Paydaşlarınızı etkin bir şekilde yönetiyor musunuz? Ama önce, tüm paydaşlarınızın kim olduğunu biliyor musunuz? Bir projenin yarısını tamamladıktan sonra belirli bir kriteri kaçırdığınızı hiç fark ettiniz mi? Bu, olması gerektiği kadar müdahil olmayan nüfuzlu bir kişiden gelen bir talep olabilirdi. En son ankete göre, katılımcıların sadece %36'sı paydaşların ve kilit üyelerin projenin hedeflerine ve avantajlarına tamamen bağlı olduklarından emindi. Yukarıda açıklanan gibi garip bir durumda olmayacak kadar şanslı değilseniz, bu tür durumların oluşmasını önlemek için işte size fırsat. Bu gönderide, proje paydaş yönetiminiz için nasıl plan yapacağınızı öğreneceksiniz.
Paydaş kimdir?
Artık paydaş yönetiminin önemini anladığınıza göre, paydaş yönetiminin temelleri ile başlayalım, yani paydaş kimdir?
Paydaş, bir firmada çıkarı olan ve onu etkileyebilen veya ondan etkilenebilen kişidir. Normal bir firmada yatırımcılar, çalışanlar, müşteriler ve tedarikçiler ana paydaşlardır. Bununla birlikte, kurumsal sosyal sorumluluk ilgi kazanmaya devam ettikçe, bu kavram topluluklar, hükümetler ve ticaret grupları gibi başka şeyleri de kapsayacak şekilde genişler.
Paydaş, bir projeden etkilenecek kişidir. Paydaşlar genel olarak “İç Paydaşlar” ve “Dış Paydaşlar” olarak sınıflandırılır.
İç paydaşlar, şirketiniz için çalışan kişilerdir. Proje sponsorunuzu, Proje sahibinizi, Proje ekibinizi ve projenin sonucuna katkıda bulunan veya bundan yararlanan herkesi veya grubu içerir. Ayrıca, girişimin bir sonucu olarak olumsuz etkilenebilecek olanları da içerir. Örneğin, bazı çalışanların otomasyonun bir sonucu olarak yeniden becerilere ihtiyacı olabilir veya başka bir yere yerleştirilebilirler.
Dış paydaşlar, kuruluşunuzun parçası olmayanlardır. Bunlar, satıcıları, müşterileri, hissedarları, hükümeti, denetçileri vb. içerebilir.
Gidebilirsin önceki yazımız ve paydaş analizi hakkında daha fazla bilgi edinin ve önemli etkileyicilerinizi nasıl tanıyacağınız.
Proje Paydaş Yönetimi Nedir?
Paydaşları ve beklentilerini yönetmek çok önemlidir. Sonuç olarak, Paydaş Yönetimi, Proje Yönetiminin önemli bir bileşenidir. Tüm proje paydaşları tanımlanmalıdır. Küçük projelerin az sayıda paydaşı olabilirken, daha büyük projelerin çok sayıda paydaşı olabilir.
Muhtemelen tüm paydaşlara eşit muamele edilmeyecektir. Her birinin kendi standartları ve beklentileri olacaktır. Sonuç olarak, her bir paydaşın belirlenmesi kritik öneme sahiptir. Bu, hiçbir paydaşın gözden kaçırılmamasını garanti eder. Bir sonraki aşama, paydaşları uygun şekilde dahil olabilmeleri için kategorize etmektir. Bunların her ikisine de sahipseniz, herhangi bir kritik ihtiyacı gözden kaçırma olasılığınız daha düşüktür.
Proje Paydaş Yönetimi, paydaşların belirlenmesini ve bunların etkilerinin ve beklentilerinin analiz edilmesini içerir. Evet, güçleri nedeniyle proje sonuçlarını etkileyebilirler. Sonuç olarak, paydaşlarla işbirliği yapmak ve projeyi yürütmek için kabul edilebilir stratejiler geliştirmelisiniz. Her paydaşın uygun miktarda iletişime ihtiyacı vardır. Proje Paydaş Yönetimine geçmeden önce iletişime bir göz atalım.
iletişim Yönetimi
Proje İletişim Yönetimi, proje bilgilerinin zamanında ve uygun bir şekilde planlanmasını, oluşturulmasını, toplanmasını, dağıtılmasını, depolanmasını, alınmasını, kontrol edilmesini ve izlenmesini sağlar. İletişimin sıklıkla incelenmesi gereken birçok boyutu vardır.
- Dahili (projenizin içinde) ve harici (şirketinizin içinde) (satıcılar, müşteriler, diğer projeler ve kuruluşlar)
- Resmi (tutanaklar, raporlar ve brifingler) ve gayri resmi (toplantılar) (notlar, e-postalar, geçici tartışmalar)
- Yatay (kuruluştaki yöneticiler ve astlar arasında) ve yatay (bu, meslektaşlar arasındadır)
- Resmi olmayan (yıllık rapor, haber bültenleri) ve resmi (yıllık rapor, haber bültenleri) (kayıt dışı iletişimler)
- Sözlü ve yazılı – sözlü (ses çekimlerini içerir) ve sözsüz (beden dili)
Artık paydaş yönetimi için iletişimin neden kritik olduğunu anlamalısınız. İletişim yetenekleri şunları içerebilir, ancak bunlarla sınırlı değildir:
- Yakın dikkat ve verimli dinleme
- Daha iyi bir anlayış elde etmek için kavramları veya olayları araştırmak ve sorgulamak
- Bilgileri doğrulamak veya tanımlamak için gerçekleri elde etmek
- Beklentileri önceden belirlemek ve yönetmek
- Eğitimlerle ekip bilgisi artırılmalıdır.
- Bir grubu, bir bireyi veya bir organizasyonu bir şey yapmaya ikna etmek.
- Başkalarını güvence ve teşvik sunmaya motive etmek
- Özetleme, özetleme ve bir sonraki adımı belirleme
- Koçluk, performansınızı artırmanıza ve hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olacaktır.
- Karşılıklı yarar sağlayan anlaşmaların müzakere edilmesi
- Zararlı sonuçlardan kaçınmak için sorunları çözme
Paydaş Yönetim Planı veya Stratejisi Nasıl Oluşturulur
Az önce öğrendiğiniz tüm dersleri özetlemek ve bunları uygulamaya koymak için paydaş yönetim planındaki tüm temellerinizin kapsandığından emin olmak için bu beş aşamayı izleyin.
#1. Paydaşlarınızın bir listesini yapın.
Paydaşlarınızı tanımak, güçlü bir paydaş yönetimi stratejisi geliştirmenin ilk adımıdır.
#2. Paydaşlarınızın Önceliklerini Belirleyin
Hangi paydaşların proje üzerinde en fazla etkiye sahip olacağını ve etkilerinin ne zaman azalacağını veya artacağını not edin.
#3. Paydaş Görüşmeleri Gerçekleştirin
Yeni paydaşlarla çalışmak ilk başta zor olabilir - bazılarını yönetmek diğerlerinden daha zordur. Projeye bağlı olarak, organizasyon dışından farklı kişilikleri ve talepleri olan çok sayıda ses veya şirket içinden rakip amaçlarla çok sayıda ses olacaktır. İşte bazı şeyleri netleştirmek için sorulacak bazı örnek paydaş görüşme soruları:
- Bu projede ilginizi çeken nedir?
- Bu proje için umutlarınız neler?
- En çok hangi çıktılar merakınızı cezbeder?
- Sizi bu projeye katılmaya iten ne oldu?
- Eğer varsa bir takımdan ne bekliyorsunuz?
- Bu proje hakkında neden iyimsersiniz?
- Bu projenin piyasaya sürüldükten sonra neyi değiştirmesini bekliyorsunuz?
- Bu projenin ne kadar çabuk tamamlanmasını bekliyorsunuz?
- Bu projeyle neden ilgileniyorsunuz?
- Yüz yüze toplantıları, telefon görüşmelerini veya e-postaları mı tercih edersiniz?
#4. Matrisinizi Oluşturun
Bulgularınızı kategorize etmek için basit bir kadran maketi, yüksek ilgi ve önceliğe sahip olanları düşük ilgi ve düşük önceliğe sahip olanlardan ayırmanıza olanak tanır. Ayrıca ortadakilerin sıralanmasına da yardımcı olacaktır.
#5. Beklentileri Oluşturun ve Yönetin
Her önemli paydaşın hangi aşamalarda yer alacağını ve ayrıca yorumlarının son tarihlerini açıkça tanımlayın. Sizi kolayca bulabilecekleri bir çalışma saatleri çizelgesi ekleyin, böylece ya tek başlarına ya da bir grup ortamında geri bildirim sağlayabilirler. Her zaman olduğu gibi, projenin her aşamasında pratik, şeffaf ve dürüst olun; paydaşlarınız bunu fark edecek ve takdir edecektir.
Proje Paydaş Yönetim Planının Önemi Nedir?
Paydaşlar projenizin başarısı için kritik öneme sahiptir. Girişime inanıyorlar ve buna zaman, para ve kaynak ayırıyorlar. Bu nedenle, iyi bir paydaş yönetim planı olmadan, süreçte çok fazla bürokrasi ile işleri inanılmaz derecede beceriksiz hale getirme potansiyeline sahiptirler.
İletişim Avantajları
Paydaş yönetim planları halkla ilişkiler açısından da önemlidir. Şunu göz önünde bulundurun: paydaşlar tek başına çalışmazlar; böylece diğer kaynaklardan ve paydaşlardan proje geliştirme hakkında bilgi edinirler.
Çıkarlarının korunması ve kendinizi kötü haber almış hoşnutsuz bir paydaşın çatık kaşları arasında bulmamanız çok önemlidir. Açık bir iletişim kanalını sürdürmek, güçlü bir paydaş yönetimi stratejisi geliştirmenin en kritik adımıdır.
Paydaş Yönetim Stratejisine Sahip Olmamanın Tehlikeleri
Paydaşlar bir kez daha dünyayı döndürüyor. Onlar sizin yatırımcılarınız, tüketicileriniz, komşularınız ve üreticilerinizdir. Ya en güçlü destekçileriniz olabilirler ya da girişimin durmasına neden olabilirler.
Paydaşlar tipik olarak birden fazla kanalda birkaç önemli kişiyi içerdiğinden, onlarla etkili ve verimli bir şekilde iletişim kurmak kritik önem taşır. Düşük öncelikli ve düşük ilgiye sahip bir paydaşın gereksinimlerini önceden görüşmeden veya önceliklerini veya ilgi alanlarını değerlendirmeden doğrulamaya çalışarak çarklarınızı döndürerek, yüksek önceliğe sahip olanları süreçten memnun hissetmeden bırakabilirsiniz.
Daha da kötüsü, bir sonraki projede işinizi nakit sıkıntısı veya korkunç bir müşteri deneyimi için hazırlıyor olabilirsiniz. Kuruluşunuzu kaynak, nakit veya zaman sıkıntısına maruz bırakmayın.
Zor Paydaşlar Nasıl Yönetilir?
Zorlu paydaşlarla uğraşmak zorunda kaldığınızda ne yaparsınız? Ne kadar inatçı görünürlerse görünsün, ilişkileri iyileştirmenin yolları vardır. İşte onların onayını almanıza yardımcı olacak yedi nokta:
Savaşlarınızı dikkatli bir şekilde seçmek en iyisidir, aksi takdirde her zaman savaşta olacaksınız. Paydaşlarla iş yaparken, aynı fikirde olmayacağınız durumlar olacaktır, ancak bunlar çok az olacaktır. Bunun yerine, küçük isteklerde bulunun. Paydaşların yetkisi vardır ve bu hiyerarşik yapıyı kabul etmelisiniz. Güven tohumlarını ekerken, sizi biraz gönül yarası kurtarır. İster inanın ister inanmayın, paydaşlarınız size saygı duyacak ve bir dereceye kadar sizinle tartışmaktan kaçınacaktır.
#2. Olumsuz Duygulardan Kurtulun
Aşırı duygusal olmak kolaydır. Bir kavga olarak başlayan şey, hızla bir öfke ve nefret fırtınasına dönüşüyor. Profesyonellerin çocuklar gibi öfke nöbetleri yoktur. Ayrıca, çocuklar kötü duygulara tutunmazlar. Bu, öğrenebileceğimiz bir şey. Kızmak yanlış değil; yine de, bu olumsuzluğa teslim olmak ve daha da kötüsü ateşi körüklemeye devam etmek bir sorundur. Bu, yalnızca paydaşlarınızla olan ilişkinize ve tüm projeye zarar verir.
#3. Olumsuzluklarını Tanıyın
Empati, şefkatli bir ilişki yaratmanın önemli bir parçasıdır. Empati, başkalarının duygularını anlama ve deneyimleme yeteneğidir ve her paydaş yönetim planına dahil edilmelidir. Bir adım geri atabilir, ne hissettiklerini kabul edebilir ve ardından onu hafifletmeye çalışabilirseniz, aydınlanma ve başarılı bir çaba yolunda olacaksınız.
#4. Tavsiye Arayın ve Kabul Edin
Zor paydaşlar genellikle bir neden için zordur. Tabii ki, bazı insanların zorlu kişilikleri vardır, ancak diğerleri duyulmadıklarını hissettikleri için bu şekilde davranıyor olabilir. Ayrıca, kimsenin sizi dinlemediğine inansaydınız nasıl tepki vereceğinizi düşünün. Sonuç olarak, hareketsiz, sakin ve açık olmaya çalışın. Söyleyeceklerini dinleyin ve hatta tavsiyelerini alın. Bu sadece psikolojik bir yaklaşım değil, aynı zamanda proje yönetimi için pratik bir yaklaşımdır.
#5. Dokunsal ve doğru olun.
Zaman zaman anlaşmazlık için meşru sebepler olacaktır. Bir projede böyle şeyler olduğunda, onları halının altına süpüremezsiniz. Paydaşlarınızın kalite standartlarını karşılarken başarılı bir proje sunmak sizin sorumluluğunuzdadır. Kendi çıkarlarına aykırı davrandıklarını fark ederseniz müdahale etmek de sizin sorumluluğunuzdadır. Ancak, amacınızı gerçekleştirmek için hem dürüst hem de nazik olmalısınız. Hiç kimse yanlış olduklarının söylenmesini istemez, bu yüzden onu farklı şekilde ifade etmenin bir yolunu bulun veya daha da iyisi, doğru ve yanlıştan hiç bahsetmeyin, proje ve gereksinimleri hakkında konuşun.
#6. Onları mutlu et
Onları yağlamak da yardımcı olur. Samimiyetsiz görünmek istemezsiniz, ancak paydaşlarınızı iyi hissettirebilirseniz, sizin için yapmayacakları neredeyse hiçbir şey yoktur. En sert insan bile melodisini değiştirir. Tabii ki, pohpohlamayın, ama düzgün bir iş yapın. Paydaşlarınızın kalbi buradadır ve siz onları bu şekilde tatmin edeceksiniz.
#7. İletişiminizi Kişiselleştirin
Tüm paydaşlar eşit yaratılmamıştır. Paydaşlarınıza yakından aşina olmalısınız. Bir projenin başlangıcında kim olduklarını belirlediğiniz gibi, en uygun iletişim stratejisinin ne olduğunu bulmak isteyeceksiniz. Bu, örneğin mesajlaşmayı, e-posta göndermeyi, telefon görüşmelerini veya yüz yüze toplantıları tercih ediyorsanız yararlı olabilir. Ancak aynı zamanda psikolojiktir. Bazı insanlar egolarını biraz yükseltmenizi isteyebilir, ancak diğerleri bunu sahte bulabilir ve size geri tepebilir. Paydaşlarınızın gereksinimlerini ve kişiliklerini anlayın ve onlara mesajlarınızı kişiselleştirin.
Sonuç
Paydaş yönetiminin sayısız avantajı vardır. Bu çok önemlidir ve düzenli olarak yapılmalıdır. Bu nedenle, bu konuda ikinci bir düşünce olmayacak. Proje paydaş ilişkilerini nasıl ele alıyorsunuz? Anahtar, tüm paydaşları belirlemek ve daha sonra katılımlarını düzenli olarak izlemek olacaktır.
İkinci kısım da çok önemli. Bir proje başladığında, yöneticiler genellikle bunu gözden kaçırır. İlgili tüm paydaşları içeren bir proje ekibi oluşturun. Bildiğiniz gibi, projenizin başarısını sağlamak için hepsi deneyim ve değer sağlayacaktır. Bu nedenle, projenizde başarılı paydaş yönetimi için en iyi dileklerimle.
Paydaş Yönetimi SSS'leri
Bir paydaş iletişim planı neleri içermelidir?
Yönetim planındaki bilgi ve bulgulara yanıt olarak genellikle bir paydaş iletişim planı geliştirilir. Mesaj alması gereken önemli paydaşların bir listesinin yanı sıra tür, sıklık ve ayrıntı içermelidir.
Paydaşlarla neden iletişim kurmanız gerekiyor?
Onlarla etkin bir şekilde iletişim kurarak bir müşterinin veya paydaşın hedefleri ve genel hedefleri hakkında daha iyi bilgi edinebilirsiniz. Bu, hedeflerine ulaşmalarında onlara nasıl yardımcı olduğunuzu analiz etmenize ve değiştirmenize olanak tanır.
Çalışanların paydaşları nasıldır?
Çalışanlar en önemli iç paydaşlardır. Çalışanlar, işe büyük finansal ve zaman yatırımları yapar ve firmanın stratejisi, taktikleri ve operasyonlarında kritik bir rol oynar.
