İş iletişimi günümüz dünyasında çok önemlidir. Her anlaşma imzalanmadan önce, şirketler çeşitli hüküm ve koşullar üzerinde anlaşmaya varan çok sayıda iş mektubu alışverişinde bulunur.
İş mektupları yazmak, anlaşılması zor bir zanaattır. Sadece muhatabın geçmişini bilmek zorunda değilsiniz, aynı zamanda şirketin güçlü ve zayıf yönlerinin de farkında olmalısınız. Bunu bilmek, riskleri değerlendirmenize ve çıkarlarınıza uygun en iyi anlaşmayı yapmanıza olanak tanır.
Ancak, iyi organize edilmiş ve ikna edici bir mektup yazmak zaman alıcı olabilir. Şirket ne kadar zenginse, o kadar derin analiz yapmanız gerekir. Bu genellikle insanların en az hoşlandığı iştir, bu yüzden tercih ederler. vaka çalışması satın al ve iş yazma becerilerini geliştirmeye devam edin.
Tüm bunlarla birlikte, iş mektupları yazmak bugünlerde neden hala çok önemli? Öğrenciler, kursu geçmek için çok sayıda makale yazmak bir yana, neden iş yazımı üzerine derslere katılmak zorundalar? Sonuçta, çevrimiçi veya gerçek hayatta bir toplantı ayarlayıp bazı şeyleri tartışmak daha iyi değil mi? Şirketlerin iş yazışmalarını sürdürdüğü düşünüldüğünde, iş mektuplarının günümüzde önemini koruduğu görülüyor. Aşağıdakiler, iş mektuplarını hala gerekli kılan ana nedenlerdir.
İş Mektupları nedir?
İş mektupları, gönderenin veya alıcının şirketiyle doğrudan veya dolaylı olarak ilgili konuları tartışan yazılardır. Genellikle uygun bir yapıya, selamlamaya, tarihe ve diğer önemli unsurlara sahiptirler. İş mektupları çeşitli konuları kapsar ve resmi veya yarı resmi olabilir.
İş Mektuplarının Önemi
Aşağıdakiler bir işletme için önemlidir.
#1. İyi yazılmış iş mektupları satışları artırır
Her şirket birden fazla teklif ve mektup yazmalıdır. Tarafın uzmanlığını ve yetkinliğini belirlerler. Ayrıca önerilen bir anlaşmanın ciddiyetini ve şirketin ne olursa olsun anlaşmayı kapatmaya hazır olduğunu gösteriyorlar. Girişimciler, e-ticaretin hızla yaygınlaşmasıyla birlikte işletmenin açık fikirli ve iletişimsel olması gerektiğini belirtiyor. Ve iş mektupları yazmak veya bunlara cevap vermek, başarıyı yakalamanın en önemli ön koşullarından biridir.
#2. Mektuplar marka itibarını artırabilir
Herhangi bir şirket için itibarı korumak çok önemlidir. Her işletme müşteri odaklı olmalı ve diğer şirketlere karşı duyarlı olmalıdır - her ikisi de işletmenin itibarlı olduğundan emin olmak için gereklidir. İlki, web sitesinde sunulan bilgiler, sosyal medya, raporlar, haber bültenleri vb. gibi yazılı içerikleri satın alarak veya takip ederek şirketin ürününü ve durumunu değerlendirebilir.
Diğer şirketlerde ise durum biraz farklı. Bahsedilenlerin dışında, iş birliği yapsın ya da yapmasın, işletmenin diğer firmalarla iletişim kurması gerekir. Bunu başarmanın tek yolu, e-posta veya posta yoluyla gönderilen iş mektuplarıdır.
#3. İş mektupları şirketi, etkinliğini ve üretkenliğini güçlendirir
Mesaja hızlı bir şekilde yanıt verme yeteneği, her işletmenin sahip olması gereken bir beceridir. Sadece şirketler arasında marka bilinirliğini artırmakla kalmaz, aynı zamanda şirketi pazarda önemli bir oyuncu haline getirebilir. Ayrıca, firmanın verimliliğini artırabilir ve organizasyonunu iyileştirebilir.
Bakın, iş mektupları ve iletişim sadece CEO'lar ve üst düzey çalışanlar arasında değil, tüm şirket seviyelerinde gerçekleşir. Bu nedenle, konumunuz ne olursa olsun, iyi iş yazma becerileri edinmek hayati derecede önemlidir. Diğer departmanlarla iletişim kurmanıza ve herhangi bir yanlış anlamadan kaçınmanıza izin verecektir.
#4. Mektuplar diğer işletmelerle iletişimde kalmanıza yardımcı olur
Söylemeye gerek yok, orada şiddetli bir rekabet var. Markalar birbirleriyle rekabet eder, birleşir ve yok olur. Girişimci olduğunuzda iki adım ilerisini düşünmeli ve en beklenmedik taraftan gelebilecek riskleri değerlendirmelisiniz.
Bir takım ek kulaklara sahip olmak, işinizin iyi olup olmadığını veya bir şeylerin yaklaştığını bilmek için iyi bir fikirdir. Başkaları için de bir kazançtır. Ancak her birinin arkasını kollamak üzere bir anlaşmaya varmak için önce güven kazanmanız gerekir. Bunu yapabilmek için de ikna edici ve düşündürücü iş mektupları yazabilmelisiniz.
Bu beceride ustalaşmak biraz zaman alabilir. Ancak bir kez elde ettiğinizde, birden fazla ortağınız olacak ve kritik bağlantılar alışverişinde bulunacaksınız.
#5. Mektuplar iş varlığını arşivler
Ölçekleri iyi iş yazma becerileri lehine çevirmenin bir başka nedeni de, tüm şirketin varlığını belgelemesidir. Yazılı belgeler firmanın felsefesine ve bakış açısına benzer. İyi yapılandırılmış, bilgilendirici ve tarafsız iş mektupları, şirketin gelişmesine, varlığını genişletmesine ve sorunları çözmesine yardımcı olur.
Ek olarak, mektuplar kanıt görevi görür. Daha önce de belirtildiği gibi, bir köpek-yemek-köpek dünyasında yaşıyoruz. Bu nedenle, sızıntıların mümkün olabileceği sizi şaşırtmamalı. Ama onlar için endişelenmene gerek yok. Hassas iş mektupları hiçbir şekilde itibarınızı sarsmaz.
İş Mektupları Türleri
İş mektupları çeşitli yazılı iletişim türlerini kapsar. Hem şirket içinde hem de dışında meydana gelir. Çeşitli iş mektupları farklı amaçlar taşır. Yine de en yaygın olanları:
- kapak mektupları
- Tavsiye mektupları
- satış mektupları
- Notlar
- Soruşturma mektupları
Yukarıdaki türler farklı bir mesaj iletmeyi amaçlasa da, aşağıdakiler gibi standart biçimlendirme bileşenlerini içerir:
- Başlık
- Tarih
- Alıcının adresi
- Selamlama
- Vücut
- Kapanış
- Bitiş notları
Bugünlerde iş mektubu yazmanın önemli olmasının birçok nedeni var. Dahası, mektuplar önemli bir iletişim aracıdır. Diğer şirketlere ulaşmanıza, kazançlı anlaşmalar üzerinde çalışmanıza ve/veya sadece diğer firmalarla iletişim kurmanıza yardımcı olur.
İş mektupları yazmak, şirket içindeki meslektaşlarınızla iletişim kurmak için de çok önemlidir. Kesin ve anlaşılır iş mektupları üretkenliği artırır ve işverenler arasındaki yanlış iletişimi ortadan kaldırır. Bu nedenle, şirketinizi geliştirmek için iş mektupları yazmak çok önemlidir.
FAQs
Mektuplar neden günümüzde hala önemli?
Önemli olaylar ve bilgiler iyi belgelenmiş ve mektuplarla kaydedilmiştir. Ayrıca mahkemede kabul edilebilir yasal kanıt olarak da hizmet edebilirler.
Neden iş mektupları yazarız?
Bir iş mektubu genellikle bilgi istemek veya sağlamak, bir işlemi bildirmek, bir diyalog başlatmak veya devam ettirmek ve/veya daha önceki anlaşmaları yeniden düzenlemek için kullanılır.
Yazmak neden önemlidir?
Yazmak bize iletişim ve eleştirel düşünme becerilerini öğretir. Yazmak, birey olarak kim olduğumuzu ortaya çıkarır. Aynı zamanda düşünmemizi ve öğrenmemizi belirgin ve kalıcı kılar. Yazmak, kendimiz ve başkaları için fikirlerimizi netleştirme ve iyileştirme becerilerimizi geliştirir.
İlgili Makaleler
