PMI'nin 2017 nabız anketine göre "projelerin %43'ü bütçeyi aşıyor ve %49'u son teslim tarihlerini karşılayamıyor" ve "kuruluşların yalnızca %26'sı başarılı kaynak tahsisi için kaynak yönetimini kullanıyor."
Verimli bir kaynak yönetim sistemi, kaynak planlama sürecinde önemli bir unsur olan kaynak tahsisine yardımcı olur. Bu gönderi, kavramı, sorunları, önemi ve etkili kaynak tahsis yöntemlerini tartışacaktır.
Proje Yönetiminde Kaynak Tahsisi Nedir?
Kaynak planlaması olarak da bilinen kaynak tahsisi, belirli bir süre için kaynakları tanımlar ve farklı görevlere atar. Bu faaliyetler, BAU, yönetim, destek ve operasyon gibi proje ile ilgili veya proje dışı olabilir. Verimli kaynak tahsisi, projelerin zamanında ve bütçe dahilinde tamamlanmasını sağlar.
Kaynaklar tamamen veya kısmen mevcut olabilir. Sonuç olarak, kaynak yöneticileri, tahsis edilen kaynakların optimum kullanım için kullanılabilir olmasını sağlamalıdır.
Kaynak Tahsisinden Kim Sorumlu?
Kaynak planlaması ve tahsisi, bir şirket içindeki çok sayıda farklı işlevin kapsamına girebilir.
Proje yöneticileri genellikle kaynak tahsisi ve yönetiminden sorumludur. Proje planlama aşamasında kaynakları tahsis edecekler ve proje geliştikçe ve parametreler değiştikçe kaynakları yeniden tahsis etmek zorunda kalabilirler.
Ancak, bazı işletmeler bir kaynak yöneticisi tutabilir. Bir kaynak yöneticisi, çeşitli projelerde kaynakları planlamak ve tahsis etmekten sorumludur.
Merkezi bir Proje Yönetim Ofisinin parçası olarak departmanda ve hatta organizasyon düzeyinde çalışabilirler. Kaynak yöneticisi, bu yapı altında her bir proje yöneticisiyle kendi kaynak tahsis stratejilerinde işbirliği yapacaktır.
Kaynak Tahsisinin Faydaları
Kaynak tahsisinin büyük şirketler, küçük işletmeler ve aradaki her şey için önemli bir sorun olmasının bir nedeni var. Onsuz, işler hızla kontrolden çıkarak personelin yorulmasına, düşük performansa ve teslim tarihlerinin kaçırılmasına neden olabilir.
Verimli kaynak tahsisinin faydalarını düşünün.
1 numara. Planlamaya yardımcı olur
Kaynak tahsisi, ihtiyaç duymadığınız kaynaklara fazla harcama yapmaktan veya bir projenin yarısında kaynakların tükenmesinden kaçınmanıza yardımcı olabilir. Doğru araçlarla, boru hattındaki projeler için kaynak kullanılabilirliğini ve zamanlamaları hızla görebilir ve buna göre plan yapabilirsiniz.
Kaynak ayırma yazılımı, beceri havuzunuzu anlamanızı da geliştirir. Her proje ve faaliyet için en iyi personelin seçilmesini kolaylaştırarak başarı olasılığını artırır.
Sonuç olarak ne var? Şirketiniz için daha fazla kazanç.
2 numara. Ekip moralini ve refahını artırır
Kötü kaynak yönetimi çalışanların tükenmişliğine yol açabilir. Bu meydana geldiğinde üretkenlik ve performans zarar görür ve mutluluk kaybolur. Aşağıdakileri göz önünde bulundur:
- Stresli çalışanların işlerini kaçırma olasılığı %26 daha fazladır.
- Çalışanların %76'sı işyeri stresinin ruh sağlıkları üzerinde etkisi olduğuna inanıyor.
- İşyeri stresinin kuruluşlara 221 milyon dolar ile 187 milyar dolar arasında maliyeti olduğu tahmin ediliyor.
Tüm bu olumsuz etkiler, kaynakları akıllıca tahsis ederek önlenebilir. Bu, kağıda basılandan ziyade gerçek mevcudiyetin dikkate alınmasını gerektirir. Tam zamanlı çalışan başına haftada 40 saat hesaplamak yerine, yapılacaklar listesindeki potansiyel hastalık günlerini, tatil zamanlarını ve diğer iş aktivitelerini hesaba katarsınız.
Bu tekniği kullanmak, sağlık ve morallerini korurken personele aşırı yük bindirme olasılığını azaltır.
#3. Herkesi bilgilendirir.
Başkalarıyla bir proje üzerinde çalışırken ilerlemeyi izlemek çok önemlidir. Bu genellikle görevler, sorunlar ve kilometre taşları hakkında düzenli durum güncellemeleri sağlamayı gerektirir. Manuel aletler kullanırsanız, zaman kaybedersiniz ve hata yapma şansınız artar.
Ancak, kaynak tahsis yazılımı hataları ortadan kaldırmaya ve şeffaflığı artırmaya yardımcı olabilir. Ekibin her üyesi görevlerin ilerleyişini takip edebilir ve raporlar paydaşlara anında geri gönderilebilir.
Hatta yaptığınız günlük toplantı sayısını azaltmanıza (ve sahip olduklarınızı daha etkili hale getirmenize) bile yardımcı olabilir.
Kaynak Tahsisi ile İlişkili Zorluklar Nelerdir?
Kaynak tahsisi söz konusu olduğunda genellikle söylemesi yapmaktan daha kolaydır. Uygun kaynağı belirlemek, doğru araçlar veya süreçler olmadan zor olabilir. Kaynak tahsisi sorunlarından bazılarına bakalım:
1 numara. Proje kapsamındaki değişiklikler:
Uygun kontrollerin alınmasına rağmen, proje kapsamı, projenin yaşam döngüsü boyunca herhangi bir zamanda değişebilir. Ayrıca, çevik bir dünyada, proje gereksinimlerindeki değişiklikler kaynak taleplerinin değişmesine neden olabilir. Güncel bir kaynak programı olmadan, değişen ihtiyaçlara uygun sık tahsis son derece zor hale gelir.
2 numara. Eski eski araçların kullanımı:
Elektronik tablolar ve yerli teknolojiler kaynak tahsisi için yetersizdir. Proje/kaynak çizelgelerine gerçek zamanlı güncellemeler veremezler, bu da tutarsızlıklara ve fazlalığa neden olur. Çifte rezervasyon karmaşasına yol açarak projenin başarısını baltalayabilir.
#3. Satış ve teslimat ekibi iletişimsizliği:
Satış ekibi, satış hedeflerini karşılamaya odaklanırken, işlemi imzalamadan önce teslimat ekibini sürece dahil etmeyebilir. Sonuç olarak, teslimat ekibi, teslimat tarihini belirlemek için son dakikada kaynak tahsisi için uğraşmak zorunda kalır.
#4. Bir matris organizasyonunda, kaynakların görünürlüğü yoktur:
Merkezi bir kaynak planlayıcı olmadığı için, matris sınırları boyunca kaynak tahsislerinin görünürlüğü yoktur. Sonuç olarak, kaynak yöneticileri, projeye en uygun ve en uygun maliyetli personeli tahsis etmede önemli zorluklarla karşılaşır.
# 5. Beceri seti kapasitesi ile talep arasındaki uyumsuzluk:
Gelecekteki boru hattı proje gereksinimlerini öngörememe, yetenek eksikliklerinin önceden tespit edilmesini engeller. Bu hatalı kapasite ve talep tahmini, proje kaynak tahsis sürecini engeller.
Kaynak Tahsisi Sorunlarıyla Nasıl Başa Çıkılır?
Tüm doğru araçları kullansanız ve kaynak tahsisi için en iyi uygulamaları takip etseniz bile, neredeyse kesinlikle sorunlarla karşılaşacaksınız. Hıçkırık kaçınılmazdır, bu yüzden buna göre hazırlanın!
Proje yöneticilerinin karşılaştığı en yaygın sorunlardan bazılarına ve bunların nasıl çözüleceğine bakalım.
1 numara. Projenin kapsamı değişir.
Sonraki projeleriniz için kaynak tahsisini planlamak için elinizden gelenin en iyisini yaptınız, ancak kapsam kayması hala bir olasılık. Belki de görevler beklenenden daha kapsamlıydı veya tahmin etmediğiniz yetenekler gerektiriyordu.
Bu olduğunda, çevik olmalı ve kaynaklarınızı buna göre değiştirmelisiniz. Kapsam kaymasını önlemek için aşağıdakileri yapmalısınız:
- Proje kapsamlarının her zaman net ve belirlenmiş olduğundan emin olun.
- Belirli proje hedefleri belirleyin.
- En iyi işinizi yapmaya çalışın, ancak geç kalmak anlamına geliyorsa mükemmeliyetçi olmayın.
- Çalışanların değişiklik isteklerini ve revizyonları onaylamasına izin veren bir sistem oluşturun.
- Her şeyin yolunda olduğunu doğrulamak için ekip performansını izleyin.
- İlerlemeyi hızlandırmak için elinizdeki tüm kaynakları kullanın.
Kapsam kaymasını önlemek bazen zordur. Bu gibi durumlarda, bir kapsam değiştirme mekanizmasına sahip olmak, hızlı bir şekilde uyum sağlamanıza ve tekrar yolunuza devam etmenize olanak tanır. Şöyle görünebilir:
Değişiklik taleplerini (yazılı olarak) belgelemek için belirli bir form gönderin.
Kapsam kaymasını anlamak için revizyon talebini yakından analiz edin.
Kilit paydaşlardan onay alın.
Yazılı olarak, mutabık kalınan kapsam ayarlamalarını belgeleyin.
2 numara. Kaynaklar kıt hale gelir.
Kontrol edilemeyen dış güçler, kıt kaynakların amaçlandığı gibi görünmesini engeller. Bir işçinin arabası bozulur ve işe gidemezler. Veya belki de kuruluşta, onlara atadığınız bir göreve odaklanmaktan daha öncelikli olan başka hedefleri vardır. Önemli olan sonrasında ne olacağıdır.
Beceri havuzunuzdan mümkün olan en kısa sürede bir yedek bulun. Gerekli uzmanlığa sahip kimse yoksa, bir serbest çalışan veya yüklenici kiralamak en iyi çözüm olabilir. Görev bağımlılıklarını araştırarak gelecekte bundan kaçınabilirsiniz. Ekip üyelerinin sahip olabileceği ve onları projeden uzaklaştırabilecek diğer görevleri araştırın.
Herhangi bir nedenle kullanılamama ihtimaline karşı bir yedek kaynak ayırma planınız olsun. Bir çözüm, hareket halindeyken boşlukları doldurmak için hazırda bir serbest çalışanlar havuzuna sahip olmaktır. Serbest çalışanlar yoksa, geçici çalışanlar yedek olarak hizmet verebilir.
#3. Kaynaklar paylaşılmalıdır.
Projelerin kaynak alışverişi yapması olağandır. Bu, özellikle büyük bir işgücünü işe almaya gücü yetmeyen küçük firmalar için geçerlidir. Tahmin edebileceğiniz gibi, paylaşılan kaynaklar işlem hattını tıkayan zorluklara neden olabilir. Proje kaynakları çok az dağıtılırsa darboğazlar ortaya çıkabilir.
Boşlukları önceden belirlemek için kaynak ayırma yazılımınızı kullanın. Departmanlar arasında geçiş yapan ekip üyelerinin iş yüklerini yakından takip edin. Aşırı kaynak tahsisinden ve yorgunluktan kaçınmak için en etkili tekniktir.
#4. Beklenmedik aksilikler
Gecikmeler, hiç beklemediğiniz anda ortaya çıkabilir. İnsanlar hastalanır, iş sıkıntısı yaşanır ve iletişimsizlik ortaya çıkar. Scope creep daha sonra çirkin yüzünü kaldırabilir. Bazı zorluklar kontrolünüz altındayken diğerleri değildir.
Sorunlarla başa çıkmanın en basit yöntemi, her şeyden önce onlardan kaçınmaya çalışmaktır. Yapabilirsin:
- Görevleri zamandan ziyade yetkinliğe göre planlayın. Bir uzman veya uzman daha hızlı çalışır.
- Ekip üyelerini çok fazla başka önceliğe göre aşırı yüklemek kötü bir fikirdir, özellikle de işin boru hattında ilerlemesi onlara bağlıysa.
- Esnek çalışma saatleri sağlayın. Bazı çalışanlar normal çalışma saatleri dışında daha üretkendir.
- Proje son tarihlerini planlayın, bunları aşamalara ayırın ve ilerlemeyi takip edin. Yazılım, potansiyel darboğazları darboğaza dönüşmeden önce belirlemeye yardımcı olur.
Kaynak tahsisiniz ne kadar sistematik ve net olursa, herkesin işinin sorumluluğunu kabul etmesi o kadar kolay olacaktır.
Başarılı İşletmeler İçin En Etkili Kaynak Tahsis Yöntemleri
Artık kaynak tahsisinin etkili proje tamamlamaya nasıl katkıda bulunduğunu anladığımıza göre, en iyi kaynak tahsisi yöntemlerinden bazılarına bakalım:
1 numara. En İyi Görünür En Uygun kaynakları belirleyin ve dağıtın:
Bir kaynak yönetim sistemi, çeşitli sistemlerden kaynak verilerini toplar ve bunları birleştirilmiş bir platformda birleştirir. Eksiksiz şeffaflık, becerilere, yeterliliklere, deneyime, kullanılabilirliğe, fiyatlandırmaya ve diğer seçim faktörlerine dayalı olarak projeye uygun kaynak tahsisine izin verir. Düşük maliyetli alanlardan uygun maliyetli küresel kaynakları planlamak, kaliteden ödün vermeden kârı yüksek tutar.
İlk uygun ilk uygun kaynaklar yerine en görünür en uygun kaynakların atanması, proje kaynak tahsisinin en iyi yöntemlerinden biridir. Görünürlük aynı zamanda, profesyonel kaynakların tek bir yüksek öncelikli proje yerine birkaç proje arasında tek tip dağılımını sağlar.
2 numara. Eksik veya fazla kaynak tahsisinden kaçının:
Kaynakların tüm projelerde tek tip dağılımı, kuruluş genelinde hiçbir kaynağın aşırı yüklenmemesini sağlar. Kaynakların yetersiz tahsisi, üretkenliğin ve gelirin azalmasına yol açar. Öte yandan, fazla dağıtım tükenmişliğe, daha kötü çıktı kalitesine veya en kötüsü istenmeyen yıpranmaya yol açabilir.
Faturalandırılabilir/stratejik kullanımı tahmin etmek, proje yöneticilerinin kaynakları faturalandırılamaz aktiviteden faturalandırılabilir/stratejik aktiviteye düzenli olarak kaydırmasını sağlar. Sonuç olarak, optimum kaynak kullanımını teşvik eder ve kurumsal verimliliği artırır.
#3. Otomatik bir kaynak talep sürecine katılın:
Kaynak havuzunu manuel olarak sıralamak veya bireysel proje yöneticilerinden telefon/e-posta isteklerini toplamak, kaynakları dağıtırken zaman alıcı olabilir. Prosedür, zaman alan elektronik tablolara bağlı olmayan otomatikleştirilmiş kaynak istekleriyle kolaylaştırılmıştır.
Proje yöneticilerinin gerekli olan beceri setlerini, kimlik bilgilerini, deneyimi, fiyatlandırmayı ve proje zaman çizelgelerini belirlemesine olanak tanır. Bu istek, doğrudan planlamaya başlayan sorumlu kaynak yöneticisine iletilir. Tahsis kayıtlarının izlenmesi, tüm süreç belgelendiğinden ve denetlenebilir olduğundan, süreçle ilgili her türlü belirsizliği ortadan kaldırır.
#4. Çalışanların kişisel projeler üzerinde çalışmasına izin verin:
Araştırmalara göre, çalışanların seçtikleri görevlerde çalışmaları bağlılıklarını ve üretkenliklerini artırıyor. Sonuç olarak, yöneticiler kaynakları tahsis ederken yeteneklerine ve uygunluklarına ek olarak bireysel çıkarları da dikkate almalıdır. Bunu yapmak için, kaynak yöneticileri açık pozisyonlar oluşturabilir ve bunları yayınlayarak kuruluştaki tüm ilgili kişiler tarafından görülebilir hale getirebilir.
Sonuç olarak, ilgili kaynaklar projeye katılma isteklerini ifade edebilir ve ilgili kaynak yöneticisi uygun bir proje ekibi oluşturabilir. Ayrıca, kaynak yöneticisinin şirkette en uygun olanı arama ve hat/proje yöneticileriyle müzakere etme zamanından da tasarruf sağlar. Sonuç olarak, bu strateji hem kaynaklara hem de bunların tahsisinden sorumlu kişilere fayda sağlar.
# 5. Çalışan beceri setleri ve görevleri çeşitlendirilmelidir:
Personeli en az iki yeteneğe sahip olmaya teşvik edin. Çeşitli yeteneklere ihtiyaç duyan projelerde kaynakları verimli bir şekilde tahsis etmek, onların ana beceri setlerini geliştirmelerine olanak tanırken, yenilerini geliştirme fırsatı da sunar. Ayrıca kazandıkları beceriler hakkında ek eğitim alabilirler ve gelişimlerine yardımcı olacak işbaşı deneyimleri edinebilirler.
İnsanlar bir projeden ayrıldıklarında, temel yeteneklerine dayalı olarak onlar için hiçbir görev bulunmayabilir. Tamamlayıcı beceri setleri bu durumda faydalı olacaktır ve başka görevlere tahsis edilerek faturalandırılabilir hale getirilebilir.
Bazen yeni bir projeye başlamak için belirli bir beceri setine ihtiyaç vardır. Bu kaynaklar kıt olduğundan, devam eden bir projedeki niş bir kaynağı devre dışı bırakmak, yeni bir projeye hızlı bir başlangıç yapılmasına yardımcı olabilir. Eşzamanlı olarak, minimum ölçüte sahip başka bir kaynak, mevcut projeyi çalışır durumda tutmak için dolgu yapabilir. Bu dinamik kaynak tahsisi, hiçbir girişimin zarar görmemesini sağlar.
#6. Dinamik bir projenin taleplerini karşılamak için durum analizi:
Kaynaklar kıt olduğunda, kaynakları çeşitli girişimler arasında dengelemek olağan bir durumdur. Ancak, günümüzün hızlı tempolu kurumsal ortamında, muhakemede herhangi bir hata oldukça maliyetli olabilir. İş senaryosu simülasyonunun kullanışlı olduğu yer burasıdır.
Aynı kaynak havuzuna birden çok kural kümesi uygulamak ve örnekleri karşılaştırmak, farklı etkilerin görselleştirilmesine yardımcı olabilir. Örneğin, mevcut kaynakları yüksek öncelikli bir projeye tahsis ederken, düşük öncelikli bir projenin zamanlamasını geciktirmeyi veya uzatmayı gerektirebilir.
Kaynak modelleme ve simülasyonunun önemli bir bileşeni olan What-if analizi, kısıtlamaya dayalı değerlendirme yoluyla olası sonuçların belirlenmesine yardımcı olur. Bu yaklaşım, günlük hayatımızdaki seçeneklerin artılarını ve eksilerini göz önünde bulundurduğumuz gibi, kaynak planlaması ve tahsisi için de geçerlidir. İdeal ve uygulanabilir senaryonun gerçek bir proje çizelgesine uygulanması, başarılı kaynak tahsisini geliştirir.
#7. Gerçek zamanlı iş zekasını kullanarak kaynak tahsisini izleyin ve geliştirin.
Kaynak tahsis prosedürü tamamlandıktan sonra bile, proje gereksinimlerinde hızlı müdahale gerektiren değişiklikler ortaya çıkabilir. Gerçek zamanlı iş zekası panoları ve raporları ile modern kaynak yönetimi çözümleri, iyileştirilmiş bir kuruluş sağlık endeksine katkıda bulunur.
Rol tabanlı yapılandırılabilir panolar, karar vericilerin bilinçli kararlar vermesine ve kaynak tahsislerini gerektiği gibi değiştirmesine olanak tanır. Böylece, gerçek zamanlı iş zekası, kaynak tahsislerinin tahmin edilmesine ve kontrol edilmesine yardımcı olur.
Son Düşünceler
Kaynaklarınızı akıllıca kullanmak, personel harcamalarınızda daha yüksek yatırım getirisi, daha iyi proje sonuçları ve daha fazla karlılık sağlar. Gördüğünüz gibi, projenizden çok önce başlar ve ilerledikçe izleme ve yönetim gerektirir.
Bu, gerçek zamanlı verilerin yanı sıra proje ardışık düzeninize ve kaynak kullanılabilirliğine ilişkin kurumsal çapta görünürlük gerektirir.
İlgili Makaleler
- İŞLETMEDE YÖNETİM NEDİR? Bilmen gereken her şey
- VARLIKLARIN TAHSİSİ: Anlamı, Türleri ve Örnek
- Proje Planlama: Proje Planlama Teknikleri Rehberi
- TAHSİS NEDİR: Anlamı, Maliyeti, Yöntemi ve Faydalanıcı
- Bir İş Ortağı Hakkında Bilmeniz Gereken Her Şey
Referanslar
