İşletmeniz için maaş bordrosunu ele alma düşüncesi sizi bunaltıyorsa paniğe gerek yok. Bordro Quickbooks'larını kendi başlarına manuel olarak nasıl yöneteceklerini öğrenmekle ilgilenenlere yardımcı olacak çeşitli kaynaklar mevcuttur. Aşağıda, her bir prosedürün ayrıntılı bir açıklaması ve hangisinin şirketiniz için en faydalı olabileceğine dair bazı tavsiyeler yer almaktadır. Burada sunulan bilgilerin tamamen bilgilendirme amaçlı olduğunu unutmayın. Yardıma ihtiyacınız varsa lütfen bir uzmandan yardım alın.
Bordroyu Kendiniz Nasıl İşleyebilirsiniz?
Kurulum, bordroyu nasıl yönetmeyi seçtiğinizden bağımsız olarak kabaca aynıdır. Başlamak için, işletmeniz ve çalışanları hakkındaki bilgileri federal ve yerel makamlara ifşa etmelisiniz. Bir bordro planı oluşturmak ve hangi faydaların sunulacağını belirlemek, işçi tazminat sigortası almak ve bir maaş bordrosu banka hesabı açmak kadar önemlidir.
Aşama 1. Bir EIN edinin.
Bireyler, hükümetin gözünde Sosyal Güvenlik Numaraları ile tanımlanabilir. İşletmeler için bu, istihdam kimlik numarası (EIN) veya federal vergi kimlik numarası olarak bilinir. Bordro vergilerini dosyalamak için şirketinizin bir vergiye ihtiyacı olacaktır. Bir EIN almak ücretsizdir ve Form SS-4, İşveren Kimlik Numarası Başvurusu kullanılarak çevrimiçi veya posta yoluyla yapılabilir. Onaylandıktan sonra kalıcıdır ve iptal edilemez.
Adım 2. Yerel veya eyalet işletme kimlik numaranızı alın.
Gelir vergisi koyan eyaletler ve belediyeler de firmaların bir kimlik numarasına sahip olmasını şart koşuyor. Bir tane edinme süreci farklıdır, bu nedenle ayrıntılar için bölgenizdeki uygun organizasyona danışın. Genel olarak, belirli eyaletler işinizi tanımlamak için aynı numarayı kullanabileceğinden, önce bir federal EIN edinmelisiniz.
Ayrıca, birçok eyalet, eyalet gelir vergisi numarasından farklı bir eyalet işsizlik kimlik numarası gerektirir. Bu numara, çalışanlarınız adına eyalet işsizlik vergilerini beyan etmek için kullanılacaktır.
İşletmeniz New Mexico, Washington veya Wyoming'de bulunuyorsa, işçi tazminat sigortasına başvurmak için ayrı bir kimlik numarasına ihtiyacınız olacaktır.
Aşama 3. Çalışan belgelerini toplayın
İş ayrıntılarınızı belirledikten sonra, çalışanlarınızın devlet kurumları için bazı evrakları doldurması gerekecektir. Bu belgelerin çoğu, normal olarak yeni bir işe alım için işin ilk gününde tamamlanır:
İstihdam Uygunluk Doğrulama Formu I-9
Form I-9, Amerika Birleşik Devletleri'nde iş için istihdam edilen kişilerin kimliğini ve çalışma iznini doğrulamak için kullanılır.
Çalışan Stopaj Sertifikası (Form W-4)
Her çalışan, maaşlarından ne kadar federal gelir vergisi kesilmesi gerektiğini belirlemek için bir W-4 Formu sunmalıdır. Kişisel bilgileri ve dosyalama durumunu, birden fazla işi veya çalışan eşleri, talep edilen bakmakla yükümlü olunanları ve gerekirse diğer revizyonları girmek için çeşitli adımları vardır.
Devlet stopaj ödeneği sertifikaları
Çoğu alanda, çalışan ücretlerinden hem eyalet hem de federal gelir vergilerini kesmeniz gerekir. Bu amaçla, çalışanlarınızın bir devlet stopaj sertifikası veya IRS Formu W-4 ibraz etmeleri gerekecektir. Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, South Dakota, Tennessee, Texas, Washington ve Wyoming'de ücret vergisi yoktur.
Devlet evraklarını tamamlamanın yanı sıra, çalışanlarınızın yıllık W-2 Formunu, Ücret ve Vergi Beyannamesini hazırlayıp teslim edebilmeniz için size ev adreslerini ve Sosyal Güvenlik numaralarını vermeleri gerekir. Ayrıca, fayda sağlarsanız, uygun bordro kesintilerini yapmak için onların seçimlerine ihtiyacınız olacaktır.
Adım #4. Ödeme dönemlerini seçin
Bordro programları söz konusu olduğunda, en popüler olasılıklar haftalık, iki haftada bir, altı ayda bir ve aylıktır. Ancak, belirli yetki alanları farklı çalışan türleri, işverenler veya koşullar için farklı ödeme sıklıkları gerektirdiğinden tam kontrole sahip olmayabilirsiniz.
Örneğin, imalat sanayindeki veya toplu iş sözleşmesi kapsamına giren işletmeler, genel yargı hükmünden daha sık ödeme planı gerektirebilir. Bu düzenlemeler genellikle, maaş ayının bitiminden sonra çalışanlara ne kadar hızlı ödeme yapılması gerektiğini belirtir.
Bordroyu ne kadar sık çalıştırırsanız, o kadar fazla muhasebe ve işlem ücreti ödeyeceğinizi unutmayın. Yargı yetkisi kısıtlamalarına bağlı kalırken maliyet etkinliği ve rahatlık dengesi için çaba gösterin.
Haftalık Maaş
Haftalık ödeme, düşük kazançlı el işçiliği pozisyonlarına uygundur ve imalat, inşaat ve restoran endüstrilerinde yaygındır. Bu işçilere yaşam giderlerini karşılayabilmeleri için daha sık ücret ödenmesi gerekir.
İki haftalık maaş
Fazla mesai genellikle çalışma haftasına göre ücretlendirildiğinden, bu ödeme yöntemi saatlik çalışanlar için en iyisi olabilir. Perakende personeli bazen bu şekilde tazmin edilir.
İki Aylık Maaş
Maaşlı çalışanlar, nakit akışı açısından tutarlı ve öngörülebilir olduğu için sıklıkla yarım aylık ödemeyi seçerler. Bu ödeme modeli, finans ve sağlık hizmetleri de dahil olmak üzere birçok alanda kullanılmaktadır.
Aylık maaş
Aylık ödeme, daha az sıklıkla işlendiği için en ucuz bordro seçeneğidir ve genellikle yüksek gelirli yöneticiler için ayrılmıştır.
Adım 5. İşçi tazminat sigortası edinin.
İşçi tazminatı, çalışanlara tıbbi bakım, rehabilitasyon ve işte hastalanmaları veya yaralanmaları durumunda kaybedilen ücretlerin bir kısmını geri ödeyen, devlet tarafından düzenlenen bir programdır. Ayrıca, bakmakla yükümlü olunan kişiler, bir çalışanın işle ilgili bir kaza sonucu ölmesi durumunda yardım almaya hak kazanabilir.
Tek bir çalışanınız olsa bile, ülkenin çeşitli yerlerinde işçi tazminat sigortası yaptırmanız gerekir. Poliçeler özel sigortacılardan, devletten veya her ikisinden alınabilir.
İşçi tazminatı bordrodan çekilmez, ancak bir talepte bulunulursa eyaletinize rapor vermelisiniz.
Adım #6. Çalışanlara isteğe bağlı avantajlar sağlayın.
Sağlık sigortası, diş bakımı, hayat sigortası ve emeklilik programları gibi avantajlar, işletmenizi çalışanlar için çekici hale getirebilir. Çalışanlar genellikle ücretlerinden düşülen maliyetin bir kısmına katkıda bulunur. Sunduğunuz plan çeşitleri ve kişi tarafından seçilen kapsam derecesine göre ne kadar belirlenir? İç Gelir Yasası Bölüm 125'in özel gerekliliklerini ve düzenlemelerini karşılayan bir kafeterya planı kapsamında sağlananlar gibi bazı avantajlar vergi öncesi temelde sağlanabilir. Roth IRA emeklilik planları gibi diğerleri vergilerden sonra düşülür.
Adım #7. Bir bordro banka hesabı oluşturun.
Birçok işletme, yalnızca maaş bordrosu amacıyla işletme hesaplarından ayrı bir banka hesabı açmayı tercih eder. Bunu yaparsanız, personele ödeme yapmak ve vergi gereksinimlerini karşılamak için bu hesabı kullanın. Bunun sonucunda bordro işlemlerinizin kayıtlarını daha doğru tutabileceksiniz.
Küçük İşletmeler İçin Quickbooks ile Bordro Nasıl Yapılır?
Maaş bordrosu, bankacılık ve çalışan zamanı takibini ayarladıktan sonra Küçük işletmeler için QuickBooks, bordro çalıştırmak çocuk oyuncağıdır. Çalışanlarınıza bir sonraki ödeme döneminden önce işlem yapmak ve ödeme yapmak için aşağıdaki talimatları izleyin.
1 numara. Quickbooks'ta Bordro'ya gidin
Başlamak için ekranın sol üst kısmındaki 'Çalışanlar'ı, ardından 'Bordro Merkezi'ni ve son olarak 'Ücretli Çalışanlar'ı tıklayın. QuickBooks Desktop Pro'yu ilk kez başlatmak sizi bu karşılama ekranına yönlendirmelidir.
2 numara. Çalıştırılacak Bordro Türünü Seçin
Bordro bilgilerinizi girmeye başlamadan önce, aşağıdaki resimde gösterildiği gibi planlanmamış bir bordro mu yoksa planlı bir bordro mu yapacağınızı seçmeniz gerekir. Planlanmayan bir programa başladığınızda, doğrudan 3. Adımda açıklanan ekrana yönlendirileceksiniz.
Adım 3'e gidip planlanmış bir maaş bordrosunu manuel olarak işlemeye başlamadan önce belirli çalışanları bir programa atamanız gerekir. Bu özelliğe erişmek için resmin sol üst köşesinde bulunan “Çalışanlar” bağlantısına tıklayın. Bir çalışanı belirli bir ödeme planına atamak için adına tıklayın, ardından 'Bordro Bilgileri' sayfasını ve son olarak 'Bordro Planı' açılır menüsünü seçin.
#3. Bordro Bilgilerini Girin
Ödeme dönemi bitişini ve kontrol tarihini girerek başlayın ve ardından girilmesi gereken ek bordro bilgilerini doldurun. Çalışanlara, belirttiğiniz herhangi bir banka hesabından ödeme yapılabilir (QB size mevcut hesap bakiyesini gösterecektir). Çekleri yazdırmak veya elle yazmak için QuickBooks'u kullanıp kullanmayacağınıza karar verin.
Veri girerken doğruluğu sağlamak için hangi çalışanlara ödeme yapılacağının seçilmesi ve çalışılan saatlerin gözden geçirilmesi çok önemlidir. Her çalışana belirli bir maaş süresi verildiği sürece, istediğiniz kadar seçim yapabilirsiniz. Hazır olduğunuzda "Devam"ı seçin.
#4. Maaş Çeklerini İnceleyin ve Oluşturun
Bir sonraki adım, verilerin doğruluğunu iki kez kontrol etmektir. Solda, "Bordro Bilgileri" altında, QuickBooks kaç maaş çekinin dağıtılacağını ayrıntılı olarak açıklayacaktır. Brüt ödeme, vergi, kesinti, net ücret, işveren vergi katkı payları, çalışılan saatler ve yatırılan fonların tümü ödeme dönemi için eklenecektir.
# 5. Bordroyu Onaylayın
Tebrikler! Tebrikler! Bordro, QuickBooks Desktop Pro'da işlendi. Ek olarak, işlenen, yazdırılabilen ve yatırılabilen maaş çeklerinin sayısı burada görüntülenecektir.
Çekler buradan yazdırılabilir, doğrudan mevduat işleme için gönderilebilir ve ardından ödeme koçanları yazdırılabilir. Yardıma ihtiyacınız varsa QuickBooks Bordro Yardım Merkezlerine bakın veya QuickBooks bordro desteği ile iletişime geçin.
Küçük İşletmeler İçin Manuel Olarak Bordro Nasıl Yapılır?
İşverenler, federal, eyalet ve yerel vergileri içeren bordro vergilerini çalışanların maaş çeklerinden manuel olarak düşer. Gelir Vergisi, yatırılabilir Sosyal Güvenlikve Medicare bunların bir parçasıdır. Dahası, vergi yükümlülüklerinizi doğru bir şekilde belirlemek için mevcut vergi oranları hakkında bilgi sahibi olmak çok önemlidir. Örneğin 2020'de Sosyal Güvenlik vergi oranı %6.2 ve Medicare vergi oranı %1.45 olacaktır. Her yıl yeni bir oran seti belirlenecektir.
Zamanında para yatırmak, işgücü içeriğinizi korumak için kesin bir yöntemdir. İster doğrudan mevduat yoluyla, ister kağıt çekler yazdırıp dağıtarak, tüm çalışanlarınıza aynı tarihte ödeme yapmak için hesaplamalarınızın zamanında yapıldığından emin olun.
Doğrudan para yatırma, çalışanlara ödeme yapmanın en yaygın yoludur, ancak her çalışanın hesap bilgilerini vermesini ve doğrudan para yatırmayı kabul etmesini gerektirir. Doğrudan hesabınıza yapılan para yatırma yönergelerini öğrenmek için finans kurumunuza da danışmalısınız.
Bordroyu manuel olarak işlerken, çoğu kişi çalışanlarının brüt maaşını, net maaşını ve kesintilerini takip etmek için bir elektronik tablo kullanır. Bu, doğru kayıt tutmayı kolaylaştırır ve bordro öncesi denetimi kolaylaştırır.
Bordro Süreci Nedir?
Bordro işleme işçilere parasal tazminat verilmesini gerektirir. Toplam ücret belirlenmeli, kesintiler yapılmalı, bordro vergileri beyan edilmeli ve ödeme manuel olarak dağıtılmalıdır. Bu görevleri manuel olarak gerçekleştirmek mümkün olsa da, bunu otomatik bir sistem aracılığıyla yapmak muhtemelen daha fazla doğruluk ve verimlilik sağlamanın yanı sıra belirli kurallara uymanızı da sağlar.
Bordrolamayı Nasıl Yapacağınızı Öğrenmek Zor Mu?
Kendi maaş bordronuzu ilk kez tamamlamak çok göz korkutucu bir görev olabilir. Ayrıca, ters gidebilecek pek çok şey vardır ve bir hata yaparsanız bunun siz, çalışanlarınız ve hatta Gelir İdaresi Başkanlığı (IRS) için ciddi sonuçları olabilir. Fonların uygun şekilde dağıtılmasını denetlemek büyük ölçüde sizin omuzlarınıza düşüyor.
Hangi Bordro Yazılımı En İyisidir?
Gusto, bazı insan kaynakları (İK) hizmetlerine ek olarak bordro ihtiyacı olan küçük ve orta ölçekli işletmeler için üç kademe içeren iyi düşünülmüş fiyatlandırma yapısı nedeniyle her yerde en iyi seçenektir. Her plana dahil olan otomatik bordro hizmetleri kapsamlıdır ve çok çeşitli işletmelerin ihtiyaçlarını manuel olarak karşılayabilir.
Diğer sistemlere benzer şekilde, haz personelinize doğrudan mevduat veya kağıt çeklerle ödeme yapma seçeneği sunar. Federal, eyalet ve yerel düzeylerde sizin için vergilerinizi takip eder ve dosyalar. Gusto'yu öne çıkaran şey, daha yüksek katmanlara yükselttiğinizde planlarını iyileştirmesidir.
Daha ucuz plan için doğrudan para yatırmayı ortadan kaldırmak yerine, Gusto aslında planınız ne kadar pahalıysa onu daha uygun hale getirir. Örneğin, en ucuz plan için doğrudan mevduat takas süresi dört güne kadardır, ancak en pahalı plan için doğrudan mevduat takas süresi sadece bir gündür.
Bordroda Çalışmak Stresli midir?
Bordro işleme stresi gerçektir. Stresin nedenlerinden bazıları, bordro son tarihlerini karşılamak zorunda olmayı ve hata yapmaktan kaynaklanan önemli maliyetleri içerir. Maaş bordrosu Katiplere sürekli baskı yapılmayabilir, zaman için sürekli baskı yapılmayabilir, ancak yine de stresli durumlarla karşı karşıya kalırlar.
Maaş bordrosu herkesin maaş çeklerini etkilediğinden, bunu düşünmek bile sinir bozucu olabilir. Üstüne üstlük, maaş bordrosu herkesin bildiği gibi zaman alan ve karmaşık bir iştir. iş süreci.
Bir sistemin nasıl kullanılacağını anlamak da büyük bir meseledir. Hareket eden birçok parça vardır ve bir hata yaparsanız bunun siz, işiniz ve çalışanlarınız için ciddi sonuçları olabilir ve Gelir İdaresi Başkanlığı'ndan para cezası alma olasılığından bahsetmeye bile gerek yok.
Bordro Hesaplamanın Formülü Nedir?
Maaşlarını saat ücretlerine ve ödeme periyodu sıklığına göre siz belirlersiniz. Matematik, iki haftada bir saati 11 dolardan ödenen tam zamanlı bir işçi için şöyle görünür: 40 saatin 2 hafta ile çarpılması 80 saate eşittir, bu da saat başına 11 dolarla çarpıldığında 880 dolara eşittir. (brüt normal ücret).
Yaygın Bordro Hataları
Bordro otomasyonu, bordro hatalarını azaltmak için en etkili tekniktir. Bu arada, aşağıdaki tipik bordro hatalarından kaçınarak paradan ve zamandan tasarruf edebilirsiniz:
1 numara. Yanlış sınıflandırılmış çalışan durumu
Gerçekte çalışan oldukları halde yanlış bir şekilde bağımsız yükleniciler olarak sınıflandırılan işçiler yaptırımlarla karşı karşıya kalabilir.
2 numara. Bordro kayıtları hatalı
Bordro verilerini saklamanız gereken süre hem federal hem de eyalet hükümetleri tarafından belirlenir. Belgeleri imha etmeden önce, şirketinizden ne beklendiğini anlayın.
#3. Geciken vergi ödemeleri
Geç teslimlerden kaçınmak için, ödeme tarihlerini takip etmek ve vergi son tarihi hatırlatıcıları oluşturmak için bir bordro takvimi kullanın.
#4. Yanlış işlenmiş garnitürler
Garnitürleri düşemezseniz veya yanlış bir şekilde alıkonursanız para cezasıyla karşılaşabilirsiniz.
# 5. Eksik beyan edilen vergiye tabi gelir
Hisse senedi opsiyonları veya çalışan indirimleri sağlıyorsanız, devlete haber vermelisiniz.
#6. bordro hırsızlığı
Bordro kimlik avı dolandırıcılıklarından kaçınmak için, çalışan banka hesaplarında ve W-4 Formlarında güncellemeler e-posta yerine şahsen yapılmalıdır.
Sık Sorulan Sorular
Bordro öğrenmek zor mu?
Maaş bordrosunu kendi başınıza nasıl idare edeceğinizi öğrenmek inanılmaz derecede korkutucu olabilir. Bir hata yaparsanız, bunun siz, çalışanlarınız ve hatta Gelir İdaresi Başkanlığı (IRS) için ciddi sonuçları olabilir.
Excel'de bordro nedir?
Excel'deki bordro formülleri, çalışılan saat, vergi stopajı ve tatil ücreti gibi yinelenen değerleri belirleme sürecini kolaylaştırır.
Bordronun temel görevleri nelerdir?
Bordro Memurunun görevi, her bir çalışanın ne kadar maaş aldığını hesaplamak, dahili veritabanlarımızı güncel tutmak ve ödemelerin zamanında yapılmasını sağlamaktır.
İlgili Makaleler
- 17 En İyi KÜÇÜK İŞ BORÇ SİSTEMLERİ 2022, Güncellendi!!!
- Küçük İşletmeler için Bordro Yazılımı: En İyi 5 Ücretsiz Bordro Yazılımı
- Bordro Raporu: Bordro Raporu için Ayrıntılı Kılavuz
Referans
