Periyodik bir envanter sistemi, envanterin önceden belirlenmiş zamanlarda fiziksel olarak sayılmasını içeren finansal raporlama ihtiyaçları için envantere değer biçmeye yönelik bir tekniktir. Periyodik envanteri bir muhasebe tekniği olarak kullanarak, satılan malın maliyeti (COGS), her dönemin başında bir envanter alınarak, dönem boyunca yeni envanter alımları eklenerek ve biten envanterin çıkarılmasıyla hesaplanır. Bunu kullanan ve genellikle küçük işletmeler olan şirketler, bunun hem kurulumunun daha basit hem de daha uygun maliyetli olduğunu görüyor. Bu yazıda, sürekli ve periyodik envanter sistemleri, dönem sistemi muhasebesi ve periyodik envanter sistemi örneği hakkında bilgi edineceğiz.
Periyodik envanter sistemi
Periyodik envanter olarak bilinen bir muhasebe stok değerleme prosedürü, önceden belirlenmiş aralıklarla gerçekleştirilir. Çeyreğin sonunda işletmeler ürünlerini fiziksel olarak sayar ve verileri defteri kebirlerini dengelemek için kullanır. Kalan fonlar daha sonra yeni dönemin başında uygulanır.
Muhasebe prosedürleri, periyodik gözden geçirme envanter sistemi altındaki sürekli gözden geçirme sisteminden farklıdır. Yıl sonunda normal stok tutarını belirlemek için şirket stoklarını fiziksel olarak sayar. Kuruluşlar, aylık ve üç aylık raporlar gibi yıl ortası kilometre taşları için tahminler kullanır. Bir muhasebe firması yeniden satılmak üzere kalemler aldığında, defteri kebir hesabı envanteri güncellenmez. Bunun yerine, geçici hesapta yapılan satın alımları borçlandırırlar. Her yıl, geçici bir hesabın bakiyesi sıfırdır. Yıl sonunda muhasebeci tutarı başka bir hesaba aktarır.
İşletmeler, bir defteri kebir hesabına ürün satın aldıktan sonra gerekli değişiklikleri yaparlar. Bir kontra hesabın ilişkili hesabındaki bakiye mahsup edildiğinden ve mali tablolarda gösterildiğinden, defteri kebirin tersi olması amaçlanır. Satın alma indirimleri, satın alma iadeleri ve ödenek hesapları kontra hesaplarına bazı örneklerdir. Bu hesaplar, net alımlar üretmek için birleştirilebilir.
Şirketler, teslimat giderlerini, periyodik bir envanter kontrol sistemindeki birincil envanter hesabından farklı bir hesapta tutar. Gelen envanter için navlun veya nakliye hesaplarıyla ilişkili teslimat giderlerini takip ederler. Bu hesaptaki giderler sonunda mallarının değerini yükseltir. Dergideki girişler aşağıdaki gibi görünecektir:
Sürekli ve Periyodik Envanter Sistemi
Eldeki envanter miktarını takip etmek için periyodik ve sürekli olmak üzere iki farklı sistem vardır. Kalıcı sistem, ikisi arasında daha karmaşık olanıdır, ancak sürdürülmesi için çok daha fazla kayıt tutmayı gerektirir. Sürekli sistem envanter bakiyelerini sürekli olarak izlerken, periyodik sistem dönem sonu envanter bakiyesini ve satılan malların maliyetini hesaplamak için periyodik olarak fiziksel bir envanter sayımı yapar.
Periyodik ve Sürekli Envanter Sistemlerinin Karşılaştırılması
Aşağıdakiler, iki sistem arasındaki diğer bazı ayrımlardır:
1 numara. hesaplar
Stok içeren işlemler gerçekleştikçe, defteri kebir veya stok defteri sürekli sistem altında sürekli olarak güncellenir. Satılan malın maliyeti hesabı, periyodik bir envanter sistemine hiç girilmez, ancak daha sonra satılan malın maliyetini hesaplamak için kullanılan fiziksel bir sayım sonrasına kadar girilmez.
2 numara. Bilgisayar ağları
Sürekli bir envanter sistemi, her muhasebe döneminde birim düzeyinde binlerce işlem olabileceğinden, kayıtlarının manuel olarak tutulmasını sağlayamaz. Öte yandan, çok küçük envanterler için, periyodik bir envanter sisteminin basitliği, manuel kayıt tutmanın kullanılmasını sağlar.
#3. Satılan ürünler için yapılan harcamalar
Perpetual sistemde her satış yapıldıkça satılan malın maliyeti hesabı sürekli güncellenmektedir. Satılan malın maliyeti, bunun yerine, tüm satın alımların başlangıç stokuna eklenmesi ve bitiş envanterinin düşülmesiyle, periyodik envanter sistemi altında muhasebe döneminden sonra tek seferde hesaplanır. İkinci senaryoda, bu, muhasebe döneminin bitiminden önce satılan malın doğru maliyet rakamlarının elde edilmesinin zor olabileceği anlamına gelir.
#4. Dönem sayımı
Döngü sayımı, temel olarak gerçek zamanlı olarak elde edilebilen güvenilir envanter sayımlarına dayandığından, döngü sayımı periyodik bir envanter sistemiyle kullanılamaz.
# 5. satın almalar
Sürekli sistem kapsamındaki stok alımları, işlemin türüne bağlı olarak, hammadde stok hesabına veya ticari mal hesabına kaydedilir ve ayrıca her bir stok kalemi için tutulan bireysel kayda birim sayım girişi yapılır. Periyodik bir envanter sisteminde birim sayım bilgilerinin eklenebileceği bireysel bir envanter kaydı bulunmamakla birlikte, tüm satın almalar bir satın alma varlık hesabına kaydedilir.
#6. İşlemlere yönelik soruşturmalar
Bilgiler çok yüksek bir seviyede bir araya getirildiğinden, envanterle ilgili herhangi bir hatanın neden olduğunu belirlemek için periyodik bir envanter sistemi altında muhasebe kayıtlarını takip etmek neredeyse imkansızdır. Ancak sürekli envanter sisteminde, her işlem bireysel birim düzeyine kadar detaylandırıldığında, bu tür incelemeler önemli ölçüde daha basittir.
Yukarıda belirtilen listenin gösterdiği gibi, sürekli envanter sistemi, periyodik envanter yönteminden daha iyi performans gösterir. Periyodik bir sistemin gerekçelendirilebileceği ana durum, envanterin aşırı derecede küçük olduğu ve daha kapsamlı envanter kayıtlarına acil bir ihtiyaç duymadan görsel olarak değerlendirebildiğiniz zamandır. Depo çalışanları, kullanımı konusunda uygun şekilde eğitilmedikleri takdirde, sürekli bir sistemde envanter işlemlerini istemeden uygunsuz bir şekilde kaydedebileceğinden, periyodik sistem de belirli durumlarda etkili olabilir.
Periyodik Envanter Sistemi Örneği
Prosedürü anlamaya çalışmak için bir periyodik envanter sistemi örneği görelim.
Her dönemden sonra stok hesabına 100 TL eklendiğinden, bu periyodik envanter sistemi örneğinde cari dönemin başlangıç envanter hesabı 1,000 TL'dir. Bu nedenle envanter hesabı şimdi 1,100 $ olacaktır. Buna sahip olacaksın. "Satılan malın fiyatı."
Satılık Ürünlerin Maliyeti = 1000 + 100 = 1100$
Kitaplarımıza göre, nihai "Satışa Hazır Malların Maliyeti" elimizde. Ancak şirket, bu süre içinde kaç malın satıldığından hâlâ emin değil. Kuruluşunuz dönem sonunda envanteri fiziksel olarak inceleyecektir. Bitiş envanterinde 1,050 birim olduğunu varsayalım. Fiziksel olarak kontrol edilen bitiş envanteri 1,050 dolardır çünkü her birimin maliyeti 1 dolardır. Fiziksel envanter sayımı ile defterlerdeki envanter hesapları arasındaki farkı dengelemek için envanter hesabından "Satılan Malın Maliyeti"ne 50 $ transfer etmeliyiz.
Periyodik Sistem Muhasebesi
Muhasebe periyodik envanter sistemi, envanter seviyelerinin sayılması ve izlenmesinden daha fazlasını içerir; aynı zamanda hesap defterlerinde görülebilmesi için tüm sistemin bir yevmiye kaydı olarak belgelenmesini de gerektirir.
Günlük operasyonlarınızı yürütmek için neredeyse her zaman ürün satın almanız gereken bir perakende mağazanız olduğunu düşünelim. Diyelim ki işletmeniz "satılan malların maliyetini" belirlemek için periyodik envanter sistemini kullanıyor. Şirketinizin artık herhangi bir günde, cari muhasebe döneminde nakit olarak ödediği, her biri 10 ABD Doları olan 1 envanter birimine ihtiyacı var. Satın alma toplam 10 $ mal oldu. Doğal olarak, bu stokun bir kısmı “mamul” haline dönüşebilir ve dönem içinde satılabilir, ancak muhasebecinizin bu konuda endişelenmemesi gerekir. Bunun yerine, satın alınan envanterin her bir öğesi için düzenli olarak bir "satın alma hesabı" -bir "varlık"- oluşturulacaktır. Bu hesap, her envanter alımını barındırır.
Periyodik Envanter Sistemi Kapsamında
Periyodik envanter sistemi altında, bir işletme, muhasebe dönemi boyunca envanter seviyelerindeki değişiklikleri takip etmez. Bunun yerine, envanterini aylık, üç aylık veya yıllık gibi önceden belirlenmiş dönemlerde düzenli olarak fiziksel olarak sayar. İşletme, satılan malların maliyetini ve dönem sonu envanterini belirlemek için bu fiziksel sayımları kullanır.
Periyodik envanter sistemi aşağıdaki belirgin özelliklere sahiptir:
1 numara. satın almalar:
İşletme, satılan her kalemin maliyetini hemen kaydetmez veya bir stok satın alımından sonra envanter bakiyesini değiştirmez. Dönem boyunca satın alınan ürünlerin toplam maliyetini takip etmek için satın alma hesabına borç kaydedilir.
2 numara. Satılan Malın Maliyeti (COGS)
İşletme, muhasebe döneminden sonra envanterini fiziksel olarak sayar. İlk envanterin toplam satın alımlardan düşülmesinden ve biten envanterin muhasebeleştirilmesinden sonra, satılan malın maliyeti belirlenir.
Daha az satın alma ile başlayan envanter ve biten envanter, SMM'ye eşittir.
#3. Kayıt
Kurum, dönemsel sistem kapsamında her alım veya satımda stok hesabını güncellememektedir. Yalnızca aydan sonraki fiziksel sayıma dayalı olarak envanter bakiyesini değiştirir. Sonuç olarak, stok hesabı mevcut stok bakiyesini doğru şekilde yansıtmayabilir.
#4. Gelir Tablosunun Sunumu
Periyodik envanter sisteminde satılan malın maliyeti gelir tablosunda ayrı olarak gösterilmektedir. Mali tablo dipnotlarında, gelir tablosunda açıkça gösterilmese de stokların başlangıç ve bitişine ilişkin bilgiler yer alabilir.
Periyodik envanter sisteminin özellikleri
Aşağıdakiler, periyodik bir envanter sisteminin özellikleridir:
1 numara. Fiziksel çetele
Bu sistemde, ilk tedarikler, devam eden projeler ve bitmiş mallar gibi çeşitli stok seviyeleri defterlere kaydedilmek üzere fiziksel olarak sayılır.
2 numara. Anında takip yok
Hiçbir otomatik yazılım veya teknoloji kullanılmadığından, prosedür sırasında gerçek zamanlı takip olmadığından iki sayım seansı arasında bir gecikme olur. Bu dönemde mevcut ve doğru stok seviyesi bilgisi yoktur.
#3. Satılan malın maliyetinin (COGS) hesaplanması
COGS, bu süreçte her durumda periyodik olarak belirlenir.
#4. zor süreç
Fiziksel sayım yöntemi, muhasebe periyodik envanter sistemini karmaşık, zor ve belki de opak hale getirir. Yanlış yönetim ve tutarsızlıklar yanlış bilgi ve veriler üretebilir.
# 5. İş tabanlı yaklaşım
Her tür işletmenin bu yaklaşımı kullanamayacağı belirtilmelidir. Hammadde olarak belirli bir sabit mal kullanan veya özellikle dahili kullanıcılar için periyodik stok sayımı gerektiren küçük işletmeler, bunu verimli bir şekilde yönetebilir.
Bu nedenle, yukarıda belirtilen periyodik envanter sistemi özellikleri, bazı işletmelerin etkili ve açık bir sistem oluşturmak için kullandıkları özelliklerdir.
Basamaklar Periyodik Envanter Sistemi İçin
Periyodik envanter sistemi aşağıdaki adımları içerir:
Bu yaklaşımda, başlangıç ve bitiş belirli bir süre boyunca fiziksel olarak sayılır.
İşletme, "satılmaya hazır malların maliyetini" hesaplamak için, bu süre zarfında envanter için yapılan tüm satın alımları da hesaba katacaktır.
Başlangıç envanteri artı satın almalar, satışa hazır malların maliyetine eşittir.
Sonuç olarak, bu süre içinde satılan malların maliyeti:
Bitiş Envanteri: Satılmaya hazır malların maliyeti, satılan malların maliyetine eşittir.
Sistem verimliliğini artırmak için şirket, yukarıda bahsedilen bu stok yönetimi biçiminin adım adım yöntemine bağlı kalmalıdır.
Avantajlar
Periyodik envanter yaklaşımının kendi yararları vardır. Bunları aşağıdaki noktalarda daha detaylı inceleyelim:
- Dönemler arasında gerekli fiziksel sayım olmadığı için daha küçük bir iş gücüne ihtiyaç vardı. Sonuç olarak, bir refakatçi gerekli olmadığı için daha ucuzdur. Bu süre zarfında, bir ekip stokları yöneterek şirkete zaman ve para tasarrufu sağlayacaktır.
- Fiziksel kontroller sadece dönem sonunda yapılır, bu nedenle normal çalışma etkilenmez. Bu noktada, günlük iş akışına müdahale edilmeden, ilgili departman hangi iş gücü için ayrı bir iş gücü tahsis edildiğini sayacaktır.
- Miktar, dönem sonunda fiziksel olarak denetlendiğinden, dönem sonu muhasebesini teyit etmede güvenilirdir.
- Dönemler arasında “İş Devam Ediyor” veya “Hammaddeler” durumunu kontrol etmeye gerek yoktur. Sayımdan sonra toplanan bilgiler, hammaddeler, devam eden işler ve bitmiş ürünler dahil olmak üzere çeşitli stok seviyelerini izlemek için kullanıldığından, sayım boyunca otomatik olarak gerçekleştirilir.
Dezavantajlar
Süreci benimsemeden önce, periyodik envanter sisteminin faydalarına ek olarak çeşitli kısıtlamaların farkında olmak önemlidir. İşte onlar:
- Ara dönemde satılan malın maliyetine ilişkin herhangi bir veri sunmayacaktır.
- Dönemler arasında çok az bilgi olduğu için sonunda büyük bir değişiklik olması gerekebilir.
- Dolandırıcılık oldukça olası bir olasılıktır.
- Bu yaklaşım büyük işletmeler için uygun değildir.
Neden periyodik bir envanter sistemi kullanırsınız?
Mütevazı envantere sahip daha küçük şirketler, periyodik bir envanter sistemi için en uygun olanlardır. Bu tür işletmeler için fiziksel envanter sayımı yapmak basittir. Önceden belirlenmiş zaman dilimlerinde satılan malların maliyetini tahmin etmek de aynı şekilde çok daha basittir.
Periyodik envanter sistemi neden daha iyidir?
Periyodik envanter yöntemi, hammaddelerin, devam eden işlerin ve bitmiş ürünlerin stokları için ayrı muhasebe gerekliliğini ortadan kaldırma avantajına sahiptir. Dikkate alınan tek şey satın almalardır.
Hangisi daha iyi, kalıcı mı yoksa periyodik mi?
Genel olarak, sürekli sistem, periyodik envanter sisteminden daha iyi performans gösterir. Bu, işletmelerin kullandığı bilgisayar yazılımı sayesinde çok az çalışma gerektiren veya hiç çalışma gerektirmeyen, uygulamalı bir yaklaşımdır. Satış noktası teknolojisi, raftan kasaya kadar her şeyi izlemek için barkodları kullanır.
Özet
Stoğunuzu anlamak, başarı için çok önemlidir, çünkü envanteri düzgün bir şekilde yönetmek bir firmayı yapabilir veya bozabilir. Küçük firmalar ve birkaç envanter kalemine sahip kuruluşlar periyodik yöntemle idare edebilirken, daha büyük kuruluşların kalıcı bir envanter sistemine geçmesi gerekecektir. Seçtiğiniz envanter kontrol yönteminden bağımsız olarak, karar vericiler, envanterlerini başarılı bir şekilde yönetmek için uygun ekipmana ihtiyaç duyar.
Tüm kuruluşunuz genelinde arz ve talep arasındaki ideal dengeyi yakalamak için talep planlaması ve dağıtım gereksinimi planlamasına yönelik yeteneklerden yararlanın.
İlgili Makaleler
- SÜREKLİ ENVANTER SİSTEMİ: Tanım ve Bilmeniz Gereken Her Şey
- İtfa Planı, Krediler ve Hesaplamalar
- STOK YÖNETİMİ: Ayrıntılı Kılavuz ve En İyi Uygulamalar
- ÇALIŞAN HIRSIZLIĞI: Yaygın Çalışan Hırsızlığı, Tespit Etme ve İşleme Yöntemleri
- Billboard Nedir ve 2023'te Maliyeti Ne Olacak?
- PERİYODİK ENVANTER SİSTEMİ: Nedir ve Nasıl Çalışır?
- EMLAK MÜDÜRÜ: Tanım, İş, Görevler ve Maaş
Referanslar
