Firmanızın omurgası envanterdir. Müşteri talebini karşılamak için elinizde yeterli stok bulundurmanız gerekir, ancak depolama maliyetleriniz kontrolden çıkacak kadar fazla değil. Bu durumda envanter sistemi kullanılabilir. Mal satan işletmeler tarafından periyodik bir envanter sistemi veya sürekli bir envanter sistemi kullanılabilir. Bu kılavuzda sürekli envanter sisteminin ne olduğunu açıklayacağız, bir örnek sunacağız, faydalarını tartışacağız ve bunun küçük işletme muhasebeniz için en iyi envanter yönetimi uygulaması olup olmadığını belirlemek için periyodik ve sürekli envanter sistemleri için günlük kaydını inceleyeceğiz.
Sürekli Envanter nedir?
Sürekli envanter, envanter değişikliklerini gerçek zamanlı olarak kaydeden, fiziksel envanter ihtiyacını ortadan kaldıran ve defter envanterinin gerçek stoğu doğru şekilde yansıtmasını sağlayan sürekli bir muhasebe uygulamasıdır. Satış noktası (POS) sistemleri ve tarayıcılar gibi girdi cihazları, ambarlar tarafından sürekli envanteri kaydetmek için kullanılır.
Sürekli envanter yöntemleri, depolarda ve perakende sektöründe daha popüler hale geliyor. Hayali envanter olarak da bilinen fazla beyanlar ve eksik envanter eksik beyanları, sürekli bir envanter ile en aza indirilebilir. Üretim için bir malzeme ihtiyaç planlama (MRP) sistemi kullanan şirketlerin de sürekli envanter tutması gerekir.
Sürekli Envanter Sistemi nedir?
Sürekli envanter sistemi, bilgisayarlı satış noktası sistemleriyle gerçek zamanlı olarak envanter değişikliklerini sürekli olarak kaydeden ve fiziksel envanter kontrollerine olan ihtiyacı ortadan kaldıran, sürekli envanter olarak bilinen bir muhasebe yöntemine dayanır.
Bu sistem içinde, bir şirket elindeki ürünlerin ayrıntılı envanter kayıtlarını tutmak için herhangi bir çaba göstermez; bunun yerine, mal alımları envanter veri tabanına borç olarak kaydedilir. Sürekli bir envanter sistemi, bir şirketin envanter kayıtlarını düzenli fiziksel sayımlarla tuttuğu periyodik bir envanter sisteminden farklıdır.
Periyodik Envanter Sistemi Nedir?
İşletmelerin ürünlerini muhasebeleştirmek için kullandıkları bir yöntem, sürekli olmayan sistem olarak da bilinen periyodik envanter sistemidir. Periyodik bir envanter, belirli bir muhasebe dönemine dayalı olarak sürekli bir mal, satın alma, satış ve bunlarla ilişkili maliyetleri tutmaz.
Tüm satın almalar, şirket muhasebecisi tarafından bir satın alma hesabına kaydedilir, bu sistem bu şekilde çalışır. Şirket, fiziksel envanteri sayar ve muhasebeci, satın alımlardan kalan bakiyeyi envanter hesabına aktarır. Muhasebeci daha sonra nihai envanterin maliyetini yansıtmak için stok hesabında gerekli düzeltmeleri yapar.
Ayrıca, malların fiziksel sayımı, periyodik bir sistemin tanımlayıcı bir özelliğidir. Şirket benzersiz işlemleri takip etmediği için bu sayı kritiktir. Bu envanter, ister haftalık, ister aylık, üç aylık veya yıllık olarak yapılsın, kayıt mutabakat sürecini başlatır.
Sürekli Envanter Sistemlerini Anlamak
Sürekli envanter sistemleri, münferit ürün satışlarının ve envanter seviyelerinin anında izlenmesine izin verdiği için eski periyodik envanter sistemlerine tercih edilebilir. Kayıp, kırılma veya hırsızlık nedeniyle fiziksel envanter sayımından saptığı durumlar dışında, kalıcı bir envanterin şirketin muhasebecileri tarafından manuel olarak ayarlanması gerekmez.
Barkod tarayıcıların veya ürün alımı, satışları ve iadelerinin diğer bilgisayarlı kayıtlarının kullanılması yoluyla, sistem yazılımı envanteri gerçek zamanlı olarak günceller. Sürekli olarak güncellenen kalıcı bir veritabanı bu bilgileri alır.
Sistem, finans ve muhasebe gibi diğer departmanlar ile entegrasyona olanak sağlar. Bu, vergi ve diğer düzenlemelere uygunluğun sağlanmasına yardımcı olur. Çalışanlar, sürekli envanter verilerini kullanarak ürünlerin, yedek parçaların ve diğer fiziksel bileşenlerin mevcudiyeti konusunda daha doğru müşteri hizmeti sağlayabilir.
Periyodik ve Sürekli Envanter Sistemi
Sürekli ve periyodik bir sistem, tamamlayıcı olabilseler de, çalışanların envanteri nasıl belgeleyeceği konusunda farklı araçlar ve prosedürler gerektirir. Çalışanlar sürekli bir sistem içerisinde ürünleri sürekli takip etmektedir. Çalışanlar sadece belirli aralıklarla ürünleri periyodik bir sisteme kaydederler.
Yazılımın ve çalışanların izlemesi gereken daha fazla kayıt olduğundan, sürekli bir sistem periyodik bir sistemden daha karmaşıktır. Muller şöyle diyor: "Kullanmak istediğiniz sistemi düşünürken yaklaşımınız ne olursa olsun temeller aynıdır. En gelişmiş yazılımlarda bile temel sistem içinde bir kopukluk varsa, basitçe hatalarınızı hızlandırmış olursunuz.
Ürünlerinizin doğasına, bozulabilirliğine ve büyük ya da küçük olmaları ve ne kadar yer kapladıkları da dahil olmak üzere fiziksel kullanımlarına göre sistem kararları verirsiniz. Ürünün niteliği, şirketinizin onu nasıl teslim aldığı ve stokladığına göre de belirlenir. "Bazı mallar birleştirilmiştir: küçük parçaları vardır ve ayrı kutulara bölünmüştür."
Sürekli ve periyodik sistemler ayrıca aşağıdaki şekillerde farklılık gösterir:
1 numara. Hesaplarınızı güncellemek:
Kalıcı bir sistemde, her işlemle birlikte stok defteri ve defteri kebirde güncellemeler yapılır. Periyodik bir sistemde defteri kebirde yapılan güncellemeler, işlemlere dayalı olarak değil, yalnızca fiziksel bir sayım olduğunda gerçekleşir.
2 numara. Satılan Malın Maliyetinin Hesaplanması (COGS):
Kalıcı bir sistemde, yazılım sistemi sürekli bir işlem çetelesi tutar, bu nedenle her zaman COGS sağlayabilir. Periyodik bir envanter sisteminde, SMM, fiziksel bir envanter gerçekleştirildikten sonra bir hesap döneminin sonunda götürü olarak hesaplanır. Hesap döneminin bitiminden önce kesin SMM hesaplanamaz.
3 numara. Kayıt İşlemleri:
Sürekli bir envanter sistemi, izlenecek binlerce işlem olabileceğinden yazılım gerektirir. Yine de periyodik bir sistem için yazılım gerekli değildir. Periyodik bir envanter sisteminde envanterinizi manuel olarak takip edebilirsiniz.
#4. Döngü sayımı:
Döngü sayımı, işletmelerin bir zaman döngüsü boyunca tam bir envanteri tamamlamak için envanterlerinin bölümlerini saydığı süreçtir. Tüm envanterlerini bir kerede saymazlar, saydıklarına göre küçük ayarlamalar yaparlar. İşletmeler, örnekleme olarak da bilinen, yalnızca sürekli bir sistemde döngü sayımı kullanır. Bir temel oluşturamamaları nedeniyle, periyodik bir envanter sisteminde döngü sayımı kullanmazlar.
# 5. Alımların Takibi:
Satın almalar, sürekli bir sistemde hammadde stok hesabına veya ticari mal hesabına kaydedilir. Alımlar, herhangi bir birim sayım bilgisi eklenmeden, periyodik bir sistemde satınalma varlık hesabına kaydedilir.
#6. Soruşturmaların Yürütülmesi:
Kalıcı bir sistemde işlemler çok detaylı bir düzeyde mevcuttur. Sonuç olarak, envanterle ilgili hataları kolayca araştırabilirsiniz. Periyodik bir sistem verileri yüksek düzeyde topladığından, bu araştırmalar daha karmaşıktır. Proses hatalarını tam olarak belirlemek için bu verileri kullanmak zordur.
GAAP standartları, sürekli veya periyodik sistemlerin herhangi bir işletme için uygun olduğunu belirtse de, her biri farklı bir kuruluş boyutuna daha uygundur. Kalıcı sistemler zamana daha duyarlı olduğundan, genellikle yüksek satış hacmine veya birden çok perakende satış noktasına sahip şirketler için daha uygundur. Periyodik sistemler bu organizasyonlarda karar vermeyi engelleyebilir. Periyodik sistemler, yavaş envanter güncellemeleri yaşamayan şirketler için daha uygundur.
Sürekli Envanter Sistemi Örneği
Bir bakkalda kablosuz barkod tarayıcıların kullanımı en yaygın sürekli envanter sistemi örneğidir. Bir işlem sistem üzerinde taranır taranmaz hemen kayıt altına alınır. Firmalar bu sayede mevcut ve gerekli stoklarını kolaylıkla hesaplayabilirler.
Sürekli Envanter Sistemi için Yevmiye Kaydı
Envanter muhasebesi ile uğraşırken muhtemelen kendinizi işlemleri günlük tutarken bulacaksınız. Envanter muhasebesi yapmak için aşağıda listelenen en yaygın günlük girişlerine ihtiyacınız olacak.
- Malların Maliyetinden Satın Alınması: Malların maliyet üzerinden satın alınmasını yansıtmak için envanter borçlandırılır ve ödenecek hesaplar alacaklandırılır.
- AP ödemesi: Fatura ödemesi yapmak için kullanılan yevmiye kaydı.
- Kredi Koşulları: Üreticiler ve toptancılar genellikle kredili mal satarlar. Satıcının faturası veya faturası bu kredi şartlarını içerir.
- Mal Satışı: Bir şirket mal sattığında, iki günlük kaydı yapılmalıdır: biri satışı tanımak ve diğeri satılan malların maliyetlerini kaydetmek için.
- AR'nin Tahsili: Alacakların nakit tahsilatı kaydedilir.
Sürekli Envanterin Avantajları ve Dezavantajları
Sürekli envanter, diğer yöntemlere kıyasla daha gerçek zamanlı envanter takibine olanak tanır. Bununla birlikte sistem, tutarlı kayıt tutma ve izlemeyi gerektirir ve uygulanması alternatif yöntemlerden daha pahalıdır.
Sürekli envanterin paradan tasarruf etmenize yardımcı olabileceği bazı yollar aşağıda açıklanmıştır:
- Fiziksel envanter yapmak için tesisleri düzenli olarak kapatmaya gerek yoktur.
- Taranmış barkodlardan elde edilen veriler, stok tahminine yardımcı olur.
- Ürünlerinize tam bir hesap verebilirlik vererek tüm işlemleri hesaba katabilirsiniz.
Üstün olmasına rağmen, sürekli envanter kusursuz değildir. Sürekli, otomatik bir ürün takip sistemi olmasına rağmen, pozitif envanter kontrolünü kaybetmenin hala yolları vardır.
Sürekli envanter kullanmanın dezavantajları şunları içerir:
- Verilerinizi senkronize halde tutmak için yine de yıllık bir envanter yürütmeniz gerekir.
- Daha tutarlı kayıt tutma ve izleme gerektiren her işlemin girilmesi gerekir.
- Yazılım ve eğitim gerektirdiklerinden, sürekli envanter sistemlerinin kurulumu diğer yöntemlere göre daha pahalıdır.
Sürekli Envanter Sistemi Ne Zaman Kullanılmalı?
Bir şirketin her zaman tam olarak kaç birimin stokta olduğunu bilmesi gerektiğinde, sürekli bir envanter sistemi kullanılmalıdır. Ayrıca, stokta çok sayıda ürün türü ve büyük miktarda envanter yatırımı olduğunda, bu özellikle önemlidir. Bir şirket, kalıcı bir sistem olmadan müşterilerinin siparişlerini ne zaman yerine getirebileceğini doğru bir şekilde söyleyemez.
Aynı zamanda hızla büyüyen işletmeler için de yararlı bir sistemdir çünkü bu kuruluşların işletme sermayesi yatırımları üzerinde sıkı kontrol sağlamaları gerekir. Ayrıca, müşteri siparişlerini hızlı bir şekilde yerine getirme taahhüdünde bulunan herhangi bir şirket, yalnızca sürekli bir sistemin sağlayabileceği envanter bakiyelerinin kapsamlı bir şekilde anlaşılmasını gerektirir.
Sürekli Envanter Sistemini Kimler Kullanır?
Sürekli envanter sistemleri, büyük stokları olan büyük şirketler tarafından tercih edilir. Ölçeklenebilirlik arayan gelişmekte olan ve küçük ve orta ölçekli işletmeler için sürekli envanter sistemleri ideal olabilir.
Periyodik bir sistem için gerekli olan döngü sayımlarını büyük şirketler için gerçekleştirmek zordur.
Ayrıca, birden çok perakende şubesi olan bir şirket, bir ürün veritabanı düzenli olarak güncellendiğinde envanteri kontrol etmeyi daha kolay bulabilir. Örneğin, bir alet satıcısının, nadir bulunan bir anahtar türü arayan bir müşterisi olabilir. Mahallede altı yeri var. Kalıcı bir sistem kullanarak hangi sitelerin stokta olabileceği hakkında gerçek zamanlı bilgilere sahiptir, böylece müşteri anahtarını mağaza mağaza dolaşarak aramak yerine hızla gidip alabilir.
Sürekli envanter gerektiren diğer işletmeler arasında, üreticilerin doğrudan müşterilere sevkiyat yaptığı stoksuz satış veya ticaret ve dağıtım yer alır.
Sürekli Envanter Sistemi Nasıl Kullanılır?
Şirketler, envanteri hesaplamak için her envanter parçasının girildiği ve satıldıkça düşüldüğü bir sistem kurmalıdır. Her ürün alım ve satımında tahmini envanteri güncellemek için POS terminalleri, barkod tarayıcılar ve sürekli envanter yazılımı kullanılmalıdır.
Sürekli bir envanter sistemi, eldeki stoğu tahmin ettiğinden, periyodik bir fiziksel envanterin yerini alamaz. Bir noktada fiziksel bir envanterin yapılması gerekir. Sürekli sistemin doğruluğunu kontrol etmek için bir temel olarak kullanmak üzere döngü sayımı veya envanterin bir bölümünü fiziksel olarak saymak, sürekli envanter sistemi kullanan işletmeler tarafından yaygın olarak kullanılır. Tam bir fiziksel envanter zamanla tamamlanacaktır.
Sistem Seçiminde Dikkat Edilmesi Gereken Metrikler
Önceki bölümden tahmin etmiş olabileceğiniz gibi, sürekli envanter lehinde ve aleyhinde argümanlar vardır. Her vakanın uygulanabilirliği, şirketinizin belirli yönlerine bağlıdır:
1 numara. Stok ve İşlem Hacmi
Bu iki yaklaşımdan hangisinin sizin için en iyi olduğu, öncelikle sahip olduğunuz envanter miktarına göre belirlenir. Büyük envanterlere sahip çoğu kuruluş için sürekli envanter sisteminin faydaları, dezavantajlardan daha ağır basar.
2 numara. Lokasyon Çeşitliliği
Şirketiniz birden fazla lokasyonda faaliyet gösteriyorsa envanter yönetimi son derece zor hale gelir. Sık sık envanterini değiştirir.
# 3. Bütçe
Mali durumunuz şüphesiz en görünür faktördür. Kalıcı bir sistemin ilk kurulum maliyetlerine yatırım yapmayı göze alabiliyorsanız, yani.
Bu stratejiyi doğru bir şekilde uygulamak için gereken altyapı önemlidir. Küçük işletmelerin karşılayamayacağı bir fiyata geliyor.
Örneklerle sürekli envanter sistemi nedir?
Sürekli envanter, envanter değişikliklerini gerçek zamanlı olarak kaydeden, fiziksel envanter ihtiyacını ortadan kaldıran ve defter envanterinin gerçek stoğu doğru şekilde yansıtmasını sağlayan sürekli bir muhasebe uygulamasıdır. Satış noktası (POS) sistemleri ve tarayıcılar gibi girdi cihazları, ambarlar tarafından sürekli envanteri kaydetmek için kullanılır.
Sürekli envanter sistemi LIFO mu yoksa FIFO mu kullanıyor?
Evet, ilk giren ilk çıkar (FIFO) gibi, son giren ilk çıkar (LIFO) yöntemi hem sürekli envanter sistemlerinde hem de periyodik envanter sistemlerinde kullanılabilir.
İki tür sürekli envanter sistemi nedir?
- FIFO
- LIFO
- Ağırlıklı Ortalama Maliyet
Sürekli envanter olarak da bilinen nedir?
Sürekli envanter sistemi
İşletmelerin gerçek zamanlı bir envanter hesabı tutmasını sağlayan bir envanter kontrol sistemi, sürekli envanter sistemi veya sürekli envanter sistemi olarak bilinir.
Kalıcı sistemin amacı nedir?
Sürekli envanter sistemi, envanterinizi fiziksel bir envanter yerine elektronik kayıtlarınıza dayalı olarak sürekli olarak tahmin eden bir bilgisayar programıdır.
Sonuç
İşletmeler, eski, fiziksel sayımlı periyodik envanter sistemi yerine, envanteri izlemek için sürekli bir envanter sistemi kullanıyor. Kalıcı sistemlerin uygulanması pahalıdır ancak uzun vadede daha az maliyetli ve zaman alıcıdır.
Kalıcı sistemlerin önemli bir dezavantajı, sürekli olarak güncellenen bir stok tahmininin faydalarına ve muhasebe sistemlerinin birbirine bağlanabilirliğine rağmen kayıp, hasar görmüş veya çalınan kalemlerin izlenememesidir. Birçok işletme, sürekli sistem için bir temel oluşturan ve dönem sonuna kadar tam bir fiziksel envanter sağlamayı amaçlayan periyodik kısmi envanter sayımları yaparak buna karşı koyar.
İlgili Makaleler
- İtfa Planı, Krediler ve Hesaplamalar
- Muhasebe Sistemleri: Tanımlar ve En İyi Muhasebe Yazılımı Rehberi
- KÜÇÜK İŞLETME MUHASEBE YAZILIMI: Anlamı, En İyi Yazılım ve Derece
- STOK TAKİPÇİSİ: Anlamı, Özgür Yazılım ve Sayfa
- STOK TAKİP SİSTEMİ: En İyi Uygulamalar
Referanslar
