Küçük bir işletme için maaş bordrosuna nasıl başlanır, her girişimcinin aklından geçen bir sorudur. Bordro, bir işletmenin çalışanlarına, çalışılan saatleri takip etmeyi, maaşı hesaplamayı ve çalışanlara doğrudan para yatırma veya çek yoluyla ödeme yapmayı içeren ödeme yapma sürecidir.
Ancak işletmeler, bordro, stopaj vergileri, ikramiyeler, fazla mesai tazminatı, hastalık zamanı ve tatil ücretini kaydetmek için muhasebe faaliyetlerini yürütmek zorundadır. Şirketler, devlete ödenmesi gereken Medicare, Sosyal Güvenlik ve işsizlik vergilerinin miktarını bir kenara ayırmalı ve kaydetmelidir.
Birçok işletme, çalışanlarını takip etmek için bordro yazılımı kullanır. Çalışanın çalışma saatlerini girmek için bir API kullanılır ve ücretleri işlenir ve banka hesaplarına gönderilir.
Bordro hizmetleri, süreci basitleştirmek için birçok orta ve büyük işletme tarafından dış kaynaklıdır. İşverenler her bir çalışanın kaç saat çalıştığını takip eder ve bunu bordro servisine bildirir. Çalışana ödenecek brüt tutar, maaş günü bordro servisi tarafından, ödeme süresi boyunca çalışılan saat veya hafta sayısı ve ücret oranı esas alınarak hesaplanır. Hizmet, vergileri ve diğer stopajları, ödemeden önce çalışan kazançlarından düşer.
Bununla birlikte, 2023'de küçük işletmeler için bordroya nasıl başlanacağına ilişkin bu kılavuz, bu heyecan verici ama göz korkutucu sürece daha fazla güvenle yaklaşmanıza yardımcı olacak ve sonunda ihtiyacınız olan yardımı almanıza olanak tanıyacak.
Bordroyu Anlamak
Bordro, bir şirketin çalışanlarına belirli bir süre veya belirli bir günde borçlu olduğu tazminattır. Genellikle bir şirketin muhasebe veya insan kaynakları departmanları tarafından yönetilir. Küçük bir firma için bordro, mal sahibi veya bir ortak tarafından ele alınabilir.
Bordro işleme, çalışanlara sağlanan faydalar, sigorta ve vergi stopajı gibi muhasebe işlevleri giderek uzman kuruluşlara devrediliyor.
Şirketinizi kendi başınıza bordrolamak daha ucuzdur, ancak zaman alıcıdır ve hatalara açıktır.
Rakamlarla aranız iyiyse, çalışanlarınıza kendiniz ödeme yapabilirsiniz. Bununla birlikte, bordro hataları (ve sonuçta ortaya çıkan para cezaları) olasılığı göz önüne alındığında, dalmadan önce yapmanız gerekenlerden tamamen memnun olduğunuzdan emin olun.
Bordro Nasıl Başlatılır
- Bir İşveren Kimlik Numarası (EIN) Alın
- Eyalet/Yerel Kimliklere ihtiyacınız olup olmadığını kontrol edin
- Bağımsız Yüklenici veya Çalışan
- Çalışan Evraklarına Dikkat Edin
- Bir Ödeme Dönemine Karar Verin
- Çalışan Tazminat Koşullarınızı Dikkatlice Belgeleyin
- Bordro Sistemi Seçimi
- Çalışan Bordro
- Kayıt Tutma
- Bordro Vergilerini Bildir
#1. Bir İşveren Kimlik Numarası (EIN) Alın
Personeli işe almadan önce IRS'den bir işveren kimlik numarası (EIN) almalısınız. EIN, İşveren Vergi Kimliği veya Form SS-4 olarak da bilinir. Vergi ve diğer evrakları İç Gelir Servisi'ne göndermek için EIN gereklidir. Ayrıca devlet kurumlarına çalışanlarınız hakkında bilgi verirken EIN istenmektedir. Bir EIN için çevrimiçi olarak veya doğrudan İç Gelir Servisi ile iletişime geçerek başvurabilirsiniz.
#2. Eyalet/Yerel Kimliklere ihtiyacınız olup olmadığını kontrol edin
Vergileri işlemek için bazı eyalet ve yerel yönetimler, işletmelerin kimlik numaraları almasına ihtiyaç duyar.
#3. Bağımsız Yüklenici veya Çalışan
Farkı Tanıyın. Bağımsız bir yüklenici ile bir çalışan arasındaki farkı anladığınızdan emin olun. İkisi arasındaki ayrım yasal olarak her zaman net değildir ve gelir vergilerini nasıl keseceğiniz, Sosyal Güvenlik ve Medicare vergilerini nasıl ödeyeceğiniz ve işsizlik vergilerini nasıl ödeyeceğiniz üzerinde etkisi vardır.
#4. Çalışan Evraklarına Dikkat Edin
Yeni işçiler için Form W-4, Federal Gelir Vergisi Stopajı gereklidir. Çalışanınız formu doldurmalı ve size geri göndermelidir, böylece uygun miktarda federal gelir vergisini maaşlarından düşebilirsiniz.
#5. Bir Ödeme Dönemine Karar Verin
Yerinde manuel bir süreciniz olabilir, ancak bir ödeme dönemi (aylık veya iki aylık) belirlemek bazen eyalet yasaları tarafından belirlenir ve en yaygın olanı iki aylık ödemelerdir. Çalışanınız tüm dönem boyunca çalışmasa bile, IRS sizi o dönem için gelir vergisi kesintisi yapmaya zorlar.
#6. Çalışan Tazminat Koşullarınızı Dikkatlice Belgeleyin
Bordroyu ayarlarken, ücretli izinleri nasıl idare edeceğinizi (yasalar tarafından zorunlu tutulmayan ancak çoğu işletme tarafından sağlanır), çalışan saatlerini nasıl takip edeceğinizi, zaman içinde ödeme yapıp yapmayacağınızı ve nasıl ödeyeceğinizi düşünün. diğer ticari hususlar. Sağlık planı primleri ve emeklilik ödemeleri gibi diğer çalışan tazminatları ve işletme giderleri de çalışan maaş çeklerinden alınmalı ve uygun kuruluşlara ödenmelidir.
#7. Bordro Sistemi Seçimi
Bordro yönetimi, yüksek düzeyde hassasiyet ve ayrıntılara dikkat gerektirir, bu nedenle olasılıklarınız hakkında bilgi edinmek için biraz araştırma yapmaya değer. Diğer işletme sahiplerine hangi yaklaşımı kullandıklarını ve bordro oluşturmak ve yönetmek için herhangi bir önerileri olup olmadığını sorarak başlayın. Çoğu durumda, bordro yönetimi seçenekleriniz şirket içi veya dış kaynaklıdır. Hangi seçeneği seçerseniz seçin, işveren olarak tüm bordro vergilerini bildirmek ve ödemekle yükümlüsünüz.
#8. Çalışan Bordro
Tüm evraklarınızı ve bilgilerinizi topladıktan sonra maaş bordrosu yapmaya başlayabilirsiniz. Kullandığınız bordro sistemine bağlı olarak bilgileri kendiniz girebilir veya muhasebecinize verebilirsiniz.
#9. Kayıt Tutmayı Alın
İşverenlerin, federal ve eyalet mevzuatına göre belirli kayıtları belirli süreler boyunca saklaması gerekir. W-4 formları (çalışanların vergi stopaj durumlarını belirttiği), örneğin tüm aktif çalışanlar için ve ayrıca bir çalışanın işten çıkarılmasından sonraki üç yıl boyunca dosyada tutulmalıdır. W-2'ler, dosyalanmış vergi formlarının kopyaları ve tüm vergi depozitolarının tarihleri ve tutarları saklanmalıdır.
#10. Bordro Vergilerini Bildir
Üç ayda bir veya yıllık olarak, ilgili makamlara birden fazla bordro vergi raporu sunmalısınız. Daha fazla bilgi için, tüm federal vergi beyannamesi yükümlülükleri hakkında net rehberlik sağlayan IRS'nin İşveren Vergi Rehberini ziyaret edin. İşverenler için ayrıntılı vergi beyannamesi gereklilikleri için eyaletinizin vergi departmanıyla iletişime geçin.
Küçük İşletmeler için Bordro nasıl başlatılır
Küçük bir işletme için maaş bordrosunun nasıl başlatılacağına ilişkin adımlar şunlardır:
ABD Çalışma Bakanlığı web sitesini inceleyin
Amerika Birleşik Devletleri'ndeki çoğu firma belirli kurallara tabidir. Birkaçını belirtmek gerekirse, bu kısıtlamalar arasında asgari ücret yasası, Aile ve Tıbbi İzin Yasası ve fazla mesai kuralları yer almaktadır.
Konular alanını gözden geçirin ABD Çalışma Bakanlığı web sitesi küçük işletme bordronuzu oluşturmaya başlamak için. Ardından, federal istihdam gereksinimlerine uymak için hangi posterleri sergilemeniz gerektiğini belirlemek için DOL yasaları FirstStep Poster Advisor bölümüne gidin.
Eyaletiniz için çalışma departmanı web sitesini inceleyin.
Federal istihdam kanunu Amerika Birleşik Devletleri Çalışma Bakanlığı tarafından düzenlenirken, her eyaletin kendi iş kanunları seti vardır. Küçük işletmeniz için bordro ayarlarken hem federal hem de eyalet kurallarının farkında olmalısınız.
Ya eyaletinizin çalışma bakanlığının web sitesindeki bilgiler ABD Çalışma Bakanlığının web sitesindeki bilgilerden farklıysa? Genel olarak, yasa çalışanın yanındadır, bu nedenle ona en çok fayda sağlayan yönergeleri izlemelisiniz. Örneğin, bir çalışan haftada 40 saatten fazla çalıştığında, federal yasa fazla mesai ücretinin ödenmesini zorunlu kılar. Bununla birlikte, bazı yargı bölgeleri, bir günde çalışılan saat sayısına göre fazla mesai ücreti talep etmektedir.
Şüpheye düştüğünüzde, muhasebecinize veya eyalet yasalarını bilen bir iş avukatına danışın. Bu, sizi yalnızca yasalarla ilgili beladan uzak tutmakla kalmaz, aynı zamanda çalışanlarınıza adil davranılmasını sağlayarak daha mutlu bir iş gücü sağlar.
Bordro planınızı belirleyin
Bordro, çoğu işletmede genellikle haftalık, iki ayda bir veya altı ayda bir yapılır. Size en uygun maaş planını seçin. Çalışanlarınıza ne sıklıkla ödeme yapmak istediğinize karar verirken şirketinizin nakit akışını göz önünde bulundurun. Çalışanlara zamanında ödeme yapmak sıkı kısıtlamalara tabidir ve bordro planınızı değiştirebilseniz de bunu sık sık yapmamalısınız.
Eyaletinizin çalışma yasalarının bordro programınızın minimum sıklığını belirleyebileceğini unutmayın, bu nedenle eyaletinizin çalışma departmanının web sitesindeki gereksinimlere göre sizinkini iki kez kontrol edin.
Çalışan el kitabınızı yazın
Eyaletinizde maaş bordrosu için hangi düzenlemelerin geçerli olduğunu bildiğinize göre artık çalışan el kitabınızı yazmanın zamanı geldi. Bir şey yazma ihtimali sizi rahatsız ediyorsa endişelenmeyin. Çalışan el kitabınızı geliştirmenize yardımcı olması için çeşitli internet kaynaklarını kullanabilir veya bunu sizin için yapması için bir insan kaynakları uzmanı tutabilirsiniz.
Çalışan el kitabınızı yazmayı bitirdikten sonra, eyaletinizde iş hukuku konusunda uzmanlaşmış bir avukat tarafından gözden geçirilmesini şiddetle tavsiye ederim. El kitabınızın, sizinle çalışanlarınız arasında bir sözleşme olarak yorumlanabilecek herhangi bir materyal içermediğini iki kez kontrol edeceklerdir.
Küçük bir işletme için bordroya nasıl başlayacağınıza karar vermeden önce, eyaletinizdeki bordro ve istihdam sorunlarıyla ilgili yasaları doğru anladığınızdan emin olun.
Federal İşveren Kimlik Numaranız (FEIN veya EIN) için başvurun.
Vergi amaçlı olarak, birçok tek mal sahibi Sosyal Güvenlik Numarasını kullanır. Ancak, istihdam amacıyla bazen FEIN veya EIN olarak da bilinen federal bir işveren kimlik numarası kullanmanız gerekir. EIN'niz, aldıktan sonra tüm ticari vergi beyannamelerinde ve belgelerinde kullanacağınız numaradır. Sonuç olarak, birçok muhasebe uzmanı, işletme sahiplerine, şirketlerini kurduktan sonra mümkün olan en kısa sürede bir EIN almalarını şiddetle tavsiye eder.
Henüz sahip değilseniz, bir FEIN almak basittir. EIN'niz için IRS web sitesinde çevrimiçi olarak başvurabilir ve hemen alabilirsiniz.
Devlet stopaj ve işsizlik sigortası hesaplarınız için başvurun
Eyaletinize bağlı olarak eyalet gelir vergilerini kesmeniz ve eyaletinizin işsizlik sigortası fonuna katkıda bulunmanız gerekebilir. Yerel stopaj vergisi düzenlemeleri de birçok eyalette mevcuttur.
Eyaletinizin vergi komisyonu ve işsizlik güvenlik komisyonunun web sitelerinde, küçük bir işletme için bordroya nasıl başlayacağınız konusunda iş durumunuz hakkında sık sık bilgi alabilirsiniz.
Bordro planınızı ve vergi beyannamesi son tarihlerinizi takviminize girin
Bordro planınıza karar verdiğiniz ve FEIN, devlet stopajı ve işsizlik sigortası hesaplarınız için başvurduğunuza göre, tüm son tarihleri karşıladığınızdan emin olmalısınız.
Takviminizi bordro tarihlerinizle işaretleyerek başlayın. Ardından, bordro vergi beyannamelerinizin son tarihlerini girin. Vergileri havale etmenin ve bilgi iadelerini dosyalamanın ayrı son tarihlerinin olabileceğini unutmayın. Ayrıca, eyalet son tarihleri federal son tarihlerden farklı olabilir.
Bordronuzu kimin yöneteceğine karar verin
Bordroyu şirket içinde mi yoksa üçüncü taraf bir bordro hizmeti aracılığıyla mı idare edeceksiniz? Her iki seçeneğin de artıları ve eksileri vardır.
Bordroyu şirket içinde ele aldığınızda, bordroyu ne zaman işleyebileceğiniz konusunda biraz daha fazla hareket alanınız olur. Bordro hizmeti sağlayıcıları, sık sık üç ila beş günlük bekleme süreleri talep eder ve son ödeme tarihine kadar bordro verilerini göndermezseniz acele ücret talep eder. Öte yandan, bordro hizmeti sağlayıcıları, meşgul küçük işletme sahibine çekici gelen vergi ödemelerinin ve iadelerinin zamanında sunulması konusunda sık sık tam sorumluluk üstlenir.
İlk çalışanınızı işe alın
Gerekli tüm vergi kimlik numaralarınızı aldınız, bordro planınızı belirlediniz ve bordro sisteminizi kurdunuz. Şimdi ilk çalışanınızı getirmenin zamanı geldi.
Bordro sisteminizde düzgün bir şekilde kurulabilmeleri için onları bulup işe aldıktan sonra mükemmel adaydan bazı bilgiler toplayın.
Bordro Manuel Olarak Nasıl Yapılır?
Manuel bir bordro sistemi, tüm bordro prosedürünün elle tamamlanmasını gerektirir. Belgeler için standart zaman çizelgeleri edinebilir ve kendi bordronuzu yönetmeyi seçerseniz personelinizden bunları doldurmasını isteyebilirsiniz. Zaman çizelgelerini bitirdikten sonra, uygun ücretleri ve vergileri hesaplayabilir ve ardından çalışanlarınıza el yazısı çekleri yazabilirsiniz.
Manuel bordro işlemenin, beklediğinizden daha uzun sürebilecek birçok prosedür gerektirdiğini unutmamak önemlidir. Bu, özellikle küçük ve orta ölçekli spektrumun ortasında bir yere düşen işletmeler için geçerlidir. Ne kadar çok personeliniz varsa, maaş bordrosunu manuel olarak yürütmek o kadar zor olur.
Paradan tasarruf etmek ve beyninizi çalıştırmak istiyorsanız, maaş bordrosunu manuel olarak nasıl yapacağınızı öğrenmek için aşağıdaki adımları kullanın.
- Vergi bilgilerinizi toplayın
- Çalışanlarınızın bir Form W-4 doldurmasını sağlayın
- Bir maaş bordrosu planı belirleyin
- Brüt maaşı hesaplayın ve gelir vergisi kesintisi yapın
- Bordro vergileri
- Bordronuzu dosyalayın ve raporlayın
- Bakımlı bordro kayıtlarını tutun
Küçük bir işletme için bordroya nasıl başlanır: Bir Çalışan için Bordro
İster kendiniz yapın, ister bir bordro hizmet sağlayıcısı kiralayın, tek çalışanınıza ödeme yapmak için aşağıdaki öğelere ihtiyacınız olacak:
- İşveren kimlik numarası (EIN)
- Varsa eyalet ve yerel vergi kimlik numaraları
- Eyalet işsizlik kimlik numarası
- Çalışanın I-9 ve W-4 formları
- Çalışanın devlet stopaj ödeneği belgesi
- Çalışma Bakanlığı kayıtları
- Tanımlanmış ödeme dönemleri
Küçük İşletmeler için Bordroyu Nasıl Başlatırım?
Küçük bir işletme için bordroya nasıl başlayacağınıza ilişkin adımlar
- Bir EIN edinin. …
- Eyalet veya Yerel Kimliklere Sahip Olmanız Gerektiğini Anlayın. …
- Bağımsız Yüklenici ve Çalışan Arasındaki Farkı Bilin. …
- Çalışan Evraklarını Tamamlayın. …
- Bir Ödeme Dönemi seçin. …
- Küçük İşletmeniz İçin Bir Bordro Sistemi Seçin. …
- Bordro Çalıştırmaya Başlayın. …
- Bordro Vergilerini Bildir
Bordroyu Kendiniz Yapabilir misiniz?
Elle bordro, tek ücretsiz bordro işleme seçeneğidir. Hizmet ücretleri bordro yazılımı, muhasebeciler ve muhasebeciler tarafından tahsil edilir. Bir bordro hizmeti için ödeme yapacak paranız yoksa, bunu kendiniz yaparak paradan tasarruf edebilirsiniz.
Küçük İşletme Sahipleri Kendilerine Nasıl Ödeme Yapıyor?
Küçük işletme girişimcilerinin çoğunluğu, sahibinin çekilişi yoluyla kendilerine ödeme yapar. LLC'lerin, şahıs şirketlerinin ve ortaklıkların sahipleri IRS tarafından serbest meslek sahibi olarak kabul edilir ve sonuç olarak normal ücretlerle tazmin edilmezler. İşte burada sahibinin beraberliği devreye giriyor…. Ortaklıklar, şahıs şirketleri ve limited şirketler.
Bordro Hizmetlerinin Maliyeti Ne Kadardır?
Gördüğünüz gibi, çeşitli faktörler bordro işlemenin toplam maliyetini etkiler. Temel kural, çalışan başına yılda yaklaşık 150-200$'a mal olacağı olsa da, toplam maliyetiniz, satıcınızın katılımının kapsamına göre belirlenecektir.
Sonuç
Kaç işçiniz olduğu önemli değil. İşveren sorumluluklarınızın üstesinden gelme yeteneğinizi kolaylaştıran bir bordro sistemi kurmak çok önemlidir. Ek olarak, size zaman kazandırır ve sizi maliyetli IRS cezalarından korur
Ayrıca öneriyoruz
- Küçük İşletmeler için Bordro Yazılımı: En İyi 5 Ücretsiz Bordro Yazılımı
- Bordro Raporu: Bordro Raporu için Ayrıntılı Kılavuz
- İşletmeler için Muhasebe Süreci Otomasyonunun Faydaları
- Bordro Yazılımı: İşletmeler için En İyi 10 Bordro Yazılımı
