İşte değilken, ofis dışında mesajları müşterilere, müşterilere ve iş arkadaşlarına gönderilen otomatik e-posta yanıtlarıdır. Başkalarının e-postalarına ne zaman yanıt alabileceklerini ve ne zaman müsait olacağınızı bilmelerini sağlarlar. Ofiste bulunmama nedeninize bağlı olarak mesajınıza bazı bilgiler eklemeniz gerekebilir. Bu yazımızda ofis dışı e-posta mesajlarını tanımlıyor, örnekler veriyor ve ofis dışı mesajını ne zaman kullanabileceğinizi tartışıyoruz.
Ofis dışı mesaj
Önceden belirlenmiş bir süre boyunca e-postaları okuyamayacak veya yanıtlayamayacaksanız, "OOO" mesajı veya otomatik yanıtlayıcı e-posta mesajı olarak da bilinen bir ofis dışında mesajı kullanabilirsiniz. Kişilerinize, yanıtınızın gecikmesinin nedenini ve ihtiyaç duydukları bilgi veya hizmetleri siz yokken nasıl elde edebileceklerini açıklarlar.
Ofis Dışı Mesajını Ne Zaman Kullanırsınız?
İş arkadaşları, müşteriler ve aboneler, özellikle müşteri hizmetleri, pazarlama ve iletişim pozisyonlarındakilerden sık sık sorularına anında yanıt verilmesini ve sorunlarının çözülmesini ister. Ofis dışında mesajı, müşterilere neden hemen tepki veremeyeceğiniz konusunda nazik, özlü ve uzmanca bir gerekçe sunar. Bu nedenle, bir günlüğüne, bir hafta veya birkaç aylığına gidecekseniz, “OOO” mesajı bırakabilirsiniz. İşyeri dışında mesajı göndermenin bazı nedenleri şunlardır:
- Seyahat planları yapmak
- Bir konferansa, çalıştaya veya iş toplantısına katılmak
- Maaşlı izin, hastalık izni veya ebeveyn izni alma
- bir gün izin almak
- Bir doktorun ofisini ziyaret etmek
Ofis Dışından Gönderilen Bir E-postaya Neler Dahil Edilir?
Ofis dışı bildirimlerindeki önemli ayrıntılar şunları içerebilir:
- Neden ayrıldın?
- Ne kadar uzağa gideceksin?
- geri döneceğin zaman
- Anında yardım için veya acil bir durumda kimi arayacağınız.
Mesleki sorumluluklarınıza ve siz yokken bağlantılarınızın ihtiyaç duyacağına inandığınız bilgilere bağlı olarak, daha fazla ayrıntı verebilirsiniz. Bu nedenle, profesyonel e-posta sistemlerinin çoğunda aynı anda iki OOO mesajı oluşturabilirsiniz - biri dahili iş arkadaşlarınız için ve biri harici iş bağlantılarınız için.
Ofis Dışı Mesajında Nelerden Kaçınılmalıdır?
Ofis dışı bildirimleri her zaman gerçekçi ve profesyonel olmalıdır. Şunlardan kaçınmayı düşünmelisiniz:
- Aşırı bilgi vermek: Basit ve doğrudan yanıtlar otomatik olarak sağlanmalıdır. E-postaya herhangi bir yabancı bilgi eklemeyin.
- Döner dönmez cevap vereceğinizi belirterek: İşe döndüğünüzde e-postaları, telefon görüşmelerini ve projeleri takip etmek biraz zaman alabilir. Geri döndüğünüzde cevapsız bir mesajı hemen cevaplayabileceğiniz beklentisinden kaçınılmalıdır.
- İzinsiz bir iş arkadaşından yardım almak: Siz uzaktayken acil bir durum ortaya çıkarsa diye bir iş arkadaşınızın iletişim bilgilerini ekleyin. İş arkadaşınızın bilgilerini eklemeden önce, onların onayını almalısınız.
Ayrıca bakınız: Röportaj Onay E-postası: Nasıl Yazılır ( +Şablonlar)
İşyeri Dışında Mesaj Örnekleri
Şirketiniz daha uzun geri dönüş sürelerine ihtiyaç duyuyorsa, hızlı bir randevu için gittiğinizde ofis dışında mesajı bırakmanız gerekmez, ancak uzun bir tatile, hastalık iznine veya başka tür izinlere çıktığınızda bir mesaj kullanmalısınız. yokluğun İşte ofis dışında mesajı örnekleri.
1 numara. Dahili
Bu, işyeri dışında mesajının örneklerinden biridir. Yalnızca işiniz veya departmanınız içinde kullanmak için bir "OOO" mesajı oluşturmaya çalışıyorsanız, üzerinde çalıştığınız projelere özgü ayrıntıları buraya ekleyebilirsiniz. Firmanızın kültürüne bağlı olarak, daha az profesyonel bir üslup da kullanabilirsiniz. Örneğin
Merhaba
9 Ocak'a kadar ofiste olmayacağım ama e-postaları o zaman yanıtlayacağım. Apex Architecture projesinin planlarının kopyalarını, ihtiyaç duymanız ihtimaline karşı Current Project klasöründeki sunucuya yükledim. Acil yardıma ihtiyacınız varsa lütfen Stephanie ile iletişime geçin.
Teşekkürler,
Jeff
#2. Tatil
Burada, alternatif düzenlemeler yapabilmeleri veya yanıtınızı bekleyebilmeleri için onlara tam olarak ne zaman uzakta olacağınızı bildirin.
Merhaba!
5-15 Nisan arasında bir seyahate çıkacağım ve bu süre zarfında e-postaları kontrol etmeyeceğim. İletişiminiz bekleyebilirse, hemen size geri döneceğim. Lütfen acil sorunlar için İK Koordinatörü Han Weedin ile şu adresten iletişime geçin: [e-posta korumalı] ya da 946-555-6319.
En içten dileklerimizle,
İnsan Kaynakları Müdürü Lucky Lee
#3. Konferans
Bu aynı zamanda iş yeri dışında mesajının örneklerinden biridir. Bir iş konferansına katılıyorsanız, diğer katılımcıların ağ oluşturma olanakları için erişilebilir olduğunuzu bilmelerini sağlamak için bir ofis dışında mesajı oluşturun. Ek olarak, bu, profesyonel büyümeye olan bağlılığınızı başkalarına göstermeniz için bir fırsattır.
Merhaba,
Mesajını takdir ediyorum. İşte değilim çünkü Mühendislik Uzmanları Derneği'nin yıllık toplantısı için Denver, Colorado'dayım. Acil yardıma ihtiyacınız varsa, lütfen şu adresten asistanım Cliff Cord ile iletişime geçin: [e-posta korumalı] veya 934-555-1940. Sık sık e-posta kontrol edeceğim.
Siz de bu hafta Denver'daysanız sizinle bağlantı kurmak isterim! Beni 618 numaralı standda ziyaret edin veya (934) 555-1059 numaralı telefondan beni arayın.
En iyi, Jake, Han
#4. Kısa vadeli
İletişim kurması ve e-postalarını kontrol etmesi beklenen bir profesyonelin ofisten birkaç saatliğine sık sık ayrıldığı her seferinde “OOO” mesajlarının ayarlanması gerekebilir. Bir randevu için gitmeniz gerekiyorsa, ancak günün ilerleyen saatlerine kadar dönmeyecekseniz veya bir toplantıya gitmeniz gerekiyorsa, bu tür bir iletişim yardımcı olabilir.
Merhaba,
Mesajını takdir ediyorum. Bugün, 7 Mart, 11:3 - XNUMX:XNUMX saatleri arasında bir toplantı için masamdan uzakta olacağım. E-postamı kontrol etmek için fazla zamanım olmayacağından, acil bir talebiniz varsa, lütfen şu numaradan Stacey Moden ile iletişime geçin: [e-posta korumalı] veya 938-555-2819. Bekleyebilirse, ofise döner dönmez e-postanızı yanıtlayacağım.
Teşekkürler,
Satış Temsilcisi Mei Wang
# 5. Ofis Dışında Ama E-postaları Kontrol Ediyorum
Bazı profesyoneller işyerinden uzaktayken e-postalara göz kulak olurlar ve hatta yanıt verirler. Gönderenlerin, e-postanızı düzenli olarak kontrol etmeyi düşünüyorsanız, bir yanıt bekleyebileceklerini ancak bunun gecikebileceğini bilmelerine izin verin.
Merhaba
Mesajını takdir ediyorum. 1-4 Aralık tarihlerinde ofis dışındayken bir atölye çalışması yöneteceğim. Gün boyunca gelen kutumu kontrol edeceğim ve herkese geri dönmek için elimden gelenin en iyisini yapacağım (lütfen acil mesajları çok önemli olarak işaretleyin). Ancak, şu anda yardıma ihtiyacınız varsa, 465-555-1098 numaralı telefondan Johnny Woo ile iletişime geçin veya [e-posta korumalı].
Sabrınız için teşekkür ederim.
Garcia, Daniel
#6. Tatil
Bu aynı zamanda farklı tatil prosedürlerine sahip ofis dışında mesajının örneklerinden biridir. Tatilden önceki günlerde ve tatilden sonraki günlerde, ofiste olacağınızı tahmin etmeseler bile, irtibatta olduğunuz kişilere ne kadar ulaşılabilir olacağınızı bildirin. Örneğin
Selamlar!
21-25 Aralık haftası boyunca ofislerimiz kapalı olacaktır. 28 Aralık Pazartesi günü masama döndüğümde mesajınıza cevap vereceğim. Ancak acil bir durumda benimle iletişime geçmek için 829-555-1958 numaralı telefonumu arayabilirsiniz.
Tatil tebrikleri,
Spencer Tan
#7. Annelik veya Babalık İzni
Nerede yaşadığınıza ve çalıştığınıza bağlı olarak, doğum izni 10 haftadan altı aya kadar veya daha uzun olabilir. Kişileri görevlerinizi üstlenecek olan işçiye yönlendirmelisiniz.
Merhaba,
24 Şubat'tan 18 Mayıs'a kadar doğum izni nedeniyle yokum. Yetenekli baş grafik tasarımcımız Patrick Heiner bu süre zarfında hesaplarımla ilgilenecek. 958-555-8265'te veya [e-posta korumalı], onunla iletişime geçebilirsiniz.
Saygılarımızla,
Sanat Yönetmeni Alex Backer
# 8. Sağlık İzni
Siz iyileşirken bağlantılarınızın alanınıza ve zamanınıza saygı duymasını sağlamak için, ameliyat oluyorsanız veya uzun süreli bir tedavi veya iyileşme süreci gerektiren bir durumla karşı karşıyaysanız, bu bilgiyi ofis dışında mesajınıza dahil etmek isteyebilirsiniz.
Merhaba,
Mesajını takdir ediyorum. 2 Mart'tan 27 Mart'a kadar tıbbi izinde olacağım. Bu arada, herhangi bir danışmanlık ihtiyacınız varsa, lütfen 395-555-9981 numaralı telefondan Amy Dunn ile iletişime geçin ([e-posta korumalı]). E-postayı düzenli olarak kontrol edeceğim.
İşbirliğinizi takdir ediyorum.
Kiplinger, Harper
#9. Terfi
Bu da işyeri dışında mesaj örneklerinden biridir. Pazarlama ve satış profesyonelleri yurt dışındayken bile bloglarının, web sitelerinin veya hizmetlerinin reklamını yapmak isteyebilir. OOO mesajlarında, kaynaklara veya öğelere bağlantılar ekleyebilirler.
Merhaba
Mesajını takdir ediyorum. 20 Temmuz'a kadar ofiste olmayacağım ama geldiğimde e-postanı yanıtlayacağım. Lütfen bu arada yeni e-kitabımız olan "Pazarlamada Başarıya Giden 10 Adım"dan ücretsiz bir alıntıdan yararlanın. Okuduklarınızdan keyif alıyorsanız, tüm kitabı satın almak ve indirmek için 10stepstosuccess.com adresini ziyaret edin. Pazarlama asistanımız David Tapper'a şu adresten ulaşılabilir: [e-posta korumalı] veya acil sorunlar için 420-555-2933.
En içten dileklerimizle,
Lisa Lopez
Dijital Marka Yöneticisi
İşyeri Dışında İçin İyi Bir Mesaj Nedir?
E-postanı takdir ediyorum. [Geri dönüş tarihi] tarihine kadar [neden] nedeniyle işyerinde olmayacağım. Geri döndüğümde, mesajınıza yanıt vermekten memnuniyet duyarım. Bu arada desteğe ihtiyaç duyarsanız lütfen [email, phone, etc.] adresinden [meslektaşınızın adı + iş unvanı] ile iletişime geçin.
Otomatik Yanıt E-postasında Ne Diyorsunuz?
Basit ve doğrudan yanıtlar otomatik olarak sağlanmalıdır. E-postaya herhangi bir yabancı bilgi eklemeyin. döndüğünüzde cevap vereceğinizi belirtmek. İşe döndüğünüzde e-postaları, telefon görüşmelerini ve projeleri takip etmek biraz zaman alabilir.
İşyeri Dışında Durumunu Nasıl Belirlerim?
Profil resminizden Durum mesajı ayarla > Ofis dışında planla'yı seçerek veya Ayarlar > Genel > Ofis Dışında'ya giderek. Otomatik yanıtları aç seçeneğinin yanındaki düğmeyi devre dışı bıraktıktan sonra Kaydet düğmesini seçin.
İşyeri Dışında Mesajı Ayarlamalı mıyım?
Normal çalışma saatlerinde e-postaları okuyamadığınız durumlarda, ofis dışında bir yanıt ayarlamak kibar bir görgü kuralıdır. Ayrıca, birkaç haftalık bir tatile, bir sektör etkinliğine günübirlik geziye veya tesis dışı bir toplantıya gidiyor olun, bir "OOO" mesajı kabul edilebilir.
İşyeri Dışı E-posta Şablonunu Nasıl Yazabilirim?
E-postanı takdir ediyorum. (Gün/ay) ile (gün/ay) arasında ofis dışındayken aralıklı olarak e-posta erişimim olacak. Herhangi bir acil sorunuz varsa lütfen [İsim] ile [e-posta] veya [telefon] adresinden iletişime geçin. E-postanıza elimden geldiğince çabuk yanıt vermeye çalışacağım.
Otomatik Yanıtı Nasıl Başlatırım?
Otomatik bir yanıt oluşturun:
- Dosya > Otomatik Yanıtlar seçilmelidir.
- Otomatik Yanıtlar kutusundan Otomatik yanıt gönder'i seçin.
- Ofis dışındayken iş arkadaşlarınıza veya ekip arkadaşlarınıza göndermek istediğiniz yanıtı Organizasyonumun İçinde sekmesine yazın.
- Ayarlarınızı kaydetmek için Tamam'ı tıklayın.
Otomatik Yanıt Örneği Nasıl Kurulur?
Aşağıdaki şablonlar, işletmenizin içindeki ve dışındaki kişilere verimli otomatik yanıtlar oluşturmak için kullanılabilir:
- "E-postanı takdir ediyorum. 8-12 Ağustos tarihleri arasında ofiste olmayacağım.
- “25 Temmuz'dan 29 Temmuz'a kadar uzakta olacağım. Acil endişeleriniz için [email and phone number] adresinden meslektaşım Marilyn Morales ile iletişime geçebilirsiniz.”
- "E-postanı takdir ediyorum.
Ofis İçinde ve Dışında Otomatik Yanıtla Ne Yazmalıyım?
Mükemmel bir işyeri dışında mesajı özellikle aşağıdaki üç bilgiyi içerir:
- Uzakta olacağın günler.
- Yokluğunuz için kısa bir gerekçe.
- Durumun gerektirmesi durumunda ek yardım için irtibat noktası/noktaları; birden fazla irtibat noktanız varsa, hangi durum(lar)la ilgili olarak hangi kişi(ler) ile irtibata geçilmesi gerektiğini belirtin.
Whatsapp Business'ta Ofisten Nasıl Çıkabilirim?
- Uzakta mesajlarını kullanma
- WhatsApp for Business'ı başlatın.
- Diğer olasılıklar altında İş araçları > Dışarıda mesajı'nı seçin.
- Uzakta mesaj gönder anahtarında.
- Düzenlemek için "Dışarıda mesajı" altındaki mesaja ve ardından "Tamam"a dokunun.
- KAYDET'i tıklayın.
Referanslar
- prowritingaid.com
- indeed.com
- support.google.com
İlgili Makaleler
- Mülakat Onay E-postası: Nasıl Yazılır (+Şablonlar)
- STANDART POSTA: Standart Posta Ne Kadar Sürer?
- Temele Dokunmak: Anlamı 2023 En İyi Alternatifler ve E-posta Örnekleri (+ Ücretsiz İpuçları)
- SATIŞ LİDERLERİ: Herhangi Bir İşletme için Satış Potansiyeli Nasıl Oluşturulur, Açıklandı!!!
- OFİS YÖNETİM SİSTEMİ: 2023'de En İyi Ücretsiz ve Ücretli Seçenekler
- KATILIM FİKİRLERİ: 15 Eşsiz Ücretsiz İpucu
- ERKEKLER İÇİN İŞ BOTLARI: En İyi 25 Erkek Bot
