İş ortamındaki her endüstrinin, yerel ve federal organlardan kendisine rehberlik eden kuralları ve düzenlemeleri vardır. Bu kurallara uymamanın hiçbir mazereti olamaz. Ayrıca, uyumsuzluğun sonuçları genellikle olumlu değildir. Bu nedenle işletmeler, ulusal ve kendi kendine empoze edilen düzenlemelere uyumu izlemek için bir uyumluluk yönetim sistemini yönetimlerine entegre eder. Çalışanlar ulusal kurallardan sapabilir ve suçu işletmelere bırakabilir. Bundan da kaçınmak için, bazı işletmeler uyumluluk yönetim sistemlerinde yazılım kullanma fikrini ortaya attı. Bu şekilde, politika oluşturmadan bağlılığa, izleme denetimine ve raporlamaya kadar her şey mükemmel bir kontrol altında tutulur.
Uyum Yönetim Sistemi nedir?
Uyumluluk yönetim sistemi, bir işletme veya kuruluş tarafından, varlığını düzenleyen yasa ve düzenlemelere uygunluğu sağlamak için uygulamaya konulan tüm yapıları, süreçleri ve önlemleri içerir. Kurallara uygun davranış için bir şirketin yerleşik şirket çapında yönergeleridir. CMS, her organizasyonel rol ve departmanla iç içedir. Birincil hedeflerinden biri, yalnızca değişen talepleri ve düzenlemeleri karşılamak değil, aynı zamanda işinizi etkileyebilecek potansiyel riskleri proaktif olarak ortadan kaldırmaktır.
Göre uyumluUyum yönetim sistemi, bir kuruluşun yasal gerekliliklere uymasına ve yasal ihlaller sonucunda tüketicilere verilen zararı en aza indirmesine yardımcı olan yazılı belgeler, işlevler, süreçler, kontroller ve araçlardan oluşan entegre bir sistemdir. İyi bir uyum yönetim sistemi, uyum ilkelerini geliştirmek, değiştirmek, yaymak ve izlemek için bir yöntem içermelidir.
Uyum Yönetim Sistemi Neden Önemlidir?
Uyum yönetim sisteminin birincil önemi, işiniz üzerinde olumsuz etkisi olabilecek dava, parasal kayıp ve muhtemelen davalarla sonuçlanabilecek riskleri yönetmesidir. Aslında, şirketler kendilerini korumak için uyumluluk sistemlerini entegre eder.
Uzun vadede, kullanışlı olabilir ve bir şirketin işlerinin işleyişini etkileyebilecek herhangi bir faaliyetle başa çıkmasına yardımcı olabilir. Bu, dolandırıcılık, suistimal, ayrımcılık ve diğer uygulamalar arasında değişebilir.
Federal Mevduat Sigorta Kurumu'na (FDIC) göre, CMS'nin en büyük önemi, dava, para cezaları ve diğer resmi ceza biçimleriyle sonuçlanabilecek olası riskleri yönetmesidir.
7 Uyumluluk Unsurları nelerdir?
- Politikaları, Prosedürleri ve Davranış Standartlarını Uygulama
- Uyum Görevlisi ve Uyum Komitesi Belirleme
- Etkili eğitim ve öğretim yürütmek
- İşlevsel bir iletişim hattına sahip olun
- İç izleme ve denetleme.
- İyi duyurulan disiplin yönergeleri aracılığıyla standartları uygulayın.
- İhlalleri Tespit Etme ve Düzeltici Faaliyet
#1. Politikaları, Prosedürleri ve Davranış Standartlarını Uygulama
Sadece bir poliçeniz olmasın, yazılı olduğundan emin olun. Ayrıca, iş işlevlerini yerine getirirken uyumluluğu sağlamak için yazılı prosedürlerin ve davranış standartlarının kolayca anlaşılır olmasını sağlamalısınız.
#2. Uyum Görevlisi ve Uyum Komitesi Belirleme
Uyum danışma komitesine sahip olmak, genellikle kuruluşların yapısını destekleyen yeterli kaynakların mevcut olmasını sağlar. Ayrıca uyum programları sağlar, davranış standartlarını teşvik eder ve uyumsuzluğun bildirilmesi için açık bir iletişim aracı oluştururlar. Daha basit bir ifadeyle, uygunsuzluğu tespit eder ve bir sorun haline gelmeden tedavi ederler.
#3. Etkili Eğitim ve Öğretimin Yürütülmesi
Bir kuruluşun eğitim ve öğretimi her gün veya haftada bir olmamalı, yılda en az bir kez yapılmalıdır. Mevzuatta bir değişiklik olması durumunda çalışanlara hatırlatma ve güncelleme yapıldığında, mevzuata kolayca uyum sağlarlar. Bu basitçe, uyumluluk komitenizin sektörünüzdeki son gelişmelerden haberdar olması gerektiği anlamına gelir. Bunu, ilgili sektördeki profesyonellerle ağ kurarak, makaleler okuyarak, konferanslara katılarak veya bir grubun parçası olarak yapabilirler.
#4. Fonksiyonel Bir İletişim Hattına Sahip Olun
Şirketler, geri bildirimi en üst düzeye çıkarmak için kullanabilecekleri anonim bir yardım hattı, e-posta adresi veya anketi entegre edebilir.
#5. İç İzleme ve Denetim
Dahili izleme ve denetim için yıllık bir çalışma planı oluşturun, risk alanlarını belirleyin ve uyum programını proaktif olarak denetleyin ve gözden geçirin. Bu şekilde, herhangi bir noktada veya diğerinde boşluk yoktur.
#6. İyi Yayınlanmış Disiplin Yönergeleri Yoluyla Standartları Uygulayın
Yönetmelik oluşturmak asla yetmez, disiplin cezaları da tanımlanmalıdır. Bu, rütbesi veya pozisyonu ne olursa olsun herkesin kurallara uymasını sağlayacaktır.
#7. İhlalleri Tespit Etme ve Düzeltici Eylem
Denetim ve izleme ekibi dışında uygunsuzlukları tespit eden bir sistem olmalıdır. Ayrıca herhangi bir sapma kaydı olmamasını sağlamak için yapılan düzeltmeleri takip etmenin bir yolu olmalıdır. Yerinde düzeltici önlemler yoksa, uyumun hiçbir faydası yoktur.
Bir Uyum Yönetim Sistemini Nasıl Uygularsınız?
Aşağıdaki adımlar, CMS'nizi uygulamanıza yardımcı olacaktır
- Risk değerlendirmesi yapın.
- çalışanların eğitimi
- Politikalar ve prosedürler oluşturur
- İyi bir iletişim kanalı kurun
- Uygunsuzlukların bildirilmesi için Geri Bildirim Sistemi
#1. İşletmenizde Kendi Kendine Risk Değerlendirmesi Çalıştırın
Uyum sisteminin uygulanmasının ilk adımı, söz konusu şirket üzerinde bir risk değerlendirmesi yapmaktır. Şirketler, kendilerini risklerden korumak için uyum yönetim sistemlerini benimsemektedir. Farklı endüstriler farklı risklerle karşı karşıya olduğundan, şirketiniz için neyin risk oluşturduğunu tanımlamanız gerekir. Bunu yapmanın mükemmel yolu, iş gereksinimlerinize göre uyarlanmış bir risk değerlendirme testi yapmaktır. Nereden başlayacağınızdan emin değilseniz COSO'ya göz atabilirsiniz. Her zaman yardımcı olmaktan memnuniyet duyacaklardır. Bu, tanımlanan tüm riskleri ele almanıza ve bu olası risklere stratejik olarak çözümler sunmanıza yardımcı olacaktır. Ancak o zaman, ihtiyaç duyulduğu anda bir şeyleri değiştirmeye de hazır olmalısınız.
#2. İlkeler ve Prosedürler Oluşturun
Bir şirkette uyumun uygulanması söz konusu olduğunda, bir politikaya ihtiyaç vardır. Bir politika vasiyeti, iş davranışını yönlendiren tüm kural ve düzenlemelerin derlenmesidir. İş politikaları, benzer endüstriler için bile farklılık gösterir. Basitçe, bu bir davranış kuralıdır.
#3. Çalışan eğitimi
Çalışanları eğitmek ve eğitmek, uyum yönetim sisteminin unsurlarından biridir. Her şirket, çalışanlarını şirketin uyum sistemi konusunda eğiten bir eğitim modelini entegre etmelidir. Çalışanlar iyi bilgilendirildiklerinde eylemlerinden sorumlu tutulabilirler ve böylece uyum programına bağlı kalırlar.
#4. İyi İletişim Kanalı Kurun
İletişim, operasyona rehberlik eden politikayı oluşturmak kadar iyidir. Bilgi çalışanlarınızın eğitiminin etkili olmasını sağlamak da gereklidir.
#5. Uygunsuzluk Raporlama için Geri Bildirim Sistemi
Bu aynı zamanda uyum sisteminin unsurlarından biridir. Şirketler, bir yardım hattı veya uygunsuzlukları bildirmenin anonim bir yolu olduğundan emin olmalıdır. İkinci olarak, rapora yatırım yapmanın uygun bir yolu olmalıdır. Ardından uygun düzeltici önlemler, işletmelerin uyumu sağlamasına da yardımcı olur.
Uyum Yönetiminden Kim Sorumludur?
Yönetim kurulu veya yönetim kurulu tarafından atanan bir uyum görevlisi, bir kuruluş içindeki uyum yönetiminden sorumludur. Ancak, genellikle başka sorumluluklarla meşgul olurlar ve bir uyumluluk yönetim sistemi tasarlamak, bunu halletme yollarından biridir. Bir uyum yönetim sistemi tasarlamaya ek olarak, yöneticiler ayrıca işleri kendi adlarına denetlemek için bir uyum görevlisi atamaktadır.
Uyum Faaliyetleri Nelerdir?
Uyum faaliyetleri, bir kuruluşun uyum yönetim sistemine bağlı kalmaya yönelik her eylemi içerir. Bunlara politika oluşturma, raporlama, çalışanların eğitimi, izleme, denetim, düzeltici eylemler vb. dahildir.
Uyumluluk Araçları Nelerdir?
Uyumluluk araçları genellikle her işletmenin kendi sektörel, yasal, güvenlik ve düzenleyici gereksinimlerini karşılamak için uygulaması gereken yönetim sistemini otomatikleştiren veya basitleştiren yazılımlardır. Yazılım olarak da bilinirler.
Uyumluluk Yönetim Sistemi Şablonu
Bir şablon oluşturmak, herhangi bir iş uyumluluğu yönetim sisteminin başarısı için kritik öneme sahiptir. Genel bir uyumluluk yönetimi şablonu oluşturma konusunda sorun yaşıyorsanız, onu parçalara ayırabilirsiniz. Örneğin, risk değerlendirmesi, çalışan eğitimi, izleme ve denetleme, politika, uygunsuzluğun düzeltilmesi vb. için bir şablon oluşturabilirsiniz.
CMS nedir ve örneği?
Kullanıcılar, bir yazılım parçası olan bir içerik yönetim sistemi (CMS) kullanarak dijital bilgileri üretebilir, düzenleyebilir, üzerinde işbirliği yapabilir, yayınlayabilir ve kaydedebilir. CMS'ler öncelikle web içerik yönetimi ve kurumsal içerik yönetimi (ECM) (WCM) için kullanılır.
2 tür uyum nedir?
Kurumsal ve yasal uyumluluk, çerçevenin kaynağını gösteren iki temel kategoridir. İzlenecek kanunlar, kurallar ve prosedürler çerçevesi, hem kurumsal hem de mevzuat uyumluluğunu oluşturur.
Uyumluluk için KPI nedir?
Uyumluluk KPI'ları nasıl çalışır? Uyum metrikleri ve Anahtar Performans Göstergeleri (KPI'ler) ile ölçülür, uyum departmanının firmayı yasal gerekliliklerin yanı sıra iç ve dış politikalarla uyumlu tutma kapasitesi.
Büyük 6 uyum alanı nelerdir?
Tüm ev sahipleri, uyumlulukla ilgili tüm yasal ve düzenleyici yükümlülüklere uyduklarından emin olmalıdır. Yangın güvenliği, gaz güvenliği, elektrik güvenliği, asansör güvenliği, asbest yönetimi ve lejyonella, ev sahiplerinin ilgilenmesi gereken ilk altı uyumluluk sorunudur.
Uyumun diğer adı nedir?
Bu makale, eşanlamlı, zıt anlamlı veya uyum sözcüğüyle bağlantılı 71 terimi listeler. Bu kelimeler uygunluk, rıza, rıza, boyun eğme, uysallık, rıza ve hoşgörüyü içerir.
Uyum Yönetim Sistemi Yazılımı
CMS'nin işletmelere entegre edilmesiyle ilgili muazzam iş düşünüldüğünde, faaliyetlerini çok fazla denetim olmaksızın koordine etmeye yardımcı olan bir yazılıma sahip olmak harika olacaktır. Öyleyse soru şu ki, bir işletmeye uyum sistemi konusunda yardımcı olan yazılım veya uygulamalar var mı? Elbette var, ancak en iyi CMS yazılımlarını listelemeden önce, bunun ne olduğunu bulalım.
Uyum Yönetim Sistemi Yazılımı Nedir?
Uyumluluk yönetim sistemi yazılımı, iş süreçlerinin yürürlükteki yasalara, kuruluş politikalarına ve tüketici ve iş ortağı standartlarına uygun olup olmadığını sürekli olarak izleyen, izleyen ve denetleyen bir programdır. CMS yazılımı ile bir işletme, tüm uyumluluk bilgilerini kolayca merkezileştirebilir ve bu uyumlulukları düzenleyebilir.
Uyumluluk yönetimi yazılımını, bir işletmenin kendi koyduğu düzenlemelere, kurumsal politikalara, endüstri taleplerine ve diğer hükümet düzenlemelerine bağlılığını sürekli olarak izlemek, izlemek ve denetlemek için sistemine entegre ettiği bir program olarak da tanımlayabiliriz.
Uygunluk Yönetim Sistemi Yazılım Çeşitleri Nelerdir?
Halihazırda üç tip CMS yazılımı mevcuttur. İş ihtiyaçlarınız bir araya gelmelidir. Ancak daha sonra sektörünüzün doğru yazılımı seçme ihtiyacını anladığınızdan emin olmanız gerekir. Aşağıda uyum yönetim sistemi yazılımı türleri bulunmaktadır;
- Çok amaçlı uyumluluk yönetimi platformları.
- Sektöre özel uyumluluk yönetimi araçları
- Yönetim, risk ve uyumluluk (GRC) yazılımı
#1. Çok Amaçlı Uyumluluk Yönetim Platformları
Hepsi bir arada uyumluluk yönetimi platformu olarak da bilinen çok amaçlı, herhangi bir sektörde uyumluluğu yönetme becerisine sahiptir.
#2. Sektöre Özel Uyumluluk Yönetim Araçları
Bu, özellikle sağlık, finans sektörü, üretim alanı vb. gibi yüksek düzeyde düzenlenmiş endüstriler için geçerlidir.
#3. Yönetim, Risk ve Uyumluluk (GRC) Yazılımı
Yönetişim, risk ve uyumluluk (GRC) yazılımı aslında sektöre özel uyumluluk yönetimi araçlarından daha gelişmiştir. Bu uyumluluk yönetim sistemi yazılımı, risk yönetimi ve kurumsal yönetişim için yalnızca genel uyumluluk yönetiminden daha geniş bir özellik yelpazesine sahiptir. GRC, BT risk yönetimini, iş sürekliliği planlamasını ve yasal yönetimi entegre eden tek uyumluluk yönetim sistemi yazılımıdır.
Uyum Yönetim Sistemi Yazılımının Özellikleri Nelerdir?
CMS yazılımının özellikleri şunlardır;
- Hatalara yer vermez.
- Uyumluluk kayıt defterini ve ilke kümelerini yönetir.
- CMS yazılımı, e-öğrenme eğitimine izin verir.
- Uyum izlemeyi sağlar.
- Kontrol ve raporlama sağlar
- Çatışmaları yönetir
- Çok dilli bir arayüze sahiptir
- Anket araçları olarak hizmet eder
- Dolandırıcılığın önlenmesi ve kontrolü.
- Geçişlerin yetkin bir şekilde ele alınması ve geçerli kurallar hakkında bilgi
Bir Uyum Yönetim Sistemi Yazılımı Satın Alma
CMS pazarlamacıları, işletmeleri yazılımlarını satın almaya ikna etmeye çalışıyor. İşletmelerin satın almadan veya uyumluluk araçlarını yükseltmeden önce ihtiyaçlarını tam olarak değerlendirmesi gerekir. Aşağıdaki adımlar doğru seçimi yapmanıza yardımcı olacaktır;
#1. İş Riskinizin Kapsamını Belirleyin
CMS yazılımının işletmelerin uyumluluk risklerini yönetmelerine yardımcı olduğu doğru olsa da, her işletmenin yazılıma ihtiyacı yoktur. Bu nedenle, önce risk değerlendirmenizi yaparak iş riskinizi tanımlayın.
#2. İş Kolunu ve İhtiyacı Tanımlayın
Şirketiniz yüksek düzeyde regüle edilmiş bir sektörde mi? Finansal hizmetler ve sağlık gibi yüksek düzenlemelere sahip sektörler var. İkinci olarak, diğer ilgili ihtiyaçları CMS yazılımınızda birleştirebilirsiniz, ancak önce iş ihtiyaçlarınızın ne olduğunu tanımlamanız gerekir.
#3. İhtiyacı var
CMS'nizi entegre etmeden önce BT ihtiyaçlarınızı tanımlamanız önemlidir. Harcamaları kısmak için BT ile birlikte gelen yazılım paketlerine göz atın. Bu sayede ekstra masraf yapmak zorunda kalmazsınız.
Uyumluluk Yönetimi Örnekleri
Hey, her işletme bir sektöre veya diğerine girer, bu nedenle çevrimiçi olarak göreceğiniz uyumluluk yönetim sistemlerinin çoğu muhtemelen önerilerdir. Çevrimiçi bir örneği değil, endüstri düzenlemelerinizi ve risk değerlendirme yayınlarınızı kullanarak işletmenizin uyum yönetim sistemini oluşturmanız gerekecektir.
#1. Sektörünüze Uygun Mevzuat Belirleyin
Daha önce de belirtildiği gibi, her endüstrinin uyması gereken bir dizi kural veya düzenleme vardır. Bir CMS programı veya yönetim sistemi oluşturmadan önce, şirketinizin uyguladığı kuralların bir listesini derleyin.
#2. Kanunları Önem Sırasına Göre Yerleştirin
Bu önemsiz düzenlemeler olduğu anlamına gelmez. Bu yalnızca bazılarının diğerlerinden daha fazla dikkat gerektirdiği anlamına gelir, ancak hepsine uyulması gerekir. Bunları önem sırasına koymak, bu düzenlemeleri ne sıklıkta gözden geçirmek istediğinizi belirlemenize yardımcı olacaktır. Sürekli gözden geçirme, denetim ve izleme gerektiren bazıları vardır. Çok fazla dikkat gerektirmeyen bazıları vardır ve bunlar için yıllık bir inceleme mükemmeldir.
#3. Gözden Geçirme Kuralları Oluşturun
Birincil sorumluluklarınızın bir listesini derledikten sonra, bunları aylık “Yapılacaklar” listelerine ayırmayı deneyin. Kurul bu sorunları ne zaman duyacak? Unutmamak için onları bir yere yaz. Bu yeni düzenlemeler ne zaman yürürlüğe girecek? En güncel sürümü ve teslim tarihini bir e-postayla, gözden geçirmekten sorumlu kişiye bir ay kadar önceden gönderin.
#4. Çalışan Eğitimini Planlayın
Eğitimin hem personeliniz hem de liderliğiniz için önemini göz ardı etmeyin.
#5. Yapılacaklar Listesi Takvimi Hazırlayın
Bir uyum takvimi yapılacaklar listesine sahip olmak, işleri doğru zamanda yapmanıza yardımcı olacaktır.
Sonuç
Riski yönetmek, kontrolden çıkmasına izin vermekten her zaman daha iyidir. Dolayısıyla, bir uyumluluk sistemi olmayan bir işiniz varsa, bir tane entegre edin. Birine sahip olmamanın etkisi, bir tanesini yerine koymaktan daha pahalıya mal olmasıydı. Ve varsa, sektör düzenlemelerinize ayak uydurmak için izlemeyi, denetlemeyi ve gerektiğinde değişiklikler yapmayı unutmayın.
Uyumluluk Yönetim Sistemi SSS'leri
Bir uyumluluk yönetim sisteminin dört temel parçası nelerdir?
- Yönetim kurulu ve yönetim gözetimi,
- Uyum programı
- Tüketici şikayetlerine yanıt
- Uygunluk denetimi
Uyumluluğu yönetmenin üç aşaması nelerdir?
- SOD İpuçları
- Şirketin karşı karşıya olduğu tehditleri tanımlayın ve kataloglayın
- Sürekli denetim ve uygunluk.
İlgili Makaleler
- İŞ RİSKLERİ: İş Hayatında Riskler Nasıl Yönetilir?
- YÖNETİM RİSKLERİ VE UYUMLULUK: GRC Nedir?
- İşletmenizin HIPAA Uyumlu Kaldığından Nasıl Emin Olabilirsiniz?
- Bilgi Yönetimi: Süreçler, Türler, Örnekler ve Araçlar
- ECM (Kurumsal İçerik Yönetimi) Nedir?
Referanslar
