“Otomatik Arama Sistemi” anlamına gelen ADI, numaraları elle çevirmek yerine bilgisayarla telefon görüşmesi yapmak anlamına gelir. Para, zaman ve emekten tasarruf sağladığı için birçok işletme bu otomatik arama sistemini kullanır. Daha fazla satış elde etmek ve uzun mesafe ücretlerinden tasarruf etmek için otomatik çeviricileri de kullanabilirsiniz.
Bu makale, temelde bir Otomatik Arama Sistemi hakkında bilmeniz gereken her şeyi kapsar.
Otomatik Arama Sistemi
Otomatik çevirici, önceden kaydedilmiş bir mesajı kullanarak arama yapmanızı sağlayan bir yazılımdır. Özellikle listenizde sesli mesaj mesajlarıyla uğraşmak istemeyen çok sayıda insan varsa, telefonla pazarlama satış görüşmeleri yapmanın en popüler yollarından biridir.
Otomatik arama sistemleri, otomatik olarak telefon görüşmeleri yapmak için kullanılır. Otomatik çeviriciler veya kısaca "otomatik" olarak da bilinirler.
Sistem, bir telefon numarası listesindeki kişileri aramak için kullanılır.
Otomatik çeviricilerin arkasındaki fikir basittir: Mesajınızı kaydetmenize ve kendi sistemlerine kaydetmenize izin verirler, böylece birisi telefonu açtığında, tam olarak duymak istediklerinizi duyar (ve daha fazlasını duymaz). Bu, sizinki gibi yüksek kaliteli satış görüşmeleri yapma konusunda uzmanlaşan şirketlerin, normalde bulabileceğimizden çok daha fazla müşteriye erişmesini sağlar!
Otomatik çeviriciler yasa dışı mı?
Otomatik arama sistemleri Amerika Birleşik Devletleri'nde yasaldır, ancak bazı kısıtlamaların olduğunu bilmelisiniz. Örneğin, Kaliforniya gibi otomatik çevirme sistemlerine izin vermeyen bir eyalette yaşıyorsanız, yerel yönetiminiz bunların kullanımını sınırlayabilir veya yasaklayabilir. Otomatik çeviricilerle ilgili herhangi bir düzenlemeleri olup olmadığını öğrenmek için yerel yönetiminize de danışabilirsiniz.
Ancak, kanunen ne tür otomatik arama yazılımlarına izin verildiğinden ve iş modeliniz ve hedefleriniz için en iyi nasıl çalışacağından emin değilseniz, karar vermeden önce bu alanda uzmanlaşmış bir avukatla görüşün.
Otomatik Çevirme Yazılımı
Otomatik arama yazılımı, çok sayıda telefon numarasını kısa sürede aramak için kullanılabilen bir bilgisayar programıdır. Bu tür bir çevirici, hangi numaraların arama alma olasılığının yüksek olduğunu tahmin edebilir, bu nedenle bu yazılımın yalnızca çalışanlarını veya müşterilerini kendi tarafında isteyen işletmeler tarafından kullanılması mantıklıdır.
Tahmine dayalı çeviriciler, işletmeler tarafından müşterilerle, olası müşterilerle ve çalışanlarla manuel işlemlerden daha verimli bir şekilde iletişim kurmak için kullanılır. En iyi tahmine dayalı çeviriciler, düşük etkili sorgularla veya o anda kimsenin bulunmadığı sesli posta kutuları gibi gereksiz kişilerle zaman kaybetmeden ve hiç para harcamadan hızlı bir şekilde ulaşmanıza yardımcı olacaktır!
Üç çevirme modu vardır: tahmini çevirici, aşamalı çevirici ve önizleme çevirici.
Onlarca yıldır, otomatik çeviriciler piyasada mevcuttu. Geleneksel olarak, şirketler giden kampanyalar için telefon numarası listeleri yükler. Ardından araç, listedeki numaraları otomatik olarak çevirir.
Çevirici yetenekleri zaman içinde gelişmiştir. Günümüzde çoğu çözüm en az üç çevirme modu içerir: tahmine dayalı çevirici, aşamalı çevirici ve önizleme çevirici.
Tahmine Dayalı Çevirici Yazılımı
Tahmine dayalı çeviriciler, aramaların belirli bir yüzdesinin reddedileceğini veya yanıtlanmayacağını varsayarak aynı anda birden çok numarayı arar. Aracılar, müsaitlik durumuna ve bekleme süresine göre canlı çağrılara atanır.
Tahmini arama sistemleri, cevaplanan aramaların yüzdesi, yanıttan önceki ortalama çalma sayısı ve ortalama arama süresi gibi bilgileri toplar. Bu bilgiler daha sonra aracıların ne zaman uygun olacağını tahmin etmek için istatistiksel olarak analiz edilir. Tahmini arama sistemi, bu tahmini, numaraları çevirme hızını belirlemek için kullanır ve temsilcilerin telefonda geçirdikleri süreyi en üst düzeye çıkarır.
Bu yazılım ayrıca diğer şeylerin yanı sıra meşgul sinyallerini, sesli mesajları ve cevapsız çağrıları filtreler ve Ulusal Arama Yapma Kayıt Defterindeki numaraların önüne geçer. Bu yetenekler, aracılar tarafından yalnızca canlı çağrıların işlenmesini sağlar.
PIMS Çevirici'de, giden bir kampanya için bir çevirici programlayabilirsiniz.
Güç Çevirici/Aşamalı Çevirici Yazılımı
Aşamalı çevirici yazılımı (aynı zamanda güç çevirici yazılımı olarak da bilinir), aynı anda mevcut her aracı için bir arama yapar. Çağrı-temsilci oranlarını ayarlayabilirsiniz; bu, sistemin her temsilci için belirli sayıda hattı çevireceği anlamına gelir. Güçlü çevirici, birden çok kampanyanın arama listeleri arasında geçiş yapar ve vazgeçme oranlarına göre kendi hızını ayarlar (oranlar yükselmeye başlarsa, sistem arama hızı aramasını yavaşlatır).
Aramalar, aşamalı veya güç çevirici ile otomatik olarak yapılır. Belirli aramalar (cevapsız aramalar gibi) sistem tarafından elenir, ancak bazı durumlarda temsilciler bunların bir insana mı yoksa sesli postaya mı bağlı olduğunu belirlemelidir.
Çevirici Yazılımını Önizleyin
Çevirmeden önce, ön izleme çeviriciler her defasında bir numarayı arar ve kişi kayıtlarını aracılara iletir. Bu, temsilcilerin aramadan önce iletişim bilgilerini iki kez kontrol etmesine olanak tanır. Kullanıcılar, temsilcilerin kayıtları ne kadar süre gözden geçirebileceğini belirleyebilir ve aracılar bir sayıyı atlayıp atlamamayı seçebilir.
Otomatik çevirici yazılımının diğer modları
Standart modlar, tahmini çevirici, aşamalı çevirici ve önizleme çeviriciyi içerir, ancak dikkat edilmesi gereken birkaç gelişmiş mod vardır:
- Aracısız kampanyalar için, mesaj düzenleme araması, alıcılara önceden kaydedilmiş bir mesaj gönderir.
- Giden etkileşimli sesli yanıt (IVR), giden aramaların alıcılarına yanıt verebilecekleri bir IVR menüsü (geç ödeme hatırlatıcısı ve self servis ödemeye izin veren bir IVR menüsü gibi) ile birlikte bir mesaj görüntüler. IVR, kişinin ihtiyaçlarını karşılayamazsa, arama bir temsilciye aktarılabilir.
Otomatik Çevirme Nasıl Çalışır?
Geleneksel otomatik çeviriciler, telefon numaralarını çevirmek gibi zaman alan işlemleri otomatikleştirerek insan temsilcilere yardımcı olmak için yazılım ve ses modemleriyle birlikte çalışır. Bir otomatik çevirici, bir çağrıyı canlı bir müşteri temsilcisine bağlayabilir veya önceden kaydedilmiş bir mesajı cevaplandıktan sonra oynatabilir. Arama sesli postaya giderse, otomatik çeviriciler mesaj bırakabilir veya sistemlerindeki numarayı daha sonra aranmak üzere işaretleyebilir.
Bu teknolojiler, çalışanların çalan veya görmezden gelinen çağrılarla uğraşmak yerine müşterilerinin taleplerine odaklanmalarına olanak tanır. Genel olarak, otomatik arama sistemleri dört aşamada çalışır:
1 numara. Otomatik Çevirici Yazılımı
Bilgisayar yazılımı, otomatik arama sistemlerinin kullanımına izin verir. Seçtiğiniz yazılım ve servis sağlayıcı, bir otomatik çeviricinin tüm erişilebilir özelliklerini ve yeteneklerini belirler. Çoğu temel otomatik arama sistemi, CPU gücü ile ses kalitesi arasında doğrudan bir ilişki bulunan standart bilgisayarlarda çalıştırılabilir. Ancak, 10,000'den fazla kanalı olan iletişim merkezleri için, sisteminizi çalıştırmak için çok sayıda CPU çekirdeği, bol miktarda RAM ve hızlı bir geniş bant bağlantısı içeren güçlü bir sunucu rafına ihtiyacınız olacaktır.
2 numara. İnsan Temsilcileri
Bazı otomatik arama sistemleri önceden kaydedilmiş mesajları kullanırken, canlı operatörler birçok otomatik arama örneğinde önemli bir rol oynar. Mesajları kaydetmek, uygun arama listesini seçmek, arama modunu ayarlamak ve sistemi başlatmak için en az bir çalışana ihtiyacınız olacak. Gelen aramaları işlemek için birçok otomatik arama sistemi önemli sayıda çalışan gerektirir.
#3. Ses Modemi
Telefon üzerinden ses kaydı gönderip almak için ses modemleri gerekir. Bu teknoloji veri ve faks iletişimi için tasarlandığından, kullandığınız herhangi bir modemin veya aygıtın ses iletimini destekleyebildiğinden emin olun. Bir modemin sesli iletişimi sağlayıp sağlayamayacağından emin değilseniz, sesli posta yazılımıyla birlikte geldiğine dair herhangi bir ipucu arayın.
#4. VoIP veya Sabit Hatlar
Aramalar, VoIP veya sabit hatlar kullanılarak otomatik arama sistemleri kullanılarak bağlanabilir. Öte yandan, büyük ölçekli otomatik arama sistemleri, en iyi CRM yazılım çözümleriyle bağlanan ve sesli modeme olan ihtiyacı ortadan kaldırabilecek çok sayıda gelişmiş yetenek içeren bulut tabanlı, entegre sistemlere doğru kayıyor.
Bir müşteri hizmetleri departmanını aradıysanız ve hatta beklemeye alma veya bir temsilci müsait olur olmaz birisinin aramanıza geri dönmesini sağlama seçeneği sunulduysa, muhtemelen geri arama özelliğine sahip bir otomatik arama sisteminden yönlendirildiniz. Müşteri destek personeli müsait olduğunda sizinle iletişime geçilmesini seçtiğinizi varsayalım. Bu durumda, otomatik çevirici yazılımının bir sonraki temsilciyi bulmasını ve uygun olduğunda aramanızı yapmasını beklersiniz.
Çevirme Yazılımına Kimler İhtiyaç Duyar?
Birçok işletme, giden satışlar, müşteri desteği, hayır kurumları, siyasi gruplar, yerel yönetimler ve borç tahsilat kurumları dahil olmak üzere otomatik arama yazılımı kullanır.
Yüksek hacimli gelen aramalara sahip büyük müşteri hizmetleri ekipleri, uzun bekleme sürelerinden kaçınmak ve bunun yerine bir geri arama beklemek için otomatik çevirme yazılımını kullanabilir. Seçim döngüleri sırasında, siyasi örgütler ve kampanyalar, karar vermeyi etkilemek için önceden kaydedilmiş mesajlarla potansiyel seçmenlere ulaşmak için otomatik arama yazılımını kullanır. Yerel yönetimler ve okullar, doğal afetler veya şiddetli hava nedeniyle okulların kapanması durumunda sakinleri bilgilendirmek için çevirici çözümleri kullanıyor.
Önemli Otomatik Çevirici Yazılım Özellikleri
Otomatik çevirici yazılımında, çeviricinin listeleri nasıl yönettiğini, aramaları nasıl başlattığını ve verileri nasıl raporladığını kontrol eden birkaç özellik vardır. Bu özelliklerden bazıları yaygındır, diğerleri ise yalnızca birkaç satıcıdan temin edilebilir:
- Çağrı Düzenleme
- Çağrı Kayıt
- Cevaplama makinesi
- Bulma
- Çağrı Komut Dosyası
- Yerel Arayan Kimliği
- Kampanya yönetimi
Otomatik Çeviricilerin Avantajları ve Dezavantajları
Otomatik arama cihazları, otomatik arama ve istenmeyen telefonla pazarlama ile ilişkileri nedeniyle damgalanırken, yaygın kullanımları işletmelere ve müşterilere fayda sağlar.
Faydaları
Azaltılmış temsilci bekleme süreleri:
Günümüzün en güçlü otomatik çevirici sistemleri, gerçek zamanlı olarak canlı bir operatöre ne zaman çağrı göndereceklerini söyleyen gelişmiş ses algılama teknolojisi içerir. Çalan ve cevaplanmayan telefon aramaları için bekleme süresi olmadığından, aracılar bir arayandan diğerine hızlı bir şekilde geçebilir.
Artan dönüşüm oranları:
Önizleme çeviriciler tarafından sunulan veriler, her insan bağlantısını kişiselleştirmek için kullanılabilir. Önizleme çeviricileri ayrıca satış temsilcilerine yüksek kaliteli potansiyel müşterileri belirlemeleri için ihtiyaç duydukları bilgileri vererek çabalarını firmanız için en faydalı olacakları yere odaklamalarına olanak tanır.
Azaltılmış müşteri bekleme süreleri:
Geri arama işleviyle bu sistemler, gelen arayanların beklemeye alınmak veya bir otomatik operatöre veya sesli postaya yönlendirilmek yerine kolayca bir temsilciye ulaşmasını sağlar.
Dezavantajları
Daha fazla işçi:
Tahmine dayalı otomatik arama sistemleri için genellikle büyük bir işgücü gerekir. Tahmini arama algoritmaları aramaları uygunluk durumuna göre yönlendirmez; bunun yerine, bir temsilcinin her görüşmede ne kadar zaman harcayacağını tahmin ederler ve temsilci telefonu kapatmadan birkaç saniye önce kendi listesindeki bir sonraki numarayı çevirmeye başlarlar. Küçük bir ekipteki tüm temsilcileriniz meşgulse, hattın diğer ucundaki kişi sizinle hemen konuşamayabilir.
Canlı aramaları belirlemedeki hatalar:
Bazı otomatik arama yazılımları, düşük kaliteli arama durumlarında canlı ses ile sesli mesaj karşılaması arasında ayrım yapmakta zorlanabilir. Bu durumlarda sesli mesaj selamlamaları canlı aracılara yönlendirilecek ve daha sonra sesli mesaj bırakmak veya telefonu kapatmak arasında karar vermek zorunda kalacaklar ki bu da bir temsilcinin zamanını en iyi şekilde kullanamaz.
Ne tür bir Alıcısın?
Tüm alıcılar aynı gereksinimlere sahip değildir. Hangi kategoriye girdiğinize bağlı olarak, yazılım sağlayıcılarını değerlendirirken aşağıdaki faktörleri göz önünde bulundurmanız gerekir:
- Tahsilat alıcıları, genellikle dikey çevirme özelliklerine sahip tam tahmine dayalı çeviricilere ihtiyaç duyacaktır. Belirli çağrı merkezi satıcıları, tahsilat endüstrisindeki şirketlerle çalışma konusunda geniş deneyime sahiptir ve sağlam çevirici çözümleri sunar.
- Aşamalı bir çevirici, B2B satışlarında alıcılar için daha faydalı olabilir. Çok değerli müşteri adaylarından oluşan bir listeniz varsa tahmine dayalı arama istemeyebilirsiniz.
- Numara çeviricileri önde gelen müşteri ilişkileri yönetim sistemleri (CRM'ler) ile entegre etmek isteyen alıcılar, bu tür entegrasyonlar sunan yazılım sağlayıcılarını incelemelidir.
- Proaktif müşteri hizmetleri çevirici arayan alıcılar, çok kanallı bildirimler için otomatik mesajlaşmayı ve çağrı merkezlerinde giden işlevselliği desteklemek için gelen/giden harmanlamayı içeren seçenekler aramalıdır.
Tahmini arama yasa dışı mı?
Amerika Birleşik Devletleri'nde tahmini arama yasaldır. Ancak, bir arama dizisinin sonuna kadar veya hatta siz telefonunuzu kapattıktan sonra bile arama yapılamayacağını anlamak önemlidir.
Kanada'da tahmini arama yasa dışıdır, ancak kullanıcıların çevirdikleri her numara için sorulmadan arama yapmalarına izin veren bir sistemin parçasıysa yine de kullanılabilir. Aynısı Avustralya ve Birleşik Krallık için de geçerli; ancak, insanların orada tahmini aramayı denerlerse aramalarını alacaklarının garantisi yoktur.
Hindistan'ın da bu teknolojinin nasıl çalıştığıyla ilgili katı yasaları var, ancak yine de burada etkili bir şekilde kullanmak için daha modern teknolojiye (VoIP gibi) erişmeniz gerekecek!
Ücretsiz Otomatik Çevirici Yazılımı
Ücretsiz otomatik çevirici yazılımı, otomatik aramaya başlamanın harika bir yoludur. Kullanımı kolaydır ve dakikalar içinde bilgisayarınıza veya telefonunuza indirilebilir.
En iyi ücretsiz otomatik çevirici yazılımı aşağıdakileri yapabilecektir:
- Eğitim amacıyla aramalarınızı kaydedin
- Size kimin, ne zaman ve kaç kez aradığına dair gerçek zamanlı raporlar gönderin
- Arka arkaya birden çok numarayı otomatik olarak çevirin
Otomatik aramayı nasıl ayarlarım?
Otomatik arama zamandan, paradan ve enerjiden tasarruf etmenin harika bir yoludur:
- Müşterilerinizi telefonlarından aramak için bir otomatik çevirici kurabilirsiniz. Bu, sizi her aradıklarında bunu manuel olarak yapmaktan kurtarır.
- Tahmini çeviricileri de kullanabilirsiniz, böylece biri aradığında, o şirket veya kuruluşla ilişkili diğer kişilerle (örneğin, Facebook aracılığıyla arkadaşlar) etkileşim geçmişine bağlı olarak kendisinden önce veya sonra arayan kişiyle otomatik olarak bağlantı kurulur.
- Son olarak, her müşteri için birden çok hattın atandığı çok hatlı sistemleri kullanabilirsiniz, böylece bir kişi aradığında, alıcı uçta başka biri hazır olur ve telefonu tekrar kendileri açana kadar beklemede bekler!
Özet
Bu makalenin otomatik arama sisteminin ne olduğunu, nasıl çalıştığını ve işiniz için neler yapabileceğini anlamanıza yardımcı olduğunu umuyoruz.
Otomatik Arama: Referanslar
