Zaman çizelgesi veya zaman çizelgesi, çalışarak geçirdiğiniz zamanı kaydetmenize ve izlemenize olanak tanıyan gerçek veya sanal bir araçtır. Bir işveren olarak, her bir kişinin tam olarak kaç saat çalıştığını bilebileceksiniz. Şirketiniz için hangi zaman çizelgelerinin başarabileceğini bilmek ister misiniz? Bu kılavuz, ücretsiz bir şablon da dahil olmak üzere bir zaman çizelgesi veya zaman çizelgesi hakkında bilmeniz gereken her şeyi ve bir çalışanın hesap makinesini nasıl kullanabileceğini anlatmak için burada. Başlayalım!
Zaman Çizelgesi nedir?
Zaman çizelgesi veya zaman çizelgesi, bir çalışanın görevlere ne kadar zaman harcadığını izler. Zaman çizelgeleri bir bordro yönetim, insan kaynakları ve muhasebe tarafından zamanı kaydetmek ve çalışılan toplam saatlerin kanıtlarına dayalı olarak çalışanlara ödeme yapmak için kullanılan teknik. Zaman kartları veya zaman saatleri en yaygın ilişkilendirmelerdir.
Zaman çizelgelerinin, firmaların zamanlarını izlemeleri ve projeleri programa uygun tutmaları için proje yönetiminde paha biçilmez değeri olduğu da kanıtlanmıştır. Giderleri izlemek, kapasite planlamak ve ekip kullanılabilirliğini tahmin etmek için bir yönetim aracı olarak da kullanılabilirler.
Bir Zaman Çizelgesi Neye benziyor?
Kağıt üzerinde veya yazılımda standart bir zaman çizelgesi veya zaman çizelgesi, belirli görevler ve/veya projeler için günlük harcanan zamanı düzenlemek için bir tablo kullanır.
Zaman çizelgeleri genellikle aşağıdaki bilgileri içerir:
- Çalışanın ismi
- Ödeme periyodu
- Çalışıldığı Tarih
- Her gün çalışılan saat
- Her hafta çalışılan toplam saat
Bununla birlikte, çalışanlardan kimlik numaraları (ilgiliyse), saat ücreti, fazla mesai saatleri, öğle yemeği molaları, kilometre, izin vb. gibi ek bilgileri girmelerini isteyebilirsiniz. Ayrıca, çalışanların, özellikle danışmanların ve yüklenicilerin çalışma haftalarını göreve ve projeye göre bölmeleri faydalı olabilir.
Neden Çalışanlarımın Zaman Çizelgelerini kullanmasını isteyeyim?
Bir Zaman Çizelgesi veya zaman çizelgesi aşağıdaki avantajlara sahiptir:
1 numara. Bordro işleme basitleştirildi
Çok sayıda çalışanınız olduğunda, her birinin haftada kaç saat çalıştığını hatırlamak zor olabilir. Ayrıca, bir çalışana çalıştığı süreden daha az bir süre için ödeme yaparsanız, kazancınızı çalıyormuş gibi görünebilirsiniz. Zaman çizelgeleri, çalışanlar tarafından çalışılan saatlerin tamamını hazır hale getirdiğinden, sayısız bordro işleme sorununu azaltır.
2 numara. Şeffaf şirket içi uygulamalar
Tüm çalışanların bir zaman çizelgesi veya zaman çizelgesi kullanmasını zorunlu kılarak, bazı ekip üyelerinin daha az çalıştığı ve daha fazla ücret aldığı şeklindeki yaygın bir çalışan şikayetini giderebilirsiniz. Zaman ve katılım yazılımı kullanıyorsanız, ekibiniz herkesin aynı yönergeleri izlediğini ve çalışma saatlerinin takip edildiğini bilecektir.
#3. Şeffaf müşteri faturalandırması
Müşterilerinizi saat bazında faturalandırırsanız, içlerinden birinin ücretlendirdiğiniz toplam tutara itiraz etme olasılığı her zaman vardır. Müşteriye ödediğiniz süre kadar çalıştığınızı göstermek için zaman çizelgenizi kullanabilirsiniz. Ödeme o zaman hemen köşede olmalıdır (umarım).
#4. Geliştirilmiş proje yönetimi
Zaman çizelgeleri, iki ana alanda projelerin izlenmesine ve yönetilmesine yardımcı olur. Birincisi, zaman çizelgeleri, çeşitli işlerin ne kadar zaman gerektirdiğini gösterir ve bu süreyi gelecekteki girişimlere dahil edebilirsiniz. İkincisi, bir zaman çizelgesi, hangi çalışanın yüksek kaliteli işi tamamlamak için en az zamanı harcadığını gösterir. Sonuç olarak, en önemli görevleriniz için hangi personeli görevlendireceğinizi bilirsiniz.
# 5. işyeri verimliliği
En üretken personelinizi belirleyerek operasyonlarınızın hızını ve verimliliğini artırabilirsiniz. Daha hızlı çalışanlar daha fazla iş üstlenebileceği için paradan da tasarruf edebilirsiniz.
Zaman Çizelgesi Uygulamaları
Bir zaman çizelgesi, aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli durumlarda yararlı olabilir:
1 numara. Bordro işleme
İşverenler, bordro işlemleri için çalışma saatlerini, izinleri, tahakkukları ve değişiklikleri takip etmek için zaman çizelgelerini kullanır. İşverenler, bordro onayı için izlenebilir bir iş akışı oluşturmak için zaman izleme yazılımını da kullanabilir. Bordro sorunlarının en yaygın nedeni yanlış veri girişidir. Zaman takibi yazılım sistemleri, veri girişi hatalarını azaltarak bordro prosedürünüzün sorunsuz işlemesini sağlar.
# 2. Yönetim Muhasebesi
Zaman çizelgeleri, yönetim muhasebesinde son derece yararlı bir araçtır. Görev başlangıç ve bitiş zamanlarının kaydedilmesinde yöneticilere yardımcı olurlar. Bu, yöneticilerin hangi işlerin en çok zaman aldığını bilmesi ve işin gecikmesine neden olan alanları belirlemesi gerektiğinde kullanışlıdır.
Hizmet tabanlı endüstriler:
1 numara. Hukuk bürosu zaman çizelgeleri
Hukuk firmaları için müşteri saatlerinin ve müşterilerine sağladıkları hizmetlerin doğru kayıtlarını tutmaları çok önemlidir. Hukuk şirketleri, müşteri hizmet saatlerine göre faturaları izlemek için zaman çizelgelerini kullanabilir.
2 numara. Serbest çalışanlar için zaman çizelgeleri
Bağımsız yükleniciler için vakit nakittir. Birçok serbest çalışan, müşterilerinden saat bazında ücret aldığından, zamanı doğru şekilde ölçmek çok önemlidir. Müşterilerinden ayrı bir alanda çalışan insanlar için projelere harcanan zamanın miktarını bilmek zorlaşır. Bir serbest çalışan, harcanan zamanı tam olarak izleyebilir ve bir zaman takip sistemi kullanarak kayıtları müşterilerle paylaşabilir. Bu, müşterilerin paralarının nereye gittiğini anlamalarını sağlar ve serbest çalışanlara kesin kayıtlar verir.
#3. Muhasebeciler için zaman çizelgeleri
Muhasebe firmalarının karları, çalışanlarının müşterilerle geçirdikleri zamanı ne kadar verimli kullandıklarına göre belirlenir. Yüksek kullanım ve faturalandırılabilirlik, büyük gelir anlamına gelir. Muhasebe firmaları hem faturalarını hem de zamanlarını takip etmek için zaman çizelgeleri ve zaman takip yazılımları kullanabilirler. Uygun yazılımı seçmek bu nedenle muhasebe firmaları için hayati bir konudur.
Zaman Çizelgesi Şablonu
Firmanızda bir zaman çizelgesi veya zaman çizelgesi oluştururken, bir şablonla başlamak büyük olasılıkla en iyi sonuçları verecektir. İki Microsoft Zaman Çizelgesi şablonu aşağıda verilmiştir:
İlk zaman sayfası şablonu çalışanın çalıştığı her tarih için başlangıç, bitiş ve öğle yemeği molalarını gösteren basit bir zaman çizelgesidir. Ayrıca, çalışılan toplam saatlerin normal ve fazla mesai saatleri olarak dökümünü ve şirketinizin çalışma haftasının kaç saat olduğunu hatırlatırsınız. En üstte sizin ve çalışanınızın adları görüntülenir.
İkinci zaman çizelgesi şablonu müşterilerinden saat başı ücret alan işletme sahipleri için tasarlanmıştır. Bu haftalık zaman çizelgesi, şirketinizin adı, adresi ve imzasına ek olarak bir müşteri kodu, bir proje kodu ve çalışılan faturalandırılabilir saatleri içerir. Personeliniz her gün çok sayıda faturalandırılabilir görev üzerinde çalışıyorsa, fazladan satır ekleyebilirler. Pek çok zaman ve katılım yazılım çözümü, kişiselleştirilmiş zaman çizelgeleri oluşturmanıza olanak tanır.
Ücretsiz Zaman Çizelgesi Hesaplayıcı
Boş bir zaman çizelgesi hesaplayıcı, personelinizin kaç saat çalıştığını size söyleyebilir. Gerçekten bu kadar basit mi? Bir çalışana çalışılan süre için ödeme yapmalısınız, bu da saatlerini bir zaman çizelgesinde hesaplamak için ücretsiz bir hesap makinesinin kullanılmasını gerektirir. Bu, personelinize bütçe ayırmanıza ve ödeme yapmanıza yardımcı olur.
Ayrıca Oku: ZAMAN TABLOSU: Nasıl Çalışır, Şablon ve Fark
Boş bir zaman çizelgesi hesaplayıcısı, çalışanların çalıştıkları saatlere göre ücretlendirilmesini sağlayarak kuruluşunuza yardımcı olabilir. Bir boş zaman çizelgesi hesaplayıcı, bir çalışanın işine ne zaman başlayıp ne zaman bitirdiğiyle ilgili hataların azaltılmasına da yardımcı olur. Manuel zaman çizelgesi hesaplamalarının birçok kuruluş üzerinde olumsuz etkileri olabilir.
Çalışanlar, zaman çizelgelerini tamamlamak için en iyi niyetleri olsa bile hata yapabilirler. Bir şirket, tek bir kağıt parçası veya basit bir elektronik tablo nedeniyle bu kadar kolay para kaybedebilir. Personel çalışma saatleri doğru bir kayıt olmadan yanlış olacak ve bedelini siz ödeyeceksiniz.
Belirli bir Zaman İşleyişi Yöntemi kullanmam gerekir mi?
Çalışma Bakanlığı tarafından istenen bilgileri doğru bir şekilde kaydettiği sürece, istediğiniz zaman tutma yöntemini kullanabilirsiniz.
İşverenler genellikle zamanı izlemek için iki yaklaşımdan birini kullanır:
1 numara. Zaman planı
Zaman çizelgeleri, bir çalışanın günde ve haftada çalıştığı saat sayısını kaydeder. Genellikle zaman saatlerinden daha esnektirler ve bu da bir çalışanın hata yapması durumunda değiştirilmelerini kolaylaştırır. Bununla birlikte, çalışanın her bir zaman çizelgesini manuel olarak doldurması gerektiğinden, zaman saatlerinden daha az hassastırlar.
2 numara. Zaman Saatleri
Zaman saatleri, çalışanın giriş ve çıkış yaptığı kesin zamanı kaydeder (yani çalışmaya başlayıp çalışmayı durdurur). Bir çalışan çalışma saatini bitirirken, çoğu zaman saati otomatik olarak çalışılan saat sayısını hesaplar. Çalışanların ne zaman çalıştığını ve mola verdiğini takip etmek istiyorsanız, bu mükemmel bir çözüm olabilir. Örneğin, bir çalışan giriş çıkış yapmayı unutursa, sorunları düzeltmek daha zor olabilir.
Zaman Çizelgelerini Kullanmayla İlgili İpuçları
Zaman çizelgeleri, çalışan saatlerini izlemek ve FLSA düzenlemelerine uymak için mükemmel bir araç olabilir. İşletmenizde hiç zaman çizelgeleri kullanmadıysanız, başlamanıza yardımcı olacak bazı ipuçları:
- Onaylamadan önce her zaman çizelgesini inceleyin. Bir zaman çizelgesi yanlışsa, gerekli değişikliklerin yapılabilmesi için çalışana iade edin.
- Her ödeme döngüsü, çalışanların zaman çizelgelerini aynı güne kadar göndermelerini gerektirir. Bir çalışan bir zaman çizelgesini gönderemezse ödemeyi durduramazsınız, ancak bu kuralın oluşturulması alışkanlığı geliştirmenize ve sağlam kayıtlar tutmanıza yardımcı olabilir.
- Çalışanların eğitim, iş için seyahat ve ofis dışında geçirilen süre dahil olmak üzere çalıştıkları tüm süreyi kaydetmelerini zorunlu kılın. Örneğin, bir kişi iş e-postasını normal iş gününün dışında kontrol ediyorsa zamanı takip etmelidir.
- Kayıtları tutmak. Kayıtlarınızı tutarlı ve düzenli tutmak için, her çalışan türü için aynı türde zaman çizelgesi kullanın.
- Mümkünse, yazılım kullanın. Dijital zaman çizelgeleri, idari sorumluluklarda zamandan tasarruf etmenize, her zaman çizelgesini tek tip tutmanıza ve bilgi bulmayı kolaylaştırmanıza yardımcı olabilir. Ayrıca, çalışanlardan fiziksel bir kağıt parçasını takip etmeleri veya emeklerini doğrulamaları istenmez.
Zaman Çizelgesi Yazılımı nedir?
Zaman çizelgesi yazılımı, ekip çalışma saatlerini takip etmek ve bordro sürecini basitleştirmek için kullanılır. Modern yazılımlar ayrıca, her bir görevi gerçekleştirmek için geçen süreyi takip eden ve yöneticilere projeyi yolunda tutma konusunda yardımcı olan yetenekler içerecek şekilde gelişmiştir.
Gerçekte, zaman çizelgesi yazılımı, bir projedeki zaman yönetiminin neredeyse her yönünü izleyebilir ve takip edebilir. Yazılım, bir ekibin bir göreve harcadığı süreyi basitçe kaydetmenin yanı sıra, zamanlamayı, kaynakları ve görevin yürütülmesiyle ilgili diğer değişkenleri de izleyebilir.
Geleneksel Zaman Çizelgeleri ve Çevrimiçi Zaman Çizelgesi Yazılımı
Ekip saatlerini takip etmek için zaman çizelgeleri gereklidir, ancak çevrimiçi zaman çizelgesi yazılımına yatırım yapmaya değer mi yoksa geleneksel bir zaman izleme elektronik tablosu yeterli olabilir mi? Aşağıdaki ayrımları göz önünde bulundurun:
1 numara. özelleştirilebilir
Zaman çizelgeleri ve zaman çizelgeleri gibi geleneksel yöntemlere göre çevrimiçi bir zaman çizelgesi kullanmanın bir avantajı, bunları firmanızın yapısına uyacak şekilde uyarlayabilmenizdir. Tüm işletmeler aynı değildir; farklı sektörlerde faaliyet gösterirler ve benzersiz bordro işleme gereksinimleri vardır.
# 2. Raporlama
Kağıt zaman çizelgesi şablonunun yanı sıra Excel veya Google E-Tablolar'da oluşturulan elektronik zaman çizelgeleriyle ilgili sorun, bunların veri adaları olmalarıdır. İşlevseldirler, ancak bir zaman çizelgesinin minimum gereksinimlerinin ötesine geçmezler. Aksine, çevrimiçi bir zaman çizelgesi, yöneticilere ekiplerinin nasıl çalıştığına dair içgörü ve proje süresini izlemek için bilgi sağlayan raporlar oluşturmak için erişilebilen merkezi bir havuz sağlar.
# 3. Güvenlik
Çevrimiçi zaman çizelgesi yazılımına sahip olmak, elektronik olarak kilitlenmesine izin vererek, herhangi birinin içinde yer alan bilgileri değiştirmesini engeller. Yönetim bir çalışan zaman çizelgesini onayladıktan sonra, maaş bordrosunda alınanların gözlemledikleriyle eşleşmesini sağlamak için onu koruyabilir. Kimse gelip rakamları tahrif edemez.
#4. Basit Erişim
Basılı zaman çizelgeleri fiziksel olarak düzenlenmeli ve dijital kopyalar elektronik olarak gönderilmelidir. Çevrimiçi bir zaman çizelgesi yazılımı ise her zaman ve her yerden kullanılabilir. Farklı konumlarda ve saat dilimlerinde çalışan ekipleri yönetiyorsanız, sizin onlara vermenizi beklemeden zaman çizelgelerine giriş yaparak zaman çizelgelerini güncelleyebilirler.
Kendi Zaman Çizelgemi nasıl yapabilirim?
Zaman çizelgenizi oluşturmak için aşağıdaki bilgilere ihtiyacınız olacak:
- Tarih
- İş veya vardiya
- Çalıştıkları saatler (öğle yemeğinden önce ve sonra)
- Çıkış yaptıkları zamanlar (öğle yemeğinden önce ve sonra)
- Bunların toplam saat sayısı
- Toplam fazla mesai saati sayısı
- Hasta oldukları toplam saat sayısı
3 Tür Zaman Çizelgesi Nedir?
Üç tür zaman çizelgesi vardır:
- Günlük zaman çizelgeleri.
- Haftalık zaman çizelgeleri.
- İki haftalık zaman çizelgeleri.
Çalışma Saatleri İçin Zaman Çizelgesi Nedir?
Zaman çizelgesi, insanların çalışarak geçirdikleri süreyi izlemenin bir yoludur - bu yaklaşım, çalışanların başlangıç ve bitiş zamanlarının yanı sıra üzerinde çalıştıkları proje ve etkinliklerin genellikle kağıt üzerinde doldurulmasını içerir.
Zaman Çizelgeleri Gerekli mi?
Zaman çizelgeleri, uzaktaki personel için bordro, müşteri faturalaması ve bordronun temel bir bileşenidir. Zaman çizelgeleri, çalışanların yeterli ücret, yan haklar ve izin almalarını sağlamak için yasal bir temel görevi görür.
Zaman Çizelgesi için Excel'i kullanabilir miyim?
Kesinlikle yapabilirsin. Bu Excel zaman çizelgesi şablonu, fazla mesai, hasta, tatil ve tatil zamanı dahil olmak üzere haftanın her günü için saatlerinizi kaydetmenize olanak tanır. Şablon, çalışılan saat sayısını ve saatlik ücretinize bağlı olarak ödenecek tutarı hesaplamak için algoritmalar içerir.
Word'de Zaman Çizelgesi Nasıl Oluşturulur?
Microsoft'u kullanarak. Yazılımı başlatmanız ve hedeflerinize ulaşana kadar adımları dikkatle izlemeniz yeterlidir.
Zaman Çizelgelerinden Kim Sorumlu?
İşletme sahipleri. Adil Çalışma Standartları Yasası (FLSA) işverenin, çalışanların çalıştığı saatlerin kaydını tutmasını zorunlu kılar ve birçok işletme, çalışanların bir zaman çizelgesi veya zaman saati yoluyla yardımına güvenirken, nihai olarak işveren sorumludur.
Bir Zaman Çizelgesini Nasıl Korursunuz?
Zaman takibinin değerini ekip üyelerinize aktararak, personeli günlük olarak zaman çizelgelerini doldurmaya teşvik ederek, otomasyon kullanarak ve iş tahminleri oluşturarak zaman çizelgenizi yönetebilirsiniz.
Zaman Çizelgesinin Diğer Adı Nedir?
Zaman çizelgeleri ayrıca tablo, liste, görev listesi, zaman çizelgesi, çetele ve ek olarak da bilinir.
Sonuç
Kuruluşunuzda zaman çizelgelerini uygulama konusunda endişeleriniz varsa, bunların zor olması gerekmediğini unutmayın. Çoğu zaman çizelgesi yazılımı, zaman girişleri eklemenize ve ihtiyacınız olan her şeyi yönetmenize yardımcı olacak eğitici talimatlar veya videolar içerir. Uzaktan çalışmanın bu gün ve çağında, kağıt tabanlı zaman çizelgelerinden dijital olanlara geçiş yapmak çok önemlidir.
İlgili Makaleler
- Bordro Raporu: Bordro Raporu için Ayrıntılı Kılavuz
- İnşaat Proje Yönetimi: Verimli Yönetim İçin Başlangıç Kılavuzu
- İŞ YERİNİZ İÇİN EN İYİ DEVAM YÖNETİM SİSTEMLERİ
- Açıklanan muhasebe bilançosu: örnekler, şablonlar, örnekler ve tanım
- BORDRO SİSTEMİ: Tanım, Yazılım ve Kılavuz
- Bilanço ve Gelir Tablosu: Örnekler, Farklılıklar ve İlişki
- FİNANSAL TABLO: Nedir, Örnekler, Türler ve Analiz
- ÖDENECEK HESAPLAR NELER: Anlamı, Örnekler ve Süreç
Referanslar
