Borç hesapları sürecini otomatikleştirmek gerçekten ne anlama geliyor? Borç hesaplarının otomasyonu neden bu kadar çok ilgi görüyor? Borç hesaplarınızın hangi yönlerini otomatikleştirmelisiniz? Yeterince uzun süre dayanırsanız, bu soruların kesin yanıtlarını bulacaksınız!!!
Genel Bakış
Borç hesapları süreci, zamanında ödeme onayları, bütçe kısıtlamaları, politika uyumu ve muhasebe sistemlerinin güncel tutulması dahil olmak üzere çok sayıda engelle karşı karşıyadır. Tüm bunların manuel olarak işlenmesi, kuruluşlar doyum noktasına ulaştıkça giderek daha yorucu ve yönetilmesi zorlaşıyor. Borç hesaplarının etkin bir şekilde yönetilememesi, bir şirketin kârlılığı üzerinde önemli bir etkiye sahip olabilir. Ayrıca, borç hesapları üzerinde yeterli kontrolü geliştiremeyen CFO'lar, şirketlerinin likiditesini önemli ölçüde sınırlandırma riskiyle karşı karşıya kalır ve fırsatları değerlendirmek için sınırlı zamanları olduğunda ellerinde çok az nakit kalır.
Borç hesapları sürecini otomatikleştirmek, çalışan üretkenliğini ve iletişimini geliştirirken bu sorunları çözmenin harika bir yoludur. Bu yazımızda Borç Hesapları Süreç Otomasyonu hakkında bilmeniz gereken her şeyi ele alacağız. Ancak ondan önce, bu süreci otomatikleştirmenin tam anlamıyla ne anlama geldiğine ve ödenecek hesaplarınızı daha iyi kontrol etmek için manuel borç hesapları sürecindeki bazı darboğazlara bakalım.
Ayrıca Oku: ÖDENECEK HESAPLAR KILAVUZU BASİTLEŞTİRİLDİ! (+ Ayrıntılı formül dökümü)
Borç Hesapları Sürecini Otomatikleştirmek Ne Demektir?
Borç hesapları otomasyonu borç hesapları veya ticari borçlar sürecindeki insan etkileşimini azaltırken aynı zamanda hataya açık işlemleri ortadan kaldırmanın bir yoludur. Bu, borç hesapları yazılımını ticari ortakları dijital olarak birbirine bağlayan bir internet iş ağıyla entegre ederek mümkün olabilir.
Manuel Borç Hesapları İşlemi Nedir?
Manuel yöntemler zaman alır ve maliyetli hatalara eğilimlidir. Ayrıntılara özen gösterilmesini gerektirirler ve hacimdeki artış, manuel borç hesapları sürecine aşırı yük bindirerek aşağıdaki gibi sorunlara yol açabilir; uyum sorunları, fatura eşleştirme hataları veya ay sonu kitap kapanışlarında bir hata.
- Borç hesapları süreci, finans departmanı herhangi bir ürün veya hizmet sunumu için bir fatura aldığında başlar.
- Bu faturalar teslim alındıktan sonra teslim edilen mal veya hizmetlere karşı kontrol edilir.
- Fatura ödemesi, ilgili departmandan onay alındıktan sonra onaylanmalıdır.
- Ödemeyi işleme koymadan önce finans personeli, faturanın şirketin mali ve diğer standartlarına uygun olup olmadığını iki kez kontrol eder.
- Faturalar daha sonra, fiziksel bir kopyası denetim amacıyla tutularak, bir muhasebe sistemine manuel olarak girilir.
Yukarıdakilerin tümü yapıldıktan sonra ödeme satıcıya yapılır.
Bu süreçlerin herhangi birinde basit bir manuel hata oluşursa, ödemede önemli gecikmeler yaşanacaktır. Ayrıca, zorluklar çığ gibi büyüyecek ve satıcı ilişkileri kötüleşecek.
Borç Hesaplarını Otomatikleştirme Süreci Nedir?
Borç hesapları otomasyonu, süreci daha kolay, daha kesin ve daha verimli hale getirir. İşletmeler için ödeme döngüsünü kısaltır, mali politikaları yönetir, onay süreçlerini otomatikleştirir ve kayıtları dijital bir arşivde tutarak tüm süreci kağıtsız hale getirir.
Fatura geldiğinde sistem, talep edilen ve alınan mal ve hizmetlerin aynı olduğundan emin olmak için her bir kalemi satın alma siparişi ve alma bilgileriyle karşılaştırır. Sistem daha sonra doğrulama için borç hesapları departmanına bir uyarı gönderir.
Kişileri bekleyen onay konusunda bilgilendirmek için otomatik e-postalar gönderilir. Ayrıca satınalma siparişleri, faturalar ve doğrulanmış teslimat fişleri otomatik olarak üç yönlü eşleştirilerek muhasebe sistemleriniz güncel tutulacaktır.
Borç Hesapları Sürecini Otomatikleştirme: Nasıl Çalışır?
AP otomasyonunu borç hesapları sürecinizdeki her uygun adıma uygulamak caziptir. Ancak ihtiyaçlarınızı dikkatli bir şekilde değerlendirirseniz daha fazla başarı kaydedersiniz. Otomasyonun şirketinize fayda sağlayacağı altı temel alan vardır.
#1. Elektronik Faturalandırmaya Geç
Satıcı faturasını veya ödeme talebini almak, borç hesapları sürecini otomatikleştirirken göz önünde bulundurmanız gereken ilk adımdır. Bu çok önemlidir, çünkü fatura işlemedeki bir hata tüm sisteme zarar verebilir. Ayrıca oldukça karmaşık çünkü faturaları nasıl yakalamanız gerektiğine dair küresel bir düzenleme yok. Postanızda PDF'ler, JPG'ler, PNG'ler, DOCX'ler, e-postalar, fakslar ve hatta kağıt faturalar halinde gelebilirler. Bu kadar çok faturayı sıralama ve tarama ile birleştirmek personeliniz için oldukça zaman alıcı olabilir.
Bu nedenle, fatura işlemeyi otomatikleştirmenin ilk adımı, tamamen elektronik faturalandırmaya geçmektir. Tüm faturaların ödenmesini otomatikleştirmek için satıcılarınız ve müşterilerinizle birlikte çalışın. Bu sadece ofisinizdeki kağıt dağınıklığını azaltmakla kalmaz, aynı zamanda önemli belgeleri "kaybetmeyi" çok daha zor hale getirir.
Optik karakter tanıma sistemi (OCR), karakterleri ışık kullanarak tanıyan bir sistemdir. Bu programlar, bilgileri belirlemek ve toplamak ve ayrıca düzenlenebilir kopyalar oluşturmak için belgeleri tarar.
Bir OCR fatura sistemi kullanarak önemli veri öğelerini vurgulayabilir ve giderleri kategorilere ayırabilirsiniz.
Ayrıca Oku: MUHASEBE DÖNGÜSÜ: Muhasebe Döngüsü Nedir ve İhtiyacınız Olan Her Şey
#2. Onayları Mümkün Olduğunca Kolaylaştırın
Sorumluluk değiştiği için, borç hesapları onay prosedürü, otomasyonu resimden kaldırırsanız büyük sorunlar ve hata bölümleri oluşturabilir. Sürecin uygunsuz doğasına rağmen, maliyetleri kontrol etmek ve bütçeleri kontrol etmek için onay gereklidir. Genel düzen, bir satıcının faturasını ödemeden önce onay için ilgili tarafa yönlendirmektir.
Peki, Borç Hesapları süreci iş akışınızı otomatikleştirmeye karar verirseniz ve ne zaman bu tamamen başarılabilir. Yeni bir stok faturası gelirse, önce satınalma siparişinin başlatıcısına, ardından departman başkanına veya yöneticisine ve son olarak da nihai onay için CFO veya mali yöneticiye gönderilir. Her kişi net verilere ve tamamlanması kolay bir onay iş akışına sahip olacak ve daha sonra anında bir sonraki onaylayana aktarılacaktır. Kayıp evrak veya zaman olmayacak.
#3. Veri Girişini Ortadan Kaldırın
Temel olarak, veri girişi, trendleri ve kazançları artırmanın yollarını arayan diğer birçok departmana anlam verdiğinden, muhasebe sürecinin önemli bir yönüdür. Manuel veri girişi, gerekli olmakla birlikte, herhangi bir işte en çok zaman alan ve hataya açık süreçlerden biridir. Otomasyon önemli bir rol oynayabilir.
Daha önce belirtildiği gibi, OCR sistemleri veri yakalamaya yardımcı olur. Fatura verilerini OCR sisteminize besleyerek diğer tüm borç hesapları prosedürlerini yükleyebilirsiniz. Veri girişi, Borç Hesapları sürecinizin diğer adımlarından farklı olarak, otomatikleştirebileceğiniz ve fatura kesildikten sonra bile yardımcı olacak bir işlemdir. Ayrıca veri toplamayı otomatikleştirerek ve akıllı elektronik tablo veya CSV dosyası gibi erişilebilir bir biçimde kaydederek gelecekteki analizleri veya araştırmaları daha kolay hale getirebilirsiniz.
#4. Eşleştirme ve Doğrulamayı Otomatikleştirin
Hiç sipariş ettiğinizin veya aldığınız şeyin tam olarak beklediğiniz gibi olmadığını keşfetmek için bir fatura ödediniz mi? Oldukça yaygındır ve hatta küçük yanlışlıklar ekleyebilir. Her bir borç hesabı girişinin eşleştirilmesi ve onaylanması, her faturanın doğru olmasını ve yalnızca kabul ettiğiniz şey için ödeme yapmanızı sağlar.
Borç hesaplarınızın bu bölümünü (eşleştirme ve doğrulama) otomatikleştirerek toplam mal, ödeme tutarı, vade tarihleri ve ürün başına fiyattaki anormallikleri kolayca bulabilirsiniz. Otomatik fatura eşleştirme, OCR teknolojisini kullanarak fatura ve satın alma siparişi numaralarını arayacak, toplamları hızla eşleştirecek ve satın almanın kimliğini doğrulamak için verileri destekleyecektir.
Satın alma siparişiyle, teslim alma belgeleriyle veya başka sayıda destekleyici belgeyle eşleşseniz de, bu prosedürün otomatikleştirilmesi, satın alma işlemindeki tüm belgeleri tek bir uygun ailede toplayacaktır (ve tutarsızlıklar ortaya çıktığında size haber verecektir).
#5. Zaman Alan Kodlama Görevlerini Otomatikleştirin
Veri girişinin yanında kodlama ve sınıflandırma otomasyonu muhasebe ekibinizi mutlu etme olasılığı en yüksek olanıdır. Borçlar, Genel Muhasebe (GL) kodlaması olarak bilinen bir sistem kullanılarak sınıflandırılır.
GL kodlaması, her fatura için aşağıdakiler dahil ancak bunlarla sınırlı olmayan çok çeşitli değerlerin tanımlanmasına yardımcı olan zaman alıcı bir süreçtir:
- Satıcı
- fatura kategorisi
- Ücret
- Ülke kodu
- Ürün hattı
- Navlun detayları
- depo
- bölüm
- İş ünitesi
Şirketiniz büyüdükçe ve siz daha fazla fatura aldıkça GL kodlama miktarı katlanarak artar. Muhasebe ekibinizin manuel olarak gerçekleştirmesi çok büyük bir çabadır ve önceden haber verilmeden gidecek bir hata fırsatı yaratır.
Bunun yerine, belirli kurallar ve tanımlamalar kullanılarak bu kodlama otomatikleştirilebilir. OCR'niz her faturadan gelen verileri işlerken, gerekli her veri noktasına GL kodlaması uygulayabilirsiniz. Harcamaları analiz etme veya vergiler için veri derleme zamanı geldiğinde her şeyi organize ve kullanıma hazır hale getireceksiniz.
Ayrıca Oku: EBM MUHASEBESİ: EBM Muhasebesi Nedir? (+ En İyi Yedi Ücretsiz Çevrimiçi Kurs)
#6. ACH İşlemlerini Akıllı Karta Geçirin
Birçok AP yöneticisi, otomatik sınıflandırmanın imkansız olacağından endişe duydukları için AP harcamalarını bir karta geçirmekte tereddüt ediyor. Bu inanışların aksine, bazı çözümlerle bu mümkündür. Ayrıca, bu işlemler satıcının seçilen sanal kartına göre otomatik olarak kategorize edilebilir.
Öte yandan, satıcılara ACH, havale veya çek yoluyla ödeme yaparsanız, ödeme tamamlanır tamamlanmaz para hesabınızdan düşülür. Akıllı kartlar ve gider yönetimi yazılımıyla, ödemeleri dalgalandırmanıza olanak tanıyan sanal kartlar oluşturabilirsiniz; bu, ödemenin vadesi gelene kadar paranın hesabınızdan çıkmadığı anlamına gelir ve nakit paranızı daha uzun süre elinizde tutmanıza olanak tanır.
Bu, finans ekiplerine AP ödemeleri üzerinde daha fazla kontrol sağlar, nakit akışı esnekliğini artırır ve sınıflandırmayı kolaylaştırır.
Borç Hesapları Sürecini Neden Otomatikleştirmelisiniz?
Borç hesapları sürecinizdeki her uygunsuz adımı göz önünde bulundurarak, otomatikleştirmenin neden önemli olduğu neredeyse açıktır. Ama her durumda, bu nedenleri tartalım.
Açıktır ki, borç hesapları sürecini otomatikleştirmenin sizin için faydalı olmasının birkaç nedeni vardır, ancak bugün üç ana konuya odaklanacağız.
#1. Zamandan tasarruf
Uzmanlardan yapılan bir ankete göre, ortalama olarak:
- Bir gider raporunun tamamlanması 20 dakika sürer.
- Bir harcama raporunun işlenmesi 58 ABD Doları tutarındadır.
- Hatalar genellikle raporların %19'unda bulunur.
- Bir harcama raporunu düzeltmek 18 dakika sürer ve 52$'a mal olur.
Artık ekibinizin zamanının ne kadarını şirketinizin hedeflerine ulaşmak için daha iyi harcanabilecek manuel prosedürlere harcadığını hayal edebilirsiniz.
#2. Hataları Azalt
Aktarılan basit bir rakam, 29.50 $'lık bir ücreti 92.50 $'a çevirebilir. Elbette, 63 dolar çok fazla görünmeyebilir, ancak şirketin insan hatası nedeniyle kaybettiği para hala. Yanlış yerleştirilmiş veya tahmin edilmiş makbuzlar ne olacak? Veya geç teslim edilen veya onaylanan ve gelecekteki bir bütçeyi tüketen faturalar mı?
Manuel prosedürlerin karmaşası her zaman insan hatasını davet eder, bu da operasyonunuzun viteslerini zorlaştırır ve size zaman ve paraya mal olur.
#3. Dolandırıcılığı önlemek
Çalışanlar çoğu zaman kanıtları değiştirerek veya icat ederek sahtekarlıktan kurtulurlar. Göre ACFEDolandırıcıların yüzde 55'i sahte evraklar üreterek suçlarını gizliyor. Sahte gider raporları oluşturmak veya mevcut olanları değiştirmek için yalnızca birkaç tuşa basmak veya biraz beyazlatmak yeterlidir. Yani, temel olarak, güncel olmayan AP yöntemleriniz sizi dolandırıcılığa maruz bırakır ve size binlerce dolara mal olur.
AP Otomasyon Sistemi Nedir?
Borç hesapları otomasyonu veya AP otomasyonu, borç hesapları işlemlerinin manuel olarak değil, teknoloji kullanılarak dijital olarak yapıldığı süreçtir. Firmaların faturaları işleme ve ödeme şeklini değiştirdi.
Borç Hesaplarını Neden Otomatikleştiriyoruz?
Sürecin daha fazlasını otomatikleştirerek, fatura başına maliyet çok azaltılabilir. Pek çok fatura, insanlardan çok az yardım alarak işlenebilir ve onaylanabilir. Bu, her bir öğeyi işleme maliyetini işletmeye para kazandıracak bir miktarda düşürür.
Borç Hesaplarının 4 İşlevi Nelerdir?
Hesaplama, ticari işlemleri yazma, faturaları işleme ve kayıtları tutmak için finansal verileri kontrol etme.
Bir Süreci Otomatikleştirmenin Üç Yolu Nelerdir?
Bir süreç üç şekilde otomatikleştirilebilir:
Bireysel görevleri otomatikleştirin.
Tam bir prosedürü otomatikleştirin.
yazılım ve donanım kullanarak bir süreci otomatikleştirin, .
Manuel ve Otomatik Borç Hesapları Arasındaki Fark Nedir?
- Manuel AP, veri girişi, geçerli bilgilerin doğrulanması ve belge depolama gerektirir. Doğru bir şekilde yürütüldüğünde bile, bu ek sorumluluklar zaman alıcıdır.
- Otomatik AP: otomatik fatura işleme ile AP personelinin artık gelen faturaları yönetmesi gerekmez.
- ÖDENECEK HESAPLAR SÜRECİ: Süreci Etkin Bir Şekilde Yönetme
- MUHASEBE SÜRECİ: Muhasebe Döngüsündeki 8 Adımı Anlamak
- MUHASEBE DÖNGÜSÜ: Muhasebe Döngüsü Nedir ve İhtiyacınız Olan Her Şey
- Genel Muhasebe: Bilmeniz Gereken Her Şey ( +Hızlı Araçlar)
- BDO Muhasebe: Bilmeniz Gereken Her Şey (+ Maaş Detayları)
- Mortgage, FHA ve VA Kredileri için Manuel Sigortalama Süreci
