Görüyorsunuz, hemen hemen herkes bir e-posta yazıp yine de bir mesaj iletebilir. Ancak bir not yazmak daha fazlasını gerektirir. Bir not, bilgi aktarmanın ötesinde çok açık ve kısa olmalıdır, aksi takdirde okuyucuları sıkarsınız ve sonunda asıl noktayı kaçırırlar. Burada size faydalı şablonlarla kısa bir notun nasıl yazılacağına dair uygulanabilir adımlar sunacağım. Ancak, bir notu bir e-postayla karıştırıyorsanız, önce bir notu, yani muhtıra olarak da bilinen bir notu tanımlayalım.
Önemli Noktalar
Not, bir kuruluştaki önemli bilgileri verimli bir şekilde ileten kısa bir mesajdır. Zengin bilgiyi verimli ve kısa bir şekilde sunacak şekilde yapılandırılmıştır.
İyi bir not yazmak için:
- Bir başlıkla başlayın
- Açık ve objektif bir ifade oluşturun
- Kapsamlı bir ana paragraf sağlayın
- Arka plan bilgisi sağlayın
- Belirli görevleri ve yönergeleri ekleyin
- Kısa bir sonuç ekleyin
- İletişim bilgilerinizi ekleyin
- Gerektiğinde ekleri ekleyin
Memorandum Nedir?
Not, önemli bilgileri etkili bir şekilde ileten kısa bir mesajdır. E-posta, Slack duyurusu veya ilan panosundaki fiziksel bildirim gibi iş yerinizde iletişim için en uygun ortamı seçme esnekliğine sahipsiniz.
Not, zengin miktarda bilgiyi verimli ve özlü bir şekilde sunacak şekilde yapılandırılmıştır. Şirket politikasındaki değişikliklerin duyurulmasından hayati proje güncellemelerinin sağlanmasına kadar bu iletişim, okuyucuların zamanının boşa harcanmamasını sağlar. E-posta yazmak herkesin başarabileceği bir görev olabilir, ancak not yazma sanatında ustalaşmak zaman ve pratik gerektirir.
Ayrıca Oku: İŞ İÇİN E-POSTA SİSTEMLERİ: 17'de 2023+ En İyi Seçim (Ayrıntılı İnceleme)
Ne Zaman Not Yazmanız Gerekir?
Gallup'un 2022'si Küresel İşyerinin Durumu Raporu çalışanların %41'inin önemli bir kısmının şirketlerinin bağlılık veya kültürünü değiştirme isteğini ifade ettiğini ortaya koyuyor. İletişim bunun en önemli örneğidir. Güçlü kültür, etkileşimi destekleyen toplantılar, e-postalar ve etkili notlarla güçlendirilir.
Bir not yazmanın uygun zamanlamasını anlamak, belirli koşullar için en uygun iletişim biçimini seçmenizi sağlar ve izole edilmiş bilgi ceplerinin oluşmasını önler. Bir not yazmanız gereken bazı senaryolar şunlardır:
#1. Personeli şirket politikaları veya değişiklikleri hakkında bilgilendirmek
Not, personelinizi kuruluşunuzun politikaları, prosedürleri veya stratejilerindeki güncellemeler veya değişiklikler hakkında bilgilendirmek için harika bir araçtır. Tek tip anlayış teşvik edilir ve anında sorgulamayı teşvik eder, zamandan tasarruf sağlar ve yanlış bilgilerin yayılmasını önler.
#2. Bir konuya dikkat çekmek
Not, kuruluşunuzun işleyişini etkileyen önemli bir sorun hakkında herkesi bilgilendirmenin etkili bir yoludur. İyi hazırlanmış bir not, katılımı teşvik etmede ve çalışan deneyimini geliştirmede çok önemli bir rol oynar. Bireyleri önemli konular hakkında bilgilendirerek ve katkılarının önemini vurgulayarak bu not, herkesin bağlantıda kalmasını ve değerli kalmasını sağlar.
Ayrıca Oku: ÇALIŞAN BAĞLILIĞI ANKETİ: En İyi Sağlayıcılar, Sorular ve Cevaplar
#3. Bir projeyle ilgili güncellemelerin sağlanması
Notlar paydaşları bir projenin ilerleyişi, zaman çizelgesinde yapılan değişiklikler veya kaynak gereksinimleri hakkında etkili bir şekilde bilgilendirir. Herkesin projenin son teslim tarihleri ve devam eden gelişmeler hakkında bilgilendirilmesi, engellerden kaçınmak ve projenin sorunsuz bir şekilde yürütülmesini sağlamak için çok önemlidir.
#4. Talepte bulunacağım
Not; kaynaklar, onaylar veya geri bildirimler gibi resmi talepleri açık ve doğrudan iletmenin mükemmel bir yoludur. Not, talebinizin nedenlerini ve potansiyel faydalarını açıkça belirterek destek veya onay almak için ikna edici bir araç görevi görür. Ek olarak, ortaya çıkabilecek olası soruları önceden tahmin edebilir ve çözebilir.
#5. Çalışan başarısının tanınması
Notlar, olağanüstü çalışan performansını ve terfiler gibi başarıları onaylamak ve vurgulamak için kullanılabilir. Şirket değerlerini vurgularken sıkı çalışmanın takdir edildiğini ifade etmek çok amaçlı bir etkiye sahiptir. Moralinizi yükseltir ve olumlu bir çalışma ortamını teşvik eder.
Açık ve Kısa Notlar Neden Önemlidir?
Diyelim ki size uzun, kafa karıştırıcı bir dil ve net olmayan talimatlarla dolu bir not verildi. Bunu iyice okuyup harekete geçecek misiniz? Büyük ihtimalle hayır. Açık ve kısa notlar, mesajınızın anlaşılmasını ve etkili bir şekilde harekete geçilmesini sağlamak için çok önemlidir.
Açık ve Kısa Bir Not Nasıl Yazılır
Biçimlendirme, kısa ve kapsamlı bir not yazmada çok önemli bir rol oynar. Nottaki her bilgi parçasının, tıpkı profesyonel bir e-postada olduğu gibi, onu kolayca sindirilebilir ve eyleme geçirilebilir hale getirmede oynayacağı bir rol vardır. Bu, konu satırından selamlamaya kadar her şeyi içerir.
Mesajlarınızın net olduğundan emin olmak ve istediğiniz sonuçları almak için şu adımları izleyin:
#1. Bir başlıkla başlayın.
Bağlamı oluşturmak için ayrıntılı bir başlık ekleyerek başlayın. Başlığa tarih ve genel konunun yanı sıra notun alıcılarını ve gönderenlerini de ekleyin. Okuyucuların temel önermeyi kavramasına ve gerekli eylemleri gerçekleştirmesine yardımcı olacak bağlamsal öğeler sağlayın.
#2. Açık ve objektif bir ifade oluşturun
Notunuza amacını kısaca ve doğrudan belirterek başlayın. Ana noktayı iletmek için nesnel bir ifade veya sorun ifadesi kullanın. Notun amacı, alıcılar tarafından kolayca anlaşılmalı ve onların amacını hızlı bir şekilde kavramalarına olanak sağlanmalıdır.
Bir düşünün ön yazı. Tipik olarak, bir notun açılış satırı amacı doğrudan belirtir ve okuyucuların belgenin niteliği ve amacı hakkında hemen bilgi sahibi olmalarını sağlar.
Ayrıca Oku: Misyon Beyanlarını Markalamaya Dahil Etmek: İşletmeler İçin Kapsamlı Bir Kılavuz
#3. Kapsamlı bir ana paragraf sağlayın
Sınırlı alana sahip olmasına rağmen notun gövdesinin eksiksiz olduğundan emin olun. Bu, ana noktalarınızı etkili bir şekilde geliştirmenize olanak sağlayacaktır. Hemen en önemli ayrıntılarla başlayın ve ardından yavaş yavaş daha az önemli ancak yine de alakalı bilgilere geçin.
Gövdeyi madde işaretleri veya numaralı listelerle düzenleyerek okunabilirliği artırın. Yazınızın anlaşılır olduğundan emin olun ve okuyucularınızın kafasını karıştırabilecek gereksiz jargondan kaçının. Notunuzun kısa ve kolay anlaşılır olduğundan emin olun.
#4. Arka plan bilgisi sağlayın
Notunuz önceki olaylara, koşullara veya notlara atıfta bulunuyorsa kısa bir arka plan bölümü ekleyin. Bu, bağlam sağlar, okuyucularınızı yönlendirir ve mevcut iletişiminizi geçmiş olaylara veya eylemlere bağlayarak eldeki duruma ilişkin kapsamlı bir anlayış sunar.
#5. Belirli görevleri ve son teslim tarihlerini ekleyin.
Notlara net bir harekete geçirici mesaj ekleyin ve okuyucuları bundan sonra hangi adımları atmaları gerektiği konusunda yönlendirin. Bu, makbuzun onaylanmasını veya hemen bir toplantı odasının bulunmasını içerebilir. Atılacak adımların net bir şekilde tanımlanması, sorumlu tarafların belirlenmesi ve bu görevler için son tarihlerin belirlenmesi önemlidir.
Hesap verebilirliği teşvik etmek ve beklentilere ilişkin ortak bir anlayışı teşvik etmek, daha organize ve verimli bir çalışma ortamı yaratır.
Ayrıca Oku: İDEAL ÇALIŞMA ORTAMI: İdeal Çalışma Ortamını Oluşturan Şeyler
#6. Kısa bir sonuç ekleyin
Notunuz karmaşık bir konuyu ele alıyorsa veya oldukça uzunsa, önemli noktaları özetlemek için kısa bir sonuç eklemeyi düşünün. Ana noktaları kısa bir özetle tekrarlamak, mesajınızın temel öğelerini güçlendirmeye yardımcı olarak başkalarının anlamasını kolaylaştırır.
#7. İletişim bilgilerinizi ekleyin.
Ne kadar çaba harcarsanız harcayın, iletişim çoğu zaman belirsiz olabilir. İnsanların bundan sonra ne yapacakları konusunda akıllarına gelebilecek soruları yanıtlamanın bir yolunu bulmalısınız. Bu nedenle iletişim bilgilerinizi notunuzun sonuna eklemelisiniz. Bu, mobil iletişim kişiniz, masa konumunuz veya Slack tanıtıcınız olabilir. Meslektaşlarınız herhangi bir sorusu varsa veya herhangi bir konuda daha fazla açıklamaya ihtiyaç duyarsa size kolayca ulaşabilirler.
#8. Gerektiğinde ekleri ekleyin
Referans verilen belgeler, grafikler veya materyaller için erişilebilir bağlantılar ekleyin veya sağlayın. Okuyucularınız notu tam olarak anlamak ve ona göre hareket etmek için gerekli tüm kaynaklara sahip olacak. Bağlantıyı keserek notun aşırı bilgiyle aşırı yüklenmesini önleyebilirsiniz.
Not Örnekleri
İyi hazırlanmış ve özel olarak hazırlanmış bir notun nasıl yazılacağını daha iyi anlamanıza yardımcı olacak, farklı durumlara yönelik bazı not örnekleri:
#1. Politika Güncelleme Notu
Bu örnek, şirket politikasındaki değişiklikleri etkili bir şekilde özetliyor ve değişikliğin arkasındaki nedenlerin net bir açıklamasını sağlıyor. Metin, soruları davet ederek ve ek bilgilerin nerede bulunabileceği konusunda net talimatlar vererek, şeffaflığı sağlayarak ve destek sunarak merakı artırır:
Kime: [kişi veya departman adı]
Gönderen: [kişi veya bölüm adı]
Tarih: [tarih girin]
Konu: [konu] Politika Değişikliği
Herkese selam,
Sizi [politika] ile ilgili önemli bir güncelleme hakkında bilgilendirmek için yazıyorum. [Tarih] tarihinden geçerli olmak üzere, [politika değişikliklerinin belirli ayrıntılarında] değişiklikler uygulayacağız.
Bu değişikliğin amacı [değişimin arkasındaki mantığı ve faydalarını açıklamaktır]. Bu düzenlemelerin [hedefe] katkı sağlayacağına inanıyoruz.
Güncellenen politikanın ayrıntılı bir şekilde özetlendiği ekteki belgeyi incelemek için lütfen zaman ayırın. Herhangi bir sorunuz veya endişeniz varsa [iletişim kişisi veya departmanıyla] iletişime geçmekten çekinmeyin.
Bu mata gösterdiğiniz ilgi için teşekkür ederizr.
Saygılarımla,
[isim]
[konum]
#2. Proje güncelleme notu
Bir proje güncelleme notu, herkesi projenin ilerleyişi, orijinal plandaki değişiklikler veya yol boyunca karşılaşılan zorluklar hakkında bilgilendirir. Bu şekilde sürekli iletişim kurmak sorunların önlenmesine yardımcı olur ve herkesin aynı hedeflere doğru çaba göstermesini sağlar:
Kime: [kişi veya departman adı]
Gönderen: [kişi veya bölüm adı]
Tarih: [tarih girin]
Konu: [proje adı] Güncelleme
Sevgili takım,
İşte [proje adı] projesinin ilerleyişiyle ilgili bir güncelleme. Son güncellememizden bu yana yaşanan önemli gelişmeler şunlardır:
[görevlerin ve kilometre taşlarının özeti]
[her türlü zorluk veya sorun ve bunların nasıl çözüldüğü]
[varsa, proje zaman çizelgesinde veya kapsamında herhangi bir düzenleme]
Genel olarak istikrarlı bir ilerleme kaydediyoruz ve hedeflerimize ulaşma yolunda ilerliyoruz. Lütfen dikkatli olun ve bu projenin başarılı bir şekilde tamamlanmasını sağlamak için elinizden gelenin en iyisini yapmaya devam edin.
Herhangi bir sorunuz varsa veya daha fazla açıklamaya ihtiyacınız varsa lütfen bana ulaşmaktan çekinmeyin. Mükemmel çalışmaya devam edelim!
Saygılarımla,
[isim]
[konum]
#3. Uyarı notu yayınla
Bu tür notlar farkındalığı artırır. Şirketi, departmanı veya belirli bir projeyi etkileyen belirli bir konuya odaklanır. Sorunu vurgulamanın yanı sıra, soruna yönelik potansiyel adımlar da önerebilir ve kuruluş içinde proaktif sorun çözmeyi teşvik edebilir.
Kime: [kişi veya departman adı]
Gönderen: [kişi veya bölüm adı]
Tarih: [tarih girin]
Konu: [konu] Sorun
Merhaba ekibi,
[Konu] ile ilgili bir soruna dikkatinizi çekmek için yazıyorum. [Sorunu ve bunun şirket veya çalışanlar üzerindeki etkisini açıklayın] dikkatimizi çekti.
Bunun doğurabileceği potansiyel zorlukları anlıyoruz ve durumu çözmek için aktif olarak çalışıyoruz. Bu arada herkesi [gerekli talimatları veya önlemleri sağlamaya] teşvik ediyoruz.
Bu konuyu ciddiye aldığımızdan ve herhangi bir ilerleme veya başka talimatlar konusunda sizi bilgilendireceğimizden emin olabilirsiniz. Bu konuyla ilgili herhangi bir görüşünüz veya öneriniz varsa lütfen bunları [iletişim kişisi veya departmanıyla] paylaşın.
Anlayışınız ve işbirliğiniz için teşekkür ederiz.
En içten dileklerimizle,
[isim]
[konum]
#4. Not iste
Talep notu, kaynak, geri bildirim veya onay ihtiyacını ifade eden resmi bir belge görevi görür. Talebin arkasındaki nedenleri net bir şekilde özetlediğinizde, bu öğelere olan ihtiyacı ve bunların ekip üzerinde yaratabileceği etkiyi etkili bir şekilde iletmiş olursunuz.
Kime: [kişi veya departman adı]
Gönderen: [kişi veya bölüm adı]
Tarih: [tarih girin]
Konu: [özel istek]
Merhaba [kişi veya bölüm adı],
Umarım bu mesaj sizi iyi bulur. Resmi olarak [özel istek] talep etmek için yazıyorum. Bunun nedeni [talebin şirket için önemi ve potansiyel faydaları dahil olmak üzere kısa bir açıklama sunması].
Talebin ayrıntılarını özetleyen, [ayrıntılar, destekleyici veriler ve ilgili bilgiler] dahil olmak üzere ayrıntılı bir teklif ekledim.
Herhangi bir sorunuz varsa veya daha fazla bilgiye ihtiyaç duyarsanız lütfen bana ulaşmaktan çekinmeyin. İlginizi takdir ediyorum.
Saygılarımla,
[isim]
[konum]
#5. Çalışan tanıma notu
Not göndermek, bir çalışanın başarılarını veya şirkete yaptığı değerli katkıları takdir etmek ve onurlandırmak için hızlı ve etkili bir yöntemdir. Sıkı çalışmayı takdir ettiğinizi ifade etmek yalnızca morali yükseltmekle kalmaz, aynı zamanda herkes için sağlıklı bir çevre oluşmasını da sağlar.
Kime: [kişi veya departman adı]
Gönderen: [kişi veya bölüm adı]
Tarih: [tarih girin]
Konu: Hızlı tebrikler
Herkese selam,
Gelin hep birlikte [departman/ekip]'in olağanüstü performansı ve bağlılığından [çalışan adı]'nı takdir etmek için biraz zaman ayıralım. Sürekli olarak [belirli başarılar, nitelikler veya katkılar] sergilediler.
Onların sıkı çalışmaları ve mükemmelliğe olan bağlılıkları gerçekten dikkat çekicidir ve tanınmayı hak etmektedir. [çalışanın adı]'nın çabaları tüm ekibe olumlu yansıyor ve şirket olarak genel başarımıza katkıda bulunuyor.
Lütfen [çalışanın adı]'nı olağanüstü başarılarından dolayı tebrik ederken bana katılın. Devam eden bağlılıklarını ve profesyonelliklerini takdir ediyoruz. Bu dönüm noktasını kutlayalım ve ilgili rollerimizde birbirimize ilham vermeye ve desteklemeye devam edelim.
Bir kez daha en içten tebrikler!
Saygılarımla,
[isim]
[konum]
Ayrıca Oku: ÇALIŞANLARI TAKDİR GÜNÜ: Çalışanlarınızı Kutlamak İçin En İyi Fikirler
İş Notu Formatı
İş notunun formatı, mesajınızı açık ve öz bir şekilde etkili bir şekilde iletmek için tasarlanmıştır. İyi hazırlanmış bir not, temel bilgileri çok sayıda çalışanın kolayca anlamasına ve özümsemesine olanak sağlayacak şekilde sunmalıdır.
Konu satırının alıcılara bu notun özellikle kendilerine ait olduğunu doğru şekilde bildirdiğinden emin olun. Yönetici özetiyle başlamak, alıcıların ayrıntılara girmeden önce genel mesajı kavramasına yardımcı olur. Arka plan bilgileri yoluyla bağlam sağlamak, olası soruları genel bakış ve zaman çizelgesiyle ele almak.
Başlık:
Okuyucularınıza net ve kesin bilgi sağlamak için içeriğinizi başlıkta “Memorandum” olarak etiketlemeyi unutmayın. Daha önce belirtildiği gibi “TO”, “FROM”, “TARİH” ve “KONU”yu eklediğinizden emin olun. İlgili içeriğe değinmek, kiminle konuştuğunuzu ve bunun neden önemli olduğunu dikkate almayı içerir.
İlk paragraf:
İlk paragrafa notunuzun amacını açık ve öz bir şekilde belirterek başlayın. Cümlenize "Sizi bilgilendirmek için ulaşıyorum..." veya "İstek için ulaşıyorum..." gibi ifadelerle başlamak mesajınıza kişisel bir dokunuş katabilir. İyi hazırlanmış bir not kısa ve özdür, şeffaftır ve doğrudan konuya girer. Hemen en önemli bilgilerinizi sunarak başlayın ve ardından daha ayrıntılı açıklamalar sağlamak için aşağıdaki paragrafları kullanın.
İkinci paragraf:
İkinci paragrafa bağlamı veya destekleyici kanıtları eklediğinizden emin olun. Örneğin, şirketi bir iç yeniden organizasyon hakkında bilgilendirmek için bir not yazdığınızı hayal edin. Durum böyleyse ikinci paragraf şu şekilde revize edilebilir: “Şirketimizin büyümesi bizi video prodüksiyon ekibimizi içerik ekibimizden ayırma kararına götürdü. Bu stratejik hamle, her iki ekibin de kendi özel hedeflerine odaklanmasına olanak tanıyor."
Üçüncü paragraf:
Üçüncü paragrafa her çalışan için özel bir talep eklediğinizden emin olun. Örneğin, bir takım gezisi planlıyorsanız, "Lütfen herhangi bir diyet kısıtlaması varsa LCV yapın" veya "Herhangi bir sorunuz olursa bana e-posta göndermekten çekinmeyin" gibi bir şey diyebilirsiniz.
Aksine, personeli binanın inşaatı hakkında bilgilendirirken, bu süre zarfında gösterdikleri işbirliğinden dolayı takdirinizi ifade etmek önemlidir. Haberi nasıl ele alacaklarını umduğunuz ve nota yanıt olarak herhangi bir spesifik eylemin beklenip beklenmediği konusunda rehberlik sağlamalısınız.
Ayrıca Oku: Personelin Moralini Yükseltmenin 5 Yolu
Okul Notunu Nasıl Yazarsınız?
Bir okul notu yazmak için tarih, alıcılar ve göndereni içeren net bir başlıkla başlayın. Kısa bir hedef beyanı ve ardından kapsamlı bir ana paragraf, arka plan bilgileri (gerekiyorsa), belirli görevler ve son teslim tarihleri, kısa sonuç ve iletişim bilgileri hazırlayın.
Bir Not Ne Kadar Uzundur?
Bir notun uzunluğu, mesajın karmaşıklığına ve aciliyetine bağlı olarak genellikle bir ila iki sayfa veya yaklaşık 200 ila 400 kelime arasında değişir.
Notların Alt Başlıkları Var mı?
Notların genellikle alt başlıkları yoktur. Bunlar hızlı iletişim amaçlı kısa ve tek sayfalık belgelerdir; bu nedenle, karmaşık yapılara göre net biçimlendirme ve doğrudan dile öncelik verilir.
Notun İmzası Var mı?
Notlar genellikle gönderenin adını, konumunu ve iletişim bilgilerini sonunda içerir ve bir tür imza görevi görür.
Sonuç olarak,
Bir not ve bir e-posta, karmaşıklık düzeyinden ziyade öncelikle hedef kitlenin boyutunda farklılık gösterir. Notunuzun mesajınızı etkili bir şekilde ilettiğinden ve ister basit ister karmaşık olsun, alıcı çalışan grubuyla alakalı olduğundan emin olun. Seçtiğiniz not formatı ne olursa olsun mesajın açık ve kısa olduğundan emin olun.
- ÖZGEÇMİŞTE NELER OLMALIDIR: Eksiksiz Kılavuz[15+ Ücretsiz İpucu] ve 2023'te Kanıtlanmış Adımlar
- Bir Havale Nasıl Doğru Doldurulur: Adım Adım Kılavuz
- Para Siparişleri Nasıl Çalışır? (+Banka Kartları ile Nasıl Satın Alınır)
- Çek Nasıl Yazılır: Çek Yazmanın En İyi Yolları (Güncellendi)
Referanslar
