Veri minimizasyonunun arkasındaki fikir, bir hedefe ulaşmak için gereken minimum miktarda bilgiyi basitçe toplamaktır. Bir şirket veri minimizasyonu uyguladığında, yalnızca değerli bilgiler sağlamak için gereken minimum miktarda veriyi işler (analiz eder). Ayrıca, veri sahibinin (bilgisi alınan kişi) izni olmaksızın toplanan veriler başka şekilde kullanılmamalıdır. Verilerin bazen süresiz olarak toplanması ve saklanması nedeniyle, işletmeler GDPR tarafından veri minimizasyonu da dahil olmak üzere veri koruma ilkelerine uymaya teşvik edilir. İşletmenize veri minimizasyonu uygulayabilmek için, bu prensibi ve işletmenizin buna neden ihtiyaç duyduğunu net bir şekilde anlamanız gerekir.
Veri Minimizasyonu Nedir?
Uluslararası Gizlilik Uzmanları Birliği'ne (IAPP) göre veri minimizasyonu, işletmelerin "yalnızca gerekli olan kişisel verileri toplaması ve saklaması" uygulamasıdır.
Bir amaca ulaşmak için yalnızca gereken minimum miktarda kişisel veri toplama sürecini açıklar. Şirketiniz ne kadar az veri depolar ve muhafaza ederse, veri ihlali riski o kadar düşük olur
Ancak, veri minimizasyonu sadece veri toplamayı azaltmaktan daha fazlasıdır. Ayrıca, kullanıcı bilgilerinin şirketiniz tarafından kullanımını da kısıtlar. Örneğin, işletmeler verileri yalnızca ihtiyaç duyulduğunda toplamalı, ihtiyaç duyulana kadar güvende tutmalı ve sonra imha etmelidir. Minimizasyon ilkesi, işletmeleri tüketici mahremiyetine daha kapsamlı ve kasıtlı bir yaklaşım benimsemeye teşvik eder.
Eğilimin hepsini süresiz olarak biriktirmek olduğu bir zaman vardı. Bununla birlikte, Nesnelerin İnterneti geliştikçe işletmeler, özellikle özel, kişisel olarak tanımlanabilir bilgiler olmak üzere verileri elde etmek için artan sayıda fırsatla karşı karşıya kalmaktadır.
Bazı işletmeler gelecekte faydalı olabileceği umuduyla verileri elinde tutuyor olabilir, ancak veri istiflemenin riskleri fiziksel istiflemeninkine benzer: ihtiyaç duyduğumuz şeyi keşfetmemizi zorlaştıran işe yaramaz çöp yığınları. ona ihtiyacı olmak. Sadece uygunsuz ve riskli değil, aynı zamanda pahalıdır.
Bu nedenle, akıllı veri yöneticileri “her şeyi kaydet” zihniyetinden uzaklaşıyor ve bunun yerine yalnızca en önemli verilerin tutulduğu bir veri minimizasyonu felsefesini benimsiyor.
Veri Minimizasyonu Prensibi
Veri minimizasyonu ilkesi basit görünse de pratikte kuruluşların veri toplama, işleme, depolama, saklama ve silmeye yaklaşımında bir değişiklik gerektiriyor. İşletmeler, kullanıcı gizliliği önemli bir endişe haline gelmeden önce hangi verileri elde ettikleri, nerede depoladıkları veya ne kadar süre tuttukları konusunda o kadar dikkatli değildi. İşletmelerin artık her zamankinden daha fazla kullanıcı verilerini hem müşterileri hem de şirketin kendisini zarar görmekten koruyacak şekilde yönetmesi gerekiyor.
Basitçe söylemek gerekirse, veri minimizasyonu ilkesini benimsemek, mahremiyet endişelerini gidermek için harika bir yoldur. Şirketinizin herhangi bir verisi yoksa, yanlış yönetilecek hiçbir şey yoktur. Ancak, gereksiz verileri ortadan kaldırmak için öncelikle elinizdeki bilgilere aşina olmalısınız. Bu yönergeleri izlemek, ekibinizin veri minimizasyonu ciddiye almasına yardımcı olacaktır.
Ayrıca Oku: VERİ AMBARLAMA: Tanım, Türler, Örnekler ve Araçlar
Gizlilik Tasarım Stratejilerinin Küçük Mavi Kitabı, veri minimizasyonu uygulamaya başlarken başlamak için aşağıdaki dört pratik eylemi listeler:
#1. Seçme
Veri minimizasyonu, şirketinizin veri toplamasını engellemez. Bunun yerine, kuruluşunuzun önemli iş ihtiyaçları için veri toplaması gerekir. Örneğin, Avrupa'da veri toplamaya yalnızca işleme için GDPR uyumlu bir yasal dayanak varsa izin verilir. GDPR kapsamında veri işleme için toplam altı yasal gerekçe vardır:
- Razı olmak.
- Yasal gereklilik.
- Meşru ilgi
- Bir sözleşmenin performansı.
- Kamu yararı.
- Hayati ilgi.
Ayrıca, şirketiniz bu bilgileri hedefli reklamcılık da dahil olmak üzere müşterilerin onay vermediği diğer amaçlar için kullanmamalıdır. Kullanıcılar, şirketinizin verilerini belirli bir şekilde kullanacağını makul bir şekilde tahmin edebilmelidir. Yalnızca gerçekten gerekli olan bilgileri seçerek, şirketiniz işleyebileceğinden daha fazla veri toplamaktan ve bunları gizli amaçlar için kullanmaktan kaçınabilir.
2 numara. Hariç tutmak
Şirketinizin topladığı veri miktarını sınırlamak, işleyebileceğinden daha fazla veri toplamasını da önleyecektir. Büyük Teknoloji firmaları, müşteri gizliliğini korurken devasa veri okyanuslarını bir araya getirmenin ne kadar zor olduğunu anlamaya başlıyor. Bu nedenle, işletmelerin belirli bir hedefe ulaşmak için gereken minimum miktarda bilgiyi toplaması kritik önem taşır.
Örneğin, şirketiniz onlara bir şeyler dağıtıyorsa, tüketicilerin adreslerini almanız gerekebilir. Ancak, sosyal güvenlik numaralarını istemeniz gerekmez. Bu basit bir örnek gibi görünebilir, ancak şirketiniz için hangi tür verilerin uygun olduğunu, hangilerinin uygun olmadığını ve nedenini belirlemenin ne kadar önemli olduğunu vurgulamaktadır.
Yalnızca kesinlikle gerekli olan verileri toplarsanız, şirketiniz ve müşterileriniz gizlilik ihlallerinden korunacaktır.
#3. şerit
Toplanacak veri kategorilerini seçtikten ve koleksiyondan alakasız verileri çıkardıktan sonra, bazı veri parçalarının yine de veri yapısının daha aşağılarına itilmesi gerekmeyebilir.
Örneğin, kredi kartı işlemcileri, kart sahipliğini doğrulamak için genellikle bir adresin posta kodunu ister. Böyle bir durumda gizlilik uzmanları, arka uca gönderilen adres verilerinden kullanıcıyı tanımlamak için kullanılabilecek tüm bilgileri kaldırmak için çaba sarf edebilir ve geriye yalnızca Posta kodu kalabilir.
Avrupa'da "veri minimizasyonu ilkelerine uyulmaması" nedeniyle belirli GDPR para cezaları uygulanmıştır. Kaliforniya'nın CCPA veya diğer ABD gizlilik yasaları kapsamında henüz karşılaştırılabilir cezalar olmamasına rağmen, bir şirketin veri operasyonunun yalın, verimli ve düşük riskli olduğundan emin olmak için veri minimizasyonu hala harika bir iş uygulamasıdır.
#4. Tahrip etmek
Veri minimizasyonunun çok önemli bir parçası veri silmedir (veri silme). GDPR, işletmelerin "yalnızca gerçekten ihtiyaç duydukları kişisel verileri toplamasını ve yalnızca ihtiyaç duydukları sürece saklamasını" zorunlu kılar. Bu, işletmelerin müşteri verilerinin saklanma sürelerini belirlerken kapsamlı olması gerektiği anlamına gelir.
Yaşam döngüsünün sonuna ulaştığı için amaçlanan iş kullanımına ulaşıldığında veriler uygun şekilde silinmelidir. Verimli veri silme, çoğu zaman yalnızca hücre değerlerini silmekten daha zor olsa da, şirketiniz artık bilgiye ihtiyaç duymuyorsa bu verileri saklamamalıdır. Bu, yedek kopyalar için de geçerlidir; belirli bir tutma süresinin sonunda temizlenmeleri gerekse bile.
Bu veri minimizasyonu ilkelerini izleyerek, şirketiniz uluslararası yasalara uyum sağlayabilir.
Veri Minimizasyonunun 3 Noktası Nelerdir?
- Yeterli – belirttiğiniz amacı gerçekleştirmek için yeterli;
- uygun – mantıksal olarak bu amaçla bağlantılıdır; Ve,
- Sadece gerekli olanla sınırlı, – Yalnızca verilen amaç için gerekli olanı tutarsınız.
Veri Minimizasyonunun Faydası Nedir?
Veri toplamayı en aza indirmek için kuruluşlar, hangi bilgilere ve neden ihtiyaç duyduklarını dikkatlice düşünmelidir. Veri sistemleriniz uyumlu ve düzenli olmaya devam edecek ve bunun sonucunda şirketinizin güvenilirliği artacaktır. Öte yandan kullanıcılar, yeni gizlilik kuralları kapsamında artık bilgileri ve korumaları üzerinde daha fazla söz sahibi.
Bir şirkette veri minimizasyonunu benimsemenin başlıca avantajları arasında;
- Veri saklama maliyetini düşürür
- Veri güvenliğinin durumunu iyileştirir
- Veri gizliliği korumalarını güçlendirir
- İş süreçlerini basitleştirir
- Veri düzenlemelerine uyumu destekler
Veri Minimizasyonu ve Anonimleştirme Nedir?
Veri minimizasyonu, mümkün olduğunca az veri toplama veya tutma uygulamasıdır. Anonimleştirme ise, bir firmanın yeniden tanımlama olasılığını ortadan kaldırmak amacıyla sahip olduğu verilerin değiştirilmesini ifade eder.
Veri Kaybını Önlemenin En İyi Yöntemi Nedir?
Veri kaybını önlemenin en iyi yollarından bazıları aşağıdadır;
- Dosyalarınızın veya verilerinizin yedeğini alın
- Donanımınızı koruyun
- Düzenli bir bilgisayarı koruyun
- Çalışanlarınızı bilgi sızıntılarının tehlikeleri konusunda eğitin
- Virüsten koruma ve kötü amaçlı yazılımdan koruma için yazılım kullanın
- Güçlü uç nokta ve cihaz güvenlik politikaları oluşturun
- Tüm özel veya önemli bilgileri şifrelediğinizden emin olun
- Programınızı sık sık güncelleyin.
Amaç Sınırlaması ile Veri Minimizasyonu Arasındaki Fark Nedir?
Amaç sınırlaması: Kişisel bilgileri yalnızca elde edilme amacına uygun olarak veya ek, uyumlu amaçlar için kullanın. Veri minimizasyonu, yalnızca talep ettiğiniz amaçlar için gerekli, uygun ve yeterli olan kişisel verilerin işlenmesi anlamına gelir.
İşletmenize Veri Minimizasyonu Nasıl Uygulanır?
1 numara. Dar Veri Toplama
Öncelikle firmanızın mükemmel bir şekilde çalışması için hangi bilgilere ihtiyaç duyduğuna karar vermelisiniz. Bu arada, yalnızca en ilgili verileri (bunu nasıl tanımlarsanız tanımlayın) analiz etmek istiyorsanız, veri toplama yöntemlerinizi iyileştirmeniz gerekir. Sakladığınız verilerdeki hassas bilgilere erişimi kısıtlamak önemlidir. Bir sekreterin bir müşteri hakkında erişebildiği bilgiler, bir satış görevlisinin veya müşteri destek temsilcisininkinden farklıdır. Yani, daraltın. Her kullanıcının yalnızca görevlerini tamamlamak için ihtiyaç duyduğu bilgilere erişebildiğinden emin olun.
2 numara. Kullanıcıların Doğrulanması ve İncelenmesi
Toplu veri toplama prosedürlerinin çoğu, kullanıcıların çok sayıda yararlı, uygun veri sunduğu varsayımı altında çalışır. Aslında durum böyle değil. Küçük girişimlerden dev çok uluslu şirketlere kadar pek çok şirket farkında olmadan pek çok zararlı veri topluyor. Basitçe kurumsal sistemlerde var olmakla bile, tuttuğunuz veriler sahte veya koşulsuz olabilir ve tüm taraflar için risk oluşturabilir.
Gereksiz bilgileri ortadan kaldırmak için güvenilir veri minimizasyon stratejileri, kullanıcı doğrulama ve tarama prosedürlerini uygular. Bir araç paylaşım hizmetinin bu tür önlemleri varsa, şiddet içeren suçlar geçmişi olan bir başvuranın sahte kimlik kullanmaya çalıştığını fark edebilirler.
Bu temel değerlendirme prosedürleri uygulandığında, işletmeler yalnızca gerçekten yararlı olan güvenilir kaynaklardan bilgi alacaktır.
#3. Aşamalı Veri Yönetimi
Birçok şirket, kullanıcı verilerinin zaman içinde geçerliliğini yitireceğini göz ardı etmektedir. Bu, veritabanlarının işe yaramaz veya yanlış verilerle şişirilmesine yol açar. Bu, BT sistemlerinize baskı uygular ve bilgilerle yürüttüğünüz herhangi bir iş analizinin bulgularını çarpıtır.
Kademeli inceleme süreçlerini içeren veri minimizasyonu planları, kullanıcıların veri doğruluğunu ve tazeliğini korumasına yardımcı olarak bu sorunu önler. Bu yöntem, rapor veritabanlarını kullanıcı girdilerine daha duyarlı hale getirerek geliştirmeyi basitleştirir. Müşteri verilerinin miktarı arttıkça bu, şirketin uzun vadede paradan ve çabadan tasarruf etmesine yardımcı olurken aynı zamanda riski de azaltır.
#4. Stratejik Silme
Veri minimizasyonu, büyük ölçüde stratejik amaçlar için seçici silme uygulamasına dayanır. Modern, sürekli gelişen dijital pazarda, her bir tüketici verisinin kullanışlılığı hızla sona eriyor. İşletmeler, verilerinin yararlılığını ve güvenliğini sürdürmek için eski kayıtları sunucularından rutin olarak kaldırmalıdır. Silme işlemleri, herhangi bir veri minimizasyonu stratejisinin önemli bir parçasıdır.
Devam eden iş seçimleri, her zaman şirketin ihtiyaç duyduğu yeni veri türlerinin tanımlanmasını ve işletme için artık yararlı olmayan veri türlerinin kaldırılmasını hesaba katmalıdır.
Bilgileri sakladığınızda güvenlik ihlallerine, doğrulanmamış bilgilere ve diğer tehditlere kapı açarsınız. Bu tehlikelerden tamamen kaçınamazsınız. Bununla birlikte, etkili veri minimizasyon önlemlerini benimseyen işletmeler, veri toplama süreçlerinin verimliliğini artırabilir, daha yararlı bilgiler toplayabilir ve maruz kalınan riskleri azaltabilir.
Veri Küçültme Örnekleri Nelerdir?
Veri minimizasyonu ilkesi, işleme amacını gerçekleştirmek için bu veri toplamanın gerekli olması gerektiğini de şart koşar. Örneğin, bir binanın kapısında parmak izi kontrolünün bir parçası olarak biyometrik bilgi toplamanın amacı yetkisiz kişilerin içeri girmesini engellemektir.
Veri Koruma Esasları
GDPR'nin temel ilkeleri ile çok sayıda veri koruma ve gizlilik düzenlemesi arasında doğrudan bir ilişki vardır. Veri koruma ilkelerini daha derinden kavramak, Genel Veri Koruma Yönetmeliğine (GDPR) uyma çabalarınızda size yardımcı olacaktır.
Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR), kişisel bilgilerin yedi gizlilik ilkesine dayalı olarak nasıl işlenebileceği ve işlenmesi gerektiğine ilişkin bir dizi kuraldır. GDPR'nin yedi yol gösterici ilkesini ele almak, yasa ve yönetmeliklerinde uzmanlaşmanın ilk adımıdır.
7 veri koruma ilkesi;
- Yasallık, Adalet ve Şeffaflık
- Amaç Sınırlaması
- Veri Minimizasyonu
- doğruluk
- Depolama Sınırlamaları
- Dürüstlük ve Gizlilik
- sorumluluk
Bottom Line
Kuruluşlar yalnızca gerçekten ihtiyaç duydukları verileri toplamalı ve saklamalı, ardından geri kalanını silmelidir. Verinin değeri hızla düşüyor, bu nedenle onu “her ihtimale karşı” tutmak riskli bir yol.
Veri minimizasyonu, veri toplama, depolama ve silme işlemlerinin kasıtlı ve yasal olmasını sağlamak için yararlı olabilecek temel bir gizlilik koruma ilkesidir. Bu prosedürü veri işlemlerinizin tüm yönlerine dahil etmek, yalnızca tüketicilerinizin gizliliğini korumanıza yardımcı olmakla kalmayacak, aynı zamanda şirketiniz için olası riskleri ve yüksek cezaları da azaltacaktır.
İlgili Makaleler
- VERİ UYUMLULUĞU: Kuruluşlar için Uyumluluk Standartları
- PERAKENDE VERİ ANALİZİ: Bilmeniz Gereken Her Şey
- YÖNETİM RİSKLERİ VE UYUMLULUK: GRC Nedir?
- VERİ DÖNÜŞÜMÜ: Tanım, Türler ve Faydalar
- VERİ GİZLİLİĞİ: Kuruluşlar İçin Önemi ve En İyi Uygulamalar
Referans
