Ekip Takvimi, iş arkadaşının, işletmelerin veya firmaların toplantıları, izin tarihlerini, görevleri, proje zaman çizelgelerini ve tüm çalışanların bilmesi gereken her şeyi takip etmek için kullandığı uyumlaştırılmış bir takvimdir. Bununla birlikte, en iyi takım takvimleri gelişmiştir ve eskisinden daha fazla işlevselliğe sahiptir, örneğin belirli bilgi parçalarını yalnızca onları görmesi gereken kişilerle paylaşmaktadır. Ekip takvimi uygulaması, işletmenizin her bölümü için farklı türde planlama araçları vb. içeren kanallar oluşturmak için kullanılır. Ekip takvimi birleşimini ve ekip takvimi ücretsiz olanları nasıl ayarlayacağınızı öğrenmek için bizi izlemeye devam edin.
Ekip Takvimi Oluşturmak İçin İpuçları
Aşağıdaki ipuçları, ekibiniz için mükemmel takvimi oluşturmanıza yardımcı olacaktır.
1 numara. Takvim bakımını tahsis edin
Her çalışanın, tüm ekibi etkileyebilecek belirli olaylarla takvimi güncellemesi önemlidir. Bu nedenle, belirli bir çalışanı takvimde tekrar eden etkinlikleri kontrol etmesi ve yönetmesi ve güncel kalmasını sağlaması için görevlendirin. Ayrıca, görev için en donanımlı birini atadığınızdan emin olun.
2 numara. Takvim Özelliklerini Kullan
Takvim özelliklerini kullanmak ekip takviminizi daha yapıcı hale getirir. Ekip takvimi oluşturmak için gerekli özelliklere bir göz atalım.
- Renk kodlaması: Takvimlerinizi kodlamak için renkleri kullanmak, planlanan bilgilerin daha iyi anlaşılmasını sağlar
- Filtreler: Filtreleri, görevleri, etkinlikleri ve diğer programlanabilir bölümleri bağlama göre kolayca okunabilen zaman çizelgelerine bölen etkinlik etiketleriyle işbirliği içinde kullanabilirsiniz.
- Etkinlik Etiketleri: Etkinlik etiketleri, bir takvim içinde etiketleri filtreleyemediğiniz, ayıramadığınız ve yönetemediğiniz sürece renk kodlarına benzer. Ayrıca, etkinlikleri farklı gruplara ayırmak için etiketleri de kullanabilirsiniz.
- Tekrar eden olays: Yinelenen veya yıllık etkinlikleri olan sürekli toplantılara sahip projeler, yinelenen etkinliklerin planlanması yöneticinin hataları önlemesine yardımcı olur.
- Hatırlatıcıları Kullan: Çevrimiçi takvimler, tüm çalışanlara önemli şeyleri e-posta veya metin yoluyla anlatan hatırlatıcı özelliklere sahiptir.
#3. Pazarlığa açık olmayan tüm etkinlikleri ekle
Ekip takvimi, grubunuz için en yüksek önceliğe sahip toplantıları planlamak için kullanışlıdır. Ancak, takviminizi daha verimli hale getirmek için ekip çapında bir takvimde yalnızca pazarlık konusu olmayan etkinlikler yapın. Ekip, müzakereye açık olmayan bir toplantı lehine etkili bir şekilde hareket ettirebilir. Örneğin, ekibiniz müşterilerle buluşuyorsa, bu, müşterinin toplantısının dahili bir toplantıya tercih edilebileceği anlamına gelir.
#4. Öğeleri yapıcı bir şekilde adlandırın
Öğeler etkili bir şekilde adlandırılırsa, ekip takvimleri çok faydalıdır. Tekrarlanabilir, canlı ve mümkün olduğu kadar çok etiket uygulayabilen takvimler olan takvimlerinizi oluştururken bir adlandırma yapısı oluşturmayı düşünün. Etkili etiketleme için, takviminizi proje yönetiminde yararlı bir araç haline getirin, Örneğin,
- Toplantı müşterisi
- Toplantı İlerleme Kontrolü
- Tatil-Sandy
- Şirket Etkinliği-Piknik
- Şirket Etkinliği-Tatil Partisi
- Teslim Tarihi-Müşteri Konuşması
Her öğenin yapıcı bir şekilde adlandırılmasıyla, her kişi bir haftada kaç toplantı, son tarih veya tatil olduğunu otomatik olarak bilir ve uygun şekilde planlar.
# 5. Bir "toplantı yok" günü ekleyin
Toplantıların olmadığı bir gün veya günler planlayarak iş akışını ve üretkenliği artırın, bu da çalışanların verimliliğini artırır ve departman stresini azaltır. Ayrıca ekip takviminizi oluştururken toplantıları günlere göre düzenleyin.
Takvim Yönetimi Nedir?
Takvim yönetimi, en değerli zamanımızı kullanmak amacıyla toplantılar oluşturma ve planlama, çatışmaları çözme, toplantı davetlerini kabul etme ve zaman yönetimini optimize etmek için takvimi kullanma eylemidir. Ekip takviminizi yönetmek için ipuçlarını sizinle kısaca paylaşayım.
Takım Takvimi Yönetimi İçin İpuçları
1 numara. Zaman Aralıklarınıza Odaklanın
Gereken potansiyel etki ve çabaya göre görevleri, randevuları, toplantıları ve programları puanlamak için Matrix'i kullanarak kendi zaman diliminize konsantre olun. Takviminizde çok sayıda hızlı kazanım (yüksek etki, Düşük çaba) ve çok sayıda büyük proje (Yüksek Etki, Yüksek Çaba) olduğundan emin olun. Benzer şekilde, basit takvim denetimini kullanarak takviminizi düzenli olarak yönetebilirsiniz.
- Toplantılarda geçirilen zamanın kalitesini anlamak
- Toplantılarınızın ne kadar önemli olduğunu değerlendirin
- Zamanınızı daha verimli geçirmek için fırsatları belirleme
2 numara. Odaklanma Sürenizi Koruyun
Herkesin aklındaki önemli bir şey, görevlere odaklanma zamanıdır. Verimlilik uzmanları, karlı çalışma süresinin en az iki saat veya daha fazla kesintisiz zaman gerektirdiğini söylüyor; Aksi takdirde, kesinti süresinden önce resmi verimlilik düzeyinize geri dönmeniz uzun zaman alan gereksiz geçiş maliyetleri getirecektir.
#3. Takvim Yönetimini Otomatikleştirin
Takviminizi otomatikleştirmenin başka bir yolu da saat yönünde gibi zamanlama yardımını kullanmaktır. Ekip üyelerinizden biriyle bir toplantı planlamak istediğinizde, planlayıcı herkesin çalışma saatlerine, toplantı saatlerine, saat dilimine, odaklanma süresine vb. dayalı olarak en uygun zamanı seçer.
#4. Görev Yönetimi İçin Takviminizi Kullanın
Diğer tüm randevularda olduğu gibi tüm görevlerinizin takviminizde planlandığından emin olun. Takviminizi bloke eden zaman, öncelikli görevlere yönelik ihmali, daha az önemli işlerde çok zaman geçirmeyi ve sırada ne üzerinde çalışılacağını merak etmeyi azaltmaya yardımcı olur.
Takım Takvimi Uygulaması
Bu, grupların insanları organize etmesine, kaynakların kullanımını planlamasına ve görselleştirmesine, iş planlamasına, etkinlikleri paylaşmasına ve kayıt işlemlerini basitleştirmesine yönelik çevrimiçi bir takvimdir. Ekip takvimi uygulaması bize yaklaşan etkinlikleri hatırlatır, her türlü çakışmayı ortadan kaldırır ve ekibin birbirinin programı hakkında bilgi sahibi olmasına yardımcı olur. Aşağıda, bir ekip takvimi uygulaması oluştururken dikkat edilmesi gereken temel özellikleri listeleyeceğim.
İyi Bir Takım Takvimi Uygulamasının Özellikleri
- İşbirliği ve paylaşım özellikleri
- Otomatik Senkronizasyon
- Basit Zamanlama araçları
- Kullanımı kolay
- Platformlar arası kullanılabilirlik
Ekibe Nasıl Takvim Uygulaması Eklerim?
- Uygulama Ekle düğmesine tıklayın ve takvim uygulamasını seçin.
- Takvim sekmesini görmek için MS ekipleri masaüstü istemcinizi yeniden başlatın
- Ekip sekmelerine SharePoint ekleme
- Tarayıcıda SharePoint'e erişin
- SharePoint sitesinde takvim uygulamasını oluşturun
- Takvim ayarlarını düzenleyin. varsayılan olarak
- İzni ekledikten sonra ekibinizdeki herkesten aynısını yapmasını isteyin
- Takvimi Outlook'a bağlama
Takım Takvimi Uygulamasının Kullanım Alanları Nelerdir?
İşletme sahipleri ve girişimciler, zamandan tasarruf etmek ve yönetmek için ekip takvimi uygulamalarından yararlanır. Temelde harika bir başlangıç noktası, iletişimi ve ekip çalışmasını geliştirmek için sağlıklı bir takvim uygulaması bulmaktır. Takım takvimi uygulamalarının kullanımlarına veya önemine bir göz atalım.
- Geliştirilmiş toplantı organizasyonu
- Daha iyi iş-yaşam dengesi
- Görev yönetimi ve delegasyon
- Şeffaflık
- Yüksek verimlilik
Takım Takvimi Uygulamalarına Örnekler
Bir ekip takvimi uygulaması oluşturmayı planlayan her kuruluş için, aşağıda bahsedilen tüm uygulamalar onlara yardımcı olacak gerekli tüm özelliklere sahiptir.
#1. asana
Asana, paylaşılan bir takvim uygulamasından daha fazlasıdır, ekip projelerini ve görevlerini yönetmeyi kolaylaştırır. Özellikler, tüm proje bölümlerini ve bunların nasıl bir araya geldiklerini gösterir ve değişiklikleri sıklıkla izler. Asana ayrıca bir mobil uygulamaya ve 100'den fazla entegrasyona sahiptir.
Asana Takvimi etkinlikleri, proje veya girişime göre gruplandırılabilir ve bireysel ekip üyelerine de atanabilir.
2 numara. Dokuma
En iyi takvim uygulamaları, iş ve özel yaşamlarını bir takvim uygulaması kullanarak dengelemek isteyen ekipler, yeni başlayanlar veya bireyler için uygundur. Woven, başka hiçbir yerde görülmeyen inanılmaz yönlere sahiptir. Örneğin, akıllı şablonlar, yerleşik grup anketleri, zaman yönetimi analitiği ve çoklu takvim entegrasyonları.
#3. kalendly
Calendly, toplantı planlamada sürekli gidip gelmek için en iyi çözümdür. Tek yapmanız gereken uygunluk tercihlerinizi ayarlamak, Calendly bağlantınızı müşteriniz veya ekip arkadaşlarınızla paylaşmak ve ardından Calendly, aralarından seçim yapmaları için doğru saat ve tarihleri sunacaktır. Bu takvim kolay, akıllı ve üçüncü taraf takvimlerle tonlarca entegrasyon içeriyor.
#4. Ekip oluşturmak
TeamUp, hesapları ve izinleri ayarlama ve ekip işbirliğini basitleştirme zahmetine girmeden yaklaşan etkinlikleri veya projeleri düzenli bir şekilde görüntülemek için renkli bir arayüzle tasarlanmış bir takvim uygulamasıdır. Harvard Üniversitesi de dahil olmak üzere eğitim endüstrisinden teknolojiye kadar herkes tarafından kullanılmıştır.
# 5. Microsoft Outlook
Masaüstü bilgisayarları olan birçok işletme, e-postaları ve kişileri yönetmelerine ve tek tip bir kurulumda yan yana zamanlama karşılaştırmaları ve olayları paylaşmalarına olanak tanıyan Microsoft Office entegrasyonu için Outlook'u kullanmaya devam ediyor. Apple Takvim'den farklı olarak Outlook, hem Windows hem de Apple aygıtlarında kullanılabilir.
Takım Takvimi Buluşması
Confluence'daki Ekip Takvimleri, bireysel çalışma takvimlerine ve Confluence sayfalarına bağlanan bir kişisel ve ekip etkinlikleri programıyla ekibinizin düzenli kalmasına ve uygunluk durumunu bildirmesine olanak tanır. Ekipleri karar alma konusunda bilgilendirmeye veya toplantı notlarında katılımcıları takip etmeye yardımcı olur, herhangi bir ekip takvimi Confluence sayfasında veya yorumunda bir Ekipten @bahsetmeniz yeterlidir.
Ekip takvimi izdihamı, ekip çalışmanıza yeni bir şeffaflık düzeyi getiren her boyuttan ve uzmanlıktan ekipler için güzel bir çözümdür. Aynı şekilde, Takım takvimi izdihamı, programınızın yaklaşan işi nasıl etkileyeceğini anlamanız gerektiğinde zamandan ve emekten tasarruf etmenizi sağlayan kullanışlı bir araçtır.
Takım Takvimi Buluşması Nasıl Oluşturulacağına Dair İpuçları
1 numara. Ekip Takvimini Aç
Başlamak için bir takvim oluşturmanız veya mevcut bir takvimi eklemeniz gerekir. Öncelikle, hızla yeni bir takvim oluşturmak için Takvim Ekle'yi seçin veya mevcut bir takvimi aşağıdaki şekillerde eklemek için Takvim Ekle'nin yanındaki öğesini seçin:
- Mevcut Takvimi Ekle – Confluence örneğinizdeki başka bir takvime abone olmak için.
- Takvimi İçe Aktar – bir ICS dosyasını içe aktarmak için.
- URL ile abone ol – Ekip Takvimlerinden Üçüncü Kişi Takvimlere Abone Olmak için.
2 numara. Takvime etkinlik ekleme
Takvime bir etkinlik eklemek için aşağıdaki adımlar size yardımcı olacaktır.
- Klinik Randevu
- Ay veya hafta görünümünde takvimde bir tarihe tıklayın (veya bir tarih aralığı seçmek için tıklayıp sürükleyin)
- Zaman Çizelgesi görünümüne çift tıklayın
Bir başlık, zaman ve diğer ayrıntıları girmeniz istenecektir. Ayrıntıları ekledikten sonra, OK etkinliği takvime eklemek için Takvimlerim sayfanızda birden çok takvim varsa etkinliği eklediğiniz takvimi seçmeniz gerekir.
3 numara. Bir görünüm seçin
Etkinliklerinizi dört farklı şekilde görüntüleyebilirsiniz: ay, hafta, liste ve zaman çizelgesi. Ekip Takvimi birleşimi, en son seçtiğiniz görünümü hatırlar, bu nedenle bir dahaki sefere geri döndüğünüzde yeniden seçmeniz gerekmez.
#4. Takvimleri izdiham sayfalarına yerleştirin
Confluence'ta seçtiğiniz herhangi bir sayfaya bir takvim ekleyerek sizin ve ekiplerinizin her zaman güncel olmasını sağlayabilirsiniz. Aşağıda, takviminizi izdiham sayfalarına yerleştirmenin yolları verilmiştir.
- Takvim bağlantısını yapıştırın
- Makro tarayıcıyı kullanın
- kullanım wiki işaretleme
En İyi Takım Takvimi
Takviminiz bütçenizdir. Bu yüzden işletmenizin mümkün olduğunca en iyi takvime sahip olması gerekiyor. En iyi ekip takvimi, özellikle de en azından bazen uzaktan çalışıyorsanız, ekibinizdeki diğer kişilerle koordinasyon sağlamanıza yardımcı olur. İşte en iyi takım takvimine birkaç örnek:
#1. Google Takvim
Bu takvim güçlü ve kullanımı kolaydır. Etkinlik eklemeyi, varsayılan haftalık görünümden aylık veya günlük görünüme geçmeyi, başka kişileri davet etmeyi veya bir Google Meet video konferansı eklemeyi öğrenmek zaman almaz. Tüm bunlar bu uygulama ile daha kolay yapılır.
En önemlisi, Google takvimleri ve benzersiz özellikleri sayesinde, tüm takvimleri paylaşabilir, istediğiniz kadar takvim oluşturabilir ve görmek istediğiniz ve istemediğiniz takvimleri seçerken iCal uyumlu herhangi bir takvime abone olabilirsiniz. Ek olarak, üçüncü taraf bir uygulama kullanabilir ve çalışma saatlerinizi bölme olanağını kullanabilirsiniz.
2 numara. Geçiş Planı
Toggl'ın planı, işbirliği için tasarlanmış tamamen işlevsel bir ekip takvimidir. Ekibinizin kimin ne üzerinde ne zaman çalıştığını görselleştirmesine olanak tanır, böylece kimin meşgul olduğunu ve yeni bir proje için kimin bant genişliğine sahip olabileceğini bilirsiniz.
Asana'ya benzer şekilde, Toggl Plan size bir takım arkadaşınızın bir proje üzerinde hangi gün çalıştığını gösterebilir, ancak bir toplantı için üzerinde anlaşmaya varılan bir zaman bulmak için birlikte çalışmanız gerekir. Bir Toggl planıyla, bir proje için bir zaman ayarlayabilir, doğru yolda olmak için kendinize zaman ayırabilir ve yinelenen görevler oluşturabilirsiniz.
#3. Kadar
Diğerlerinden farklı olarak sosyal odaklı bir takvim, üniversitenizin programını gerçek zamanlı olarak görmenizi sağlayan etkinlikleri planlamak için kapalı bir sosyal ağın peşine düşer. UpTo, iş, aile, projeler ve daha fazlası için gruplar oluşturmanıza olanak tanır. Ayrıca UpTo, Google Calendar, Apple Calendar, Microsoft Outlook ve Facebook Events gibi mevcut takvimlerinizle entegre olur.
#4. görev dünyası
Taskworld, ekip projelerini ve görevlerini aynı anda yönetmenize olanak tanıyan paylaşılan bir takvim ve proje zaman çizelgesi görünümüne sahip olduğu, bir projenin her parçasını gösterdiği ve yardımcı olduğu için ekipler için paylaşılan bir takvimden daha fazlasını sunan başka bir en iyi ekip takvimidir. zaman içindeki farklılıkları takip edersiniz. En önemlisi, Taskworld, görev yönetimi, iletişim ve raporlama araçları gibi diğer işbirliği araçlarıyla birlikte ortak takvim özellikleri sunar.
# 5. I-Bulut
iCloud takvimlerinin kullanımı esnektir ve Apple cihazlarıyla entegrasyonları, ekiplerin bilgileri paylaşmasına, toplantılar planlamasına ve kolayca bir araya gelmesine olanak tanır. iCloud takvimleri, takvim görünümünüzü "Bugün" yaparak günlük görevleri ve projeleri kontrol etmenizi sağlar. Apple cihazları için mükemmel çalışır ve Android cihazlar için işlevselliğini kaybeder. Ekibinizin tamamında Apple ürünleri varsa, iş projelerinizi daha verimli hale getirir.
Takım Takvimi Ücretsiz Uygulaması
Bu bölümde, yukarıda listelenen özelliklerle neredeyse aynı özellikleri paylaşan takım takvimi ücretsiz uygulamasını listeledik. İşletmeler veya firmalar toplantıları, izin tarihlerini, görevleri, proje zaman çizelgelerini ve tüm çalışanların bilmesi gereken her şeyi takip etmek için kullanır.
- actiPLANLAR
- Ekip oluşturmak
- Sakla ve Paylaş
- ekip güvertesi
- Saat yönünde
- Cozi
- Herhangi. Yapmak
- Zaman Ağacı
- Google Takvim
- Microsoft Outlook
Takım Takvimlerinin Faydaları
- Kolaylaştırılmış İzin Talebi
- Sonraki Seviye Proje Yönetimi
- Yükseltilmiş Ekip İşbirliği
- İyileştirilmiş Çalışan Katılımı ve Moral
- Şeffaf Çalışanlara Sağlanan Faydalar
Özetlemek gerekirse, Ekip Takvimi, iş arkadaşlarının erişebildiği ve işletmelerin veya firmaların toplantıları, izin tarihlerini, görevleri, proje zaman çizelgelerini ve tüm işin farkında olması için gereken her şeyi takip etmek için kullandığı uyumlaştırılmış bir takvimdir. işletmenizdeki her bölüm için farklı türden planlama araçları içeren kanallar oluşturma.
İlgili Makaleler
- İdari Asistan: İş Tanımı, Beceriler ve Maaş (Güncellendi!)
- ONLINE CRM: 2023'de En İyi Küçük İşletme Çevrimiçi Sistem Yazılımı (Ücretsiz ve Ücretli)
- SANAL ASİSTAN HİZMETLERİ: En İyi Sanal Yardım Hizmetleri
- SOSYAL MEDYA PAZARLAMA STRATEJİSİ 2023: Ayrıntılı bir rehber(+ücretsiz şablon)
- İŞLER İÇİN Çizelgeleme Yazılımı: Çalışan Çizelgeleme Yazılımı
- Ekonomik Takvim: Bir Tüccar İçin Önemli Tarihler
