Faturalar, bir işletmeyi yönetmenin önemli bir unsurudur ve doğru bir şekilde fatura yazıp göndermeyi bilmek, verimliliği artırmanıza ve daha hızlı ödeme almanıza yardımcı olur. Başlamak için, adınızı ve iletişim bilgilerinizi, müşterinizin adını ve iletişim bilgilerini, tarihleri, fatura numarasını, yapılan hizmetleri, toplam tutarı ve ödeme hüküm ve koşullarını içeren bir fatura oluşturun. Bitirdiğinizde, çabalarınızın karşılığını almak için e-posta, posta veya faturalama yazılımı aracılığıyla gönderin.
Fatura Nedir?
Fatura, şirketlerin müşterilere sunduğu mal ve hizmetler için ödeme talep eden bir mektuptur. Bir faturanın yasal belge sayılabilmesi için aşağıdaki bileşenlerin mevcut olması gerekir:
- Müşteriler ve işletmeler için iletişim bilgileri
- şarj numarası
- Fatura Tarihi ve Ödeme Tarihi
- Mal ve hizmetlerin adı ve detayları
- Toplam ve ürünün her bir birimi için ödenen tutar
- Ödeme koşulları
Faturayı Göndermeden Önce Nasıl Hazırlamalıyım?
Bir faturayı teslim etmeden önce her zaman müşterilerinize bir satın alma işleminin ayrıntılarını bildirin. Makaledeki hiçbir şey onları şaşırtmamalı veya şaşırtmamalı.
Fatura tutarı, dikkate alınması gereken en önemli husustur. Fiyatlandırma genellikle sabit olduğu için bunu belirlemek kolaydır. Müşteri işletme fiyatlarınızdan memnun değilse, indirimler veya indirimler önererek bir anlaşmaya varmayı deneyebilirsiniz.
Ardından, müşterinizin faturayı ne zaman bekleyeceğini ve size ne kadar sürede geri ödeme yapması gerektiğini bilmesi için fatura ve vade tarihlerini belirtin. Ne bekleyeceklerini bilmeleri için teslim süresinin değiştiği bir proje üzerinde çalışıyorsanız onlara bir tahminde bulunun.
Bu görüşmeleri erkenden yaparak, müşterilerinizle olan ilişkinizi geliştirebilir ve size zamanında ödeme yapma olasılıklarını artırabilirsiniz.
Fatura Nasıl Gönderilir
1 numara. E-posta yoluyla
E-posta, fatura göndermenin en hızlı ve en uygun yöntemidir. Dolandırıcılığı önlemek için faturanızı düzenlenemez bir PDF formatında ekleyebilirsiniz. Ayrıca, şirketinizi ve faturayı e-postanın konu satırında ve gövdesinde açık ve öz bir şekilde tanımladığınızdan emin olun.
Farklı müşteriler ve tüketiciler, fatura almak için çeşitli yöntemlere sahip olabilir. Ödemeyi hızlandırmak için konu satırında sağlanması gereken belirli bilgilerin olup olmadığını keşfetmek iyi bir fikir olabilir.
2 numara. Salyangoz Posta Yoluyla
Burada fatura göndermenin yaygın yöntemi posta veya faks makinesidir.
Belge yazdırılmalı, bir zarfa konulmalı, damgalanmalı ve şahsen teslim edilmeli veya bir postaneye bırakılmalıdır. Çeşitli nedenlerden dolayı, bu yaklaşımı modası geçmiş bir iş yapma yöntemi olarak görüyoruz.
Başlangıç olarak, prosedür uzun zaman alıyor. Zamanla, işinizi yönetmek, postacı olarak hizmet vermeye arka planda kalacaktı. Başlangıç olarak, prosedür uzun zaman alıyor. Zamanla, işinizi yönetmek, postacı olarak hizmet vermeye arka planda kalacaktı.
Diğer yollara göre kağıt, mürekkep ve posta ücretinin daha yüksek olması nedeniyle, normal posta yoluyla bir şeyler göndermek de daha pahalıdır. Ayrıca, basit bir faturayı postalamak için bu kadar çok kağıt kullanmak şirketiniz ve çevre için zordur.
#3. Faturalama Yazılımının Kullanımı
Faturanızı oluşturmak için PayPal gibi birçok faturalama programından birini kullanabilirsiniz. Faturalama yazılımı kullanmanın yararı, mevcut şablonların bolluğu ve markalamanın basitliğidir.
Müşteriler, ödeme bağlantılarına kolayca erişebildikleri için size daha kolay ödeme yapabilirler.
PayPal'da Fatura Nasıl Gönderilir?
PayPal faturası oluşturmak için birkaç öğe gereklidir. Öncelikle bir PayPal Business hesabınızın olması gerekir. Neyse ki, ek bir ücret yoktur ve bu hesapların kurulumu kolaydır. Ardından, müşterinizin e-posta adresini isteyeceksiniz. Faturanız için bir logo eklemeyi planlıyorsanız, uygun bir resim dosyası da gereklidir.
Bu iki veya üç şeye sahip olduktan sonra faturanızı oluşturmak için şu prosedürleri izleyin:
- Bir PC, Mac veya iPad açın ve PayPal hesabınıza giriş yapın.
- "Araçlar" altındaki açılır menüden "Faturalama"yı seçin ve ardından "Fatura Oluştur"u tıklayın.
- Müşterinizin e-posta adresini girin. Bilgi alanında, varsa ek adresleri girin.
- "Müşteri verilerini ekle"yi tıkladığınızda müşteri adı ve diğer bilgiler otomatik olarak doldurulacaktır. Ayrıca gerekirse sevkiyat adresi.
- Satış listesine belirli öğeleri, miktarları ve fiyatları ekleyin. Gecikme ücretlerini veya diğer ek maliyetleri dahil edin.
- Doğru olduğundan emin olmak için faturayı iki kez incelediğinizden emin olun.
- "Gönder"e basın.
Şimdi, PayPal bir fatura oluşturacak ve müşterinizi e-posta yoluyla bilgilendirecektir. Ardından, tüketicileriniz seçtikleri yöntemi kullanarak ödeme yapabilirler. Bunun yerine PayPal bakiyelerini veya bir kredi veya banka kartını kullanabilirler.
EBay'de Fatura Nasıl Gönderilir
- eBay ana sayfasına gidin, giriş yapın, ardından sağ üst köşedeki "eBay'im" bağlantısını tıklayın ve açılır menüden "Satış"ı seçin.
- "Satıcı Merkezi" altındaki "Siparişler" bağlantısını vurgulayarak "Ödeme bekleniyor"u seçin.
- Fatura göndermek için, bir sonraki sayfada teslimat ücretini, seçilen sevkiyat yöntemini ve müşteriye bir not ekledikten sonra ekranın alt kısmındaki “Fatura Gönder” düğmesine tıklayın.
- İlgili siparişte “Fatura Gönder” seçeneğini seçin. Faturanıza bir mesaj eklerseniz, alıcıyı hemen ödemeye ikna edebilirsiniz.
- Bilgilerinizi girmeyi bitirdiğinizde “Fatura Gönder”e tıklayın.
- Bunu takiben, ideal olarak müşterinizden ödeme ile bir yanıt beklemeniz gerekir.
E-posta ile Fatura Nasıl Gönderilir?
Bir fatura e-postası yardımıyla müşterilerinize dijital faturalar gönderebilir ve anında ödeme garantisi verebilirsiniz. Faturayla ilgili e-postanız kısa, net ve bilgilendirici olmalıdır.
Aşağıda, E-posta ile iyi bir fatura göndermek için ipuçları verilmiştir.
İyi bir konu yazın:
]Müşterinizin göreceği en önemli ve ilk şey konu satırıdır. Kısa ve öz yaparsanız, faturanız için zamanında ödeme alma şansınız artar. Faturalarınızın e-posta konu satırında fatura numarası, proje adı ve işletme adı bulunmalıdır.
Uygun alıcıları seçin:
Doğru alıcılara bir fatura e-postası göndermek, tüm uygun alıcıların dahil edilmesini gerektirir. Örneğin, bir şirkete faturalı bir e-posta gönderiyorsanız, ilgili departmanı, size projeyi veren kişiyi ve muhasebe departmanını kopyalamalısınız.
Tüm faturalarınızı ekleyin:
Faturayı e-postanıza eklemeyi unutmayın! Word'de yazdıysanız, onu bir PDF'ye dönüştürmelisiniz. Ekledikten sonra, ona hem şirketinizin adını hem de uygun fatura numarasını içeren bir ad verin.
E-posta gövdesini düzeltin
Buna eşlik edecek bir cümle olmadan, e-posta ile fatura göndermek yarı yarıya etkilidir. Bu uygunsuz bir davranış ve profesyonelce değil. Ancak, uzun veya gösterişli bir metin olmamalıdır.
Fatura içeren bir e-posta açık ve bilgilendirici olmalıdır
Müşterinize gönderilen faturayı bildirmeli ve pazarlığın kendilerine düşen kısmını yerine getirmelerini nazikçe istemeli ve aynı zamanda işbirliği için teşekkür etmelisiniz.
Freelancer Olarak Fatura Nasıl Gönderilir?
Müşteriler için serbest çalışan olarak çalıştığınızda, tamamladığınız görev için ödeme almak size kalmıştır. Faturalama, ödemeleri almak için en büyük tekniktir.
Müşterinize, sizden talep ettikleri işin maliyetini özetleyen bir fiyat teklifi vermiş olabilirsiniz. İşiniz bittikten sonra size, yapılan işi ve ödenmesini beklediğiniz ödeme tutarını ayrıntılarıyla gösteren bir fatura gönderilecektir.
Freelancer Faturasında Hangi Bilgiler Bulunmalıdır?
İletişim bilgileri:
Adınızı (veya ilgiliyse işletmenizin adını) ve adresinizi ekleyin. Müşterinin sizinle iletişime geçmesi gerekebilir diye telefon numaranızı ve e-posta adresinizi ekleyin. İşletmenizin bir logosu varsa, daha gösterişli bir görünüm için faturanıza ekleyin. Müşterinizin veya müşterinizin şirketinin adını ve adresini de eklemelisiniz. Biliyorsanız, faturalarını inceleyen kişinin adını ekleyin.
Fatura Numarası:
Fatura numaralarınızı manuel olarak oluştursanız da, bunları oluşturan bir muhasebe programı kullansanız da takip etmeniz gerekir. Ödenmemiş faturaların nerede olduğunu öğrenmeniz veya serbest çalışan olarak işinizle ilgili müşteri sorularını yanıtlamanız gerekebilir. Bu sorular ortaya çıktığında, düzenli fatura kayıtlarına sahip olmak yanıt vermenize yardımcı olacaktır. Bir fatura numarasına yapılan atıf, hem sizin hem de müşterinin aynı işlemi görüştüğünüzü garanti eder.
Veriliş Tarihi ve Vade Tarihi:
Son ödeme tarihinin başladığı gün olduğu için faturalarınıza düzenlenme tarihini yazmanız çok önemlidir. Düzenlenme tarihine atıfta bulunmak, faturalarınızı yanlışlıkla hatalı bir şekilde numaralandırdıysanız, bir faturayı diğerinden ayırmanıza da yardımcı olabilir.
Satır Öğesi Ayrıntıları ve Ödenmesi Gereken Tutar:
Aldığınız mal ve hizmetlerin kırılımı faturadaki en önemli bilgidir. Listedeki her kalem için borçlu olunan toplam tutarın kesin bir dökümünü, yapılan veya teslim edilen iş veya malın tanımı, miktarı, fiyatı ve oranı ile birlikte ekleyin.
Ödeme Prosedürleri:
Müşterileriniz için size ödeme yapmayı olabildiğince basit hale getirin. Müşterilerin size ödeme yapması için seçenekleri ve bu ödemeyi gerçekleştirmeleri için gerekli bilgileri ekleyin. Çek alıyorsanız, müşterilerin çekleri nereye gönderebileceğini netleştirdiğinizden emin olun. Şirketinizin PayPal hesabına bağlı tüm e-postaları ve banka işlemleri için gereken tüm banka bilgilerini ekleyin.
Ek detaylar:
Faturanızın alt kısmına tüm ek ücretleri, indirimleri veya belirsiz ifadeleri ekleyin. Bunun geç ödeme cezaları veya erken ödeme indirimleri ile bir ilgisi olabilir.
E-posta Yoluyla Nasıl Fatura Gönderebilirim?
E-posta yoluyla bir fatura göndermek için, iyi bir konu yazmanız ve ardından uygun bir alıcı seçmeniz gerekir. Bunu yaptıktan sonra, tüm fatura numaranızı eklemeli, ardından ayrıntılı ve anlaşılır bir metin yazdığınızdan emin olmalısınız.
Basit Bir Faturayı Nasıl Gönderirsiniz?
Faturaları sırayla numaralandırmak, basit bir fatura göndermenin en basit yoludur. İlk faturanız olarak fatura 001'i, ondan sonra fatura 002'yi vb. gönderebilirsiniz.
Sonuç
İşletmelerin neredeyse her şey için kayıt tutması gerekir. Fatura tarihi, ödenmesi gereken toplam tutar, müşterinin ödemenin tamamını yapıp yapmadığı gibi önemli detaylara faturalar sayesinde anında ulaşılabilir.
- Boş Faturayla İş Kurma ve Başarılı Olma PDF Şablonu
- Fatura Finansmanı; Tanım, Türler, Artıları ve Eksileri.
- Ücretsiz Fatura Yazılımı; 15'de En İyi 202 Faturalama Yazılımı Uygulaması3.
- Proforma fatura; Profoma Faturası Nedir ve Örnekler?
Referanslar
