İyi yapılandırılmış dosyalama sistemi fikirleri, bir işletmenin işlerini düzenli tutmasına yardımcı olabilir. Bu şekilde, hayati bilgileri aramak için her şeyi alt üst etmek zorunda kalmayacaksınız. Bu makalede, belgelerinizi nasıl düzgün bir şekilde dosyalayacağınıza dair ipuçlarının yanı sıra küçük işletmeniz için elektronik dosyalama sistemlerini nasıl kuracağınıza dair güzel fikirler bulacaksınız.
İş İçin Dosyalama Sistemleri
Dosyalama sistemleri, evrakların kutulara doldurulmasından, bilgileri elektronik olarak gözden uzak tutan karmaşık yazılım programlarına kadar zaman içinde gelişmiştir. Günümüzde birçok seçenek mevcut olsa da, tüm dosya sistemlerinin ortak bir amacı vardır: etkili kayıt yönetimi. Mevcut sayısız dosya sistemiyle, en iyisine karar vermeden önce her birinin niteliklerini analiz etmek çok önemlidir. En yaygın dosyalama sistemlerinin kurulumu basittir ve verimli bir dosya yönetimi yöntemi sağlar.
3 Tip Dosyalama Sistemi
#1. Alfabetik Dosyalama
5,000'den az belge için alfabetik dosyalama en popüler dosya sistemidir. Alfabetik sıraya göre dosyalama, dosyaları kişilerin, kurumların, kurumların, ajansların, konuların, konuların veya coğrafi konumların adlarına göre sözlük sırasına göre düzenleme yöntemidir. Bu yaklaşım, müşteri veya müşteri adı dosyaları için iyi çalışır. Konuları dosyalarken göreceli bir dizin kullanın. Dizin, her konuyu alfabetik sırayla temsil etmeyi amaçlayan konu adlarının bir listesidir. Girişin hangi konu adının altında dosyalanacağını belirlemek için ilgili dizine bakın.
#2. Sayısal Dosyalama
Sayısal bir dosyalama sistemi oluştururken, doğrudan kayıttaki sayıları veya sağlanan bir numarayı kullanarak dosyaları ardışık sırada düzenleyin. Dosyaları almak için çoğu sistem bir dizin kullanır. Sayısal bir dosyalama sistemi, dosyaların dosyalanma ve bulunma hızını artırarak üretkenliği artırır. Ayrıca daha doğru tanımlama ve daha fazla gizlilik sağlar. Alfabetik dosyalama sistemlerinden farklı olarak, sınırsız genişlemeye izin verir ve 5,000'den fazla kaydı işleyebilir.
#3. Alfanümerik Dosyalama
Alfanümerik dosyalama, hem isimlerin hem de sayıların kullanılmasını içerir. Bu tür dosya sistemi genellikle konu adları ve numaralarıyla kullanılır. Dosyaları alfabetik olarak veya konu başlığına göre, ardından sayısal kategoriye göre düzenleyin. Alfa sayısal dosyalar için göreli bir dizin gereklidir. Her alfabetik bölüme verilen numara kodları dizinde listelenecektir.
Küçük İşletmeniz İçin Elektronik Dosyalama Sistemleri Kurma
Küçük işletmeniz için elektronik dosyalama sistemleri kurma konusunda bazı fikirler:
#1. Belge saklama için bir plan yapın.
İlk adım sadece ek hazırlıktır. Küçük işletmeniz için elektronik dosyalama sistemlerini kullanmaya başlamadan önce yönergeler ve hedefler belirlemeniz gerekir. Birkaç alanda genel bir strateji geliştirmeniz gerekecek:
- Belge oluşturma
- Belge paylaşımı
#2. En iyi dosya yönetim programını seçin.
Dijital geçişinizi kolaylaştırmak için bir stratejiye karar verdikten sonra, yazılım satın almaya bakabilirsiniz. Bütçe aralığınızı, yaklaşık depolama gereksinimlerinizi ve kullanıcı sayınızı bilmek, seçenekleri karşılaştırmanıza yardımcı olacaktır. Ayrıca programınızın birkaç önemli işlevi içerdiğinden emin olmalısınız:
- kullanım basitliği
- Senkronizasyon
- Basit entegrasyon
#3. Uygulama için bir plan oluşturun.
Şimdi planınızı ve yazılımınızı eyleme geçirme zamanı. Bu noktaya ulaştığınızda tüm hazırlıklarınızın karşılığını almanız gerekir.
- İletişim kurmak
- İzin seviyeleri oluşturun.
- Kurallar oluşturun
- Sistemlerinizi tamamlayın
#4. Depolama düzenlemeleri yapın.
Artık depolama planlarınızı eyleme geçirme zamanı. Dosyalarınızı yüklerken, kaydederken ve dağıtırken birkaç şeyi aklınızda bulundurun.
- Organizasyonunuzu koruyun.
- Alt klasörler oluşturun
- Adlandırma kuralları
#5. Devam eden bakım için plan yapın.
Dijital dosyalama sisteminiz devreye girdikten sonra da sürecin akışını sürdürün. Elektronik bir ortam, kendi başına ve bakımsız bırakılırsa, fiziksel bir ortam gibi hızla tıkanabilir.
- Planlanmış bakım kontrolleri
- Belge arşivleme
Küçük İşletmeniz İçin Elektronik Dosyalama Sistemleri Kurarken Nelere Dikkat Etmelisiniz?
#1. mali durumunuz
Belge yönetim yazılımını seçerken bütçenize uygun olduğundan emin olun. Neyse ki, çeşitli düşük maliyetli e-dosyalama seçenekleri mevcut.
#2. öğrenme eğrisi
Sistem maliyetlerinin yanı sıra, kendinizi (ve ekibinizi) uygun şekilde planlamak için yeteneklerinizin yanı sıra ofisinizin geri kalanının teknoloji bilgisini de göz önünde bulundurmak çok önemlidir.
#3. Toplam kullanıcı sayısı
Bazı sistemler kullanıcı sayısına göre ücret alırken, diğerleri minimum (veya maksimum) kullanıcı gereksinimleri uygular. Yazılımı satın almadan önce, onu kaç kişinin kullanacağını (veya yakın bir tahmin) bildiğinizden emin olun.
Belgelerinizi Düzgün Bir Şekilde Dosyalama
Önemli bir belge için masanızı karıştırırken hiç birini beklettiniz mi? Ya da kritik bir bilgisayar dosyasını yanlış yerleştirdiğiniz için son teslim tarihine yetişmek için mücadele ettiniz mi? Bu utanç verici durumlardan kaçınmak için belgelerinizi nasıl düzgün bir şekilde dosyalayacağınızı öğrenmelisiniz.
İster kağıt kağıtlarla, ister elektronik dosyalarla veya ikisinin birleşimiyle çalışın, bunları düzenli ve erişilebilir durumda tutmak çok önemlidir. Öğeleri ararken zamandan tasarruf edecek ve ihtiyaç duyduğunuzda doğru bilgileri parmaklarınızın ucunda tutacaksınız. Belgelerinizi nasıl düzgün bir şekilde dosyalayacağınıza dair bazı ipuçları:
#1. Gereksiz kağıtları saklamayın.
Belgelerinizi düzgün bir şekilde dosyalamak için, yolunuza çıkan her şeyi kaydetme alışkanlığından kaçının. Bilgileri taramak için birkaç dakikanızı ayırın ve yalnızca profesyonel faaliyetleriniz için önemliyse veya şirketiniz için gerekliyse bir dosya tutun. Çok fazla gereksiz belge dağınıklığa katkıda bulunur ve gelecekte bir şeyler bulmayı zorlaştırır.
#2. Dosyalarınız ve klasörleriniz için tek tip bir adlandırma kuralı kullanın.
Örneğin, bir birincil klasörü müşteriler, satıcılar ve iş arkadaşları için alt klasörlere bölün. Klasörlerin ne veya kim hakkında olduğunu belirlemek için daha kısa adlar kullanın. Farklı klasör gruplarını tanımanıza yardımcı olması için renk kodlamasını bile kullanabilirsiniz.
#3. Türü ne olursa olsun ilgili belgeleri bir arada tutun.
Örneğin, tüm projeler için sunumlar için bir klasöre, tüm projeler için elektronik tablolar için başka bir klasöre sahip olmak yerine, belirli bir projeyle ilgili raporları, mektupları, sunum notlarını, elektronik tabloları ve grafikleri tek bir klasörde tutun. Bu şekilde belirli bir proje için makaleleri çok daha hızlı bulabileceksiniz.
#4. Devam eden ve tamamlanmış iş arasında ayrım yapın.
Bazı insanlar, devam eden veya mevcut işleri, iş bitene kadar masalarında veya bilgisayar masaüstünde tutmayı tercih eder. Daha sonra, tamamlandıktan sonra aynı kategorideki dosyaların depolandığı uygun dizine yeniden yerleştirirler. Artık üzerinde çalışmadığınız dosyaları, tamamlanan çalışmanızın düzenli olarak (örneğin, haftalık veya iki haftada bir) kaydedildiği klasörlere taşıyın.
#5. Klasörleri aşırı doldurmayın.
Bir klasörde çok sayıda dosyanız veya tek bir klasörde çok sayıda alt klasörünüz varsa, bunları daha küçük gruplara ayırın (alt klasörler veya alt klasörler). Örneğin, "İş Planı" adlı bir klasörü "BP2021", "BP2022" ve "BP2023" etiketli alt klasörlere ayırabilirsiniz. Benzer şekilde, bir müşteri için Delta Traders adlı bir klasörü “Delta Traders satış sunumları” ve “Delta Traders sözleşmeleri” adlı alt klasörlere ayırabilirsiniz. Uzun bir dosya listesine sahip olmak yerine, amaç onları mantıksal klasörler veya alt klasörler halinde düzenlemektir.
#6. Belgeleri kronolojik olarak düzenleyin.
Belgelerinizi düzgün bir şekilde dosyalamak için, bir belgenin tarihini vurgulayarak, basılı bir belgeye ekleyerek veya elektronik bir belgenin başlığına ekleyerek öne çıkmasını sağlayın. Bu, kağıtlarınızı tek tek açmak zorunda kalmadan kronolojik olarak sıralamanıza olanak tanır. Bunları gelecekte daha kolay bulabileceksiniz.
#7. Kağıt belgeleri dijital formata dönüştürün.
Bu, kağıt belgeler için çok fazla alanınız yoksa, onları tamamen yok etmeden korumak istiyorsanız, kağıtları elektronik olarak dağıtmanız gerekiyorsa veya bilgi depolamanızı daha güvenli hale getirmek istiyorsanız kullanışlıdır. (Ancak bu, yasal sözleşmeler veya orijinal imzalı belgeler gibi birçok belge türü için uygun değildir, bu nedenle burada en iyi kararı verin.)
Ofis İçin Dosyalama Sistemi Fikirleri
Bir ofis dosyalama sistemi oluşturma, organize etme veya temizleme fikri, aramızdaki en cesurları bile, daha acil olan “yapılacaklar” listesinin arkasına saklanabilir. Artık gizlemek zorunda değilsin! Bu denenmiş ve gerçek fikirler, ofis dosyalama sisteminizi en iyi şekilde almanıza ve tutmanıza yardımcı olabilir.
#1. Renk kodlaması
İnsanlar, onlarca yıl önce ofis evrakları ve ofis dosya sistemleri yaygın olduğundan beri renk kodlaması yapıyorlar. Renk kodlama fikirleri asla başarısız olmaz ve özellikle karmaşık bir dosyalama sisteminiz olsa bile nispeten hızlı ve uygulaması kolaydır. Renkli kodlama, belgelerinizi düzgün bir şekilde dosyalamanız, dosyaları hızlı bir şekilde bulmanız için sizi motive edecek ve dosyalama sürecini daha keyifli hale getirecektir.
Bu organizasyon stratejisi, kağıt yığınlarını mümkün olduğunca öngörülebilir temiz paketlere dönüştürmek için idealdir.
#2. dijitalleştir
Dosyaları sayısallaştırarak, esasen kağıtsız bir dosyalama sistemi oluşturuyorsunuz. Tüm kağıt dosyalarını dijital formata dönüştürdükten sonra, birçok kişi bir dijital dosyalama sistemi düzenlemeyi kağıt dosyalama sisteminden çok daha kolay buluyor. Dosyalarınızı dijitalleştirmeyi tercih ediyorsanız, önce eski dosyalarınızı taramalı ve dönüştürmelisiniz, bu da zaman ve emek yoğun bir prosedür olabilir.
#3. Bir son kullanma tarihine karar verin.
Bu bir hile gibi görünebilir, ancak sıralanacak dosya sayısını azaltmak, bir ofis dosyalama sistemini yönetmenin en iyi yollarından biridir. Hangi dosyaların tutulması gerektiğini ve hangilerinin atılabileceğini belirlemek zor olduğundan, dosyaları içeriğe göre ayıklamak zor olabilir, ancak dosyaları yaşa göre atmak, neleri seçebileceğinizi seçmek için güvenli ve düzenli bir teknik sağlar.
#4. Ayrıl ve fethet
Düzenlemeniz gereken dosyalar yalnızca belirli departmanlarla ilgiliyse, genel bir dosya yönetimi çerçevesi oluştururken bu grupların her birinden dosyalarını düzenlemesi için birini atayın.
Dosyalar duvarlarda düzenlenmelidir.
Dosya dolabı veya raf kullanmak yerine duvarlarınıza dosya tutucular asın.
#5. Önem Derecesine Göre Sırala
Dosyaları aramak için zaman harcayan herkes, ihtiyacınız olmayan 100 şey yerine tam olarak ihtiyacınız olanı bulma arzusunu bilir. Örneğin, belge alımını herkes için daha eğlenceli hale getirmek için ofis dosyalarınızı öncelik sırasına göre yapılandırmayı deneyin.
#6. Düzenli olarak düzenlemeyi alışkanlık haline getirin.
En iyi ofis dosya sistemi bile sizi kendi başına organize edemez. Bunu akılda tutmanız ve sistemi düzenli tutmak için haftalık olarak az miktarda iş yapmayı planlamanız önerilir. Düzenli olarak az miktarda çaba sarf etmek, bir yıl boyunca yanlış kullanılan dosyaları tek seferde temizlemeye çalışmaktan çok daha az zahmetli hissettirecektir.
#7. Devam Eden ve Tamamlanan İş Arasındaki Fark
Bu parlak fikir, tüm dosyalama yöntemini basitleştirir. Tamamlanan projeler için dosyalar hala düzenlenebilir, ancak bunları devam eden çalışma için dosyalardan ayırmak, dosyaları keşfetmeyi çok daha hızlı ve daha verimli hale getirecektir.
5 Temel Dosyalama Sistemi Nedir?
5 temel dosyalama sistemi şunları içerir:
- konu dosyalama
- alfabetik dosyalama
- sayısal dosyalama
- coğrafi dosyalama
- kronolojik dosyalama
İyi Bir Dosyalama Sistemini Nasıl Kurarsınız?
- Çeşitli kağıt ve elektronik formatlarda yazılmış ve kaydedilmiş belgeleri kolayca kabul edebilen tek tip kategoriler oluşturun.
- Bir kayıt envanteri yürütmek
- Merkezi bir dosyalama sistemi oluşturun.
- Dosyaları her yıl itin
Küçük İşletme Dosyalama Sistemlerimi Nasıl Düzenleyebilirim?
- Bir beyin fırtınası oturumu düzenleyin
- Mevcut tüm belgelerinizi sıralayın
- Takım girdisini toplayın.
- Basit Bir Sipariş Sistemi Seçin
- Her Şeyi Tutarlı Bir Şekilde Etiketleyin
- Renk Kodlamasını Düşünün
- Büyüyebileceğiniz Bir Dolap Seçin.
Büyük Organizasyonlarda En Çok Hangi Dosyalama Sistemi Kullanılıyor?
Dikey dosyalama sistemi daha çok büyük organizasyonlarda kullanılmaktadır.
Tüm Ofislere En Uygun Dosyalama Sistemi Hangisi?
Yatay dosyalama sistemi en uygun dosyalama sistemidir.
En yaygın kullanılan dosyalama sistemi hangisidir?
Dosyaları düzenlemenin en doğal ve popüler yolu, alfabetik bir yaklaşım kullanmaktır. En temel alfanümerik sistem bile, diğer şeylerin yanı sıra yazılı dosyalama prosedürleri, çapraz referans teknikleri ve yinelenen isim değişikliklerini dosyalama prosedürleri dahil olmak üzere dosyalama standartlarının oluşturulmasını gerektirir.
En basit dosya organizasyonu yöntemi nedir?
DBMS'deki en basit dosya organizasyonu biçimi, sıralı dosya yapısıdır. Bu strateji, büyük miktarda veri ile uğraşırken hız açısından etkilidir çünkü verilere erişim bu şekilde oldukça hızlı bir şekilde gerçekleştirilir.
En yaygın 2 dosyalama tekniği nedir?
Gevşek Yaprak yaklaşımı ve Kolektif yöntem, iki temel dosyalama tekniğidir. Tek tek dosyalanan belgelerde standart bir dosyaya yerleştirilmeden önce delikler açılır. Belgeleri dosyalamak ve bir dosyadan kaldırmak oldukça basittir.
Bir küçük işletme dosyası ne için olmalıdır?
Bordro, işletme maliyetleri, kredi kartı ekstreleri, banka ekstreleri, yıllık vergi beyannameleri, üç aylık vergi beyannameleri, envanter, yazarkasa bantları, gezi günlükleri ve satış ve gelir beyannamelerinin tümü bu dosyalara dahil edilmelidir.
Hangi dosyalama yöntemi en verimli olarak kabul edilir?
Pek çok kişi, uç basamaklı dosyalama sisteminin en etkili olduğuna inanır. Bu sistemdeki sayıların orta birimi ve son biriminden sonra, son basamak veya son basamaklar grubu (terminal basamaklar), dosyalama için kullanılan ana birim görevi görür.
Sonuç olarak,
İyi yapılandırılmış bir dosyalama sistemi uygulamaya hazırlanırken, ofis hayatınız daha az karmaşık hale gelecektir. Dosyaları çevrimiçi olarak taşımak için bir öğrenme eğrisi olacak, ancak zamanla ele alınması ve bakımı daha kolay hale gelecek. Bu kılavuzdaki dosyalama sistemi fikirleri, küçük işletmeniz için bile elektronik dosyalama sistemlerinin nasıl kurulacağı konusunda size bir fikir verecektir.
İşletmeler İçin Dosyalama Sistemleri Hakkında SSS
İyi bir dosyalama sistemi nedir?
İyi bir dosyalama sistemi basit olmalı ve aşırı karmaşık olmamalıdır. Aynı zamanda, basitlik adına dosya sisteminin kullanımından vazgeçilemez.
Modern dosyalama yöntemleri nelerdir?
Modern dosyalama yöntemleri dikey ve yatay dosyalama olarak sınıflandırılır.
Belgeleri saklamak için en iyi uygulama hangisidir?
Belgeleri saklamak için en iyi uygulamalar şunları içerir:
- Google Dokümanlar
- Gönderilecek dokümanlar
- Hızlı Office Pro
- DropBox
- Kingston Ofisi
{
“@bağlam”: “https://schema.org”,
“@type”: “SSSSayfası”,
“ana Varlık”: [
{
“@type”: “Soru”,
“name”: “İyi bir dosyalama sistemi nedir?”,
"kabul edilen cevap": {
"@cevabı yazın",
"metin": "
İyi bir dosyalama sistemi basit olmalı ve aşırı karmaşık olmamalıdır. Aynı zamanda, basitlik adına dosya sisteminin kullanımından vazgeçilemez.
"
}
}
, {
“@type”: “Soru”,
“isim”: “Modern dosyalama yöntemleri nelerdir? “,
"kabul edilen cevap": {
"@cevabı yazın",
"metin": "
Modern dosyalama yöntemleri dikey ve yatay dosyalama olarak sınıflandırılır.
"
}
}
, {
“@type”: “Soru”,
“name”: “Belgeleri saklamak için en iyi uygulama hangisidir?”,
"kabul edilen cevap": {
"@cevabı yazın",
"metin": "
Belgeleri saklamak için en iyi uygulamalar şunları içerir:
- Google Dokümanlar
- Gönderilecek dokümanlar
- Hızlı Office Pro
- DropBox
- Kingston Ofisi
"
}
}
] }
İlgili Makaleler
- Eski PDF Dosyalarınızı Güncellemenin 2 Hızlı Yolu
- GELİR VERGİSİ: Genel Bakış, e Dosyalama ve Hesap Makinesi
- GAYRİMENKUL SATIŞLARI: Adım Adım Satış Süreci Rehberi
- Borç Hesapları Sürecini Otomatikleştirme: Otomasyondan Önce Bilmeniz Gerekenler
- ÖDEME GEÇMİŞ: Tanım, Kira Bildirimi, Faturalar (+ Ücretsiz ipuçları)
Referanslar
