine, bir müşteri çevrimiçi arayüzü aracılığıyla şirketinizin gelen aramalarını takip edebilirsiniz. Nerede olursanız olun şirketinizin telefon görüşmeleri hakkında gerçek zamanlı bilgi almak istiyorsanız Ruby'ye göz atın. Bir düğmeye dokunarak arama bekletme ve Ruby tarafından barındırılan özel işletme numaraları gibi özelliklere sahip eksiksiz bir mobil uygulama Ruby'de mevcuttur.
Ana Özellikler
- Belirli komut dosyaları
- Müşteri web portalı
- Telefon hizmetleri
Artıları
- Tüm paketler, yerel veya ücretsiz bir telefon hattı ile standart olarak gelir.
- Her abonelik, müşteriye yönelik özel bir web sitesine erişim içerir.
- Zamana dayalı fiyatlandırma mümkündür ve yalnızca hizmeti gerçekten kullandığınız süre için ücretlendirilirsiniz.
EKSİLERİNİ
- Eşlik eden bir akıllı telefon uygulaması yok.
- Dakikalar, Standart planın tahsisine dahil değildir
#3. Abby Bağlan
Küçük bir işletmeniz varsa ve aramalarınızı ve sohbet mesajlarınızı özel bir ekibin yönetmesini istiyorsanız, Abby Connect en iyi seçeneklerden biridir. Planlarından birine kaydolursanız, daha uzun hizmet saatleri ve XNUMX saat destek için daha fazla ekip ekleme seçeneğiyle beş ila yedi resepsiyonistten oluşan bir gruba erişebilirsiniz. Bu, şirketinizin sektörünüzün giriş ve çıkışlarını iyi bilen özel bir resepsiyon ekibine sahip olduğunu gösterir.
Abby Connect, şirketinizin değerlerini diğer hizmetlerden daha iyi temsil etmek için özel aktarım müziği yüklemenize olanak tanır. Ayrıca, hizmeti, atanan ekibinizi ve size sunulan tüm özellikleri ücretsiz olarak deneyebileceğiniz 14 günlük en uzun ücretsiz deneme süresine sahiptir. Ayrıca, hizmetten en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olmak için size kişisel bir başarı yöneticisi atanacaktır.
Abby Connect, özellikle bir telesekreterden 100 saat desteğe ihtiyacınız varsa, en ucuz seçenek değildir. MAP Communications, Abby Connect'ten ayda XNUMX ABD doları daha ucuzdur, ancak bir mobil uygulamadan yoksundur ve özel ekipler sunmaz. Normal plan herhangi bir bonus dakika içermediğinden, kullandığınız her dakika için ekstra ödeme yapmanız gerekir.
Ana Özellikler
- Abby Go mobil uygulaması
- Arama engelleme
- Sıcak transfer
Artıları
- Hesabınız için özel bir başarı yöneticisi tarafından yönetilen özel grup.
- %99.99 çalışma süresi hizmetinin SLA garantileri
- Çağrı kaydını ayarlamak için hesap yöneticinizle iletişime geçebilirsiniz.
EKSİLERİNİ
- Günün XNUMX saati yardım için ek ücret uygulanır.
- Mobil uygulama yalnızca mesajlaşmaya izin verir ve başka hiçbir iletişim biçimine izin vermez
- Çağrı yönlendirme seçeneği yok
# 4. Davinci Sanal
Davinci'nin iki hizmet katmanı olan Business ve Premium, şirketiniz için en uygun hizmetleri seçmenize ve seçmenize olanak tanır. Premium paketler söz konusu olduğunda, resepsiyonist, planlama ve seyahat düzenlemeleri gibi konularda yardımcı olan bir yönetici asistanı olarak iki katına çıkar. İdari görevler için Davinci, 50 dakikalık artışlarla faturalandırılan 15 ABD Doları/saat ücret alır.
İşletmeler için planlar, sesli posta yönetimi, çağrı yönlendirme ve özel bir telefon numarası gibi standart özellikleri içerir. Ayrıca Davinci'nin 99 kişiye kadar telekonferans düzenlemenize izin veren özel bir işlevi vardır.
Ne yazık ki Davinci'nin telefon hatlarında sadece hafta içi 8:8 - 24:XNUMX saatleri arasında hizmet verilmektedir Bir hesabın aktif hale getirilmesi artık daha fazla zaman alıyor. Hafta sonları ve tatil günleri ile hızlı hesap oluşturmayı içeren XNUMX saatlik bir çözüme ihtiyacınız varsa VoiceNation en iyi seçenektir.
Ana Özellikler
- Davinci mobil uygulaması
- Sanal asistan
- Gelişmiş çağrı yönlendirme
Artıları
- Ücretsiz ve sınırsız uluslararası aramalar
- Saniye başına ücretler
- Güvenilir mobil uygulama
EKSİLERİNİ
- XNUMX saat telefon desteği sağlamaz.
- Kurulum 95 ABD dolarıdır ve ücretsiz deneme sürümü yoktur.
- Etkinleştirilmesi iki iş günü kadar sürebilir.
# 5. Ses Ulus
Bir hesap oluşturmaya gelince, VoiceNation mevcut en hızlı ve en kolay seçeneklerden biridir. VoiceNation, hesabınızı kurmak ve çalıştırmak için iki gün veya daha uzun süren diğer sağlayıcıların aksine, yirmi dört saatten kısa bir sürede kurulabilir ve özelleştirilebilir. Ek olarak, daha ucuz fiyatlara sahiptir ve başlamak için ilk yatırım gerektirmez.
Hangi planı seçerseniz seçin, VoiceNation size her zaman iki dil bilen aracılar, sizin için özel olarak yazılmış komut dosyaları ve son teknoloji bir mobil uygulama sağlar. Performansı yönetmek ve tahminlerde bulunmak için güçlü bir rapor ve analiz aracı sağlar. Yalnızca Kurumsal katman abonelikleri kişisel bir hesap yöneticisiyle birlikte gelir. Abby Connect, tüm fiyatlandırma katmanları için uzman bir ekip ve başarı yöneticisi sağladığı için görülmeye değer.
anahtar İşlevleri
- Çevrimiçi yanıt takip sistemi
- Hareket işleme
- Başka bir numaraya yönlendirilebilen ücretsiz numara
Artıları
- Başlamak için herhangi bir ilk yatırım gerektirmeyen
- Tatil günlerinde veya normal mesai saatleri dışında yapılan aramalar için herhangi bir ek ücret talep edilmeyecektir.
- Tüm planlar iki dilli operatörlerle standart olarak gelir.
EKSİLERİNİ
- Mobil uygulamadan yapılan aramaların dakikası 10 sente mal oluyor.
- Yalnızca Enterprise paketindekiler özel bir hesap yöneticisine erişebilir.
- Randevuları planlamak için kullanılamaz
Bir Telesekreter Kaç Mesaj Alır?
Sesli posta kutunuzun herhangi bir zamanda 30 mesaja kadar kapasitesi vardır. Sesli postanın türüne bağlı olarak, yeni mesajlar alındıktan sonra 14 ila 30 gün arasında herhangi bir yerde saklanır. Bu süre içinde onları kaydetmemeniz durumunda dosyalar otomatik olarak silinecektir. Kaydedilen mesajlar otuz gün süreyle saklanır; bu noktada, onları manuel olarak silmediyseniz, sistem bunu sizin için otomatik olarak yapacaktır.
Dijital Telesekreter Nedir?
Dijital telesekreter sistemi veya "dijital telesekreter", arayanlardan gelen mesajları kaydedip kaydedebilen ve geleneksel bir sabit telefona bağlı olan bir makinedir. İşletmeler ve evler, telefon görüşmeleri yapmak ve mesaj almak için dijital yanıtlama sistemlerini kullanır.
Sonuç
Bir işletme adına, profesyonel yanıtlama hizmetleri aramaları alır, aramaları yapar ve müşterilerine bilgi yayar.
Bu firmalar, küçük ve orta ölçekli işletmelere yardımcı olur, çünkü bu işletmeler genellikle yüksek çağrı hacimlerini idare etmek için kurum içi bir işgücünü devreye sokacak fonlara sahip değildir.
Ayrıca, doktorlar, tesisatçılar ve elektrikçiler gibi birçok profesyonelin ofis dışında telefonlarına kişisel olarak cevap vermelerini engelleyen yoğun programları vardır. Bir telesekreter hizmetine sahip olmak, çağrıları cevaplayabilecekleri ve müşterilerini rakiplerine kaptırmamaları anlamına gelir.
Profesyonel Yanıtlama Hizmetleri SSS'leri
Bir telesekreter hizmeti için ödeme yapmaya değer mi?
İnkar edilemez. Profesyonel telefon yanıtlama hizmetlerinin yardımıyla tüketicileri elinizde tutabilir, beklentilerini karşılayabilir ve müşteri hizmetleri sunabilirsiniz. Ek olarak, telesekreter hizmetinize ödediğiniz mütevazı ücret, her ay ve her yıl büyük bir yatırım getirisi sağlar.
Bir telefon yanıtlama hizmetinin maliyeti nedir?
Bu durumda bir yanıtlama hizmetinin maliyetini birkaç değişkenin etkilediğini anlamak çok önemlidir. Seçtiğiniz hizmet paketine bağlı olarak, arama başına 0.65 ila 1.19 ABD doları arasında bir ödeme yapmayı bekleyebilirsiniz. Bu nedenle, bir paket seçmeden önce potansiyel çağrı trafiğinizi değerlendirmek çok önemlidir.
Bir telesekreter hizmeti neden gereklidir?
Potansiyel müşterilerle konuşmak veya mevcut olanlardan gelen acil soruları yanıtlamak için çok meşgul olduğunuzda, siz ne yaptığınıza odaklanırken bir yanıtlama hizmeti bunu yapabilir. Kapalı olduğunuzda saha aramaları için bir yanıtlama servisine sahip olmak da büyük bir zaman tasarrufu sağlar.
İlgili Makaleler
- ÇAĞRI YÖNETİM SİSTEMİ: Nasıl çalışır?
- TELEFON SİSTEMLERİ: Tüm İşletmeler ve İhtiyacınız Olan Her Şey İçin 11'den Fazla Telefon Sistemi
- Web Sitesi Oluşturma: İşletmeniz İçin Web Sitesi Oluşturmanın Basit Adımları(Ayrıntılı Kılavuz)
- Kurumsal Risk Yönetimi: Genel Bakış, Çerçeve, Yetkinliks
Referans
