Paydaş katılımı ve yönetim, proje başarısını tanımlamak ve elde etmek için kritik öneme sahiptir. Paydaş haritalama, bu konuda size yardımcı olacak önemli bir araçtır. Bu gönderi, bir paydaş haritalama örneği kullanarak adım adım süreç boyunca size yol gösterecektir. Kritik aktörleri, potansiyel sabotajcıları, savunucuları ve zaman harcayanları belirlemek için paydaşları ilgi alanlarına ve etkilerine göre nasıl kategorize edeceğinizi öğreneceksiniz. Bu makalede özetlenen adımları izleyerek, projenizdeki en önemli kişileri, yani paydaşlarınızı dahil etmek için sağlam bir plan oluşturabilirsiniz.
Paydaşlar Nelerdir?
Paydaşlar, biraz geniş olsa da “Projede payı olan herkes” olarak tanımlanabilir. Daha pratik bir tanım şu olabilir: “Projenizi yaratabilecek veya mahvedebilecek herkes.”
Bu daha spesifik paydaşlar grubu dört geniş kategoriye ayrılmıştır:
1) Sponsorlar genellikle gerekli kaynakları organize ederek ve projeyi tamamlama görevine bireyler atayarak projeyi başlatan kişilerdir. Sponsorlar projenin gereksinimlerini kontrol eder ve bu gereksinimler değişirse projeyi buna göre yönlendirmek zorundadırlar.
2) Proje Ekibi, projenin yürütülmesinden ve tamamlanmasından sorumludur. Proje ekibi, projenin gereksinimlerine bir çözüm geliştirmekten sorumludur.
3) Bir referans grubu, proje ekiplerinin en iyi çözüme ulaşmak için danışması gereken kişilerden oluşur. Çözümün düzgün çalışacağını garanti ederler.
4) Kullanıcılar, proje çözümünden yararlanan çeşitli bireylerdir.
Bahşiş: Referans Grubu ve Proje Ekibinin bazı üyeleri de Kullanıcılar olarak sınıflandırılabilir. Bu genellikle çok akıllıca bir fikirdir.
Paydaş Haritalama: Nedir?
Paydaş haritalama, paydaş yelpazesinden kritik bir paydaş listesi geliştirmek için birçok görüşten yararlanan, işbirliğine dayalı bir çalışma, tartışma ve tartışma sürecidir.
Haritalama dört adıma ayrılabilir:
1) Tanımlama: ilgili grupların, kuruluşların ve bireylerin bir listesi
2) Analiz: Paydaşların bakış açılarını ve çıkarlarını anlamak
3) Haritalama: hedefler ve diğer paydaşlar arasındaki bağlantıları gösteren.
4) Önceliklendirme paydaşların önemini sıralamayı ve zorlukları tanımlamayı gerektirir.
Paydaş Haritalama Aracının Önemi
Paydaş haritalaması çok önemlidir çünkü paydaşlar bir projenin başarısı için kritik öneme sahiptir. Genellikle çok sayıda paydaş vardır, bu da birçok farklı beklenti anlamına gelir. Etkilerini ve projeye olan ilgilerini haritalamazsanız, paydaşlarla bağlantı kurmakta ve onları memnun etmekte zorlanacaksınız.
Ancak, iki yönlü bir caddedir. Paydaşlarla iyi iletişim, proje yöneticilerine çeşitli şekillerde fayda sağlayan proje hakkında çok ihtiyaç duyulan bilgileri sağlar. yardımcı olur risk azaltma ve paydaşların gerçek proje hedeflerinin belirlenmesi.
Başka bir deyişle, paydaş haritalama, bir strateji geliştirmenin ilk adımıdır. etkili iletişim stratejisi. İletişimin çok az olması veya hiç olmaması durumunda projeler başarısız olacaktır. İletişim ne kadar iyi olursa, proje o kadar sorunsuz ilerleyecek ve paydaşlarınızın isteklerini anlamak o kadar kolay olacaktır.
Paydaş haritalama, beklentileri yönetmek için başka bir araçtır. Paydaşlarınızın projeye bakış açılarını haritalandırarak öğrenebilirsiniz. Sonuç olarak, proje ilerledikçe, bir proje yöneticisi bu beklentileri aşamalı olarak ele alabilir, onları projeyle aynı hizaya getirebilir, böylece herkes çıktıları kabul edebilir.
Paydaş Haritalama Örneği
Paydaş haritaları, projenizin başarısını kimin destekleyebileceğini veya engelleyebileceğini göstererek çevrenizi değerlendirmenize yardımcı olmayı amaçlamaktadır.
Yukarıdaki haritalama örneği, bir paydaş haritası yaratmanın bir yöntemini göstermektedir. Lütfen bu paydaş haritalama örneğinin, paydaşları ve etkilerini tasvir etmenin birçok yolundan sadece biri olduğunu unutmayın.
Paydaş haritaları çeşitli şekil ve biçimlerde olabilse de, her zaman aşağıdaki bilgileri içermelidir:
- Okuması kolaydır çünkü amaçları hızlı bir karar verme aracı olarak kullanılmaktır.
- Kapsamlı, çünkü yalnızca temel paydaşların tam olarak anlaşılması yararlı bilgiler sağlayabilir.
- Birçok paydaş, türlerine, karşılıklı çıkarlarına ve etki miktarına bağlı olarak kategorilere ayrılır.
Paydaşlarla iletişiminizi dört şekilde yönetebilirsiniz: onları sıkı bir şekilde yönetin, memnun kalmalarını sağlayın, onları bilgilendirin veya basitçe izleyin.
Bir paydaşın önemli miktarda etkisi varsa ancak projeye o kadar ilgi göstermiyorsa, tatmin olmaları gerekir, bu da onların düzenli güncellemeler gerektirdiği ve görüşlerinin kritik olduğu anlamına gelir.
Etkisi ve ilgisi yüksek olan bir paydaş yakından izlenmelidir. Bu, onlarla "memnun kalma" kategorisindeki gruptan daha sık buluşmayı gerektirir ve onların geri bildirimleri de herhangi bir karar verme için çok önemlidir.
Tüketici tabanınız, etkisi az ama çok merakı olan insanlardan oluşuyor. Onlar da ilerleme güncellemeleri gerektirir, ancak "yakından yönet" ve "memnun kal" grupları kadar sık değil. Yetkisi ve ilgisi az olanlar izlemeye ihtiyaç duyar, ancak muhtemelen yalnızca projedeki önemli kilometre taşlarından haberdar edilmeleri gerekir.
Paydaş Haritası Nasıl Yapılır?
Paydaş haritanızı oluşturmaya ve paydaş haritalama sürecine başlamaya hazır olduğunuzda, aşağıdaki dört adımı uygulayın:
#1. Paydaşları Belirleyin
Bir projenin çok sayıda paydaşı olabilir. Oluşturduğunuz liste, kuruluşunuza, projenin etkisine ve amaçlarına uygun olacaktır. Bu, proje boyunca listeyi gözden geçirmeniz gerekebileceği anlamına gelir.
#2. Paydaşları İnceleyin
Aşağıdaki adım, önemli bir araştırma gerektirmektedir. Bu, projeyle ne kadar alakalı olduklarını ve hangi perspektifi getirdiklerini belirlemenizi sağlar. Paydaşların türünü, projeye ne kadar verebileceklerini ve bunu yaparken meşruiyetlerini tanımlayın. Katılmaya istekliler mi? Projede ne kadar söz ve katılımları var?
#3. Haritadaki Katılımcılar
Bu, kutunuzu tasarladığınız ve y ekseninin düşük (alt) ile yüksek (üst) (üst) arasındaki etki seviyesini ölçtüğü dört bölüme ayırdığınız aşamadır. Faiz miktarını x ekseninde düşükten (soldan) yükseğe (sağda) (sağda) eşlersiniz. Paydaş listenizi ve analizinizin sonuçlarını kullanarak paydaşlarınızı ve analizinizin sonuçlarını iki eksende çizin.
#4. Paydaşlara öncelik verilmelidir.
Paydaşlarınızı tanımladığınıza, analiz ettiğinize ve bir harita üzerinde çizdiğinize göre, proje boyunca onlarla nasıl etkileşim kuracağınızı planlamaya başlayabilirsiniz. Haritada nereye düştüklerine bağlı olarak, onları yakından kontrol edecek veya basitçe izleyeceksiniz. Bu, paydaş iletişim stratejinizi ve genel paydaş yönetiminizi geliştirmenin ilk adımıdır.
Paydaş Haritalama En İyi Uygulamaları
Tüm paydaşlarınız hakkında mümkün olduğunca fazla bilgi edinebilmeniz avantajlıdır. Kim olduklarını ve nasıl iletişim kurmayı tercih ettiklerini merak ediyorsunuz. Bazıları yalnızca güncellemeleri kısa mesajla göndermenizi isterken, diğerleri yüz yüze sunumları veya telefon görüşmesini tercih edebilir. Tercih ettikleri iletişim yöntemini ve kendileri için en uygun frekansı belirleyin.
#1. Açık fikirli olun
Paydaşlarınız arasındaki kültürel veya dilsel çeşitliliği anlamak, paydaş haritalamanızın başka bir bileşenidir. Ana dilinizi konuşmuyorlarsa, mesajlaşmanızı değiştirmeniz gerekecektir. Kapsayıcı olmak ve bir paydaş için iyi olanın bir başkası için kötü olabileceğini anlamak çok önemlidir.
#2. Etkili iletişim
İletişiminizin içeriği açık olmalıdır. Jargondan kaçınmayı ve aynı zamanda gerçekleri sağlamayı hedefliyorsunuz. Konuşurken açık ve dürüst olun ve neyin kesin olup neyin olmadığını takip edin. Paydaşlarınızın yorumlarına açık olun ve kararlarınızı nasıl etkileyebileceklerini anlayın.
#3. Açık ve doğru olun.
Bilgileri, özellikle de korkunç haberleri asla saklamayın. Bunu ne kadar çabuk ortaya çıkarırsanız, paydaş beklentilerine o kadar erken hitap edebilecek ve olabilecek endişelerini de cevaplayabileceksiniz.
#4. Mevcut olmaya devam et
Son olarak, açık iletişim kanallarını koruyun. Paydaşlarınızla iletişimi sürdürün, ancak gerektiğinde size ulaşabilecekleri bir mekanizma da sağlayın. Söyleyeceklerini dinleyin, onlarla iletişim kurun ve söylediklerinde kendi sorularınızı sorun. İletişim bilgi alışverişidir.
Paydaş haritalama süreci, sonuç kadar önemlidir ve sürecin kalitesi, büyük ölçüde dahil olanların anlayışına bağlıdır.
Paydaş haritalama, girişimlerin sorunsuz çalışmasına olanak tanır.
İhmal paydaş yönetimi yolda engellere ve aksiliklere yol açabilir, bu nedenle paydaş haritalaması her proje yöneticisinin araç kutusunda önemli bir araç olmalıdır.
Bir projenin başarısı, tüm geçmişlere sahip paydaşlarla etkileşime ve işbirliğine bağlıdır. Motivasyonlarını anlamak ve onları farklı kategorilere ayırmak güç/faiz matrisi ve paydaş haritaları, işinizin yolunda gitmesini sağlamak için uzun bir yol kat edebilir.
Paydaş haritalama SSS'leri
Paydaş haritalama aracı nedir?
Genel olarak, paydaş haritalama, insanları güçlerine ve çıkarlarına göre kategorize etmek için paydaş analizinde kullanılan bir araçtır.
Paydaş katılım modeli nedir?
Paydaş katılımı, paydaşları etkilemeyi amaçlayan girişimlerin sistematik olarak tanımlanması, analizi, planlanması ve yürütülmesi anlamına gelir.
