Sözleşmelerin ticari işlemlerin yaklaşık %60-80'ini yönettiğini biliyor muydunuz? Aynı rapor ayrıca, büyük işletmelerin bir sözleşme sürecinin sürdüğü her gün yaklaşık 215,000 dolar kaybettiğini öne sürüyor. Ek olarak, sözleşmelerin yanlışlığını ve uyumsuzluklarını ortadan kaldırarak şirketlerin maliyetlerin %33-41'ini, yani toplam yıllık maliyetlerin %2'sini azaltmaları önerilmektedir.
Bu nerede sözleşme yaşam döngüsü yönetim sistemi resmin içine giriyor. Sözleşme oluşturmayı yönetme, analiz etme ve yürütme sürecidir. İşletmeler, 2018 dolaylarında sözleşme yaşam döngüsü yönetimini benimsemeye başladı, ancak bu eğilim, pandemi sonrası dünyada hız kazandı. Çünkü bu günlerde sözleşmeler çoğunlukla dijital.
CLM, işletmelerin sözleşme risklerini en aza indirmesine yardımcı olur ve düzenlemelere uymalarını, sözleşmeleri denetlemelerini ve baştan sona organize olmalarını sağlar. Goldman Sachs'a göre, yerleşik bir CLM süreci olan işletme, ödeme hatalarında %80 azalma, pazarlık döngülerini %50 ve daha fazla hızlandırıyor.
Bu somut faydaların yanı sıra, sözleşme yaşam döngüsü yönetimi bir işletmeye birçok yönden yardımcı olabilir. İşte işletmeler için sözleşme yaşam döngüsü yönetiminin en önemli avantajlarından bazıları.
CLM Tüm Süreci Kolaylaştırıyor
Herhangi bir iş adamına veya avukata sorun, hazırlığın önemi konusunda hemfikir olacaklardır. Aynısı sözleşmeler için de geçerlidir. CLM'nin kullanışlı olduğu yer burasıdır. Sözleşme yaşam döngüsü yönetim sistemi, yeniden kullanılabilecek standart bir dil bulmak için geçmiş sözleşmelerinizi gözden geçirebilir.
If belge otomasyon yazılımı kullanılıyor, işletmeler sadece birkaç dakika içinde sözleşme hazırlayabilir. Bu CLM sistemleri, sözleşmeye dahil edilecek kilit ekip üyelerini belirleyebilir ve geçmişte ortaya çıkmış olabilecek sorunları özetleyebilir.
Takip ve İzleme Sözleşmeleri Basitleştirildi
Sözleşme yönetiminin en önemli yönlerinden biri, uyma, kilometre taşları, zaman çizelgeleri ve diğer parametreler. Yerleşik bir sözleşme yönetim sistemi, potansiyel riskler ve sorunlar için sözleşmeleri izleyebilir. Bir riski veya sorunu fark ettiğinde, ilgili ekibe harekete geçmesini bildirir.
CLM yazılımı, iş yükü ve dağıtıma ilişkin değerli içgörüler ve görünürlük sağlayan ayrıntılı veri panoları sunar. Sistem ayrıca sözleşme yaşam döngüsü gecikmelerinin meydana geldiği alanları da saptayabilir. Bunun gibi veriye dayalı çözümler, sözleşme sürecini işin çeşitli yönlerine entegre ederek otomasyonun hukuk departmanının ötesine geçmesine olanak tanır.
İnsan Darboğazlarını Ortadan Kaldırır
Manuel yönetim ve çizim sözleşmelerinin karmaşık süreçler olduğu bilinen bir gerçektir. Çeşitli ekiplerden çok zaman ve çaba gerektirir. Ayrıca insan kullanımı ve müdahalesinden kaynaklanan hata olasılığı da vardır. Uzmanlara göre, bu insan hataları, sözleşme yönetimi söz konusu olduğunda en büyük engellerden biridir. Markalar, otomatik bir sözleşme yaşam döngüsü yönetim sistemi kullanarak bu tür insan darboğazlarından kolayca kurtulabilir.
Veriye dayalı sözleşme, kuruluşun hukuk ekibinin belge denizine gömülmesini de önler. Aksi takdirde fark edilmeyecek stratejik fırsatları belirlemek için kolayca aranabilir sözleşme bilgilerini kullanır.
Uyumluluğu Sağlar
Bildiğiniz gibi, uyumluluk herhangi bir sözleşmenin kilit yönüdür. Sözleşme yükümlülüklerinden veya uyumdan herhangi bir sapma olursa, şirketler finansal ve yasal kayıplarla karşı karşıya kalabilir. Bu nedenle, davalardan kaçınmak için uyumluluğu sürdürmek çok önemlidir. Bunun için sağlam bir sözleşme yaşam döngüsü yönetim sistemi gereklidir.
Bir CLM sistemi tüm kritik bilgileri depolar. iş belgeleri yedeklemeler ve saklama ilkesi uygulama ilkeleri ile bir kayıt yönetim sisteminde. Kritik kayıtlarınız güvende olduğu için uyumluluğun uygulanmasını sağlar.
İşbirliğini Kolaylaştırır
Yukarıda bahsedildiği gibi, CLM tüm sözleşmelerin depolanması ve işlenmesi için merkezi bir havuz sunar. CLM sistemleri, bu belgelerin gizliliğini ve güvenliğini sağlamak için tüm sözleşmeleri ve kritik iş belgelerini güvenli bulutlarda saklar. Bu sözleşmeler üzerinde çalışan ekipler kolay erişime sahiptir ve bunlar üzerinde güvenli ve işbirliği içinde çalışır.
Sözleşmelerle uğraşan herkese sorun ve size en basit sözleşmelerin bile birkaç işbirlikçi ve birden çok imza katmanı içerebileceğini söyleyecektir. CLM, birden çok sürüme olan ihtiyacı ortadan kaldırır ve böylece tüm düzenlemelerin, onayların, işaretlemelerin ve yürütmenin tek bir platformda gerçekleştiği birleşik bir çalışma alanı oluşturur.
Zamandan ve Maliyetten Tasarruf Sağlar
Daha önce bahsedildiği gibi, PriceWaterhouseCoopers, bir sözleşmenin yoğun ve satış tarafındaki hataların/yanlışlıkların yıllık maliyetlerin %2'sine yol açtığını ortaya koydu. İşletmeler, otomatikleştirilmiş bir CLM sistemi ile uyumluluk cezalarını, insan hataları nedeniyle kaybedilen fırsatları ve ödeme hatalarını ortadan kaldırarak çok miktarda para tasarrufu sağlayabilir. CLM ayrıca, kolayca aranabilir bir sözleşme veritabanı, kolaylaştırılmış işlev sunarak ve gecikmeleri önlemek için her türlü yeniden çalışmayı ortadan kaldırarak zamandan tasarruf sağlar.
Dünyanın hızla dijitalleşmeyi benimsemesiyle, sözleşme yaşam döngüsü yönetimi her işletme için kritik öneme sahiptir. Etkili bir CLM, işletmelerin güvenilirlik kazanmasına, yönetişimi geliştirmesine, cezalardan kaçınmasına ve zamandan ve emekten tasarruf etmesine yardımcı olacaktır.
