Bir işletme için şirket dışındaki bir satıcıdan ürün ve hizmet satın almak, ticari satın alma olarak bilinir. Tedarik süreci, eşyaların yerini belirlemeyi, satış şartlarını müzakere etmeyi, malları satın almayı, dikkatlice kontrol etmeyi ve her adımın titiz kayıtlarını tutmayı gerektirir. İş satın alma hakkında daha fazla bilgi edinerek çalıştığınız şirketin sorunsuz çalışmasını sağlayabilirsiniz. Bu gönderi, iş döngüsünde satın almanın ne olduğunu, satın alma türlerini, tedarik zincirini ve bunun satın alma işleminden nasıl farklı olduğunu öğrenmenizi sağlayacaktır.
İş Dünyasında Tedarik Nedir?
Dahili kullanım için bir ürün veya hizmet satın alan bir firmanın eylemi, iş tedariki olarak bilinir. İşletmeler rutinlerini sürdürmek için sıklıkla mal ve hizmet satın alırlar. Daha büyük kuruluşlarla karşılaştırıldığında, daha küçük firmalar genellikle önemli ölçüde daha küçük mal ve hizmet alımları yaparlar. Hammaddeler, bakım malzemeleri, tüketici ürünleri, işlenmiş malzemeler, ofis ekipmanı, site tasarımı, pazarlama hizmetleri ve işe alım, bir işletmenin satın alabileceği mal ve hizmetlerden yalnızca birkaçıdır.
Tedarik Nasıl Çalışır?
Satın alma ve satın alma süreçlerinin yönetimi, bir şirketin kaynaklarının önemli bir yüzdesini tüketebilir. Tipik olarak, satın alma bütçeleri, yöneticilere ihtiyaç duydukları ürün veya hizmetleri satın almak için kullanabilecekleri belirli bir miktar sağlar. Belirli malları veya hizmetleri satın alma kapasitesinin operasyonların ne kadar kazançlı olduğunu etkileyebileceği gerçeği nedeniyle, satın alma süreci genellikle bir şirketin stratejisinin önemli bir bileşenidir. Mal ve hizmet satın alma süreçleri sıklıkla, borç hesapları (AP) bölümünden muhasebe kontrolleri tarafından merkezileştirilen kurumsal standartlar tarafından yönetilir. Bir talebin hazırlanması ve işlenmesi ile nihai ödemenin alınması ve onaylanması, satın alma sürecine dahildir.
Bu, tedarikçi araştırması ve seçimi, standart belirleme, fiyat pazarlığı ve envanter kontrolü dahil olmak üzere çok çeşitli faaliyetleri kapsayabilir. Sonuç olarak, başarılı satın alma için birçok büyük firma birkaç farklı kurumsal departmandan yardıma ihtiyaç duyabilir. Tedarik süreci, aşağıdakiler de dahil olmak üzere bir dizi adımı içerir:
- Gerekli mal ve hizmetlerin seçilmesi
- Bir satın alma talep formu doldurun ve birkaç tedarikçiden tahmin isteyin.
- Tedarikçiyle bir anlaşma ve fiyat belirleyin, ardından satın alma siparişini tamamlayın.
- Teslimatı alın, ardından ödemeyi yapın.
Tedarik Muhasebesi
Satın alma, organizasyonun gelir hedefleri için mal ve/veya hizmet satın almayı gerektirdiğinden, satın alma harcamaları tipik olarak bir firmanın mali muhasebesine dahil edilir. Sonuç olarak, bazı işletmeler bu girişimleri denetlemek için bir baş satın alma görevlisi (CPO) istihdam edebilir. Bu nedenle bir CPO:
- Tedarik gereksinimlerini kontrol eder
- Etkili ödeme ve satın alma standartlarının entegrasyonunu garanti etmek için ödenecek hesaplarla işbirliği yapar
- Birkaç rekabetçi teklif olduğunda satın alma hakkında karar veren ekiplere katılır
Tedarik sürecini bölmenin ve incelemenin çeşitli yolları vardır. Bu nedenle, şirketler ve endüstriler, doğrudan ve dolaylı giderlerin elde edilmesini farklı şekillerde yönetirler. Ayrıca, hizmet sağlayan şirketlere karşı mal satan şirketler de benzer şekilde maliyetleri farklı şekilde yönetecektir.
Tedarik Döngüsü
Tedarik döngüsünde dikkatli hazırlık ve uygulama gerektiren birkaç aşama vardır. Şirketin satın alma stratejisi, büyük ölçüde her adımda belirlenir. Tedarik döngüsünün altı aşaması aşağıdaki gibidir:
1 numara. Tedarik Planlama Döngüsü
Bu aşamada, sorun tanınır ve sorunun özelliklerini doğrulamak için bir ön inceleme yapılır. Örnekler, gereken ürün tipini ve eldeki soruna en iyi yaklaşımı içerir.
2 numara. Gereksinim Tanım Tedarik Döngüsü
Planlamadan sonraki adım gereksinim tanımıdır. Çalışma bildirimi, sorunları çözmek için tüm ön koşulları listeleyen bir belgedir. Spesifikasyonlar, potansiyel tedarikçilerin konuyu ne kadar iyi anladıklarını gösterdiği için önemli bir aşamadır.
#3. Tedarik Döngüsü
Şirket şu anda tedarikçi ile temasa geçecek ve mal veya hizmetin hüküm ve koşulları, teslim tarihleri ve özellikleri gibi tedarikin tüm ayrıntılarını iletecektir. Tedarikçiler, bir şirketin teklifine yanıt olarak inceleyecek, araştıracak ve bir teklif sunacaktır.
#4. Değerlendirme ve Seçim Tedarik Döngüsü
İşletme, tedarikçileri değerlendirdikten sonra teklifler arasından en uygununu seçecektir. Karar, çözümün teklifte ne kadar açık bir şekilde ortaya konduğuna göre verilir.
# 5. Sözleşme Verme Tedarik Döngüsü
Seçilen tedarikçi sözleşmeyi alır. Şirket, planın belirli bir alanıyla ilgili daha fazla ayrıntı isterse, daha fazla görüşme yapılacaktır.
#6. Sözleşme Yönetimi Tedarik Döngüsü
Sözleşme tedarikçiye verildikten sonra, olası yasal sorunları ele almak için sözleşmeyi yönetmek çok önemlidir. Amaç, sağlayıcının tüm sözleşme koşullarına uyduğunu doğrulamaktır. Bu aşamada teslimatların zamanında yapılmasından çıktıların maliyetine kadar her şey yönetilir.
Tedarik Türleri
Doğrudan, dolaylı ve hizmet alımı üç farklı kategoridir. Doğrudan bir tedarikçiden ürün veya hizmet almak için bir satınalma siparişi veya sözleşme kullanmak, doğrudan tedarik olarak bilinir. Bir kaynaktan ürün veya hizmet satın almak dolaylı olarak bir aracı veya distribütör gibi bir aracı aracılığıyla gitmeyi içerir. Bir hizmet sağlayıcıdan hizmet satın alma süreci, hizmet tedariki olarak bilinir. Aşağıda listelenen satın alma türlerine bir göz atalım:
1 numara. Dolaylı satın alma
Kuruluşun ana işiyle doğrudan ilgili olmayan mal ve hizmetleri edinme süreci, dolaylı satın alma olarak bilinir. Ofis malzemeleri, temizlik hizmetleri ve BT ekipmanı gibi kalemlerin tümü dolaylı satın alma türleridir.
Genellikle tedarikçilerin seçimine yönelik farklı bir dizi prosedür ve standart gerektirir ve doğrudan satın alma ekibi dışındaki bir ekip tarafından kontrol edilir. Dolaylı tedarik, kaliteden ödün vermeden verimliliği artırmayı ve maliyetleri düşürmeyi amaçlar.
2 numara. Doğrudan Tedarik
Şirketinizin tedarik zincirinin bir üyesi olan tedarikçilerden doğrudan mal ve hizmet satın alma süreci, birinci kademe veya doğrudan tedarik olarak adlandırılır. Başka bir ifadeyle, doğrudan tedarik, genellikle bir aracı kullanmadan, doğrudan bir tedarikçiden veya üreticiden mal veya hizmet satın alma uygulamasını ifade eder. Doğrudan tedarik türleri, daha ucuz fiyatlandırma ve kalite üzerinde daha fazla kontrol dahil olmak üzere çeşitli avantajlara sahiptir. Doğrudan tedarik türleri de, uzun teslimat süreleri ve daha az esneklik gibi belirli dezavantajlara sahip olabilir.
3 numara. Hizmet Alımı
Üçüncü bir taraftan hizmet alma süreci, hizmet tedariki olarak bilinir. Ürünlerin satın alınması ile hizmetlerin satın alınması arasındaki temel fark, hizmetlerde somut bir meta yerine belirli bir amaç veya sonucu satın alıyor olmanızdır. Hizmetleri satın almadan önce, sağlayıcıdan tam olarak ne istediğinizi belirlemeniz çok önemlidir. Taleplerinizi iyice kavradığınızda olası servis sağlayıcıları değerlendirmek için kriterler oluşturmaya başlayabilirsiniz.
Tedarik Zincirinde Tedarik Nedir?
Başarılı bir satın alma hizmeti, kurumsal karlılığın artmasına katkıda bulunur. Tedarik, tedarik zinciri yönetiminin kritik bir bileşenidir. Bunlar, mal ve hizmet tedarikine ek olarak tedarik, pazarlık, satın alma ve izlemeyi içerir. Son yıllarda teknolojik gelişmeler bizi hızlı tempolu bir yaşam tarzına ittiğinden, tedarik zinciri yönetiminde satın almanın önemi arttı. Her satın alımın fiziksel kayıtlarına sahip olduğumuz günlerden bu yana çok yol kat etmiş olsak bile, ticari işlemler için gerekli ürün ve hizmetleri dikkatli bir şekilde seçmek hala çok önemlidir.
Tedarikin Temel Performans Göstergeleri:
Bir kuruluş, satın alma sürecinin etkinliğini artırmak, ilerlemeyi izlemek ve ekibi iş hedefleriyle uyumlu hale getirmek için düzenli olarak bir dizi KIP'ye bağlı kalmalıdır. Bu KPI'lar aşağıdakileri içerir:
- Bir satınalma siparişi için döngü süresi
- Teslimat süresi, kusur oranı ve tedarikçilerin tedarik durumu
- satıcı sayısı
- Yerine getirme doğruluğu
- Tedarik sürecinin yatırım getirisi
Tedarik Sürecinin Adımları:
- Tanımlama: İlk adım, bir tedarik ekibinin kuruluşun belirli ürün ve öğelere yönelik ilk ihtiyacını belirlediği tanımlamadır. Yeni veya önceden sipariş edilen mallar için yeniden stoklama gerekli olabilir.
- Talep Gönderimi: Tedarik ekibi, herhangi bir yüksek hacimli ürün satın alımı için ürün, miktar ve fiyatlandırma ile ilgili ayrıntıları içeren resmi bir talebi işletmeye sunmalıdır. Finans ekibinin onayını takiben, satın alma ekibi satın alma planına devam edebilir.
- Satıcı değerlendirmesi: Ekip, satın almaların yapılacağı tedarikçileri belirlemeden önce hangi şeylerin satın alınması gerektiğine karar vermelidir.
- Müzakere: Tedarik ekibi, fiyatı en iyi değere indirmek veya teklifi aldıktan sonra satış için yeniden müzakere etmek üzere satıcıyla müzakere eder.
- Satın Alma Siparişi: Miktar ve fiyat üzerinde anlaşmaya varıldıktan sonra, tedarikçinin yerine getirmesi için belirtilen siparişin tüm özelliklerini içeren bir satınalma siparişi oluşturulur.
- Tedarik edilen ürünlerin denetimi: Tedarik ekibi, teslim edildikten sonra tedarik edilen ürünlerin miktarını ve hasarlı malları incelemelidir.
- Fatura oluşturma ve kayıt tutma: Mallar teslim edildikten sonra bir fatura oluşturulur ve kuruluşun finans personeli bunu öder.
Tedarik ve Satın Alma
Tedarik ve satın alma kelimeleri sade İngilizcede aynı anlama geliyor gibi görünüyor. Ancak, bir iş ortamında böyle olmaktan çok uzaklar. Her ikisinin de belirli paralellikleri olsa da, biri daha çok işlemsel görevlerle, diğeri ise stratejik ürün tedarik süreciyle ilgilidir. Tedarik ve satın alma hakkındaki tartışmalarda kafa karışıklığı alışılmadık bir durum değildir. Aslında bu ayrım küçük firmalar için çok da önemli değil. İkisi arasındaki farkı anlamamak, şirketinize genişledikçe zarar verebilir. Burada, bu ayrımı daha ayrıntılı olarak inceleyeceğiz.
İşletmelerde Satın Alma Nedir? Tedarik ve Satın Alma
Şirketiniz veya kuruluşunuz, hedeflerine ulaşmak için ürün veya hizmet aldığında kullanılan prosedür, satın alma olarak adlandırılır. Şirket fonları kullanılarak yapılırsa, personel maaşları ödenirse, yeni ofis alanı kiralanırsa ve hatta ofis kileri için yeni bir mikrodalga fırın satın alınırsa bunların hepsi satın alma olarak kabul edilir.
İşletmelerde Satınalma Nedir? Tedarik ve Satın Alma
Kuruluş için tipik olarak daha büyük öneme sahip olan mal ve hizmetlerin tedarik edilmesi, müzakere edilmesi ve seçilmesi, daha teknik bir dilde satın alma olarak adlandırılır. Şirkette mal ve hizmet satın almanın daha bilinçli bir yöntemi satın almadır.
Satın Alma ve Tedarik Arasındaki Temel Farklılıklar
Benzer bir ortamda çalışırken, satın alma ve satın alma aynı şey değildir. Başarılı bir sisteme sahip olmak için, ikisinin nasıl değiştiğini tam olarak anlamak önemlidir. Aşağıdakiler, satın alma ve (ve) tedarik arasındaki bazı temel ayrımlardır:
# 1. Hedefler
Satın almanın odak noktası siparişinizin fiyatı iken, tedarikin odak noktası üretilen değer ve toplam sahip olma maliyetidir.
2 numara. Fiyatlandırma ve Değer
İş satın alma, tedarik edilen ürün veya hizmetlerin şirkete katkıda bulunduğu uzun vadeli değere daha fazla odaklanır. Öte yandan, satın alma, istenen malzemelerin beraberinde getirdiği fiyat veya maliyete odaklanır.
3 numara. Satıcı Ortaklığı
Satıcılarla bağlantı kurmak, yalnızca mevcut tedarikçi tabanıyla çalıştığı için satın alma yönetiminde genellikle en önemli öncelik değildir. Öte yandan, satın alma yönetiminin ana sorumluluklarından biri, stratejik olarak işe alınan tedarikçilerle uzun vadeli, işbirliğine dayalı ortaklıklar geliştirmektir.
#4. İşlemsel VS İlişkisel Odaklanma
Satın alma ve satın alma prosedürleri arasındaki diğer bir fark, satın alma süreçlerinin ilişkisel, satın alma süreçlerinin ise işlemsel olmasıdır.
# 5. Yaklaşım: Proaktif ve Reaktif
İkisinin süreçleri, gerekçeleri ve hedefleri, satın almanın daha reaktif iken satın almanın proaktif bir yaklaşım benimsediğini göstermektedir. Gerekli kaynakların tedarik edilmesinden önce, tedarik sırasında ve sonrasında daha yüksek düzeyde planlama ve strateji içerdiği sürece, tedarik süreçleri proaktiftir.
#6. Risk Değerlendirmesi ve Azaltma
Kesinlikle işlemsel bir faaliyet olarak satın alma, risk değerlendirmesi ve azaltmasına izin vermez. Satıcılar veya tedarikçilerle etkileşim halindeyken, bir kuruluş çeşitli tedarik zinciri tehlikeleriyle karşılaşabilir. Operasyonel risk, finansal risk, veri güvenliği ile ilgili riskler vb.
#7. İşlem Sırası
Tedarik için süreç akışı, satın alma işleminden önemli ölçüde daha karmaşıktır. Gereksinim belirleme, kaynak bulma, sözleşme kapatma ve kayıt tutma dahil her şeyi içerir. Sipariş verme, hızlandırma ve ödeme, satın alma sürecinin çoğunluğunu oluşturan üç adımdır.
Satınalmada 5 Ana Şey Nedir?
Her biri, başarılı satın almanın sırrından bir parça sunuyor:
- Tedarik zinciri akışı
- Tedarikçi risk yönetimi
- Tahmine dayalı analitik için bir kapasite oluşturma
- Merkezi bir tedarikçi veritabanı
- Şirketin toplu yenilik sistemine dahil olma.
Tedarikin 4 Ana Rolü Nedir?
Kaynak bulma, müzakere etme, sözleşmeleri yönetme ve tedarikçi ilişkilerini yönetme, satın almanın dört temel işlevidir.
Satın Alma Amacı Nedir?
Bir organizasyonun mal ve hizmet edinmesine yardımcı olan çok önemli tedarik iş fonksiyonuna çeşitli eylemler dahil edilmiştir. Tedarikin amacı, en yüksek değeri sağlayan rekabetçi maliyetlerle tedarikçiler bulmaktır.
İlgili Mesajlar
- TEDARİK YÖNETİMİ: Anlamı, Faydaları, Stratejileri ve Adımları
- TEDARİK YAZILIMLARI: 2023'ün En İyi Ücretsiz Yazılımları ve Şirketleri
- Tedarik Danışmanları İşletmelerin Tasarruf Etmesine ve Değeri Arttırmasına Nasıl Yardımcı Olur?
- Proje Tedarik Yönetimi: Tedarik Süreçlerine İlişkin Ayrıntılı Kılavuz
Referanslar
