Bir yöneticinin bazen yalnızca idari asistanı, yönetici asistanı, sekreter veya kişisel asistan olarak da bilinen idari asistanı kadar iyi olduğu düşünülür.
Bir yönetici asistanı, bir veya daha fazla yönetici, bir ekip veya bir ağ için günlük yönetimi ele alan bir firmanın "gözü ve kulağı" dır. Şirket kültürü, performansı ve gelecekteki yönü hakkında benzersiz ve güçlü içgörülere sahiptirler. Bu yazıda, bir idari asistanın becerilerini, eğitim gereksinimlerini ve maaşını tartışacağız.
Yönetici Asistanı kimdir?
İdari asistanlar, bir kuruluşun günlük idari görevlerini yürütmekten ve yönlendirmekten sorumludur. Bu kritik işlev, gelen iletişimleri yanıtlayarak, posta yazışmalarını dağıtarak, dosyalama, yazdırma veya fotokopi çekme, veri girişi ve diğer geçici görevler gibi genel idari görevleri yerine getirerek yönetime ve/veya ofis personeline yardımcı olur.
İdari çalışanlar, bir işletmenin, ekibin veya ofisin sorunsuz çalışması için son derece önemlidir. Bir yönetici asistanı, çoğu kuruluş için kurucu ekibin dışından ilk işe alınan kişidir ve birçok CEO, işlerini verimli bir şekilde yerine getirmek için asistanlarının becerilerine güvenmektedir.
Yönetici Asistanının Görev ve Sorumlulukları
Bir Yönetici Asistanının birincil görev ve sorumlulukları, başkalarına yardım etme etrafında yoğunlaşır. Görevleri, yalnızca işten işe değil, aynı işte günden güne büyük ölçüde değişebilir. Aşağıdakiler de dahil olmak üzere herhangi bir günde bir dizi iş üstlenebilirler:
- Telefonlara cevap verin ve ziyaretçileri karşılayın
- Randevuları planlayın ve takvimleri güncel tutun.
- Personel ve diğer toplantıları planlar ve koordine eder.
- Postaları toplar ve dağıtır. .
- Gerektiğinde notlar, e-postalar, faturalar, raporlar ve diğer yazışmaları hazırlayın.
- Mektuplardan raporlara ve eğitim materyallerine kadar çeşitli belgeler oluşturun ve değiştirin.
- Hem elektronik hem de fiziksel dosyalama sistemleri oluşturun ve bakımını yapın.
- Hesapları ve muhasebe işlemlerini yönetir.
İdari Asistan Yetkinlikleri ve Becerileri
Başarılı bir yönetici asistanı olmak için birkaç temel beceriye ihtiyacınız olacak.
#1. Bilgisayar ve yazılım bilgisi:
Microsoft Office, e-posta ve internete aşina olmalısınız. Küçük bir işletme için çalışıyorsanız, QuickBooks veya diğer muhasebe yazılımı uygulamalarına aşina olmanız gerekebilir.
#2. Çoklu görev becerileri:
Bu, özellikle siz de bir yöneticiyseniz hayati önem taşır. Aynı anda birden fazla talebi karşılayabilmelisiniz. .
#3. İletişim yetenekleri
Hem sözlü hem de yazılı iletişim becerileri çok önemlidir. Güçlü bir İngilizce bilgisine ve mükemmel redaksiyon becerilerine sahip olmalısınız.
#4. Kişilerarası becerileri
Müşteriler ve ofis çalışanları dahil olmak üzere başkalarıyla çalışacağınız için kişilerarası beceriler gereklidir. İyi görgü kuralları ve sakin bir mizaç uzun bir yol kat edebilir.
#5. Organizasyonel yetenekler
Her an bir belgeyi bulma veya bir protokolü geri çağırma becerisine sahip, ayrıntı odaklı ve düzenli olmalısınız.
#6. Karar verme yetenekleri:
Özellikle yoğun ofislerde, kendinizi sık sık neredeyse aynı anda çok sayıda şeyle uğraşırken bulacaksınız, bu nedenle öncelikleri belirleyebilmeli ve zaman açısından verimli kararlar verebilmelisiniz. Bir müşteri hemen bir randevu talep edebilir, ancak gerçekten hemen ihtiyacı var mı yoksa birkaç gün bekleyebilir mi?
Yönetici Asistanı Maaş Ölçeği
Bir yönetici asistanının çalıştığı işin doğası ve görevlerin genişliği maaşı etkileyebilir. En yüksek yönetici asistanlığı maaşı yönetici olarak görev yapanlara verilir.
- İdari Asistanın Yıllık Medyan Maaşı: 40,990 Dolar (19.71 Dolar/saat)
- İdari Asistanın İlk %10'daki Yıllık Maaşı: 67,510$'dan (2.46$/saat) fazla
- İdari Asistanın Yıllık Maaşı En Alt %10: 26,880$'dan (12.92$/saat) az)
Diğer En İyi İşlere Göre Ortalama İdari Asistan Maaşı
İdari Asistan 39,180'da ortalama 2019 dolar maaş kazandı. 2019'da karşılaştırılabilir pozisyonlar şu ortalama maaşı kazandı: Yönetici Asistanları yılda 62,920 dolar, Müşteri Hizmetleri Temsilcileri yılda 37,320 dolar, Büro Memurları yılda 36,360 dolar ve Resepsiyonistler yılda 31,250 dolar kazandı .
Eğitim, Öğretim ve Sertifikasyon Gereksinimleri .
Bu kariyer belirli bir ileri eğitim gerektirmez, ancak avantajlı olabilir.
Lise diploması veya dengi bir diploma gereklidir ve liseden sonra bir önlisans programına veya sekreterlik eğitim programına kayıt yaptırarak meslekte avantaj elde edebilirsiniz. Artan sayıda endüstride, sekreterler sıklıkla lisans derecelerine veya Akredite Hukuk Sekreteri veya Sertifikalı Tıbbi İdari Asistan gibi uzmanlık odaklı sertifikalara sahiptir. Yönetici asistanları ve sekreterler, lisans derecesi olmasa da en az birkaç üniversite kredisine sahip olmalıdır.
Eğitiminize geçici bir iş ajansıyla başlamayı düşünün. Bu kuruluşlar ara sıra yeni işe alınanlara eğitim sağlar. Aksi takdirde, temel sekreterlik veya idari becerilere sahipseniz, belirli bir firma veya sektörün içini ve dışını öğrenirken size işbaşı eğitimi verilebilir.
İş Beklentileri
Ne yazık ki, bu pozisyon için iş prognozu umut verici değil. ABD Çalışma İstatistikleri Bürosu'na göre, teknolojik gelişmeler 2019 ve 2029 yılları arasında birçok idari asistanın görevini devralmaya başlayacak ve bu da iş büyümesinde %9'luk bir düşüşe neden olacak.
İşyeri Ortamı
Hemen hemen her endüstri bu pozisyonu gerektirir. Bir tıp bürosunda, bir hukuk bürosunda, bir devlet dairesinde ya da küçük, yerel bir müteahhit için çalışabilirsiniz. Her durumda, büyük olasılıkla bir ofiste çalışıyor olacaksınız.
Sanal asistanlar giderek daha fazla talep görmeye başladığından, evden çalışabilirsiniz.
Çalışma programı
Bu, normal çalışma saatleri içinde neredeyse her zaman tam zamanlı bir iştir, ancak bir tıp kliniğinde çalışıyormuşsunuz gibi işin doğası gereği, bir miktar hafta sonu emeği gerektirebilir. Ayrıca, avukatlık mesleğinde olanlardan, davaların ve sürelerin hazırlanmasında uzun saatler çalışmaları istenebilir.
Yönetici Asistanı Olarak İşe Nasıl Başlanır?
#1. Olağanüstü Öneriler Alın
Sekreter veya yönetici asistanı arayan işverenler, birlikte rahatça çalışabilecekleri, ekibin geri kalanına uyum sağlayacak ve hassas bilgiler konusunda güvenilebilecek birini isterler. Bu nitelikler, güçlü tavsiye mektuplarıyla kanıtlanabilir.
#2. Ağınızı Uygulayın
İş ilanları hakkında bilgi edinmek için ağınızı kullanın. Facebook ve LinkedIn tanıdıklarınızın yanı sıra aile üyeleriniz, komşularınız ve eski işverenlerinizle iletişime geçin. İşe alım yapabilecek herhangi biriyle tanıştırılmaktan hoşlanacağınızı onlara bildirin.
#3. Açıklık Ara
İş ilanlarını bulmak için bir Google aramasında yönetici asistanı, pazarlama asistanı, editör asistanı, tıbbi sekreter, hukuk sekreteri ve ofis asistanı gibi anahtar kelimeler kullanın. Birçok idari iş ilanı, yerel gazetenizin veya Ticaret Odası'nın web sitesinin istihdam bölümünde de ilan edilecektir.
#4. Özgeçmişinizi Mükemmelleştirin
Bu örnek özgeçmiş, bir referans işlevi görebilir ve en iyi anahtar kelimelerin tümünün dahil edilmesini sağlayabilir. Onunla birlikte gitmek için mükemmel bir kapak mektubunun önemini unutmayın.
#5. Bir röportaj için gitmek
Size ne sorulacağını önceden bilmek, görüşmenizde başarılı olmanıza yardımcı olacaktır. Bazı tipik örnek soruları düşünün ve yanıtlarınızı önceden planlayın.
Bir Adayın İdari Asistan Niteliklerini Değerlendirmek için Özgeçmiş nasıl kullanılabilir?
Bir adayın Yönetici Asistanı pozisyonunuz için uygun olup olmadığını görmek için şu yöntemleri izleyin:
- Yönetici Asistanınızın yerine getirmesi gereken sorumlulukların bir listesini yapın.
- İş tanımınızı ve yönetici asistanlığı pozisyonunun vurgulanan becerilerini inceleyin.
- Uyumluluğu sağlamak için özgeçmişlerinde listelenen becerileri iş tanımınızda listelenenlerle karşılaştırın.
- İş deneyimi konusundaki paylarını inceleyin. İdari Asistan olarak veya Resepsiyonist veya Ofis Asistanı gibi ilgili bir kapasitede önceki deneyimler avantajlı olabilir. İlgili iş deneyimleri, iş için nitelikli olup olmadıklarına karar verebilir.
- Eğitim geçmişlerinin onlara Yönetici Asistanı olarak yardımcı olup olamayacağını kontrol edin. Örneğin, işletme yönetimi alanında ön lisans derecesine ve Outlook, Excel ve profesyonel yardım sertifikalarına sahip bir aday, uygunluklarını belirtir.
Mülakatçılar Yönetici Asistanı Pozisyonlarını İşe Alırken Hangi Becerileri Ararlar?
Şirketler, giriş ve orta düzey yönetici asistanlığı pozisyonları için belirli bir yıllık deneyim veya teknik geçmiş yerine mükemmel yumuşak becerilere sahip adaylar arar.
İşe alım yöneticileri genellikle, ekibe yardımcı olmak ve herkesin organizasyonu ileriye götürmesine yardımcı olmak için etkili iletişim kurabilen, sorunları yaratıcı bir şekilde çözebilen ve sonsuz küçük ayrıntıların zirvesinde kalabilen insanları arar.
Yönetici asistanlığı adaylarında işe alım yöneticilerinin aradığı en önemli beceriler şunlardır:
# 1. İletişim Becerileri:
Bir yönetici asistanı olarak, organizasyon genelinde her seviyedeki personelle iletişim kuracaksınız. İşbirlikçi, profesyonel ve başarılı bir şekilde iletişim kurmak çok önemlidir. İşe alım yöneticileri, büyük iletişim becerilerine sahip adaylara öncelik verir, çünkü bir yönetici asistanının iletişiminin kuruluş üzerinde ne kadar önemli bir etkisi olabileceğini anlarlar.
#2. Organizasyon becerileri:
Bu kapasitede, takvimleri düzenlemek, etkinlikleri planlamak, proje yönetimi ve diğer son teslim tarihlerini karşılamaktan sorumlu olacaksınız. En küçük şeyler çok önemlidir. Yöneticiniz bir toplantıyı kaçırdığında para tehlikede olabilir. Bir yöneticiyi organize tutmak, firmanın hedeflerine ulaşmasına yardımcı olur.
#3. İşbirliği becerileri:
Yönetici asistanı olarak, işlerin sorunsuz ilerlemesini sağlamak ve diğer departmanlardan kişilerle birlikte yöneticiniz veya yöneticilerinizle işbirliği yapacaksınız ve projeleri zamanında tamamlamak. Bunu verimli bir şekilde yapabilmeniz gerekir.
#4. Bilgisayar yetenekleri:
Bir yönetici asistanının işinin büyük bir kısmı, e-postaları kontrol etmek veya yazmak, takvimleri yönetmek veya PowerPoint sunumları oluşturmak olsun, bilgisayar kullanmayı içerir. Bununla birlikte, bilgisayar becerileri iş başında öğrenilebilirken, iletişim becerilerinin öğretilmesi çok daha zordur. Yani, bu senin zayıf noktansa, çıldırma! İstek ve öğrenme yeteneğinizi gösterirseniz, yine de harika bir iş alabilirsiniz.
Bir yönetici asistanı görüşmesi için soruları yanıtlamaya hazırlanırken bu becerileri aklınızda bulundurun. Onları mantıklı oldukları yerde çalışmak, bir işe alım görevlisi veya işe alma yöneticisinin gözünde en büyük başvuru sahibi olarak konumunuzu sağlamlaştırmanıza yardımcı olacaktır.
Yönetici Asistanı Mülakat Soruları
- Hangi Organizasyon Araçlarını Kullanıyorsunuz?
- Hata yaptığınız bir durumu tanımlayın. Hatanızın sorumluluğunu nasıl kabul ettiniz ve bunun sonucunda ne öğrendiniz?
- Kendinizi en rahat hissettiğiniz bilgisayar programları ve yazılımları nelerdir?
- Bir projede sıkışıp kalsanız ne yapardınız?
- Bana sağduyulu davranmak zorunda kaldığın bir zamandan bahset.
- Daha önce birlikte çalıştığınız bir ekibe en önemli katkınız neydi?
- Sizi diğer adaylardan ayıran nedir?
- Bir patronla veya bir iş arkadaşınızla anlaşmazlık yaşadığınız bir zamanı anlatın. Ne oldu ve bununla nasıl başa çıktınız?
- İdeal çalışma ortamınız nedir?
- Çakışan Yüksek Öncelikli Projeleri Nasıl Dengelersiniz?
#1. Hangi Organizasyon Araçlarını Kullanıyorsunuz?
Yönetici asistanlarının, yöneticileri işe alarak ofiste en organize kişi olması beklenir. Toplantılar organize etmek, son teslim tarihlerini karşılamak veya belgelerin her an hazır olması gibi, işi düzgün bir şekilde yapmak için düzenli kalmak hayati önem taşır. Google Takvim, Asana ve diğer proje yönetimi yazılımları gibi kurumsal araçlar, bu kapasitede gelişmenize yardımcı olabilir, bu nedenle bunlarla ilgili bilginizi belirtmekten çekinmeyin.
Düzenli olmak, her dosyanın nerede olduğunu bilmekten fazlasını gerektirir. "Takvimleri yönetmek basit görünebilir, ancak bir şirket üzerinde önemli bir etkisi vardır ve zor olabilir. Peloton'un Global Talent Cazibe Başkan Yardımcısı Treena Diebolt, “Yönetici sağlam muhakeme kullanmalı ve uygun öncelikleri belirlemelidir” diyor.
Nasıl karşılık verilir
Mülakattan önce, önceki işinizde veya kendi yaşamınızda hangi proje yönetimi, düzenleme ve takvimleme araçlarını kullandığınızı düşünün. Asana'nın bir projedeki herkesi son teslim tarihiyle ilgili bilgilendiren günlük e-postası gibi, düzenli kalmak için araçları nasıl kullandığınızı açıklamaya hazırlanın.
#2. Hata yaptığınız bir durumu tanımlayın. Hatanızın sorumluluğunu nasıl kabul ettiniz ve bunun sonucunda ne öğrendiniz?
Hiç kimse mükemmel olmadığı için en iyi yönetici asistanları bile hata yapar. İşe alım yöneticileri bunu anlıyor ve gelecekte benzer hataların yapılmaması için bir hatayı nasıl kabul edeceğinizi, hemen bir çözüm bulacağınızı ve bundan ders çıkaracağınızı bilmek istiyor.
Nasıl karşılık verilir
Hata yaptığınız bir durumun gerçek hayattan bir örneğini getirmelisiniz. Neyin yanlış gittiğini, neden olduğunu ve düzeltmek için ne yaptığınızı düşünmek için biraz zaman ayırın. Son olarak, aynı hatayı yapmamak için öğrendikleriniz ve bir dahaki sefere neyi farklı yapacağınız hakkında konuşun.
Hikayenizi en iyi şekilde açıklamak ve tüm önemli gerçekleri ilettiğinizden emin olmak için, cevabınızı oluşturmak için (buna ve diğer davranış sorularına) STAR yaklaşımını kullanın. STAR, şu anlama gelen bir kısaltmadır:
- Senaryoyu ayarlayın ve gerekli ayrıntıları sağlayın.
- Bu durumda nelerden sorumlu olduğunuzu açıklayın.
- Eylem: Bunu çözmek için attığınız adımları açıklayın.
- Eylemlerinizin sonuçlarını paylaşın.
#3. Birden Fazla Yüksek Öncelikli Projeyi Nasıl Yönetirsiniz?
Bazı idari asistanlar birçok denetçiye rapor verir; diğerleri geniş bir sorumluluk alanına sahip olabilir, bu da çok sayıda yüksek öncelikli görevden sorumlu oldukları anlamına gelir. Yöneticiler, bir adayın zamanını nasıl yönettiğini öğrenmek için bu soruyu sorar ve atamaları öncelik sırasına koymak için yargılarını kullanır.
Nasıl karşılık verilir
Zamanınızı nasıl ayırdığınızı ve çeşitli girişimler arasında öncelikleri nasıl belirlediğinizi tartışarak, ister işle ister okulla ilgili olsun, birkaç projeyi idare etme yeteneğinizi göstermelisiniz. Bu aynı zamanda karar verme becerilerinizi göstermek için harika bir fırsat.
#4. Kendinizi en rahat hissettiğiniz bilgisayar programları ve yazılımları nelerdir?
İşe alım yöneticileri, biraz bilgisayar eğitimi almanıza aldırmaz, ancak çeşitli uygulamalara biraz aşina olduğunuzu ve iş için gereken diğer programları öğrenmeye istekli olduğunuzu görmek isterler.
Yönetici asistanları arayan kişiler, ekip için dahili veya harici sunumlar oluşturabilmelerini sağlamak için genellikle Microsoft Office Suite, özellikle PowerPoint hakkında bilgi ister. Robert Half'ın yüksek vasıflı ofis ve idari profesyonelleri yerleştirme konusunda uzmanlaşmış bir bölümü olan OfficeTeam'in genel müdürü Stephanie Naznitsky'ye göre, işe alım yöneticileri sosyal medyada yetkin, çevrimiçi konferansı yönetebilen, belge oluşturma konusunda yetenekli bir aday isteyebilir. veya işe bağlı olarak işbirliği yazılımı kullanma deneyimine sahip.
Nasıl karşılık verilir
Geçmişte kullandığınız uygulamaları belirlemeye ve her birine aşinalık düzeyinizi açıklamaya hazır olmalısınız. Kuruluşa bağlı olarak farklı yazılımlar kullanacaklardır, bu nedenle ne aradıklarını görmek için iş tanımını okuyun. Belirli bir uygulamadan bahsedilmiyorsa Salesforce, Slack, G Suite gibi iyi bilinen yazılımları vurgulayın veya Microsoft Ekipleri. Ayrıca, en hızlı öğrendiğiniz programları vurgulayarak, bu ekibin güvendiği bir programı kullanmamış olsanız bile, onu kolayca alabilecek hızlı ve istekli bir öğrenci olduğunuzu gösterebilirsiniz.
#5. İçinde sıkışıp kaldığınız bir projeyi nasıl ele alırdınız?
Stresli veya aşırı yüklenmiş bir patron, hedefleri veya beklenen süreci uygun şekilde netleştirmeden bir projeyi bir yönetici asistanına emanet edebilir. İşe alım yöneticileri, projeyi dikkatsizce tamamlamak yerine inisiyatif alacak ve yardım isteyecek bir yönetici asistanı arıyorlar.
Nasıl karşılık verilir
İzleyeceğiniz adımları ve yardım alma konusundaki düşüncelerinizi ana hatlarıyla belirtin. Önce kendi araştırmanızı ve problem çözmenizi nasıl yapacağınızı açıklamanız gerekir. Ayrıca, geçmişte yürütülen karşılaştırılabilir projelerin örneklerini bulmak veya geçmişte benzer işler yaptığını bildiğiniz birine ulaşmak gibi, kuruluş içindeki diğer kaynakları ve bağlantıları kullanmayı da tartışabilirsiniz. Ardından, gerekirse yönetiminizden nasıl açıklama isteyeceğinizi açıklayın.
Naznitsky'ye göre yönetici olarak yöneticinizin programından haberdar olduğunuzu ve ne zaman müsait olmadıklarının farkında olduğunuzu belirtmelisiniz. Ardından, "Bire bir görüşmenizi değerlendirin ya da açıklama istemek için zaman ayırın" diyebilirsiniz. Şimdi on dakikalık rezervasyon yapmak, saatlerce süren anlamsız işten veya daha sonra boşa harcanan zamandan tasarruf etmenizi sağlayabilir.”
#6. Daha önce birlikte çalıştığınız bir ekibe en önemli katkınız neydi?
Yönetici asistanları, bir ekibin daha verimli çalışmasına yardımcı olan etkinlik planlama, proje yönetimi ve organizasyonel çabalarda başarılı olabilir. Yönetici asistanlarının belirli görevleri olsa da, sık sık ek projeler üstlenmeleri veya bir şey yapılması gerekiyorsa "boşluğu doldurmaları" istenir, ancak başka kimse yapamaz. İşe alım yöneticileri, başkalarıyla iyi işbirliği yapabilecek ve ekiplerinin genel performansına katkıda bulunabilecek adayları arar.
Nasıl karşılık verilir
Büyük bir proje veya üzerinde çalıştığınız önceki ekiplere yaptığınız önemli bir katkı hakkında konuşmaya hazırlanın. Giriş seviyesi iseniz, bir sınıfta tamamladığınız herhangi bir büyük grup projesini veya ders dışı bir grubun parçası olarak düşünün.
Açıklamak için bir proje seçerken, hevesli olduğunuz bir şey seçin ki hobileriniz, en iyi özellikleriniz ve kişiliğiniz ön plana çıkabilsin. Naznitsky, "En çok neyi sevdiğinizi düşünün, [sonra] ne olduğunu, sizden ne beklendiğini ve bulduğunuz yenilikçi fikirleri açıklamak için basit maddeler yapın ve ardından sonucu açıklayın" diyor. Projeye nasıl öncülük ettiğinizi veya katkıda bulunduğunuzu, sorumluluklarınızı nasıl yerine getirdiğinizi ve projeyi zamanında tamamladığınızı açıklamaya hazırlanın. Ardından, bunun takımın büyümesine veya hedeflerine ulaşmasına nasıl yardımcı olduğunu özetleyin.
#7. Bana sağduyuyu kullanmak zorunda olduğun bir zamandan bahset.
İdari asistanlar, ayrıntıları tüm ekibe sızdırmadan, sıklıkla bir şirketin iletişim, zamanlama ve diğer girişimlerinin yönetimine yardımcı olur. Bu arada, personelin geri kalanı, idari asistanları sıklıkla güvenilecek bir akran olarak görür, bu da organizasyonun daha iyi çalışmasına yardımcı olabilir, ancak aynı zamanda idari asistanlardan belirli senaryolarda yargılarını kullanmalarını ister.
Nasıl karşılık verilir
Takdir ile ilgili bir soruya yanıt verirken takdir yetkisini kullanın. Sorunun tüm ayrıntılarını ifşa etmek size zarar verecek ve şirketinizi veya iş arkadaşlarınızı korumak için ne zaman bilgi saklamanız gerektiğini bilmediğinizi gösterecektir.
"Bunu önceden düşünün, çünkü çok fazla gerçeği açıklamak sağduyu göstermez!" idari çalışanlar için bir eğitim firması olan All Things Admin'in kurucusu ve CEO'su Julie Perrine'e danışmanlık yapıyor. Bir sorun hakkında geniş bir şekilde konuşmak, aynı zamanda amacınızı belirtmek için yeterli ayrıntıyı sağlamak için pratik gerektirir.
Giriş seviyesinde bir adaysanız, işe alım yöneticileri bu soruyu görmezden gelebilir, ancak size sorulursa, kolejde üyesi olduğunuz bir kulübü düşünün ve oradan bir örnek verin.
#8. Bir süpervizör veya iş arkadaşınızla anlaşmazlığa düştüğünüz bir zamanı anlatın. Ne oldu ve bununla nasıl başa çıktınız?
İşyerinde anlaşmazlıklar ve çatışmalar kaçınılmazdır. Yönetici asistanı olarak çok sayıda çalışanla ilişki kurduğunuz için, anlaşmazlık oluşma riski artar. İşe alım yöneticileri, bu soruyu kendi kendini yansıtma, kendi kendini analiz etme ve önceki deneyimlerden öğrenme yeteneğinizi belirlemek için kullanır.
Nasıl karşılık verilir
“Hiç kavga etmem, herkesle iyi anlaşırım diye cevap vermeyin. Bu saçmalık. Herkes birileriyle çatışıyor. Lütfen bana bir hikaye anlat. "Nasıl hallettin?" Vasquez açıklıyor. İşe alım yöneticileri bu soruyu sorarsa, anlaşmazlığın oluşup oluşmadığını umursamazlar; sorunu çözmek için ne yaptığınızı duymak ve tekrar uğraşmak zorunda kalmadan çalışmaya devam etmek istiyorlar.
Kız öğrenci yurdu işe alım sürecindeki bir tartışma veya bir grup projesi sırasında ağırlığını taşıyamayan bir sınıf arkadaşı gibi giriş seviyesi adaylar için dışarıdan gelen sorunları kullanabilirsiniz. Ne olduğunu, sorunun nerede ortaya çıktığını ve nasıl bir çözüme ulaştığınızı veya çözülemezse nasıl devam etmeye karar verdiğinizi açıklamaya hazırlanın. Asla bir iş arkadaşınızla veya önceki patronunuzla dalga geçmeyin. Bunun yerine, bu sonuca ulaşmak için yaratıcılığınızı nasıl kullandığınıza ve bunun sonucunda ne öğrendiğinize odaklanın.
Gergin veya üzücü bir senaryo hakkında bir hikaye anlatırken duygunun bir kısmını ortadan kaldırabilmek için tepkinizi uygulayın.
#9. Sizi diğer adaylardan ayıran özellik nedir?
İşe alım yöneticileri, en büyük varlıklarınızın ve becerilerinizin ne olduğunu ve size nasıl benzersiz olduklarını bilmek isterler, bu nedenle bu soruyu sorarlar.
Nasıl karşılık verilir
Görüşmeden önce güçlü yönlerinizi düşünmelisiniz. İş tanımını dikkatlice okuyarak ve işe alım yöneticisinin hangi yetenek veya becerileri aradığını ve hangilerini en çok örnek alacağınızı belirleyerek başlayın. Bu becerilerin daha önce parçası olduğunuz bir takıma nasıl fayda sağladığına dair belirli bir örnek verin.
#10. İdeal çalışma ortamınız nedir?
Bir görüşme sırasında, işe alım yöneticileri, yalnızca bir adayın idari asistan olarak gelişmek için gerekli becerilere sahip olup olmadığını değil, aynı zamanda bireyin mevcut ekiple iyi çalışıp çalışamayacağını da belirlemelidir. Yöneticinin aradığı şey, şirketin işyeri atmosferi tarafından belirlenecektir.
Bir yönetici asistanı iş performanslarını nasıl artırabilir?
Bir idari asistan, sürekli olarak yeni beceriler edinerek, düzenli kalarak, olumlu bir tutum sürdürerek, meslektaşları ve müşterilerle etkili bir şekilde iletişim kurarak ve sorunları öngörme ve çözme konusunda proaktif olarak iş performanslarını artırabilir.
Bir yönetici asistanının müşteri hizmetlerindeki rolü nedir?
Bir idari asistan, müşteriler ve müşteriler için ilk irtibat noktası olarak hizmet vererek, müşteri sorularını ele alarak, bilgi sağlayarak ve ortaya çıkabilecek sorunların çözülmesine yardımcı olarak müşteri hizmetlerinde çok önemli bir rol oynar.
Veri yönetiminde yönetici asistanının rolü nedir?
Bir yönetici asistanı, veri kayıtlarının ve bilgilerinin doğru ve güncel tutulmasından, dosya ve veritabanlarının düzenlenmesinden, veritabanlarının güncellenmesinden, veri gizliliği ve güvenliğinin sağlanmasından sorumludur.
Bir idari asistan için iletişim ne kadar önemlidir?
Müşteriler, iş arkadaşları ve amirlerle etkili bir şekilde iletişim kurabilmeleri gerektiğinden, bir idari asistan için etkili iletişim çok önemlidir. İyi iletişim becerileri, açık ve öz bir şekilde yazma, aktif olarak dinleme ve fikirleri etkili bir şekilde ifade etme becerisini içerir.
Bir idari asistan için tipik iş yükü nedir?
Bir idari asistanın iş yükü, kuruluşun büyüklüğüne ve atanan sorumluluklara bağlı olarak değişebilir, ancak genellikle telefon aramalarını yanıtlama, randevuları planlama, e-posta ve yazışmaları yönetme ve dosyaları düzenleme gibi bir dizi idari görevi yerine getirmeyi içerir.
Önümüzdeki 5 yıl içinde idari asistanlar için iş görünümü nedir?
Çalışma İstatistikleri Bürosu'na göre, idari asistanların iş görünümünün 3'dan 2019'a %2029 oranında artması bekleniyor. İdari asistanlara olan talebin, özellikle sağlık, devlet ve hukuk hizmetleri gibi sektörlerde güçlü kalması bekleniyor.
Nasıl karşılık verilir
Röportaj yapacağınız firmayı önceden araştırarak mülakatınıza hazırlanın, böylece değerlerini ve kültürünü kavrayabilirsiniz. Araştırmanız sırasında amaçlarınızın onlarınkine benzer olduğunu keşfederseniz, daha tutkulu bir şekilde yanıt verebilirsiniz. Burada dürüst bir cevap verin. Başkalarıyla çalışmaktan hoşlanıyorsanız, onlara bildirin.
Öte yandan, yalnız ve başı eğik çalışmayı tercih eden bir işçiyseniz, bunu açıklayın. İşi ne kadar çok arzu ederseniz edin, kültür doğru değilse, uzun vadede orada çalışmaktan hoşlanmayacaksınız.
İşe alım yöneticileri, iyi iletişim kuran adayları tercih eder, bu nedenle genel görüşme sorularına nasıl yanıt vereceğinizi pratik yapmak, bu yönetici asistanlığı pozisyonu için neden mükemmel aday olduğunuzu açıklamaya hazır, kendinden emin ve hazır hissetmenize yardımcı olabilir.
İdari Asistan SSS
Bir yönetici asistanı her gün ne yapar?
Bir yönetici asistanının günlük sorumlulukları arasında çeşitli takvimler düzenlemek, telefon görüşmelerini ve mesajları kabul etmek, e-posta göndermek, büyük toplantılara ve sunumlara hazırlanmak, toplantılarda not almak ve çeşitli diğer ilgili işler yer alır.
Yönetici asistanı için başka bir unvan nedir?
Bazı şirketler “sekreterler” ve “idari asistanlar” terimlerini birbirinin yerine kullanır.
Bir özgeçmişte idari becerileri nasıl listelersiniz?
Dikkat çekmek için yönetim becerilerinizi özgeçmişinizin ayrı bir alanına koyun. İş deneyimi bölümü ve özgeçmiş profili de dahil olmak üzere özgeçmişiniz boyunca becerilerinizden örnekler ekleyin. Çok yönlü görünmek için hem yumuşak hem de zor becerilerden bahsedin.
- Giriş Seviyesi Finans İşleri: Yeni Başlayanlar ve Profesyoneller için En İyi 21+
- Genelkurmay Başkanı (COS): ABD'de İş Tanımı, Beceriler ve Maaş
- Finansal İstihbarat: Uygun Ustalık için Bebek Adımları (+ Nasıl Rehberlik Edilir ve Ayrıntılı kurslar)
- Sanal Asistan İşleri: Eksiksiz Bir 2023 Kılavuzu (+en iyi seçim)
- SANAL ASİSTAN İŞ: 2023 Ayrıntılı Başlangıç Kılavuzu (+ Ücretsiz İpuçları)
- Mali Temsilci: En İyi Uygulamalar ve Ayrıntılı 2023 Kılavuzu
