Bu söz konusu olduğunda bordro, yapılacaklar listenizde kontrol etmeniz gereken çok şey var. Çalışanlarınıza ödeme yaparken, zaman çizelgelerini toplamaktan maaş taslaklarını dağıtmaya kadar birçok adım olabilir. Ancak, çalışanlarınıza ödeme yaptığınızda, bordro kontrol listeniz henüz tamamlanmamıştır. Ayrıca, ister tasdikli, ister üç aylık veya yıllık raporlar olsun, bordro raporlarını dosyalamalısınız. Bordro raporunun ne olduğunu ve hangi formları dosyalamanız gerektiğini öğrenmek için okumaya devam edin.
Bordro Raporu nedir?
IRS ve eyaletlerin çoğu, işletmelerin yalnızca vergi amaçlı üç aylık ve yıllık bordro raporu sunmalarını şart koşuyor. Bir işletme kredisine başvurduğunuzda, borç veren neredeyse kesinlikle çalışan tazminatını detaylandıran bir bordro raporu isteyecektir. Çalışanların yanı sıra, Adil Çalışma Standartları Yasası (FLSA), her maaş çeki için maaş bordrosu olarak bilinen bireysel maaş bordrosu raporları sağlamanızı bekliyoruz.
Bordro raporları, bordro verilerinin bir özetini içeren belgelerdir; çeşitli türlerdeki bordro raporları, işletme sahiplerine, borç verenlere ve hükümetlere bordro maliyetlerini analiz etmede yardımcı olur.
Bordro yazılım çözümleri, anında oluşturulabilen yıllık rapor da dahil olmak üzere çeşitli bordro raporları sağlar. Küçük işletme sahibi olarak karşılaşacağınız en yaygın bordro raporlarından bazılarına göz atalım. Bordro raporu haftalık, iki haftada bir, aylık, üç aylık veya yıllık olarak yapılabilir. Seçim yalnızca işletmenizin büyüklüğüne bağlıdır.
Bordro Raporu Türleri
Kaç farklı türde bordro raporu vardır? Lindsay Lohan'ın Mean Girls'teki karakterini yorumlamak gerekirse, “sınır yoktur.”
Aşağıda, en yaygın bordro raporu türlerinin temel bir sınıflandırması yer almaktadır.
#1. Tüm şirket için bordro raporları
Bir bordro kaydı, bir işverenin bordro masraflarına genel bir bakış sağlar. Tazminatı, kesintileri ve vergileri en temel bileşenlerine ayırır. Tüm çalışanlarınızın son ödeme döneminde kaç saat çalıştığını veya şirketinizin bir önceki çeyrekte Federal Sigorta Katkı Yasası (FICA) vergilerinde ne kadar ödediğini öğrenmek istiyorsanız başvurmanız gereken rapordur.
Bordro kayıtları çok fazla bilgi içerdiğinden, hepsini borç veren gibi üçüncü bir tarafla paylaşmak isteyeceğiniz şüphelidir. Dört duvarınızın dışına çalışanlarınızla ilgili kişisel bilgileri dağıtmadan önce, düzeltin.
Şirket genelindeki bordro raporlarına, tüm bordro çözümleri tarafından aynı şekilde atıfta bulunulmaz. Bordro günlüğü, bordro kaydı için konuşma diline ait bir terimdir.
#2. Bireysel çalışanlara göre uyarlanmış raporlar
Genellikle çalışan kazanç kayıtları olarak bilinen ödeme taslakları, bireysel çalışanların maaşlarını, vergilerini ve kesintilerini içerir. Maaş bordrosu yerine maaş bordroları, her bir çalışanın maaşını tek tek göstererek şirketinizin bordro faaliyetlerine daha ayrıntılı bir bakış açısı sunar.
Çalışanların FLSA kapsamında maaş bordrolarına erişimi olmalıdır. Çalışanların maaş çeklerinin nasıl hesaplandığını anlamalarına yardımcı olurlar ve sıklıkla kiralama ve kredi başvurusunda bulunurken geliri göstermek için kullanılırlar.
#3. Çalışanlar için zaman çizelgeleri
Çalışan zaman raporları, küçük işletme sahipleri tarafından personelinin belirli bir dönemde kaç saat çalıştığını belirlemek için kullanılır. Oluşturduğunuz rapora bağlı olarak, kişinin saat başında ne yaptığı hakkında bilgiler içerebilir.
Çalışan üretkenliği bordrosunu değerlendirirken analytics, imalat işletmesi sahipleri, çalışanlarının zaman raporlarına başvurmalıdır. Çalışanlarınızın çalışma saatlerini aynı zaman diliminde üretilen bitmiş ürün sayısıyla karşılaştırdığınızda ne kadar verimli olduklarını görebilirsiniz.
#4. Nakit gereksinimlerine ilişkin raporlar
Nakit gereksinimleri raporu, işletme sahiplerine bordroyu tamamlamak için gereken nakit miktarını bildirir. Fonların doğrudan mevduat, vergiler ve diğer kesintiler arasında nasıl tahsis edildiğini ana hatlarıyla belirtir. Bu raporu kontrol etmek, bordro yönetimi uygulamalarınızın bir parçası olmalıdır.
#5. Bordro vergi beyannameleri
Bordro vergi raporları, işletme sahiplerinin bordro yükümlülüklerini ve çalışan ücretlerini iletmek için federal, eyalet ve yerel yönetimlere sunduğu yıllık ve üç aylık bordro raporlarıdır.
Aşağıdakiler en yaygın federal bordro vergi raporlarıdır:
- Form 940: Federal İşsizlik Vergisi Yasası (FUTA) vergisi için yıllık bordro raporu.
- Form 941, FICA ve federal gelir vergisi stopajı için üç aylık bir bordro raporudur.
- Form W-2: Çalışan maaşı ve vergi stopajı için yıllık bordro raporu.
Neredeyse kesinlikle her federal bordro vergi raporuna eşdeğer bir eyalet vardır. Eyalet üç aylık bordro raporunu kaçırmadığınızdan emin olmak için eyalet vergi dairenize danışın.
#6. Maaş Koruma Programı (PPP) Bordro Raporları
Affedilen KÖİ kredilerine hak kazanmak için küçük işletmelerin belirli kriterleri karşılaması gerekir. Bordro yazılım sistemleri, KÖİ kredisi ve affına başvurmak için gerekli tüm bilgileri içeren KÖİ raporları sağlayabilir.
PPP raporları, 2019 veya 2020'ye ait maaş verilerini analiz ederek işletme sahiplerine kredi tutarlarını hesaplamada yardımcı olur. Borç affı talep etme zamanı geldiğinde, bordro yazılımı, kredinin kapsadığı 8 veya 24 haftalık dönem boyunca bordroya ne kadar harcadığınızı detaylandıran başka bir rapor oluşturur. .
#7. Sertifikalı Bordro Raporları
Devlet inşaat projelerinde çalışan müteahhitler ve taşeronların haftalık olarak onaylı bordro raporları hazırlamaları gerekmektedir. Hükümetlerin çoğu, doldurup imzalayabileceğiniz boş formlar geliştirmiştir. WH-347, federal onaylı bordro raporları formudur.
Federal olarak onaylanmış bordro raporlarını tamamlarken, Çalışma Bakanlığı'nın gerekliliklerini dikkatlice takip edin. Bordro raporlama uyumu burada kritik önem taşıdığından, sertifikalı bir bordro raporu hazırlamanız istendiğinde ilk kez bir muhasebeciden yardım isteyin.
Bir Bordro Raporuna Neler Eklenmeli?
Bu üç bilgi, bordro raporlarınızı iyileştirmenize yardımcı olacaktır.
#1. Veri karşılaştırmaları
Verileri karşılaştıracak bir şey olduğunda, daha anlamlı hale gelir. Verilerinizi geçen yılın aynı dönemine veya bir önceki döneme ait verilerle karşılaştırmayı düşünün.
Halka açık bir şirketin denetlenmiş mali hesaplarına daha önce baktıysanız, üst üste yığılmış en az iki yıllık veri görürsünüz. Karşılaştırma, potansiyel yatırımcıların şirketin finansal durumunun düzelip düzelmediğini, kötüleştiğini veya sabit kaldığını belirlemesine yardımcı olur.
Karşılaştırılabilir veriler, bordro giderlerini incelemek için de yararlıdır. Örneğin, yeni bilgilerle karşılaştırılacak bir temel olduğunda, bordro sorunlarını belirleme olasılığınız daha yüksektir.
#2. Tüm yıl için veriler
Bütçe bilincine sahip işletme sahipleri - ve tüm işletme sahipleri olmalıdır - bordro formlarına yıllık istatistikler ve raporlar eklemelidir.
Örneğin birçok firma, bordro harcamalarını izlemek için üç ayda bir şirket çapında bordro raporları oluşturur. Üçüncü çeyrek bordro raporu hazırlıyorsam, Ocak ayından bu yana bordroya ne kadar harcadığımı bilmem gerekecek. Bu şekilde, iş bütçemi harcamadan Aralık ayına yetişip yetişemeyeceğimi görebileceğim.
#3. Kapsanan ödeme dönemleri
Her bordro formunun başında, bildirdiğiniz ödeme dönemlerini açıkça belirtin. "Üç Aylık Bordro Raporu" yerine, bordro kayıt raporunuzu "Ç1 2021 Bordro Raporu" olarak yeniden adlandırın.
Bordro Raporu Nasıl Üretilir
Bordro raporları çok sayıda şekil ve boyutta gelir. Göründüğü gibi, maaş raporunuzu nasıl yapılandıracağınız aşağıda açıklanmıştır.
#1. Gerekli bilgileri belirleyin.
Üçüncü bir tarafla paylaşılması veya dahili olarak analiz edilmesi gereken verileri belirleyerek başlayın. Üçüncü taraflara rapor verirken, her zaman istediklerinden daha fazla bilgi eklemek istemezsiniz.
Bir işletme kredisi aradığınızı ve önceki dört çeyrek için bordro maliyetlerinizi detaylandıran bir bordro raporu sağlamanız gerektiğini varsayalım. Çalışan adlarını, emeklilik planlarına katkıları ve bir dizi başka gereksiz bilgiyi içereceğinden, tam bir bordro kaydı göndermek istemezsiniz. Çalışan kazançlarını, işveren vergilerini ve işveren tarafından sağlanan yan hakları ayrıntılarıyla anlatan kısa bir raporla daha iyi durumda olursunuz.
#2. Bir zaman aralığı seçin
Bordro vergi raporu oluşturmak için IRS formlarını kullanmıyorsanız, raporlama dönemini siz belirlersiniz.
Örneğin, borç vereniniz için üç aylık dört rapor yerine 12 aylık bordro raporları oluşturmanız tercih edilebilir. Bordro maliyetlerindeki dalgalanmaları açıklamak için size daha fazla yol sunar.
#3. Bordro bilgilerini girin
Şimdi bordro raporunu hazırlama zamanı olduğuna göre, sizi her muhasebecinin en iyi arkadaşı olan Microsoft Excel ile tanıştırayım. İnternette mevcut olan Excel şablonlarını oluşturmaya çalıştığınız şeye belli belirsiz benzeyen bir şey olup olmadığını inceleyin ve ardından bunu ihtiyaçlarınıza göre uyarlayın.
Şablonunuzu oluşturduktan sonra, bordro sisteminizdeki verileri girin. Verileri manuel olarak giriyorsanız, aktarma hatası yapmamaya dikkat edin.
#4. Sonuçları inceleyin
Raporu yazmayı bitirdikten sonra, hatalar için tekrar gözden geçirin ve hangi içgörüleri elde edebileceğinizi görün. Bordro maliyetleriniz beklenenden yüksek mi yoksa düşük mü oldu? Neden? Niye?
Üçüncü bir taraf için bir rapor yazıyorsanız, raporun hangi hikayeyi sunduğunu düşünün. Bir borç veren veya yatırımcı size şirketinizin mali evrakları hakkında araştırma sorusu sorarsa, uzman olmak istersiniz.
Bordro raporumu hükümete nasıl sunabilirim?
Bordro verilerini devlete gönderme yöntemleri, yetki alanına ve rapor türüne göre değişir. Federal ve eyalet vergilerinin yanı sıra işsizlik ve işçi tazminatı ile ilgili evrakları doldurmanız gerekebilir. Bu formlar, doğrudan devlete veya bir vergi raporlama hizmeti aracılığıyla çevrimiçi olarak gönderilebilir. Bordro raporunuzu zamanında ve doğru bir şekilde vermek istiyorsanız bir muhasebeci veya bordro uzmanı ile görüşmelisiniz.
Bordro raporumun doğru olduğundan nasıl emin olabilirim?
Bordro raporunuzun doğru olduğundan emin olmak için çalışanların çalışılan saatler, fazla mesai, hastalık izni ve diğer izin türlerinin doğru kayıtlarını tutmanız önemlidir. Ayrıca bordro raporlarınızı düzenli olarak gözden geçirmeli ve tutarsızlıkları belirlemek için bordro kayıtlarınızla karşılaştırmalısınız. Ek olarak, bordro sürecinizi otomatikleştirmek ve hata riskini azaltmak için bordro yazılımı kullanmayı düşünebilirsiniz.
Bordro özeti raporu nedir?
Bir bordro özet raporunun amacı, belirli bir süre için toplam bordro maliyetlerine genel bir bakış sağlamaktır. Toplam personel sayısı, bordro vergilerinin toplam tutarı, ödenen toplam yan hak tutarı ve ödenen toplam ücret ve maaş gibi ayrıntıları görmeyi bekleyebilirsiniz. İşletmelerin, bordro maliyetlerini takip etmek, gerektiğinde ayarlamalar yapmak ve finansal tabloları derlemek için bordro özeti raporunu kullanması yaygın bir uygulamadır.
Bordro raporu ile W-2 formu arasındaki fark nedir?
Ücretler, maaşlar, yan haklar ve vergiler, toplu olarak bordro maliyetleri olarak bilinenleri oluşturan bileşenlerden yalnızca birkaçıdır ve bunların tümü, bordro koçanları adı verilen bir raporda bulunabilir. Ancak yıl sonunda çalışanlar işverenlerinden bir W-2 formu alacaklardır. Bir çalışanın W-2 formu, yalnızca kesilen federal, eyalet ve yerel vergilerin miktarını değil, aynı zamanda Sosyal Güvenlik ve Medicare ödemelerinin miktarını da detaylandırır.
Bordro mutabakat raporu nedir?
Şirketin defteri kebirindeki bordro hesabı ile bordro mutabakat raporu aracılığıyla bordro kayıtları arasında mutabakat sağlanabilir. Bordro kayıtları ile defteri kebir arasında herhangi bir tutarsızlık varsa, bunları bulmak ve düzeltmek için bu rapor kullanılabilir. Bordro kayıtlarınızın ve mali tablolarınızın doğruluğundan emin olmak istiyorsanız bordro mutabakat raporunu kullanmanız gerekir.
Özet
Bordro raporları, işletme sahiplerinin, firmalarının çalışan ödeme maliyetlerini daha iyi anlamalarına yardımcı olur. Bordro harcamalarının çeşitli şekillerde dökümünden öğrenilecek çok şey var, bu nedenle bordro raporlarını hazırlarken analitik süreci ihmal etmeyin.
Bordro Raporu SSS'leri
Bir bordro raporuna neler dahil edilmelidir?
İyi bir bordro, işverenlerin vergi yükümlülüklerini doğrulamak veya mali verilerini çapraz kontrol etmek için kullandıkları bir belgedir. Böyle içerebilir maaş oranları, çalışılan saatler, tahakkuk eden fazla mesai, ücretlerden kesilen vergiler, işveren vergi katkıları, tatil bakiyeleri ve daha fazlası gibi bilgiler.
Bordro raporu nasıl yapılır?
oluşturmak maaş bordrosu özet raporu
- Raporlar menüsüne gidin.
- Bordro bölümünü ve ardından Bordro Özetini bulun.
- Açılır menüden bir tarih aralığı belirleyin.
- Tek bir çalışan veya çalışan grubu seçin.
- Son olarak, Raporu Çalıştır'ı seçin.
Hangi bordro raporları yıllık olarak ödenir?
Yıllık bordro raporları. İşsizlik vergilerini, W-2 gelirini ve bağımsız yüklenicilere yapılan ödemeleri bildirmek için kullanılan vergi formları yıllık olarak sunulur. Bunlar bir sonraki yılın ilk çeyreğinde ödenecek
