Dediği gibi, “Mektup yazmak bir şeydir; profesyonelce yazmak bambaşka bir şey.” İşte burada profesyonel bir mektup devreye giriyor. Profesyonel bir mektup, bilgi istemek veya sağlamak için kullanabileceğiniz resmi bir mektuptur. Profesyonel bir mektup yazmaya gelince, amacı, istifası, referansı, tavsiyesi veya şikayeti ne olursa olsun, işletmeler ve diğer kuruluşlarla etkili bir şekilde iletişim kurmak için profesyonel bir mektup yazmayı bilmek önemlidir.
Ancak, profesyonel bir mektubun nasıl yazılacağına dair ipuçları arıyorsanız, doğru yere geldiniz. Bu yazımızda, nasıl profesyonel mektup yazacağınızı ve mektuplarınızı ön plana çıkaracak diğer ipuçlarını açıklıyoruz.
Profesyonel Mektup Nedir?
Profesyonel bir mektup, genellikle bilgi istemek veya sağlamak için diğer işletmeler veya kişilerle iletişim kurmak için kullanılan bir iş mektubudur. Genellikle resmi, profesyonel bir tonda ve tarzdadır. Bu, potansiyel işvereninize, müşterinize, iş arkadaşınıza veya iş ortağınıza yazdığınız bir mektup olabilir.
Profesyonel mektuplar genellikle bir selamlama, vücut paragrafları ve bir kapanış dahil olmak üzere belirli bir amaç veya niyetle gelir. Mektup iyi yazılmış olmalı ve herhangi bir dilbilgisi veya yazım hatası içermemelidir. Ayrıca açık ve öz olmalı ve doğrudan konuya girmelidirler. Bu nedenle, profesyonel bir mektup yazmak istediğinizde, alıcıya dikkat edin ve mektubu buna göre düzenleyin.
Profesyonel Mektup Türleri
Pek çok profesyonel mektup türü vardır ve her birinin amacı vardır, ancak en yaygın olanlarından bazıları şunlardır:
1 numara. Kapak Mektupları:
Ön yazılar, bir işe başvururken veya potansiyel bir müşteriye teklif veya başvuru gönderirken kullanılır. Profesyonel bir ön yazı yazmak için pozisyona odaklanmalı ve sözlerinizin şirketi veya işvereni doğru aday olduğunuza ikna etmesine izin vermelisiniz.
2 numara. Tavsiye mektubu:
Bir tavsiye mektubu, bir kişinin becerileri veya karakteri hakkında olumlu bir inceleme sağlamak için yazılmış profesyonel bir mektuptur. Sizi iyi tanıyan birinin olumlu nitelikleriniz hakkında yazdığı bir mektuptur. Bir adayın nitelikleri hakkında değerli bilgiler sağlayabildiğinden, mektup genellikle işe alım sürecinde kullanılır.
Bir tavsiye mektubu olumlu sözler içerir ve burs, iş veya staj elde etmenize yardımcı olabilir. Ayrıca, profesyonel bir tavsiye mektubu, burs, iş veya staj başvurusu yaparken değerli bir varlık olabilir. Örneğin, bir iş veya burs almak istiyorsanız, profesyonel bir tavsiye mektubu yazacak birine ihtiyacınız var. Yapmanız gereken tek şey, mektubu yazan kişiye gerekli tüm bilgileri sağlamak ve ayırdığı zaman için takdirinizi göstermektir.
3 numara. Referans mektubu:
Referans mektubu, bir iş adayını tanıyan, yazan ve niteliklerini tasdik eden bir mektuptur. Önceki bir işverenden, bir meslektaştan, bir profesörden veya profesyonel bir kuruluştan gelebilir. Potansiyel işvereniniz bu mektubu işe alma sürecinin bir parçası olarak talep edebilir.
Başka bir deyişle, mektup olumlu olmalı ve adayın niteliklerine ilişkin belirli örnekler sağlamalıdır. Örneğin profesyonel bir referans mektubu yazmak istiyorsanız, bunu kişiye, başvurduğu işe hitaben yazın ve imzalayın.
#4. Şikayet mektubu:
Şikayet mektubu, bir ürün, hizmet veya durum hakkında şikayette bulunmak için kullanılan resmi bir mektuptur. Mektup, sorumlu şirkete, kuruluşa veya kişiye hitaben yazılmalıdır.
Bu nedenle, profesyonel bir şikayet mektubu yazmak istiyorsanız, olayın tarihi, saati ve yeri gibi ilgili tüm bilgileri ve sorunun ayrıntılı bir tanımını kibarca ve profesyonelce ekleyin.
# 5. İstifa dilekçesi:
İstifa mektubu, bir çalışanın işverenine pozisyonundan ayrılma niyetini bildirmek için resmi bir belgedir. Profesyonel bir istifa mektubu yazmak için, çalışanınızın adını, pozisyonunu, şirket adını ve son çalışma gününüzün tarihini eklemelisiniz.
Mektupta çalışan, istifa nedenlerini de belirtmeli ve işverenine kendisi için çalışma fırsatı verdiği için teşekkür etmelidir.
#6. Teşekkür Mektupları:
Fırsat için minnettarlığınızı göstermek için bir görüşme veya toplantıdan sonra teşekkür mektupları gönderilir. Ayrıca iş arkadaşlarına, işverenlere, müşterilere, iş ortaklarına vb. genel takdir içindir.
Profesyonel Bir Mektup Nasıl Yazılır?
İşte istifa, referans, tavsiye veya şikayet mektubundan bağımsız olarak profesyonel bir mektubun nasıl yazılacağına dair genel bir kılavuz.
1 numara. Bir Harf Yazı Tipi ve Kenar Boşlukları Kullanın:
Yazılı yazışmalarınızda profesyonel bir izlenim bırakmak istediğinizde, temel bilgilerle başlayın: kaliteli bir yazı tipi ve kenar boşlukları. Bu, mektubunuza gösterişli ve resmi bir görünüm verecektir. Bir yazı tipi seçmek için, okunması kolay ve profesyonel bir görünüme sahip bir yazı tipi arayın. Örneğin, Times New Roman iyi bir seçimdir. Ardından, mektubunuza temiz ve düzenli bir görünüm vermek için kenar boşluklarını her tarafta bir inç olacak şekilde ayarlayın.
2 numara. Başlığınızı Oluşturun:
Profesyonel bir mektubun başlığı, gönderenin adı ve adresini, tarihi ve alıcının adını ve adresini içermelidir. Profesyonel bir mektup başlığı yazmak için:
- Öncelikle sayfanın sağ üst köşesine adınızı, adresinizi ve tarihinizi yazmalısınız. Telefon numaranızı ve e-posta adresinizi de ekleyebilirsiniz.
- Ardından alıcının adres bilgilerini sizinkinin altına ekleyin ve sola hizalayın. Bu, mektubunuzun doğru kişiye veya departmana gönderildiğinden emin olmanıza yardımcı olacaktır.
3 numara. Selamınızı Yazın:
Selamlama, mektubunuzun başındaki resmi selamlamadır. Bu nedenle, başlığın altına bir selamlama veya selamlama ekleyin ve bir virgül ekleyin. Alıcının adını ve soyadını biliyorsanız, “Sevgili John Smith” yazabilirsiniz. Ve alıcının adını bilmiyorsanız, "Sayın Bay veya Bayan", "İlgilenebilecek Kişiye" veya "Sayın İşe Alma Müdürü" gibi genel bir selamlama kullanın.
#4. Vücut Paragrafları:
Profesyonel bir mektup tipik olarak üç ana paragraf içerir. Profesyonel bir mektup gövdesini şu şekillerde yazabilirsiniz: İlk paragraf, mektubun amacını tanıtır. İkinci paragraf amaç hakkında daha fazla bilgi verir ve üçüncü paragraf okuyucudan harekete geçmesini ister. Bu nedenle, bu vücut paragraflarının açık ve öz olduğundan emin olun.
# 5. Kapanış Metni Paragrafı ve İmzayı Ekleyin:
Çoğu mektup, alıcıya zaman ayırdığı için teşekkür eden ve iletişim halinde olacağınızı bildiren kısa bir paragrafla biter. Bu, olumlu bir ifade veya deyimle oturumu kapatmak için iyi bir fırsattır. Örneğin: "Yakında sizden haber almayı dört gözle bekliyorum." veya "İlginiz için teşekkür ederiz." Mektubunuza ekler eklediyseniz, bunu burada da belirtin. Örneğin: "Lütfen ekte özgeçmişimin bir kopyasını bulun."
Kapanış gövdesinden sonra, kapanış çizgisi arasında iki ila üç satır bırakın ve bir kapanış imzası ekleyin. Mektup imzalarına örnek olarak "Saygılarımla", "Minnettarlıkla", "Teşekkürler", "Saygılarımla", "Saygılarımla" vb. ve soyadı. Kapanış imzasının ve adınızın sol altta olması gerektiğini unutmayın.
#6. Düzeltin ve Mektubunuzu Gönderin
Mektubunuzu yazdıktan sonra, düzeltmek için zaman ayırın. Dilbilgisi ve yazım hatalarını kontrol etmek bir zorunluluktur, ancak aynı zamanda açık ve öz olduğundan emin olmak için mektubunuzu okumak için zaman ayırın. Bundan sonra, alıcıya gönderebilirsiniz.
Mesleki Mektubuna Neler Dahildir?
Profesyonel bir mektup tipik olarak gönderenin adı ve adresinin yanı sıra tarih ve alıcının adı ve adresini içeren bir başlık içerir. Mektubun gövdesi, gönderenin mektubun amacını ileteceği yerdir. Açık ve öz olmalı ve her zaman "Saygılarımla" veya "Saygılarımla" gibi profesyonel bir imza ile kapatılmalıdır.
Resmi Bir Mektubu Nasıl Başlatırsınız?
Resmi bir mektuba başlamanın geleneksel yolu, “Sevgili Bay/Bayan/Bayan. Soy isim." Ancak, kişinin soyadını bilmiyorsanız, "Sayın Bay veya Bayan" gibi genel bir selam kullanabilirsiniz. Ve kişiyi tanıyorsanız, ilk adını kullanabilirsiniz.
Sevgili Olmadan Profesyonel Bir Mektuba Nasıl Başlarsınız?
Profesyonel bir mektuba "canım" kullanmadan birçok şekilde başlayabilirsiniz. Bazı alternatifler arasında “ilgili kime”, “merhaba” veya yalnızca alıcının adının kullanılması yer alır. Ancak alıcıyla aranızdaki ilişkiye uygun bir selamlama seçin.
Örneğin, alıcıyı iyi tanımadığınız bir mektup için “kime olabilir” uygunken, tanıdık birine bir mektup için “merhaba” veya alıcının adı daha uygun olur. Aşağıdaki bir örneğe bakın.
İlgili makama
Konu: Yardım Talebi
sevgili [isim]
Umarım bu e-posta sizi iyi bulur. Benim için çok önemli olduğuna inandığım bir konuda yardımınızı istemek için yazıyorum.
Ekteki belgeyi incelemenizi ve geri bildirimde bulunmanızı rica etmek için yazıyorum. Bu sorunun çözümünde uzmanlığınızın paha biçilmez olacağına güvendiğim için katkılarınızı çok takdir ediyorum.
İlginiz ve zamanınız için teşekkür ederiz.
En içten dileklerimizle,
[Adınız]Profesyonel Bir Tebrik Mektubu Örneğine Nasıl Başlarsınız?
Profesyonel bir tebrik mektubuna şu şekilde başlayabilirsiniz:
Sayın Bay / Bayan,
E-postan için teşekkürler. Mevcut işinizde zorluk yaşadığınızı duyduğuma üzüldüm. Durumunuz hakkında sizinle daha fazla konuşmaktan memnuniyet duyarım. Sizin için uygun bir zaman varsa lütfen bana bildirin.
En içten dileklerimizle,
Adınız.
Profesyonel Bir Mektup Nasıl Biçimlendirilmelidir?
Profesyonel bir mektup, sayfanın üst kısmında bir antetli kağıt, ardından tarih, alıcının adı ve adresi ve bir selamlama ile biçimlendirilmelidir. Ardından, mektubun gövdesi, her paragraf arasında bir boşluk olacak şekilde tek aralıklı olmalıdır. Mektup ayrıca altta imzalanmalı ve ardından gönderenin adı ve iletişim bilgileri yazılmalıdır.
Sonuç
Profesyonel bir mektup, farklı amaçlar için farklı kitlelere iletişim kurar. Biçim, hedef kitleye ve amaca göre değişmekle birlikte, yukarıdaki genel ipuçları ve yönergeler, olumlu bir izlenim bırakacak ve istenen sonuçları elde edecek profesyonel bir mektup yazmanıza yardımcı olabilir. Ek olarak, mektubun açık, öz ve hatasız olması gerektiğini unutmayın.
İlgili Makaleler
Referanslar
