Manuel olarak veya muhasebe yazılımı ile fatura oluşturma seçeneğiniz vardır. Ancak, faturalarınızı nasıl hazırladığınızdan bağımsız olarak hızlı ödemeleri güvence altına almak için gereken her şeyi içerdiğinden emin olmanız çok önemlidir. Kuruluşlar her zaman fatura gönderip alır, ancak bunları zamanında ödemek büyük bir sorundur. Ancak artan sayıda şirket uygun faturaları gönderemiyor. Kesin defter tutma prosedürleri oluşturmak, şirketinizin finansal istikrarını artırmak için çok önemlidir. Faturaların işlevleri ve word'de nasıl fatura oluşturabileceğiniz hakkında bilgi edinmek için okumaya devam edin.
Fatura Nedir?
Fatura, satıcının müşteriye ödeme talep etmesi için sağladığı bir kayıttır. Alıcının elde ettiği mal veya hizmetin bedelinden oluşmaktadır. Bu nedenle, bir faturada satıcının ve müşterinin adları, mal veya hizmetlerin tanımı ve maliyeti ve ödeme koşulları listeleniyorsa. Daha sonra, bir mahkemede kanıt olarak da kullanılabilir.
Hangi İşlemler Fatura İstemektedir?
Faturalamayı yöneten kurallar ABD'de diğer ülkelere göre daha müsamahakardır. İşletmeden tüketiciye (B2C) satışlar fatura gerektirmez, bu nedenle göndermeniz gereken tek kayıt bir ödeme makbuzudur. Ancak, bir müşteri (tüketici) kendisine fatura göndermenizi isterse, buna uymanız gerekir. Bazı işletmeler arası (B2B) işlemler için ve ayrıca şirketinizin ürün ithalatı veya ihracatı yapması durumunda fatura gerekli olabilir.
Ayrıca, yerel fatura düzenlemeleriniz hakkında bilgi için eyalet hükümetinizle iletişime geçmelisiniz. Ayrıca, mallarınızı ister internet üzerinden satıyor olun, ister başka bir ülkede yaşayıp sizden satın alan kişilere, onlara mutlaka fatura göndermelisiniz.
Fatura İşlevleri
Ödeme talep etmek için işletmelerin faturaları teslim etmesi gerekir. Fatura, her iki tarafın da fiyat ve ödeme koşulları üzerinde hemfikir olduğunu göstermenin yasal olarak bağlayıcı bir yoludur. Ancak fatura kullanmanın ek avantajları vardır. Onlar içerir:
1 numara. Kayıtları Tutma
Satışın yasal kaydını tutabilme, faturanın ana avantajıdır. Bu, kimin ne zaman mal alıp sattığını öğrenmeyi kolaylaştırır.
2 numara. Ödeme İzleme
Fatura, muhasebe ekipmanının çok önemli bir parçasıdır. Ödemeleri ve ödenmemiş bakiyeleri takip etmek hem alıcıya hem de satıcıya fayda sağlar.
#3. Yasal koruma
Uygun bir fatura, müşteri ve satıcının fiyat üzerinde anlaştığının kanıtı olabilir. Perakendeciyi asılsız davalardan korur.
#4. Basit Vergi Beyannamesi
Satış faturalarını takip etmek, kuruluşun geliri doğru bir şekilde kaydetmesine ve doğru vergileri ödemesine yardımcı olur.
# 5. İş analitiği
İşletmeler, fatura verilerini analiz ederek müşterilerinin satın alma alışkanlıklarını öğrenebilir ve trendleri, popüler ürünleri, yoğun satın alma dönemlerini ve daha fazlasını ortaya çıkarabilir. Bu, işe yarayan pazarlama planları oluşturmaya yardımcı olur.
Faturaya Neler Dahildir?
İster başka bir işletmeye satış yapıyor olun, ister bir müşteri sizden bir fatura talep ediyor olsun, bir faturanın geçerli olabilmesi için aşağıdaki bilgileri eklemeniz gerekir:
- “Fatura” kelimesi büyük bir şekilde göze çarpıyordu.
- sizin ve müşterilerinizin tam adları ve adresleri
- fatura tarihi
- ödeme için son tarih
- ayrı bir sipariş numarası
- satışa sunulan mal veya hizmetlerin dökümü
- Her bir mal veya hizmetin mevcudiyeti ve maliyeti
- Mal veya hizmetin teslim tarihi
- Ödenecek tutarın tamamı
Ayrıca, öğeleri ithal veya ihraç ediyorsanız, nereden geldiklerini ve ülkeye nereden girdiklerini söylemeniz gerekebilir. Ayrıca faturalarınızdan satış vergisi almanız gerekebilir. Her eyalet ve ilçenin farklı vergi oranları ve kanunları olduğundan, fatura düzenlemeden önce yerel kriterleri inceleyin.
Fatura Nasıl Oluşturulur?
Müşterinizin faturayı görmesini ve zamanında ödemesini sağlamak için faturada ne olması gerektiğini ve faturayı nasıl doğru bir şekilde bir araya getireceğini bilmek önemlidir. Neyse ki, etkili çevrimiçi faturalandırma yazılımıyla ideal faturayı oluşturmak basittir. Fatura oluşturmanın yolları aşağıdadır:
1 numara. Faturanızı Özelleştirin
Faturalarınızı özelleştirmek, markanız hakkında tüketici farkındalığını artırabilir. Faturalar renkler, yazı tipleri, logo ve diğer marka unsurları sayesinde daha profesyonel görünür ve şirketinizin müşterilerine iletmek istediği idealleri yansıtır. Bununla birlikte, tutarlılığı korumak ve panoda kolayca tanımlanabilmek için fatura tasarımının web sitenizin, sosyal medya hesaplarınızın ve diğer içerik sitelerinizin bileşenleri ve renkleriyle eşleştiğinden emin olun.
2 numara. Nitelikli Bir Başlık Ekleyin
Fatura, şirket adını, logosunu (varsa), adresini ve iletişim bilgilerini içeren gösterişli bir başlıkla başlamalıdır. Bundan sonra müşterinin şirket adını, ilgili kişinin adını ve tam iletişim bilgilerini ekleyin.
#3. Fatura Bilgilerini Dahil Et
Müşterinin rahatlığı için kağıdı "fatura" kelimesiyle işaretleyin. İşlemlerinizi takip edebilmeniz için ayrı bir fatura kimlik numarası ekleyin. Fatura kimliği genellikle alfanümerik karakterlerden oluşur ve proje adı veya faturanın düzenlendiği tarih gibi belirli verileri içerir. Bu nedenle, yanlış anlamaları önlemek için her kuruluş kendisine uygun bir fatura numaralandırma sistemi seçmeli ve buna uymalıdır.
#4. Tarihleri Belirtin
Hem tedarik tarihi (ürünlerin veya hizmetlerin teslim edildiği gün) hem de faturanın düzenlendiği tarih dahil olmak üzere bir zaman çizelgesi oluşturmak ve ödemeleri takip etmek.
# 5. Sağlanan Mal veya Hizmetlerin Tanımı
Şirket tarafından belirtilen fatura dönemi içinde ödeme karşılığında satılan tüm kalemler veya sağlanan hizmetler faturada listelenmelidir. Miktarı, birim başına fiyatı ve satılan her bir öğenin ara toplamını ekleyin. Ayrıca, her satır öğesi için harcanan süreyi ekleyin ve hizmet sağlarken belirli hizmeti belirtin.
#6. Ödeme Koşullarını Dahil Edin
Bir fatura oluşturmak için, satışla ilgili ülke yasalarına, yerel vergi oranına, iş türüne ve diğer unsurlara göre değişen vergi bilgilerini ekleyin.
Ayrıca, toplam vergi yükümlülüğü genellikle nihai fatura tutarından hesaplanır ve çok sayıda kalem içeren bir faturanın alt kısmında gösterilir. Her bir kalemin vergisini hesaplamak yerine, vergi tutarını faturalandırılabilir kalemlerin ait olduğu birçok vergi kategorisine göre bölebilirsiniz.
#7. Notlara Açıklamalar ve Koşullar Ekleyin
Faturalar açıklayıcı olsa bile yine de karışıklık olabilir. Müşteriler, örneğin ürünlerinizden birine indirim eklediğinizi fark etmeyebilir. Bu, indirimi açıklayan bir dipnot ekleyerek önlenebilir, böylece tüketici aynı mallar için daha yüksek fiyatların gelecekteki faturalarda görünebileceğinin farkında olur.
Küçük İşletmem İçin Faturalandırmam Gerekiyor mu?
Bir küçük işletme sahibi olarak personeli yönetmek, envanteri korumak ve müşterilerle etkileşim kurmak dahil olmak üzere çeşitli sorumluluklarınız vardır. Bu amaçla, işi ayakta tutmak ve ödemeleri kabul etmek genellikle ana önceliklerinizdir. Bu nedenle, diğer ödeme yöntemlerini düşünmek çok önemlidir. Bu durumda faturalamanın kullanılması. Uzaktan ödemeler için en iyi bilinen ve güvenilir araçlardan biri faturalamadır.
Word'de Fatura Nasıl Oluşturulur
İlk Word faturanızı ayarlamayı bitirdiniz mi? Fatura şablonlarını kullanmadan profesyonel fatura yapmak istiyorsanız, özellikle faturalama bileşenleri ile ilgili birkaç önemli prosedüre uymanız gerekir. Aşağıdaki bilgiler size Microsoft Word'de sıfırdan nasıl fatura oluşturacağınızı öğretecektir:
1 numara. Yeni Bir Boş Belge Oluşturun
Word'de bir fatura oluşturmak için Word'ü açın, "Dosya"yı tıklayın ve ardından özel faturanızı sıfırdan oluşturmaya başlamak için menüden "Yeni Belge"yi seçin. Yepyeni, boş bir belge açın. Bir Microsoft Word şablonuyla aynı önceden biçimlendirilmiş yapıya sahip olmayacağından, bu seçenekle kendi giriş alanlarınızı oluşturmanız gerekeceğini unutmayın. Bu, yalnızca bir fatura şablonu seçmekten daha fazla çalışma gerektirebilir. Ancak, faturanızın tasarımı ve işlevselliği üzerinde daha fazla kontrole sahip olacağınız için, bu, özel faturalama prosedürlerine sahip şirketler için değerli bir değiş tokuştur.
2 numara. Fatura için Başlık Tasarlayın
Belgede bir başlık ekleyin. Şirketinizin logosu, adı ve iletişim bilgileri fatura başlığında görünmelidir. Ayrıca bunun bir fatura olduğunu açık bir şekilde belirtmelidir.
#3. Fatura Tarihini Dahil Et
Ardından, Word'de bir fatura oluşturmak için belgenin fatura tarihini ekleyin. Bu, genellikle Word belgenizin sağ üst kısmına aittir. Fatura başlığınızın hemen altına, geçerli tarihi ekleyin. Fatura tarihinin altına ödemenizin son tarihini de yazabilirsiniz.
#4. Özel Fatura Numarası Ekleme
Belgenin üst kısmına ayrı bir fatura numarası ekleyin. Bir müşteriyle bir fatura incelenirken veya şirketinizin kayıtları için dosyalanırken, fatura numaraları bir referans noktası olarak kullanılır. Faturalama işleminizde kullanacağınız numaralandırma sistemi önceden belirlenmeli ve buna uyulmalıdır. Faturaları, Fatura No. 001'den başlayarak, ardından Fatura No. 002'den başlayarak sayısal olarak numaralandırmak en basit yöntemdir.
Faturalarınızı düzenli tutmakta zorlanıyorsanız harika bir fikir, bir fatura oluşturucu ve düzenleme yazılımı kullanmaktır. Daha sonra inceleyeceğimiz birkaç ücretsiz fatura şablonunun yanı sıra FreshBooks, bu prosedürü otomatikleştirmeye ve ödemelerinizi düzenli tutmaya yardımcı olan çeşitli faturalandırma yazılımı seçenekleri sunar.
# 5. Müşterinizin İletişim Bilgilerini Ekleyin
Müşterinizin şirketi hakkında şirketin adı, logosu, ilgili kişinin adı, adresi, telefon numarası, e-posta adresi ve potansiyel olarak müşterinin satın alma siparişi numarası gibi bilgileri ekleyin. Faturanızdaki iletişim bilgilerinin doğru olduğundan emin olun; müşterinizin işletmesinde bir faturalandırma veya alacak hesapları departmanı varsa, normal iletişim noktanız yerine o kişiyi listelemeniz istenebilir.
#6. Belirli Ürün veya Hizmetlerin Listesini Derleyin
Daha sonra şirkete veya müşteriye sunduğunuz mal ve hizmetlerin ayrıntılı bir envanterini çıkarın. Her hizmetin kısa bir açıklaması, gerçekleştirilen saat sayısı veya sağlanan öğeler ve ücretin tümü listelenmelidir. Her hizmetin alt toplamını ayrı ayrı toplayın. Mal ve hizmetlerinizin kolayca görüntülenmesi için Word faturanızda bir tablo oluşturmak genellikle en basit olanıdır.
#7. Ödenecek Tam Tutarı Göster
Word'de bir fatura oluşturmak için, tüm ücretleri topladıktan sonra geçerli vergileri listeleyin. Fatura daha sonra borçlu olunan tüm tutarı içermeli ve bu bilgiyi altta belirgin bir şekilde göstermelidir. Mümkün olduğu kadar açık hale getirmek için "toplam" veya "genel toplam" olarak etiketleyin.
# 8. Son Ödeme Tarihini Dahil Et
Geç ödemeleri önlemek için faturaya bir son ödeme tarihi ekleyin. Son ödeme tarihini belirtirken mümkün olduğunca fazla bilgi verin. "Ödeme Sonu 31 Gün" yerine "Ödeme Son Tarihi 2018 Aralık 30" gibi kesin tarihi ekleyin.
# 9. Nasıl Ödeme Yapmayı Planladığınızı Belirtin
Belgenin en altına ödeme koşullarınızı ekleyin. Müşterinizin sizi iş için işe alırken ödeme koşullarınızı kabul ettiğini varsayarak, aldığınız ödeme yöntemlerini ekleyin ve son ödeme tarihinden sonra yapılan ödemeler için uygulayacağınız gecikme cezalarını belirtin.
Küçük İşletmeler İçin Nasıl Fatura Oluşturabilirim?
- Belirgin fatura numarası
- Ürün veya hizmetlerin teslim tarihi.
- Mal veya hizmetin açıklaması.
- Son teslim tarihi ile borçlu olunan miktar.
- Ödeme koşulları ve yönergeleri.
- En son ödemenin tutarı ve tarihi.
Fatura Örneği Nedir?
Bir perakendeci, bir üreticiden ürün satın alırsa, ürünler perakendecinin teslim alma departmanına taşınır ve mağazanın muhasebe departmanına bir fatura ibraz edilir.
Fatura Oluşturmak için Excel'i Kullanabilir misiniz?
Şirketiniz için değiştirebileceğiniz bir şablon kullanarak profesyonel görünen faturalar üretebilirsiniz. Yazdırılabilir veya Word veya Excel'de doldurulabilir ve elektronik olarak PDF olarak gönderilebilir.
Referanslar
- freshbooks.com
- özet.com
- zoho.com
İlgili Makaleler
- MUHASEBE FATURASI: Tanımı, Nasıl Kaydedilir ve Özgür Yazılımlar
- ÇOK ADIMLI GELİR TABLOSU: Örnekler, Format ve Nasıl Yapılır Kılavuzu
- NET 30 ÖDEME KOŞULLARI: Anlamı, Örnekleri ve Bunları Neden Kullanıp Kullanmamanız Gerekiyor?
- Fatura Finansmanı: Tanımı, Türleri, Artıları ve Eksileri
- 13'DE KÜÇÜK İŞLETMELER İÇİN EN İYİ 2023 FATURALAMA SİSTEMİ (Güncellendi)
