Proje yöneticileri, günlerini bütçeleri yöneterek ve zaman çizelgelerini takip ederek, öncelikle bir projeyi mümkün olduğu kadar hızlı ve ucuz bir şekilde tamamlamaya odaklanarak geçirirler. Proje yöneticilerinin sıklıkla proje zaman çizelgeleri ve bütçeleri ile ilgilendikleri doğru olsa da, gerçekten iyi bir proje yöneticisi başka konuları da dikkate alır. İletişim yönetimi, risk yönetimi ve paydaş katılımı, işin kritik yönleridir. Bu üçüncü nokta—paydaş katılımı—özellikle acemi proje yöneticileri tarafından sıklıkla gözden kaçırılır. Paydaşların bir projenin başarısı veya başarısızlığı üzerindeki gücünü her zaman takdir etmezler. Aşağıda, paydaş katılım planına bakacağız, stratejinin bileşenlerini tartışacağız ve ilk kez bir tane yazmak için atabileceğiniz adımlarda size yol göstereceğiz. Ayrıca paydaş katılımı stratejinizi etkili bir şekilde nasıl yöneteceğinizi de öğreneceksiniz.
Paydaş Katılım Stratejisi nedir?
Belirli organizasyonel eylemlerin birçok farklı paydaş grubu üzerinde etkisi olacak ve ilgisini çekecektir.
Örneğin, bir konsey yerel savaş askerlerini onurlandırmak için bir anıt oluşturmak isterse, bu fikir hakkında akrabalarıyla görüşebilir. Ayrıca tasarım konusunda yerel bir heykeltıraşla görüşebilir ve tanıtımını duyurmak için medyayı bilgilendirebilirler.
Ancak, tüm paydaş grupları eşit değildir. Bazılarının değişiklikler konusunda düzenli olarak güncel tutulması gerekebilir. Diğerleri için, ara sıra iletişim kurmanız gerekir.
Paydaş katılımı stratejisi, her bir grupla ne sıklıkta iletişim kurmanız gerektiğini ve her biri için hangi teknolojileri kullanacağınızı belirlemenize yardımcı olacaktır.
Neden bir Paydaş Katılım Stratejisine ihtiyacınız var?
Sektöre bağlı olarak, iyi paydaş katılımı, daha fazla müşteri, daha iyi formüle edilmiş politikalar, iyi yönetilen projeler, inovasyon ve daha fazlasıyla sonuçlanabilir.
Paydaş Katılım Planı nedir?
Paydaş katılım planı, belirli bir çalışma grubu için ana proje planının yanında sıklıkla geliştirilen bir yardımcı belgedir. Bir projenin başlangıcından önce oluşturulan yazılı bir belgedir. Dosyada tutulur ve proje boyunca ihtiyaç duyduğunuzda değiştirebilirsiniz. Bu nedenle amacı, bir projenin ana paydaşlarını belirlemek ve proje ekibinin bu paydaşlarla nasıl etkileşimde bulunacağı ve iletişim kuracağına ilişkin bir teknik ve yaklaşımı tanımlamaktır.
“Paydaş katılımı, olumlu veya olumsuz etkisi olan ve projenizin sonucunu etkileyebilecek kilit kişilerle nasıl başarılı bir şekilde iletişim kuracağınızı, işbirliği yapacağınızı ve bağlantı kuracağınızı bulmaktır”
Kaynak: Tim Değirmenleri
Paydaş Katılım Planının Önemi
Tüm projelerin paydaşları vardır. Bunlar, genellikle yönetimde bulunan, projenin başarısında kişisel ve profesyonel çıkarları olan kişilerdir.
Paydaşlar, bir projenin nasıl ilerleyeceği üzerinde büyük bir etkiye sahip olabilir. Projeye yetki verir ve kaynak sağlarlar. Ayrıca, beklenen veya amaçlanan sonuçlara ulaşılmadığına inanırlarsa, bir projeyi tamamen ertelemeye veya sonlandırmaya bile karar verebilirler. Proje ekibi bu beklentileri yönetmek için bir yöntem belirlemelidir. Bunun nedeni, tüm paydaşların değişen derecelerde dahil olacakları ve bir proje için kendi motivasyonlarına veya beklentilerine sahip olabilecekleridir.
Mills, "Birincil müşteriyle iletişim kurmak, projeyi etkili bir şekilde yürütmek için ne yapmaları gerektiği konusunda daha fazla endişe duyan proje ekibiyle iletişim kurmaktan farklıdır," diye açıklıyor. Paydaş katılım planı, proje yöneticisinin beklentilerin, kararların, risklerin/sorunların ve proje ilerleme bilgilerinin en verimli ve etkili bilgi düzeyiyle doğru zamanda doğru kişiye sunulmasını sağlamak için sistematik bir yaklaşım geliştirmesini sağlar.
Ayrıca Oku: Paydaş Yönetim Planlaması ve Stratejileri
Paydaş Katılım Planına neler dahildir?
Bir paydaş katılım planının üç bölümü vardır:
#1. Paydaşların Belirlenmesi
Bu bölüm, projenin tüm paydaşlarını isimleriyle tanımlayacaktır. Bu bölüm, asgari olarak, projeyle ilgili olarak görev ve sorumluluklarını açıklar. Ancak, bazı durumlarda çok daha kapsamlı olabilir.
Kapsamlı bir paydaş katılım planı, paydaşları güç, etki, ilişki (iç veya dış) veya proje yöneticisinin iletişimleri yönetmede yararlı bulabileceği diğer herhangi bir kategoriye göre de sınıflandırır.
#2. Paydaşlarla Etkileşime Girme Niyeti
Aşağıdaki bölüm, proje ekibinin planın ilk bölümünde tanımlanan paydaşlarla nasıl etkileşimde bulunacağını ve ilişki kuracağını tanımlar. Mills'e göre, bu genellikle planın geri kalanını bilgilendirmek için kullanılacak olan her bir paydaşın daha derinlemesine bir değerlendirmesini gerektirecektir.
Örneğin, paydaşı algılanan katılımın kapsamına göre değerlendirebiliriz. Projeden haberdar mı, dirençli mi, tarafsız mı, destekleyici mi yoksa sorumlu mu? Bu bilgi, proje yöneticisine, paydaşları projenin temel kaygıları hakkında farkındalıklarını artıracak veya onları projenin başarısı için daha fazla destekleyici olmaya teşvik edecek şekilde dahil etmenin yollarını tasarlamada yardımcı olacaktır.
#3. Paydaş Katılım Faaliyetleri
Planın son bölümü, esasen proje ekibinin paydaşlarla iletişim kurmak, beklentilerini yönetmek ve onları projeye bağlı tutmak için yapacağı birçok faaliyetin bir özetidir. Bu, paydaşlarla önceden planlanmış toplantılar veya önemli raporlar gibi eylemleri kapsar.
Ek olarak, bilinen katılım faaliyetlerinin bir taslağına sahip olmak, proje yöneticisinin ve ekibinin, paydaşların değişen taleplerini hızlı bir şekilde algılamasına ve yanıtlamasına olanak tanır.
Belgenin bu bölümü ayrıca genellikle proje boyunca kullanılacak e-posta, periyodik toplantılar, konferans aramaları vb. gibi iletişim türlerinin yanı sıra her bir iletişim biçiminin en uygun olduğu kişi hakkında ayrıntılı bilgi verecektir.
Paydaş Katılım Planı Nasıl Yapılır?
#1. Projenizin paydaşlarının kimlerin parçası olacağını belirleyin.
Paydaş katılım planınızı geliştirmenin ilk aşaması, kimlerin dahil edilmesi gerektiğini açıkça belirlemektir. Bu listeyi derlemek için kullanabileceğiniz çok sayıda strateji olsa da, üç özel taktikle başlamanızı öneriyorum.
İlk olarak, proje sponsoruyla (projenin başarısından sorumlu kişi) bire bir görüşün. Proje beklentilerini ve tanımlanan planla karşılaşabilecekleri riskleri veya zorlukları açıkça tanımlamak için bu tartışmayı kullanın.
İkinci olarak, daha önceki benzer bir projeye bakıp kendi projenizle karşılaştırarak iyi bir başlangıç yapabilirsiniz. Aşağıdaki gibi faktörleri göz önünde bulundurun:
- Projenin paydaşları kimlerdi?
- Bunun bir parçası olmalılar mı?
- Değilse, muadilleri kimler olmalıdır?
- Bu projenin bir parçası olması gerektiğine inandığınız orijinal projenin dışında kalan biri var mıydı?
Son olarak projeye etkisi olabilecek kişilerin görsel bir temsili olan bir zihin haritası oluşturulacaktır.
#2. Her bir paydaşla etkili etkileşim yöntemleri oluşturun ve uygulayın.
Paydaş listeniz elinizdeyken, tanımladığınız her bir kişiyle nasıl iletişim kuracağınızı ve etkileşimde bulunacağınızı planlayabilirsiniz. Bu planı her bireye uyacak şekilde, onların özel iletişim tercihlerini ve projeye katılım düzeylerini göz önünde bulundurarak değiştirmelisiniz.
Her bir paydaşı değerlendirirken aşağıdaki alanları değerlendirin:
- Projeden zaten haberdar oldukları şey
- Farkında olmaları gerekenler
- Projeyi etkileme veya etkileme yetenekleri
- Bu fikre duydukları coşku elle tutulur cinsten.
#3. Çalışmanızın kaydını tutun.
Paydaş katılım planınızı geliştirmenin son adımı, çabayı belgelemek ve resmileştirmektir. Bu noktada, belgeyi tüm proje ekibinize dağıtırsınız, böylece herkes toplanan verileri doğrulayabilir ve değiştirebilir ve ayrıca son dakika düzeltmelerini veya eklemelerini değerlendirebilir.
Paydaş Katılımını Yönetmek için hangi Stratejileri kullanıyorsunuz?
Paydaş katılımı stratejisi oluşturmak ise oldukça kolaydır, yönetmek ise daha zordur.
Paydaş katılımı stratejinizi nasıl yöneteceğinize dair tüm prosedürü görelim.
#1. Paydaşlarınızı inceleyin.
Tüm paydaşlarınızın kim olduğunu bildiğinizi asla varsaymayın; her zaman onaylayın. Cambridge Dictionaries Online, bir paydaşı şu şekilde tanımlar:
“Bir kuruluş, toplum veya başka bir varlıkla ilişkili olan ve dolayısıyla ona karşı sorumlulukları ve başarısında çıkarı olan bir çalışan, tüketici veya vatandaş gibi bir kişi.”
Bu kriteri kullanarak hem iç hem de dış paydaşları hızla belirleyebilirsiniz. Aşağıdaki adım, bu paydaşları dört gruba ayırmaktır:
- Düşük ilgi ve etki: İlgisi ve etkisi az olanlar bilgilendirilmelidir.
- Yüksek ilgi, düşük etki: Bunlar, dahil etmeniz ve danışmanız gereken kişilerdir.
- Düşük İlgi ve yüksek etki: İlgisi az ama gücü çok olan güçlü paydaşları dahil etmelisiniz.
- Yüksek ilgi, yüksek etki: İşbirliği yapmanız gereken ortaklar
Bu, her grupla etkileşim kurmak ve iletişim kurmak için en etkili stratejileri belirlemenizi sağlar. Stratejiyi yönetmenize yardımcı olmak için, bir NHS Görevlendirme Grubunun önceliklerine dayalı olarak bunun gibi basit bir paydaş katılım stratejisi matrisi oluşturabilirsiniz.
#2. Hedefinizi tanımlayın.
Paydaş katılımını etkin bir şekilde yönetmek için net bir amaç gereklidir. Aklınızda net bir hedef olduğunda, katılım süreci dahil olan herkes için daha alakalı hale gelir.
Paydaş katılımı yoluyla ulaşmanız gereken sonuçlar, sektörünüze ve belirli işinize bağlı olarak değişecektir. Örneğin, kamu sektöründeki ortak amaçlar şunları içerir:
- Politika formülasyonu
- Paylaşılan hizmetlerin oluşturulması
- Turizmin büyümesi
- Çevreyi Koruma Girişimleri
- müfredat oluşturma
- Sağlık için kampanyalar
- Suçu Azaltma Girişimleri
Benzer şekilde, perakende sektöründe çalışıyorsanız, aşağıdakiler için paydaşlarla görüşmek isteyebilirsiniz:
- Öğe oluştur
- Özel teklifler oluşturun.
- Bir fiyatlandırma stratejisi geliştirin.
- Yeni perakende satış noktaları oluşturun.
- Hizmet düzeylerini iyileştirin
- Perakende işletmelerinin iç tasarımı
Açık bir amaç doğrultusunda, ilgili paydaşları belirlemek ve katılımlarını ne kadar aktif ve etkili olduklarına bağlı olarak işbirliği yaparak, dikkate alarak, bilgilendirerek en uygun şekilde yönetmek için matrisinizi kullanabilirsiniz.
#3. Mevcut araçları belirtilen paydaşlarla hizalayın.
Paydaşlarınızı belirledikten ve hedeflerinizi belirledikten sonra, onları bilgilendirmek, danışmak veya onlarla işbirliği yapmak için en iyi araçları bulmanın zamanı geldi.
Paydaş işbirliği için dijital araçların seçilmesi söz konusu olduğunda, aşağıdakine benzer bir harita oluşturmayı ve bunu orijinal matrisiniz üzerine bindirmeyi öneriyoruz. Kağıt anketler, bilgilendirme tanıtım gezileri, yüz yüze toplantılar ve gazete reklamları gibi geleneksel paydaş katılım araçları da aynı şekilde kullanılabilir.
#4. İş için en iyi yöntemleri ve teknolojileri seçin.
İlk kez dijital veya geleneksel katılım araçlarından oluşan bir matris oluşturmak göz korkutucu olabilir. Maliyetli, zaman alıcı ve verimsiz olabilecek çeşitli prosedür ve teknolojilere yatırım yapmanız gerektiği görünebilir.
Ayrıca, çok yönlü bir çevrimiçi işbirliği paketine yatırım yapmak, yeni projeler ortaya çıktıkça paydaş katılım planınızın kapsamını genişleterek büyük düşünmenize ve küçük başlamanıza olanak tanır.
Strateji Etkileşimi SSS'leri
Paydaş katılımının beş seviyesi nelerdir?
Paydaşlar, beş katılım derecesinden birine göre sınıflandırılabilir: "Bilinmeyen", "Dayanıklı", "Tarafsız", "Destekleyici" veya "Öncü". Her bir paydaşın mevcut katılım düzeyini değerlendirmek ve hepsinin projeyi desteklemesini sağlamak çok önemlidir.
Paydaş katılımının amacı nedir?
Paydaş katılımı, kuruluşların paydaşlarıyla iletişim kurma ve onlar hakkında bilgi edinme sürecidir. Firmalar, insanların ne zaman istediklerini, ne kadar dahil olduklarını ve şirketlerin planlarının ve faaliyetlerinin hedeflerini nasıl etkileyeceğini onları tanıyarak daha iyi anlayabilir.
Paydaş katılım planı neye benziyor?
Paydaş katılım planı, çıkarları da dahil olmak üzere paydaşları içerir, güçlerini ve etkilerini vurgular ve paydaş katılımını gerçekleştirmek için kullanılacak yöntemleri tanımlar.
